Feuille de route pour les projets relatifs aux locaux

Étapes de début et d'identification de projet

Introduction

Cette feuille de route décrit les activités et les tâches principales nécessaires à la gestion de tous les projets relatifs aux locaux, du tout début jusqu'à la fin de l'étape d'identification (incluant les immeubles loués et ceux appartenant à l'État). Le but n'est pas de détailler les activités d'une solution en particulier, mais plutôt de fournir un aperçu général des activités à partir du moment où un besoin est identifié jusqu'au dépôt d'un Rapport d'analyse des investissements (RAI) proposant une solution. Cette feuille de route sert de guide à ceux qui jouent le rôle de gestionnaire des locaux, de chef de projet ou de gestionnaire de projet. Des liens pertinents sont indiqués pour les renseignements particuliers sur les secteurs d'activité, les processus et les modèles à utiliser.

Les procédures du Système national de gestion de projet (SNGP) s'appliquent à tous les projets relatifs aux locaux dont la superficie est supérieure à 3 000  locatifs (régions) ou à 5 000  locatifs (Secteur de la capitale nationale et Cité parlementaire). Pour les projets sous ces limites, les principes du SNGP s'appliquent, mais l'ampleur du travail et l'étendue de la documentation varient en fonction de divers facteurs dont le type, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Pour ces petits projets, voir les principes de la méthodologie du Système national de gestion de projet.

Étape de début de projet

Phase de définition

Objectif

L'objectif de la phase de définition consiste à procurer une tribune afin d'étudier en détail les propositions pour les biens immobiliers afin de s'assurer que les projets proposés respectent les stratégies du portefeuille de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et y répondent le plus efficacement possible.

Description des travaux

Cette phase consiste en une évaluation rigoureuse des projets proposés pour s'assurer que les propositions (incluant les opportunités) sont évaluées selon des critères bien établis, afin de permettre d'arriver à une décision de procéder ou non avec le projet.

Intrants

Activités et tâches

  1. Définir l'énoncé
    1. Dresser la liste des intervenants et l'examiner.
    2. Consulter les intervenants et documenter les besoins, les problèmes ou les opportunités.
    3. Examiner les besoins du client / du bien et déterminer si un projet devrait être lancé et s'il est conforme aux stratégies de programme existantes, à la stratégie de gestion des locaux du client et aux priorités gouvernementales générales. (Questionnaire sur les besoins en locaux du client)
    4. Consulter le Guide de référence pour l'Accréditation relative à l'initiative Milieu de travail 2.0
    5. Examiner et déterminer la désignation du projet comme un projet d'immobilisation (à capitaliser) ou de réparation (à porter aux dépenses).
    6. Examiner les incidences et les avantages éventuels, et cerner les risques.
    7. Réaliser ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets.
  2. Résumer la décision
    1. Déterminer la source de financement qui fournira les capitaux de lancement pour les activités préalables à la planification, jusqu'à l'élaboration de l'approbation préliminaire de projet (APP) ou de l'approbation de projet de location (APL).
    2. Obtenir l'approbation de l'évaluation initiale du risque et des éléments déclencheurs possibles.
    3. Remplir la liste de vérification de la phase de définition.

Extrants

Produits livrables

Point de vérification

Approbation de l'énoncé des exigences (AEE)

Étape d'identification de projet

Phase de lancement

Objectif

Il s'agit d'analyser l'Énoncé des exigences pour établir une description initiale des objectifs du projet et des enjeux connexes, en donnant suffisamment de précisions pour permettre une évaluation préliminaire de la façon d'aborder le projet par rapport aux objectifs de SPAC (c.-à-d. sa nécessité, sa priorité et le niveau de ressources appropriées pour passer à la phase suivante).

Description des travaux

La phase de lancement comprend deux grandes activités : 1. le lancement du projet (soit l'activité de l'administration initiale du projet) et 2. l'évaluation de la viabilité (l'activité qui consiste à évaluer les possibilités du projet).

Intrants

Activités et tâches

  1. Lancement du projet
    1. Désigner les ressources humaines qui composeront l'équipe du projet.
    2. Créer la structure des dossiers du projet.
    3. Créer le projet dans SIGMA à l'aide d'éléments d'organigramme technique de projet (OTP).
    4. Vérifier auprès du bureau national/régional des services géomatiques afin de connaître la disponibilité des plans et devis.
    5. Évaluer et documenter l'obligation de consulter les groupes autochtones. Au besoin, obtenir un avis juridique et établir un plan d'action.
    6. Créer le Plan préliminaire de projet (PPP).
  2. Évaluation de la viabilité
    1. Développer l'énoncé des besoins des clients.
    2. Évaluer la nécessité de préparer le Programme fonctionnel.
    3. Commencer à remplir le Formulaire de surveillance de la conformité.
    4. Évaluer l'impact sur l'enveloppe d'espace du client, déterminer les exigences particulières et confirmer l'engagement du client envers le financement, s'il y a lieu.
    5. Définir les limites géographiques des nouveaux besoins en matière de locaux.
    6. Définir les paramètres du projet.
    7. Examiner le Rapport d'évaluation de l'immeuble existant aux fins de conformité (niveau 1).
    8. Créer l'arrêté de projet.
    9. Mettre à jour le plan préliminaire de projet.
    10. Remplir la liste de vérification de la phase de lancement.

Extrants

Produit livrable

Point de vérification

Approbation du plan préliminaire de projet (APPP)

Phase de la faisabilité

Objectif

Développer les besoins du projet ainsi qu'un éventail de solutions qui satisfont à ces besoins. Le rapport de faisabilité fournit la base d'information qui servira ensuite, durant la phase d'analyse, à évaluer les solutions et à déterminer la solution optimale du projet. L'importance des détails qu'il renferme dépend de la nature, de la complexité et des points épineux du projet.

Description des travaux

Cette phase vise à permettre d'évaluer le potentiel de succès du projet, de même qu'à analyser les éléments proposés du projet pour s'assurer qu'ils constituent, dans l'ensemble, un avant-projet viable opérationnellement. La phase de la faisabilité comprend deux grandes activités : 1. le parachèvement des besoins du projet (l'activité qui consiste à confirmer la problématique par la vérification des renseignements antérieurs et la collecte de données plus détaillées sur les besoins) et 2. la détermination de solutions viables.

Intrants

Activités et tâches

  1. Parachèvement des besoins du projet
    1. Évaluer le rendement actuel de l'immeuble s'il y a lieu (loué ou appartenant à l'État).
    2. Compléter l'évaluation de l'état de l'immeuble aux fins de conformité avec les dernières normes en matière de location (évaluation des baux et des immeubles appartenant à l'État).
    3. Valider et mettre au point les paramètres du projet.
    4. Évaluer la conformité à la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR).
    5. Examiner la grille d'évaluation pour l'Accréditation relative à l'initiative Milieu de travail 2.0
    6. Préparer le Programme fonctionnel.
    7. Parachever les besoins en locaux.
  2. Détermination de solutions viables
    1. Vérifier la disponibilité des locaux dans le répertoire des locaux de SPAC.
    2. Déterminer les options d'acquisition par bail selon le Cadre et processus pour la location de biens immobiliers de SPAC.Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC/SPAC.
    3. Définir les options et établir un calendrier et une évaluation des risques de chaque option viable.
    4. Produire le Rapport de faisabilité (RF).
    5. Mettre à jour les paramètres critiques du plan préliminaire de projet (PPP).
    6. Remplir la liste de vérification de la phase de faisabilité.

Extrants

Produit livrable

Point de vérification

Approbation du rapport de faisabilité (ARF)

Phase de l'analyse

Objectif

Il s'agit d'examiner en profondeur et d'évaluer les options viables relevées à la phase de faisabilité pour arriver à la solution optimale qui satisfera aux besoins du client et respectera les contraintes du projet. La solution proposée et les autres options viables, avec l'évaluation des coûts respectifs, les échéanciers, les risques, et les critères de contrôle et d'évaluation, seront présentés dans le Rapport d'analyse des investissements (RAI) afin d'obtenir l'autorisation de la direction et le financement nécessaire par le biais de l'approbation préliminaire de projet (APP), pour les projets portant sur des locaux loués existants, ou pour une approbation de projet de location (APL) lorsqu'une acquisition par bail ou un renouvellement de bail est nécessaire. Le niveau de travail à consacrer à cette phase dépend de la nature, de la complexité et des points épineux du projet.

Description des travaux

La phase de l'analyse comprend deux grandes activités : 1. l'analyse de l'information (soit l'activité qui consiste à valider toute la documentation afférente) et 2. rédiger les documents d'approbation selon le type de projet (l'activité qui consiste à préparer un Rapport d'analyse des investissements et les documents de présentation aux fins de l'approbation préliminaire de projet (APP) ou de l'approbation de projet de location (APL)).

Intrants

Activités et tâches

  1. Analyse de l'information
    1. Valider les données du rapport de faisabilité.
    2. Réunir et examiner toute la documentation disponible sur le projet.
    3. Effectuer une étude de marché afin d'établir la disponibilité des locaux (s'il y a lieu).
    4. Établir une estimation indicative des coûts basée sur les options d'approvisionnement déterminées.
    5. Effectuer une analyse de marché afin d'établir les taux de location.
    6. Réviser et confirmer le calendrier et les risques pour chaque option.
    7. Analyser les options.
    8. Recommander la solution optimale.
    9. Établir le niveau visé pour l'Accréditation relative à l'initiative Milieu de travail 2.0 et l'indiquer dans le Rapport d'analyse des investissements (RAI).
    10. Déceler toute non-conformité relativement aux Les Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 et obtenir l'approbation s'il y a lieu.
      Remarque - La détermination des cas de non-conformité doit se faire tout au long du projet et peut commencer durant la phase de lancement.
  2. Rédiger les documents d'approbation selon le type de projet
    1. Préparer le RAI (Rapport d'analyse des investissements).
    2. Préparer un plan de gestion des risques pour l'option retenue.
    3. Obtenir la confirmation du financement pour les coûts du client liés aux locaux (s'il y a lieu).
    4. Achever l'arrêté de projet (pas nécessaire s'il ne s'agit pas d'aménagement).
    5. Reconfirmer ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets
    6. Si la valeur du projet dépasse la délégation de pouvoirs de dépenser du Ministère, rédiger les documents de présentation au Conseil du Trésor pour l'APP ou l'APL.
      Remarque - Si la recommandation du RAI est la location, il est utile d'obtenir également l'approbation du contrat de location (ACL)
    7. Si l'option proposée dans le RAI est de négocier avec un fournisseur exclusif, rédiger une note d'information.
    8. Remplir la liste de vérification de la phase d'analyse.

Extrants

Produits livrables

Point de vérification

Approbation préliminaire de projet (APP) ou Approbation de projet de location (APL)

Phase de la clôture de l'identification

Objectif

L'objectif de la phase de la clôture de l'identification consiste à s'assurer qu'on a procédé à des évaluations, à un échange dans le transfert et à des activités de clôture administrative adéquates et qu'on a établi des rapports appropriés pour permettre de réunir suffisamment de détails sur l'orientation, afin d'enchaîner sans interruption avec l'étape de la réalisation.

Description des travaux

La dernière phase de l'étape d'identification permet de rédiger le résumé de tous les faits importants, de recenser tous les problèmes liés à la qualité et de procéder à la clôture de l'étape finale.

Intrants

Activités et tâches

  1. Activités de clôture de l'étape
    1. Réunir les commentaires de l'équipe et des clients et rédiger les leçons apprises.
    2. Vérifier que les dossiers du projet sont complets.
    3. Remplir le Document de clôture de l'identification (DCI).

Extrants

Produit livrable

Étape de réalisation de projet

Enchaîner avec la feuille de route appropriée de l'étape de réalisation :

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