Manuel de mise en service CP.1

Chapitre 2 : Documentation de mise en service

2.1 Introduction

La documentation de mise en service est un ensemble complet de données et d'informations qui décrivent parfaitement le projet terminé, en tant qu'installation construite, achevée, qui fonctionne et est exploitable; cet ensemble se présente sous une forme permettant son occupation-exploitation, sa conservation, sa mise à jour et sa consultation tout au long de la durée de vie du bâtiment. Le transfert d'une installation au chef de projet doit s'accompagner de la remise de documents sur la conception et la construction du bâtiment ainsi que sur la façon de le faire fonctionner, de l'entretenir, de le réparer, de le nettoyer, de le gérer et de le modifier.

Une série complète de documents sur les systèmes sert de référence commune à tous les membres de l'équipe de projet, quelle que soit leur spécialité. Il est également important que soient rédigés des documents de qualité sur les caractéristiques de tous les composants, systèmes et milieux ambiants au moment de la mise en service, afin de faciliter la formation du personnel E&E ainsi que l'exploitation, l'entretien et la réparation des systèmes, des composants et du matériel de l'installation. On pourra les consulter lors des activités d'exploitation et d'entretien (E&E), des rénovations et des inspections ultérieures. Ils pourraient aussi constituer une source intéressante d'informations et d'enseignements pour d'autres projets.

La documentation de mise en service constitue un registre écrit de toutes les décisions de conception prises, des équivalences approuvées, etc., pendant tout le projet, en commençant à l'étape d'identification des projets du SNGP, phase d'analyse. Elle contient :

  1. la liste des exigences de l'utilisateur à laquelle peut se reporter l'équipe de conception;
  2. une description de l'intention de la conception et des limites présentées par les différents systèmes;
  3. les décisions de conception, les hypothèses de conception et les équivalences nécessaires pour en arriver à la solution de conception approuvée;
  4. des données complètes sur chaque système et élément du bâtiment;
  5. les changements faits à la conception avant la remise et l'acceptation des ouvrages;
  6. une évaluation du contrôle de la qualité effectué tout au long du projet;
  7. un registre des niveaux de rendement et des résultats des essais d'acceptation;
  8. des informations sur le mode d'exploitation du bâtiment;
  9. une estimation des coûts d'exploitation du bâtiment;
  10. l'énoncé du caractère patrimonial et les lignes directrices sur la conservation (pour les édifices du patrimoine).

2.2 Archives de projet

Au cours de l'étape de la réalisation des projets, phase de planification, le gestionnaire de mise en service doit définir et établir un mécanisme de constitution du dossier en collaboration avec le gestionnaire de projet. Ce dossier devra renfermer tous les documents de mise en service qui contiennent des données jugées essentielles pour décrire de manière exhaustive le projet et ses systèmes. Le but est d'établir :

  1. un dossier historique complet sur le projet;
  2. des procédures et des niveaux de rendement pour une remise en service;
  3. un contrôle de la documentation;
  4. un mécanisme de rétroaction pour le transfert des connaissances.

On veillera à ce que tous les documents de mise en service soient convenablement placés dans le dossier de projet.

2.3 Dossier de mise en service

L'objectif est de tenir un registre de toutes les décisions de conception, des concessions mutuelles, etc., pendant toute la durée du projet, en commençant à l'étape d'identification des projets, phase d'analyse. Ce dossier devrait contenir :

  1. les décisions de conception, les hypothèses de conception et les concessions mutuelles nécessaires pour arriver à la solution de conception approuvée;
  2. les changements apportés à la conception avant la remise et l'acceptation des ouvrages.

Le dossier complet de mise en service comprend les documents suivants dont chacun est décrit en détail dans les paragraphes subséquents du présent chapitre :

  1. le rapport d'analyse des investissements;
  2. la demande de propositions (DDP), qui contient l'énoncé de mise en service;
  3. les critères et les intentions de conception;
  4. les documents d'exécution révisés de manière à refléter tous les ouvrages tels que construits et installés;
  5. le manuel de gestion du bâtiment (MGB) pour tout l'édifice; le MGB pour les bâtiments patrimoniaux ont besoin de renseignements supplémentaires sur l'entretien (normes, méthodes, matériaux, compétences) et un manuel technique d'entretien pour le bien;
  6. les documents de formation;
  7. les rapports de mise en service rédigés à la fin de l'étape de réalisation des projets, phase de mise en oeuvre et phase de clôture;
  8. le rapport définitif de mise en service.

2.4 Rapport d'analyse des investissements (RAI)

Il s'agit du document à partir duquel la demande de propositions (DDP) ou l'énoncé de projet est élaboré.

2.5 Demande de propositions (DDP)

C'est le résultat du RAI et c'est le document présenté aux proposants. Il doit comprendre des sections décrivant :

  1. les exigences FONCTIONNELLES et OPÉRATIONNELLES du client - voir le paragraphe 2.6 ci-dessous;
  2. les exigences d'E&E;
  3. les exigences de mise en service sous la forme d'un énoncé de mise en service - voir paragraphe 2.8 ci-dessous.

2.6 Exigences fonctionnelles et opérationnelles

Ces exigences constituent le fondement de toute la conception. Si ces éléments reçoivent toute la minutie qu'ils méritent dès les premières étapes du projet, il est fort probable que ce dernier sera efficacement mis en service et que le client sera satisfait. Les exigences fonctionnelles et opérationnelles ne doivent laisser place à aucune erreur d'interprétation ou de compréhension. Si ces exigences ne sont pas établies par le client, elles doivent l'être par le gestionnaire de projet ou par le concepteur.

Les exigences fonctionnelles comprennent :

  1. les critères, les intentions, les hypothèses, les problèmes et les solutions de conception;
  2. les questions relatives à la santé, au bien-être, au confort et à la sécurité des occupants et du personnel d'exploitation;
  3. les exigences spatiales et environnementales, la QAI, l'intimité acoustique, la sécurité physique;
  4. les autres exigences spéciales de l'utilisateur, qui peuvent inclure des exigences particulières relatives à la mise en service des systèmes.

Les exigences opérationnelles comprennent :

  1. les exigences spatiales pour le personnel E&E;
  2. la rentabilité d'E&E;
  3. des dispositions sur la remise en service, le réglage et la mise au point de l'installation pendant toute sa durée de vie utile;
  4. des dispositions sur la documentation complète, y compris la facilité de consultation et les installations de stockage;
  5. la formation du personnel E&E (et de l'utilisateur);
  6. les systèmes de sécurité des personnes.

2.7 Critères de conception

Les critères de conception sont définis dans la DDP ou dans l'énoncé de projet et peuvent être établis par le client, ou par divers codes, normes et règlements (mise en application par une autorité compétente à identifier). Ces critères peuvent inclure, sans toutefois nécessairement s'y limiter :

  1. les lignes directrices sur la conservation, les énoncés du caractère patrimonial;
  2. diverses normes de SPAC;
  3. des normes relatives aux conditions environnementales, y compris les normes ASHRAE 90.1, 62 et 55;
  4. les exigences de sécurité et d'accès établies par l'autorité compétente;
  5. les normes d'accessibilié;
  6. les caractéristiques opérationnelles comme :
    1. les exigences spatiales pour les installations et services d'E&E;
    2. les coûts d'E&E et du cycle de vie utile, la fiabilité, la durabilité, l'exploitabilité, la facilité de maintenance, l'accessibilité et l'aptitude à l'emploi;
  7. l'occupation partielle et par phases;
  8. les perturbations aux conditions normales d'environnement;
  9. les systèmes de sécurité des personnes et des biens, l'accès, l'alimentation électrique, les transports verticaux, etc., pour les actuels occupants (cela s'appliquerait particulièrement aux projets de rénovation);
  10. les heures d'occupation - normales et prolongées.

Pour les bâtiments existants, les critères de conception devraient être fondés sur des considérations comme l'âge et l'état du bâtiment, l'architecture et la structure, les conditions environnementales extérieures, l'usage antérieur, etc.

Les critères de conception doivent inclure :

  1. les tolérances de conception (ex. : marges de calcul, facteurs de sécurité, installations de secours et redondance, etc.);
  2. la tolérance d'application pour chaque système, qui doit être réaliste et atteignable. Ces deux éléments doivent être le résultat d'un examen attentif des exigences fonctionnelles et opérationnelles contenues dans la DDP.

Si les critères de conception ne sont pas établis par le client, ils peuvent l'être par le gestionnaire de projet dans la DDP. Dans ce cas, ils doivent être approuvés par l'Équipe de vérification de la qualité de conception de SPAC au cours de l'élaboration du Rapport d'études conceptuelles. Ils doivent être fondés sur des considérations comme l'âge et l'état du bâtiment, l'architecture et la structure, les conditions environnementales extérieures, l'usage antérieur, etc.

Critères de conception pour les projets de conception-construction : Ces éléments sont particulièrement importants en raison de la participation limitée et de l'opportunité restreinte de définition des exigences du projet par les SAG et par la Gestion des immeubles et des installations (GII) pendant l'étape d'identification des projets, phase de planification. Il est donc essentiel, sans limiter la liberté du concepteur-constructeur d'élaborer des solutions de conception innovatrices, que tous les critères de conception, de rendement, etc. appropriés soient clairement énoncés dans la DDP. Tous les rôles et activités de mise en service doivent être clairement définis dans la demande de proposition du projet de conception-construction.

2.8 Énoncé de mise en service

C'est dans cette section de l'énoncé de projet que les exigences de mise en service sont clairement définies. L'énoncé de mise en service identifie les attentes du client du propriétaire/investisseur – ce qui doit être fait ainsi que les coûts estimatifs afférents à la mise en service; le plan de mise en service identifie les systèmes et définit les procédures et les échéanciers.

L'énoncé de mise en service décrit les produits à livrer du point de vue de l'E&E et définit l'étendue de la mise en service ainsi que le budget connexe (normalement établi dans le RAI).

2.9 Rapport d'études conceptuelles

Le Rapport d'études conceptuelles contient les solutions proposées par le concepteur pour répondre aux exigences contenues dans la DDP et doit inclure toutes les intentions de conception (c.-à-d. la méthodologie au moyen de laquelle le concepteur propose de se conformer aux critères de conception).

Le concepteur doit être très précis et méticuleux dans l'ajout de facteurs de sécurité aux calculs de conception. À moins d'être strictement contrôlés, ces facteurs cumulatifs mèneront souvent à un surdimensionnement d'équipement et de systèmes, d'où des difficultés de mise en service.

Le Rapport d'études conceptuelles pour les systèmes mécaniques doit inclure des décisions relatives à l'introduction d'air extérieur de bonne qualité et en quantités bien dosées et mesurables dans les systèmes CVCA pour maintenir une QAI satisfaisante en tout temps. À moins que ce ne soit considéré dès le début du projet, cet élément pourrait bien être oublié ou être réduit à sa plus simple expression par manque d'espace dans le local technique.

Le Rapport d'études conceptuelles pour les bâtiments patrimoniaux doit inclure les documents qui définissent le caractère patrimonial du bien et une description de la démarche de conservation qui indique comment tout cela sera équilibré avec des objectifs fonctionnels.

2.10 Élaboration de conception détaillée

Cette étape doit être marquée par une très grande minutie apportée aux détails, y compris les suivants :

  1. les systèmes et équipements devant être raccordés à l'alimentation de secours;
  2. les effets de la capacité de secours et de la redondance;
  3. une sélection soignée et appropriée des matériaux de construction, des méthodes d'installation et des procédures de vérification de rendement, etc; les fiches signalétiques SIMDUT de tous les matériaux et produits à incorporer au projet doivent être soigneusement examinées à cette étape de l'élaboration du projet;
  4. le devis doit refléter ce souci de l'assurance de la qualité dans la conception; il doit être complet et inclure les exigences de mise en service.

La complexité croissante des systèmes de régulation requiert que les systèmes à CND, SGE, d'automatisation du bâtiment, d'alarme incendie et de sécurité des personnes reçoivent une attention toute particulière lors de la préparation du devis.

L'insistance sur l'assurance de la qualité dans la conception doit se poursuivre par une insistance sur le contrôle de la qualité pendant la construction. Toutes les participants au projet de construction doivent apporter un grand soin à tous les aspects de la gestion de projet. Une fois que les solutions de conception ont été établies et que la sélection des systèmes et de l'équipement connexe a été acceptée, il est souvent très difficile, voire impossible, de changer les systèmes au profit d'une conception répondant mieux à l'exigence de réduction des coûts E&E.

2.11 Documents d'exécution

Ce sont les plans et devis établis par le concepteur pour décrire les ouvrages. Ils fixent les mesures de contrôle et d'assurance de la qualité à observer pendant le projet. L'équipe de mise en service de projet s'y réfère pour s'assurer que les ouvrages construits correspondent en tous points aux exigences stipulées dans le contrat.

2.12 Devis de mise en service

Bien que le devis fasse partie des documents d'exécution, il est mentionné séparément en raison de son importance dans la mise en service des ouvrages construits. Il doit inclure assez de détails pour permettre à l'entrepreneur de comprendre toutes les exigences clairement et de soumettre une cotation réaliste pour la mise en service. Le devis doit inclure :

  1. le plan de mise en service convenu avec le gestionnaire de mise en service AQ de SPAC. Pour une description détaillée, consulter la section CP.3 : Guide d'élaboration du plan de mise en service;
  2. toutes les méthodes de vérification du rendement qui ne sont pas déjà décrites dans le manuel des activités de mise en service de la spécialité concernée;
  3. le manuel de gestion du bâtiment, qui doit préciser l'esprit de la conception et l'ensemble des critères retenus, les objectifs recherchés et la manière dont les systèmes, les équipements et les composants doivent être mis en service et fonctionner, les résultats attendus et les fonctions à exécuter;
  4. toutes les obligations relatives à la préparation du manuel d'entretien, dont l'indication du matériel d'entretien, des pièces de rechange et des outils spéciaux, ainsi que les instructions concernant le marquage, la constitution de stocks, l'entreposage et l'utilisation;
  5. la liste de tous les essais de rendement à exécuter en usine et sur place, essais qui seront attestés et certifiés;
  6. la liste des activités que devra effectuer l'entrepreneur dans le cadre du contrat complémentaire pendant la période de garantie;
  7. toutes les conditions dans lesquelles l'entrepreneur pourra faire fonctionner de manière temporaire l'équipement et toutes les instructions concernant la remise à neuf;
  8. les exigences en matière de formation;
  9. les obligations relatives à la rédaction des documents E&E.

2.13 Plan de mise en service

Ce document est préparé par le concepteur en consultation avec le gestionnaire de mise en service AQ de SPAC, pour s'assurer que la totalité des ouvrages respectent les exigences de l'investisseur, dans les limites des documents d'exécution.

Il arrive que le plan de mise en service doive être modifié par l'entrepreneur, avec l'autorisation du gestionnaire de mise en service AQ de SPAC, puis analysé par le concepteur pendant les toutes premières étapes de la construction à la lumière des systèmes et des équipements spécifiés pour l'installation, du calendrier de construction/d'achèvement de l'entrepreneur et de l'échéancier d'occupation.

2.14 Listes de vérification de l'installation/du démarrage

Ces listes sont établies afin de s'assurer que l'équipement et les systèmes installés sont complets et prêts au démarrage et à la mise en service. Les listes fournies par SPAC sont génériques et ne sont que des exemples qu'il convient d'adapter aux exigences particulières du projet.

2.15 Formulaires de rapport de vérification de rendement (VR) et d'information sur les produits (IP)

Ces formulaires, utilisés tout au long de la phase de mise en service, précisent les exigences fondamentales liées au processus de vérification du rendement. Les exemples fournis par SPAC sont de simples guides qui peuvent être modifiés pour correspondre aux exigences particulières du projet.

2.16 Mise en service des édifices du patrimoine

Quand on apporte des changements aux aménagements intérieurs, la mise en service devrait permettre d'atteindre de nouveaux points de consigne sur une période de quelques semaines ou de mois, plutôt que d'établir brusquement de nouveaux niveaux de température et d'humidité. Cela permet au bâtiment et à son contenu de s'ajuster lentement au changement de conditions.

2.17 Manuel de gestion du bâtiment

Ce document est entièrement décrit à la section CP.4 : Guide d'élaboration du manuel de gestion du bâtiment.

Ce manuel comprend cinq sections distinctes :

Section 1 :
Contient les noms des participants, les exigences fonctionnelles et opérationnelles, la description du projet et de ses systèmes, l'accessibilité et tout énoncé du BEEFP.
Section 2 :
Contient les critères de conception, l'intention de la conception, la philosophie de la conception ainsi que les codes et normes qui s'appliquent.
Section 3 :
Contient les Procédures normalisées d'exploitation et les manuels d'exploitation et d'entretien (E&E).
Section 4 :
Contient les contrats d'entretien et de réparation.
Section 5 :
Contient les annexes de soutien et autres documents comme : les annexes portant sur l'architecture, la structure, la protection et la prévention incendie, les installations mécaniques et électriques, le manuel de renseignements SIMDUT, le budget E&E et les documents d'exécution d'après exécution.

2.18 Rapports de mise en service

Ces documents décrivent le processus de mise en service effectué pendant les opérations de mise à disposition et permettent d'évaluer la conformité de l'installation aux conditions énoncées dans le rapport d'analyse des investissements et dans l'énoncé de projet.

2.19 Rapport définitif de mise en service (Évaluation)

Le rapport définitif de mise en service est rédigé par le gestionnaire de mise en service AQ de SPAC à la fin de l'étape de réalisation des projets, phase de clôture.

C'est essentiellement un rapport et un sommaire d'évaluation du bâtiment, qui inclut :

  1. une évaluation complète du projet;
  2. les leçons tirées de ce projet et toute recommandation nécessaire;
  3. les écarts entre les niveaux de rendement réels et planifiés selon le RAI et l'énoncé de projet;
  4. une évaluation du processus de validation et d'approbation et de la phase de mise en service;
  5. les composants et systèmes qui n'ont pas été mis en service et les raisons de ce fait;
  6. un plan de travaux de correction décrivant les mesures ou projets de suivi recommandés devant être entrepris par SPAC;
  7. les autres renseignements connexes.

2.20 Autres documents

Le chef de projet peut exiger la présentation d'autres documents dans l'énoncé de projet. Cela se produit surtout dans le cas d'installations destinées à des usages particuliers.

Fin du
Manuuel de mise en service de SPAC (CP.1)

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