Manuel de mise en service CP.1

Annexe A - Exemple d'énoncé de mise en service

Nota : Le présent document est un exemple (seulement) du type d'énoncé de mise en service qui pourrait être utilisé pour un projet classique de conception par un expert-conseil et de construction par un entrepreneur.

On peut trouver un modèle d'énoncé de mise en service générique dans le CP.11 : Guide de rédaction des énoncés de mise en service.

Table des matières :

  1. Objectifs de la mise en service
  2. Description générale de la mise en service
  3. Rôles et responsabilités
  4. Exigences d'occupation
  5. Critères opérationnels
  6. Critères du coût du cycle de vie
  7. Coopération et coordination
  8. Formation
  9. Correction des déficiences
  10. Politique, lignes directrices et exigences d'entretien des installations
  11. Acceptation du projet
  12. Documents de mise en service
  13. Produits à livrer pour la mise en service
  14. Construction et mise en service

Notes importantes au rédacteur des énoncés de mise en service :

  1. Le présent modèle d'énoncé de mise en service a été élaboré tout particulièrement pour être utilisé pour les projets de construction classiques par les experts-conseils en conception et les entrepreneurs.
  2. Le présent modèle d'énoncé de mise en service doit être utilisé dans la rédaction d'énoncés de mise en service propres à un projet pour de nouveaux projets, des installations existantes dont les systèmes doivent faire l'objet de modifications importantes, ou pour les installations restantes, selon le cas.
  3. Le texte contenu dans le présent énoncé de mise en service qui figure en ITALIQUES est rédigé à l'intention du rédacteur du présent énoncé de mise en service et il NE DOIT PAS être intégré dans l'énoncé de mise en service.

1. Objectifs de la mise en service

Les objectifs de la mise en service sont :

  1. Documenter l'esprit de conception de l'ensemble du projet ainsi que les installations du bâtiment et ses composants, vérifier et démontrer que toutes les exigences de fonctionnement et d'exploitation ont été correctement interprétées dans la solution de conception.
  2. Documenter les exigences relatives à l'exploitation, l'entretien et la gestion du bâtiment.
  3. Réduire au minimum les coûts d'E&E au moyen d'une sélection rigoureuse de solutions de conception (pour des raisons d'économie, de fiabilité, de durabilité, d'accessibilité et de maintenabilité), des matériaux de construction, des pratiques d'installation et des procédures de vérification du rendement.
  4. Vérifier que les solutions de conception choisies et les ouvrages qui leur sont associés permettent d'assurer la sécurité, la santé, le bien-être et le confort des occupants et du personnel E&E.
  5. Définir dans les documents contractuels les secteurs de responsabilité de manière à répondre à ces exigences d'exploitation et inclure dans ces documents un processus afin de montrer que ces exigences sont respectées.
  6. Montrer que les exigences du Client et du Ministère sont respectées au cours des phases de mise en oeuvre et de mise en service du projet et aider à la gestion de la qualité de la construction et de l'installation par la vérification des composants, des systèmes et du milieu ambiant du bâtiment.
  7. Vérifier et montrer que tous les systèmes fonctionnent régulièrement à des rendements maximaux sous toutes conditions de fonctionnement normales et sans dépasser le budget énergétique prévu.
  8. Fournir des documents détaillés sur l'exploitation, l'entretien et la gestion du bâtiment.
  9. Mettre en oeuvre un programme de formation détaillé.
  10. Remettre les ouvrages achevés à des opérateurs qualifiés en vérifiant que les systèmes du bâtiment fonctionnent régulièrement à des rendements maximaux sous toutes conditions de fonctionnement normales et sans dépasser le budget énergétique prévu.
  11. S'assurer que le caractère patrimonial du bâtiment est protégé au moyen de la mise en place d'un entretien planifié, de méthodes et de procédures appropriées ainsi que par le choix de matériaux qui conviennent.

2. Description générale de la mise en service

  1. La mise en service doit être effectuée en conformité avec le Manuel de mise en service de SPAC (CP.1), dernière version, et toutes les lignes directrices qui lui sont associées, mais adaptées aux exigences particulières du projet. Ces documents sont les suivants :
    CP. 1 :
    Manuel de mise en service
    CP. 2 :
    Glossaire de la mise en service (comprend l'Annexe B du manuel CP.1)
    CP. 3 :
    Guide d'élaboration du plan de mise en service
    CP. 4 :
    Guide de rédaction du manuel de gestion du bâtiment
    CP. 5 :
    Guide de rédaction des plans de formation
    CP. 7 :
    Mise en service pour l'exploitation et la gestion d'installations
    CP. 8 :
    Guide de rédaction et d'utilisation des rapports de mise en service
    CP. 9 :
    Guide d'élaboration et d'utilisation des listes
    CP. 10 :
    Guide d'élaboration et d'utilisation des formulaires de rapport et des éléments graphiques
    CP. 11 :
    Guide de rédaction des énoncés de mise en service
    CP. 12 :
    Guide d'élaboration et d'utilisation du devis de mise en service
    CP. 13 :
    Politique, lignes directrices et exigences d'entretien des installations
  2. Le Manuel de mise en service de SPAC (CP.1) et toutes les lignes directrices connexes de SPAC sont disponibles auprès du gestionnaire de projet.
  3. La mise en service englobe les systèmes d'architecture et de structure, les systèmes d'aménagement intérieur et paysager ainsi que les systèmes de mécanique et d'électricité.
  4. Le concepteur doit fournir à SPAC des renseignements et des rapports concis et détaillés sur la mise en service.
  5. Un programme de mise en service amélioré est exigé et il s'appliquera à toutes les phases de construction, à tout bâtiment de base et à tout travail d'aménagement.

3. Rôles et responsabilités

  1. Gestionnaire de projet de SPAC : doit assumer la responsabilité générale de la gestion et de la réalisation du projet et de la transmettre au chef de projet dans les délais prévus et sans dépasser le budget. À l'achèvement du projet, le gestionnaire de projet transmet l'installation au chef de projet.
  2. Gestionnaire de mise en service de SPAC : En tant que membre de l'équipe consultative technique, le travail du gestionnaire de mise en service de SPAC consiste à :
    1. représenter le gestionnaire de projet pendant le processus de mise en service;
    2. assumer la responsabilité générale pour représenter les intérêts du client dans la mise en oeuvre de la mise en service, y compris à :
      1. s'assurer que tous les points litigieux ont été éliminés;
      2. examiner tous les documents au cours de toutes les étapes de l'élaboration et de la réalisation du projet;
      3. surveiller toutes les activités de mise en service;
      4. vérifier l'exactitude des résultats de tous les rapports;
    3. s'assurer que tous les aspects relatifs à l'E&E ont été pris en considération et solutionnés à la satisfaction du Ministère;
    4. examiner les documents présentés par le concepteur;
    5. contrôler les services du concepteur au cours du processus de mise en service;
    6. attester et certifier avec le concepteur du promoteur les résultats des essais de tous les systèmes intégrés;
    7. examiner la liste du personnel, organiser les marchés de services et déterminer les exigences concernant la fourniture et l'entreposage de pièces de rechange, d'outils particuliers et de matériaux d'entretien, en collaboration avec l'expert-conseil.
  3. Concepteur (expert-conseil) - Le concepteur doit :
    1. établir les critères de conception, les exigences de fonctionnement et d'exploitation, si cela n'a pas déjà été établi dans la DDP ou dans l'énoncé de projet;
    2. établir un budget énergétique de conception et, si nécessaire, le réviser et le mettre à jour à chaque présentation;
    3. préparer un budget E&E provisoire contenant une ventilation détaillée des divers éléments comme l'évaluation annuelle de la consommation d'énergie électrique, de celle utilisée par les installations mécaniques, ou par l'équipement spécialisé, ainsi que les coûts des contrats d'exploitation, de maintenance, et/ou d'entretien des systèmes;
    4. préparer un budget provisoire de mise en service et le réviser et le mettre à jour à chaque présentation;
    5. préparer un plan de mise en service provisoire en conformité avec le document CP.3 : Guide d'élaboration du plan de mise en service;
    6. préparer un devis de mise en service pour les composants, matériel, systèmes et systèmes intégrés en conformité avec le document CP.12 : Guide de rédaction et d'utilisation du devis de mise en service, et insérer le même devis dans le devis de construction;
    7. préparer une documentation complète de la gestion de l'entretien en conformité avec le document CP.5 : Guide de rédaction du manuel de gestion du bâtiment, et y ajouter les éléments suivants :
      1. une explication du but associé aux installations et de ce que l'on attend du bâtiment;
      2. les grandes lignes de l'esprit de la conception de tous les systèmes;
      3. un texte explicatif sur le cadre conceptuel du projet;
      4. une documentation détaillée qui vient appuyer toutes les décisions de conception prises tout le long du projet;
      5. une description de chaque système de bâtiment, y compris les systèmes architecturaux, structuraux, les installations mécaniques et électriques, les systèmes des bâtiments civils, de protection incendie, d'insonorisation ainsi que tous les systèmes du chantier;
      6. toute documentation pertinente;
    8. planifier les activités de mise en service et de vérification du rendement (VR), les processus et leur résultats, y compris l'élaboration des éléments suivants propres au projet :
      1. les listes de contrôle de l'installation et de la mise en marche préparées en conformité avec le document CP.9 : Guide d'élaboration et d'utilisation des listes de vérification;
      2. les formulaires de rapport de renseignements sur les produits (RP) et de vérification du rendement (VR) préparés en conformité avec le document CP.10 : Guide d'élaboration et d'utilisation des formulaires de rapport et des éléments graphiques;
      3. ajouter toute donnée de conception aux formulaires de rapport (RP) et (VR);
    9. rédiger un plan de formation détaillé en conformité avec le document CP.5 : Guide de rédaction des plans de formation;
    10. intégrer les codes d'identification SPAC SGE de tous les composants, équipement et systèmes dans tous les documents de travail en conformité avec le document CP.13 : Politique, lignes directrices et exigences d'entretien des installations;
    11. examiner le calendrier de mise en service détaillé de l'entrepreneur associé aux composants, équipement, systèmes et systèmes intégrés (les essais de VR seront effectués par l'entrepreneur);
    12. déterminer les responsabilités de l'entrepreneur et du sous-entrepreneur associées aux essais de VR;
    13. examiner les dessins d'atelier et les données sur les produits accompagnant les formulaires de rapport sur les produits (RP) remplis par l'entrepreneur;
    14. surveiller les activités de mise en service, fournir des rapports du contrôle de la qualité au gestionnaire de mise en service de SPAC pendant les phases de construction, de mise en service et d'exploitation des ouvrages, y compris, mais sans s'y limiter, les points suivants :
      1. inspection et vérification régulières pendant la construction de tous les composants, sous-systèmes et systèmes installés;
      2. attestation des essais comme exigé par SPAC;
      3. examen et vérification des rapports des essais, de réglage et d'équilibrage (ERE);
      4. examen et vérification des rapports de vérification du rendement (VR) en conformité avec le document CP.8 : Guide de rédaction et d'utilisation des rapports de mise en service;
      5. attestation et certification des essais sur les systèmes et les systèmes intégrés;
      6. tout essai qui ne peut pas être effectué en raison d'erreurs de conception ou d'omissions dans la conception doit être conçu de nouveau et effectué de nouveau;
    15. participer à la mise en application du plan de formation en effectuant une formation sur la philosophie, l'intention et l'esprit de la conception;
    16. attester et certifier les essais différés, les activités de mise en service, la VR, examiner et accepter les rapports;
    17. déterminer toutes les déficiences en suspens et en vérifier la correction;
    18. collaborer à la résolution de problèmes associés à la mise en service;
    19. rédiger les documents « d'après exécution » (devis et dessins) comme il est décrit dans la DDP ou dans l'énoncé de projet;
    20. collaborer à la mise au point de systèmes et d'équipement selon les exigences pendant la période de garantie;
    21. s'assurer, en collaboration avec le gestionnaire de mise en service de SPAC, que les exigences relatives à l'E&E sont appliquées;
    22. collaborer aux vérifications des systèmes et du milieu ambiant pendant la période de garantie;
    23. participer aux inspections reliées à la garantie et à la préparation des rapports d'inspection de garantie et régler tous les problèmes couverts par la garantie qui peuvent survenir;
    24. s'assurer que le produit final répond aux critères de conception, aux exigences de fonctionnement et d'exploitation, aux objectifs du projet et à toutes les exigences de la DDP et de l'énoncé de projet;
    25. recommander l'acceptation du projet achevé;
    26. aider le gestionnaire de projet de SPAC dans la rédaction du compte rendu (évaluation) et y inclure, sans s'y limiter, les éléments suivants :
      1. un sommaire de l'évaluation du bâtiment avec des recommandations;
      2. leçons tirées du projet.
  4. Spécialiste de la mise en service - Pour aider à réaliser un programme de mise en service entièrement intégré et détaillé, le concepteur doit nommer un spécialiste de la mise en service à plein temps ayant une expertise reconnue dans la réalisation de programmes de mise en service. Ce spécialiste sera chargé de coordonner la mise en service et d'assurer une orientation à l'égard de toutes les questions relatives à la mise en service décrites dans le présent document. Le nom du spécialiste doit être communiqué au gestionnaire de projet et au gestionnaire de mise en service de SPAC.
  5. Entrepreneur - Conformément aux exigences de mise en service énoncées dans les documents de construction, le travail de l'entrepreneur consiste à :
    1. élaborer un calendrier de cheminement critique des activités de mise en service pour examen et approbation par le concepteur, par le gestionnaire de mise en service et le gestionnaire de projet de SPAC;
    2. exécuter toutes les activités de mise en service conformément aux documents contractuels, telles que :
      1. transférer des données, à partir de l'information incluse dans les dessins, dans les formulaires de rapport de renseignements sur les produits (RP);
      2. assembler les sections sur l'entretien du Manuel de gestion du bâtiment comme décrit dans le document CP.4 : Guide de rédaction du manuel de gestion du bâtiment;
      3. aider à assembler les sections relatives au fonctionnement des composants, de l'équipement, des sous-systèmes, systèmes et systèmes intégrés comme décrit dans le document CP.4 : Guide de rédaction du manuel de gestion du bâtiment;
      4. utiliser les listes de vérification de l'installation et de la mise en marche lors des inspections préliminaires de démarrage;
      5. coordonner toutes les activités de mise en service;
      6. effectuer les essais, réglages et équilibrages (ERE), préparer les rapports ERE;
      7. effectuer les essais de vérification du rendement (VR) des composants, de l'équipement, des sous-systèmes, systèmes et systèmes intégrés, remplir les formulaires de rapport VR, préparer les rapports VR;
      8. coordonner et mettre en oeuvre la formation comme décrit dans le document CP.5 : Guide de rédaction des plans de formation;
      9. régler tous les litiges relatifs à la mise en service;
      10. aider le concepteur dans la préparation des documents de la mise en service;
      11. aider le concepteur dans la rédaction des documents « d'après exécution »;
      12. effectuer la mise au point des composants, de l'équipement, des sous-systèmes, systèmes et systèmes intégrés pendant la période de garantie;
      13. effectuer des contrôles des systèmes et du milieu ambiant pendant la période de garantie et préparer des rapports;
      14. régler tous les points litigieux liés à la garantie;
      15. fournir des données au concepteur dans la rédaction du compte rendu (évaluation).
  6. Pour coordonner et diriger toutes les activités associées à la mise en service et d'en vérifier toutes les procédures, l'entrepreneur doit nommer un spécialiste de la mise en service qualifié et d'expérience. Le nom de ce spécialiste doit être fourni pour approbation au gestionnaire de projet de SPAC et au gestionnaire de mise en service de SPAC.

4. Exigences d'occupation

Déterminer les exigences de gestion de l'installation, y compris les procédures d'emménagement, les systèmes de sécurité, la dotation, la signalisation, la sécurité et l'accessibilité associées aux personnes handicapées.

Dans les exigences de l'utilisateur, il faut prendre en considération la nécessité et les répercussions de ce qui suit :

  1. achèvement, prise de possession, acceptation et occupation de façon hâtive, tardive ou graduelle, y compris les effets sur les locaux actuels de l'utilisateur (comme une désaffectation hâtive, la nécessité de prolonger des baux, etc.);
  2. exigences relatives à l'occupation initiale, provisoire et substantielle y compris, pour des raisons de santé et de sécurité, la mise en service complète de tous les systèmes de sécurité des personnes, ce qui peut comprendre également une certaine forme de « mise en service provisoire » de tous les autres systèmes de sécurité;
  3. chevauchement de la construction, de la mise en service et de l'occupation initiale. Pour ce faire, il faut étudier les répercussions d'une mise en service partielle, du retard des activités de mise en service, les effets sur l'assurance, les garanties, la certification, la répétition des activités de mise en service après l'occupation complète ou l'achèvement des marchés d'aménagement;
  4. activités de mise en service après l'occupation au cours de l'exploitation, qui seront souvent essentielles dans le cas de certains systèmes et matériel dans ces circonstances.

5. Critères opérationnels

Notes au rédacteur :

  1. Ce paragraphe s'applique principalement aux projets de rénovation.
  2. Modifier ce paragraphe afin de respecter les exigences du projet.
  1. [Le bâtiment existant sera désaffecté au cours du processus de rénovation et de construction, et l'entrepreneur assumera l'entière responsabilité de l'immeuble de base];
    ou
    [Le bâtiment existant sera occupé pendant la démolition, la construction et le processus d'aménagement; une partie du bâtiment sera désaffectée au cours des travaux de construction (démolition) associés au premier contrat; l'entrepreneur assumera l'entière responsabilité de l'immeuble de base ];
    ou
    [Le bâtiment existant sera partiellement occupé pendant la démolition, la construction et le processus d'aménagement; une partie du bâtiment sera désaffectée au cours des travaux de construction (démolition) associés au premier contrat.]
  2. L'entrepreneur peut utiliser les systèmes de l'immeuble de base, les services publics et la vapeur de la centrale de chauffage au cours des phases de rénovation. Le coût de l'énergie consommée sera assumé par [TPSGC/SPAC] [l'entrepreneur].
  3. [Le démarrage, la VR et l'acceptation comprendront des activités étalées dans le temps (avec des contrats séparés et englobant plusieurs contrats). Les essais, la VR, la mise en service et la formation doivent être élaborés en tenant compte de ces particularités. Collaborer avec l'utilisateur afin de déterminer les procédures et le calendrier des essais et coordonner les activités qui leur sont associées. Une fois que le bâtiment rénové a été occupé, d'autres activités reliées aux essais seront soumises à l'approbation de l'utilisateur, qui peuvent être refusées pendant les heures normales de travail.]
    ou
    [Le démarrage, la VR et l'acceptation comprendront des activités faisant partie de différentes phases (les deux à l'intérieur de contrats séparés et englobant plusieurs contrats). Les essais, la VR, la mise en service et la formation doivent être élaborés en tenant compte de ces particularités. Par exemple :

    Note au rédacteur : Modifier le tableau ci-dessous en fonction du projet.

    Heures normales d'exploitation/occupation :
    6 h à 18 h, [5] jours/semaine.
    Heures prolongées d'exploitation/occupation :
    18 h à 6 h, [5] jours/semaine.
    Heures normales d'exploitation (présence) du personnel E&E :
    8 h 30 à 16 h, 5 jours/semaine.
    Présence du personnel de sécurité :
    24 h/jour, 7 jours/semaine.
    Cafétéria et salles de réunion :
    [7 h à 21 h] [varie], 7 jours/semaine.
    Horaire des essais :
    maintien de la sécurité des personnes : après les heures de travail;
    groupe électrogène d'urgence : après les heures de travail.
    Ventilation pour les émanations de vapeurs :
    [pendant les heures de travail] après les heures de travail pendant les [8] premières semaines après la mise en place de l'ameublement.

    Une fois que le bâtiment rénové est occupé, des activités d'essais supplémentaires seront soumises à l'utilisateur pour approbation et elles peuvent être refusées pendant les heures normales de travail.

6. Critères du coût du cycle de vie

Lors de l'élaboration des analyses du coût du cycle de vie pour chaque option, utiliser les critères prescrits dans la DDP. Si ces critères ne sont pas fournis, les critères suivants peuvent être utilisés :

  1. période de [25] ans avant le prochain réaménagement;
  2. période de calcul de [50] ans;
  3. coûts des services publics (p. ex. : vapeur de la centrale de chauffage ou énergie pour le refroidissement (CCR), chauffage à eau chaude, eau refroidie, électricité), de la consommation de combustible, d'eau potable et de ceux relatifs aux égouts;
  4. fiabilité, durabilité, exploitabilité, maintenabilité, accessibilité et facilité d'entretien;
  5. sélection des systèmes et dotation en fonction des critères du coût d'exploitation annuel.

7. Coopération et coordination

Tout au long du processus de mise en service, l'équipe de conception du projet, l'équipe de construction du projet, l'équipe de mise en service du projet et l'équipe de gestion immobilière, toutes définies dans le Manuel de mise en service de SPAC (CP.1), collaboreront étroitement à la mise en oeuvre de toutes les activités de mise en service.

8. Formation

En collaboration avec le gestionnaire de mise en service de SPAC, rédiger un plan de formation complet et détaillé pour le personnel de gestion de l'installation, l'utilisateur (si cela est jugé nécessaire) et le personnel d'exploitation et d'entretien.

Si la DDP ou l'énoncé de projet l'exige, la formation doit être donnée en anglais et en français.

Préparer un plan de formation qui permettra au personnel E&E de définir les besoins de réparation et d'entretien qui pourraient autrement ne pas être décelés pendant de longues périodes, entraînant éventuellement de graves conséquences.

La formation doit permettre d'améliorer les capacités de surveillance et d'établissement de diagnostique et doit entraîner une exploitation de l'installation plus efficace et plus rentable.

Le plan de formation doit être conforme aux exigences formulées dans le Guide de rédaction des plans de formation (CP.5).

Le plan de formation doit être analysé, révisé, mis à jour et présenté de nouveau, au besoin.Les noms de tous les participants (obtenus auprès du gestionnaire de projet de SPAC) et de tout le personnel de formation doivent être transmis au gestionnaire de projet de SPAC pour analyse, commentaires et approbation, au moins deux (2) semaines avant la date proposée de formation.

La formation doit clairement transmettre :

  1. une idée claire de l'esprit de la conception;
  2. les limites de tous les systèmes;
  3. les raisons associées au choix des systèmes.

Coordonner les dates de toutes les séances de formation avec le gestionnaire de projet de SPAC.

Mettre à jour le plan de formation au besoin afin de tenir compte du calendrier du projet. L'emplacement sera déterminé par le gestionnaire de projet de SPAC.

Le plan de formation doit prendre en considération les exigences à court et à long terme. Une fois la formation achevée, préparer un résumé des séances de formation indiquant les dates, la matière, le nom de tout le personnel de formation ainsi que celui de tous les participants et le soumettre au gestionnaire de projet.

9. Correction des déficiences

En collaboration avec le gestionnaire de projet de SPAC, le concepteur doit :

  1. donner des directives à l'entrepreneur afin qu'il corrige toutes les déficiences identifiées et consignées pendant la vérification du rendement;
  2. apporter des solutions au cours du processus de VR en ce qui concerne les différences par rapport aux paramètres de conception;
  3. régler ou modifier les systèmes afin d'obtenir les paramètres de conception; cela comprend de nouveaux essais;
  4. avertir immédiatement le gestionnaire de projet de SPAC quand les essais ne répondent pas aux exigences du projet et quand les travaux de correction ainsi que les nouveaux essais ont des répercussions sur le calendrier de construction et d'achèvement;
  5. rédiger un rapport au gestionnaire de projet de SPAC et au gestionnaire de mise en service de SPAC concernant les résultats attestés indiquant leur conformité avec les exigences du projet ou les anomalies; l'expert-conseil doit effectuer une étude et recommander par écrit toute action corrective à prendre afin de faciliter la conformité avec l'esprit et les critères de la conception.

10. Politique, lignes directrices et exigences d'entretien des installations

Pour avoir tous les détails, se reporter au document intitulé CP.13 : Politique, lignes directrices et exigences d'entretien des installations.

11. Acceptation du projet

Le projet ne sera accepté et le certificat d'achèvement provisoire ne sera délivré qu'après :

  1. l'achèvement de tous les essais intégrés, des essais des systèmes de sécurité des personnes et de la satisfaction de toutes les autres exigences de l'autorité compétente;
  2. l'approbation et l'acceptation par le gestionnaire de projet de SPAC de tous les certificats d'essais, des rapports de mise en service et des documents de mise en service.

12. Documents de mise en service

Les documents de mise en service constituent un ensemble complet de données et de renseignements décrivant l'ensemble du projet achevé en tant qu'installation construite, aménagée, fonctionnelle et opérationnelle, et présentés sous un format qui peut être conservé, mis à jour et utilisé tout au long de l'existence du bâtiment.

Lors de la rédaction de documents de mise en service propres à un projet, utiliser le plus possible tous les documents génériques de mise en service existants. Cependant, le concepteur assume l'entière responsabilité du contenu des documents de mise en service propres à un projet ainsi que de l'édition, des modifications et des ajouts selon le besoin du projet et de leur pertinence associée au projet.

Produire les documents en conformité avec les exigences du Manuel de mise en service de SPAC (CP.1) en collaboration avec le centre d'expertise de SPAC et du gestionnaire de mise en service de SPAC, selon le cas.

En ce qui concerne la production de documents de mise en service en format électronique, se conformer aux exigences formulées dans la DDP.
Les documents de mise en service doivent comprendre :

  1. Plan de mise en service, document principal de planification de toutes les activités de mise en service et de tous les produits à livrer à cet égard, qui doit être révisé, mis au point ou mis à jour à chaque étape de l'élaboration de la conception et soumis de nouveau pour analyse au gestionnaire mise en service de SPAC; utiliser le Guide d'élaboration du plan de mise en service de SPAC (CP.3) comme modèle;
  2. Manuel de gestion du bâtiment, contenant tous les documents relatifs au projet et fournissant des écrits complets concernant l'exécution du projet; les responsabilités relatives à l'élaboration et aux échéances d'exécution sont décrites dans le Guide de rédaction du manuel de gestion du bâtiment (CP.4);
  3. Devis de mise en service. Pour plus de détails, se reporter au Guide de rédaction et d'utilisation du devis de mise en service (CP.12);
  4. Plans de formation. Pour plus de détails, se reporter au Guide de rédaction des plans de formation (CP.5). Voir aussi le paragraphe pertinent ci-dessous;
  5. Listes de vérification de l'installation pour utilisation lors des inspections préliminaires de démarrage et de mise en service. Pour plus de détails, se reporter au Guide d'élaboration et d'utilisation des listes de vérification de l'installation/du démarrage (CP.9);
  6. Formulaires de rapport de renseignements sur les produits (RP) pour documenter tous les détails de l'équipement, des composants et des systèmes. Pour plus de détails, se reporter au Guide d'élaboration et d'utilisation des formulaires de rapport et des éléments graphiques (CP.10);
  7. Formulaires de rapport de la vérification du rendement (VR), et y inclure tout renseignement concernant les critères de conception, l'esprit de la conception et tout autre renseignement pertinent. Pour plus de détails, se reporter au Guide d'élaboration et d'utilisation des formulaires de rapport et des éléments graphiques (CP.10);
  8. Exigences relatives au système de gestion de l'entretien (SGE); les appliquer à tous les dessins avant l'appel d'offres. Pour plus de détails, se reporter au document Politique, lignes directrices et exigences d'entretien des installations (CP.13);
  9. Dessins et devis « d'après exécution »; ils doivent être terminés avant les inspections préliminaires de démarrage et être disponibles pour effectuer ces inspections; ils doivent comprendre :
    1. les modifications pour montrer tous les résultats relevés et approuvés des procédures de la VR, les points de consigne de toutes les commandes, de tous les systèmes et de l'équipement tels qu'ils ont été ajustés à la dernière étape de la mise en service;
    2. le devis du projet modifié par l'insertion d'addenda, d'avis de modification, etc.;
    3. les schémas d'installation et les schémas de la tuyauterie telle qu'installée sur chaque élément de l'équipement, avec les commandes de robinets, etc., avec identification au moyen d'étiquettes numérotées;
  10. Système d'évaluation des commentaires et plaintes des occupants pour utilisation pendant la période de garantie;
  11. Rapports d'ERE et de mise en service à préparer conformément au Guide de préparation et d'utilisation des rapports de mise en service (CP.8);
  12. Rapport d'évaluation définitif à rédiger conformément au Guide de rédaction et d'utilisation des rapports de mise en service (CP.8);
  13. Tout autre document et rapport.

13. Produits à livrer pour la mise en service

  1. La première soumission technique présentée par le concepteur - Fournir les éléments suivants :
    1. le rapport d'études conceptuelles. Du point de vue de la mise en service, le rapport d'études conceptuelles doit comprendre :
      1. la description de la conception décrivant les critères de conception, l'esprit de la conception, la philosophie de la conception, la justification de la sélection du système basée sur l'analyse du coût de cycle de vie, les exigences de fonctionnement et d'exploitation et le cadre conceptuel pour l'exploitation et l'usage du bâtiment proposé, les composants et les systèmes de ce dernier ainsi qu'une explication indiquant comment la conception proposée répond aux exigences et aux objectifs du projet et du Ministère. Une mise à jour est nécessaire à chaque étape de l'élaboration du projet;
      2. les critères et l'esprit de la conception;
      3. le rapport d'E&E, qui doit comprendre :
        1. le budget E&E, y compris la consommation prévue de l'installation;
        2. les locaux nécessaires pour le personnel E&E (bureaux, vestiaires, cuisine, douches, toilettes, mouvement de personnel et de fournitures, entreposage pour outils particuliers, pièces de rechange et matériaux d'entretien);
        3. les exigences liées au nettoyage (local de concierge, prise pour aspirateur, approvisionnement et entreposage de fournitures);
        4. autres nécessités associées aux E&E, y compris, mais sans nécessairement s'y limiter, les éléments suivants :
          1. les normes d'exploitation et les exigences relatives aux opérateurs;
          2. les exigences de fiabilité de l'équipement et des systèmes;
          3. la présentation, le contenu et la forme des documents E&E;
          4. les outils, l'équipement, les pièces de rechange et les matériaux d'entretien;
          5. les procédures d'urgence;
          6. l'identification et autres besoins semblables;
          7. les tâches d'entretien préventif.

          Pour plus de renseignements, consulter le document intitulé Mise en service pour l'exploitation et la gestion d'installations (CP.7).

      4. une documentation complète, de renseignements/données et commentaires portant sur la conception pour permettre au gestionnaire de mise en service de SPAC de :
        1. préparer les marchés de services et de dotation;
        2. préparer une liste des pièces de rechange, des outils particuliers, des matériaux d'entretien et autre matériel particulier devant être fourni par l'entrepreneur.
      5. des précisions sur la capacité de l'installation à changer en réponse aux changements de programme au cours de sa durée de vie;
      6. les exigences d'exploitation et d'entretien de l'installation au cours de sa durée de vie;
      7. des précisions sur l'occupation pendant la période de construction;
      8. le programme de construction « par phases »;
      9. l'évaluation de la dotation et des exigences de compétence pour exploiter et effectuer l'entretien de l'installation;
      10. le plan de mise en service préliminaire;
      11. des exemples de formulaires de RP/VR et des logiciels de repérage;
      12. le manuel de gestion du bâtiment préliminaire;
      13. une définition des dossiers du projet et des précisions sur la manière dont ces dossiers seront gérés, mis à jour et présentés à la fin du projet.
  2. Présentations à 33 % d'achèvement :
    1. portée de la mise en service;
    2. essais effectués en usine et sur place des composants, des sous-systèmes, des systèmes et des systèmes intégrés pendant la construction, l'installation et la mise en service;
    3. présentation du devis de mise en service en utilisant le devis générique de mise en service de SPAC; de PLUS, présenter le devis de mise en service propre au projet;
    4. plan de mise en service mis à jour;
    5. manuel de gestion du bâtiment mis à jour;
    6. document lié à l'esprit de la conception mis à jour;
    7. budget E&E mis à jour;
    8. donner un aperçu des formulaires RP et VR. Fournir ces formulaires pour tous les composants, tout l'équipement et tous les systèmes soumis à des essais;
    9. définir les codes du système de gestion de l'entretien (SGE) concernant tout l'équipement présenté dans les documents de construction;
    10. plan de formation préliminaire.
  3. Présentations à 66 % d'achèvement :
    1. essais effectués en usine et sur place des composants, des sous-systèmes, des systèmes et des systèmes intégrés pendant la construction, l'installation et la mise en service définis et détaillés dans le devis de mise en service;
    2. activités de mise en service à différer jusqu'à la phase d'exploitation et la période de garantie;
    3. devis détaillé de mise en service;
    4. plan de mise en service mis à jour, etc.;
    5. manuel de gestion du bâtiment détaillé;
    6. document lié à l'esprit de la conception mis à jour;
    7. budget E&E mis à jour;
    8. plan de formation mis à jour;
    9. définir les codes du système de gestion de l'entretien (SGE) concernant tout l'équipement présenté dans les documents de construction, les schémas et les schémas unilignes;
    10. donner un aperçu des formulaires RP et VR. Fournir ces formulaires pour tous les composants, tout l'équipement et tous les systèmes soumis à des essais.
  4. Présentations à 99 % d'achèvement :
    1. le devis de mise en service est intégré dans le devis du projet;
    2. le plan de mise en service est terminé à 90 %;
    3. le manuel de gestion du bâtiment est terminé à 90 %;
    4. le manuel lié à l'esprit de la conception est terminé à 90 %; il donne les détails de chaque système de bâtiment, y compris tous les calculs d'ingénierie;
    5. budget E&E définitif;
    6. présenter les identificateurs du système de gestion de l'entretien (SGE) sur les documents de construction et sur chaque formulaire de RP et VR;
    7. plan de formation terminé à 100 % indiquant la portée et la durée de la formation;
    8. renseignements relatifs à la conception ajoutés aux formulaires de RP.
  5. Présentations à 100 % d'achèvement :
    1. cette présentation intègre toutes les révisions exigées dans le cadre de l'examen de la présentation à 99 % d'achèvement;
    2. plan de mise en service terminé;
    3. mettre à jour le document lié à l'esprit de la conception de manière à tenir compte de tout changement effectué dans la présentation à 99 % d'achèvement.

14. Construction et mise en service

  1. Généralités :
    1. Après adjudication du contrat, analyser et mettre à jour les formulaires RP et VR, les listes de contrôle d'installation/démarrage, le plan de mise en service, le plan de formation, le devis et le calendrier de mise en service pour s'assurer de la pertinence des changements de construction de l'ouvrage. Se reporter au Guide d'élaboration et d'utilisation des listes de vérification de l'installation/du démarrage (CP.9) et au Guide d'élaboration et d'utilisation des formulaires de rapport et des éléments graphiques (CP.10);
    2. en collaboration avec l'entrepreneur, examiner/sélectionner les instruments d'essai à utiliser et effectuer l'étalonnage des instruments;
    3. intégrer les données pertinentes tirées des dessins d'atelier approuvés ainsi que les données des composants installés immédiatement après approbation;
    4. analyser la conformité aux documents contractuels de l'entrepreneur;
    5. attester et certifier les essais, y compris ceux effectués avant la dissimulation et le démarrage;
    6. vérifier que chaque système est achevé, que son fonctionnement est sécuritaire et prêt pour le démarrage;
    7. examiner tous les rapports d'essais et prendre les mesures nécessaires avec l'entrepreneur quand le travail n'est pas conforme au contrat;
    8. avertir immédiatement le gestionnaire de projet de SPAC quand les essais ne sont pas conformes aux exigences du projet et quand le travail de correction a des répercussions sur le calendrier;
    9. s'assurer que tous les travaux non conformes sont corrigés, et confirmer que l'installation de composants et de systèmes est prête pour la phase de mise en service;
    10. aider le représentant du Ministère lors de l'évaluation des factures des essais présentées par les entreprises pour des services effectués;
    11. examiner toute nomenclature de gestion d'entretien et toutes les soumissions préparées par l'entrepreneur. S'assurer de l'achèvement de l'équipement installé.
  2. Manuels et rapports - Se reporter au Guide de rédaction du manuel de gestion du bâtiment (CP.4) :
    1. quatre semaines avant le début de la formation, assembler, examiner et approuver :
      1. tous les documents liés à la mise en service, y compris les documents, les procédures et les résultats attendus de la VR;
      2. en collaboration avec l'entrepreneur, examiner/sélectionner les instruments d'essai à utiliser et effectuer l'étalonnage des instruments;
      3. réviser le Manuel de gestion du bâtiment au fur et à mesure que la construction progresse, et s'assurer qu'il reflète les systèmes installés;
      4. terminer le guide des procédures normales d'exploitation : vérifier et certifier l'achèvement, la pertinence et la précision. En éditer quatre (4) jeux et les soumette au gestionnaire de projet de SPAC avant la mise en oeuvre du plan de formation. L'entrepreneur gardera un exemplaire de chaque volume pour ses dossiers et pour utilisation lors de la mise en oeuvre du plan de formation.
      5. examiner le manuel E&E : vérifier et certifier l'achèvement, la précision, la pertinence et la présentation. En soumettre quatre (4) jeux au gestionnaire de projet de SPAC conformément aux Sections [01730][01732][01007] du devis du projet avant l'acceptation provisoire ou la mise en oeuvre du plan de formation. S'assurer que l'entrepreneur assemble tous les résultats des essais certifiés et qu'il les incorpore dans le manuel E&E. L'entrepreneur gardera un exemplaire de chaque volume pour ses dossiers et pour utilisation lors de la mise en oeuvre du plan de formation.
  3. Formation : mettre en oeuvre le plan de formation. Se reporter au Guide de rédaction des plans de formation (CP.5).
    1. Soumettre le plan de formation au gestionnaire de projet de SPAC pour examen et commentaires, au moins deux semaines avant la date de formation proposée. Le mettre à jour et soumettre de nouveau, au besoin. Ajouter un calendrier et un aperçu des cours qui résument le contenu et la durée de la formation. La formation donnée doit clairement véhiculer :
      1. une idée de l'esprit de la conception;
      2. les limites des systèmes;
      3. les raisons liées au choix des systèmes.
    2. Déterminer les dates des séances de formation en coordination avec le gestionnaire de projet de SPAC. Ce dernier déterminera le lieu et fournira une liste des participants.
    3. Préparer un résumé des séances de formation. Indiquer les dates, la matière et tout le personnel présent à la formation. Après la formation, soumettre un résumé de la formation au gestionnaire de projet de SPAC.
    4. Prendre les arrangements nécessaires pour que le personnel E&E se familiarise avec le chantier pendant la construction/installation.
    5. L'expert-conseil donnera des séances de formation sur l'esprit de la conception et la philosophie de l'exploitation de chaque système de bâtiment, y compris des systèmes architecturaux et les systèmes intégrés de bâtiment (tous ensemble). Utiliser le manuel E&E et le document lié à l'esprit de la conception pour donner les séances de formation.
    6. L'entrepreneur donnera des séances de formation sur le fonctionnement et l'entretien des composants, de l'équipement, des sous-systèmes, des systèmes et des systèmes intégrés.
    7. Consigner le temps, la date et la matière des séances de formation au fur et à mesure qu'elles sont données. Indiquer le nom de ceux qui sont présents à chaque séance de formation.
  4. Pièces de rechange :
    1. Finaliser la livraison, l'inventaire et l'entreposage de toutes les pièces de rechange, de tous les outils spéciaux et matériaux d'entretien qui figurent au devis.
  5. Vérification du rendement (VR) des composants, sous-systèmes, systèmes et systèmes intégrés :
    1. Mettre à l'essai tous les composants, sous-systèmes, systèmes et systèmes intégrés conformément aux dispositions des documents contractuels. S'assurer que l'ouvrage répond à l'esprit de la conception et aux exigences figurant dans les directives sur la sécurité et la santé au travail du Conseil du Trésor et des ULC. Le concepteur doit attester, certifier et approuver tous les essais.
    2. Certifier et dater toutes les procédures et les résultats des essais de VR.
    3. Faire un rapport écrit au gestionnaire de projet et au gestionnaire de mise en service de SPAC indiquant la conformité ou les anomalies des activités attestées. L'expert-conseil doit étudier et recommander par écrit toute action correctrice à prendre afin de respecter la conformité avec l'esprit de la conception et les critères de conception.
    4. Apporter des solutions lors du processus de VR en ce qui concerne les différences par rapport aux paramètres de conception.
    5. En collaboration avec le gestionnaire de mise en service de SPAC, demander à l'entrepreneur de rectifier tous les travaux non conformes identifiés et consignés lors de la vérification du rendement, et régler ou modifier les systèmes pour obtenir les paramètres de conception. Refaire les essais pour vérifier la conformité.
    6. En collaboration avec le gestionnaire de mise en service et le gestionnaire de projet de SPAC, recommander la remise de l'installation sous réserve des résultats de VR et de mise en service, activités dont le report a été accepté antérieurement jusqu'à la phase d'exploitation.
    7. Avant l'inspection préliminaire, faire un rapport au gestionnaire de projet et au gestionnaire de mise en service de SPAC sur le processus de mise en service comprenant les problèmes liés à la formation, les changements indispensables à apporter aux systèmes (avec les coûts) qui ne relèvent pas de la responsabilité de l'entrepreneur, mais que l'on considère nécessaires pour répondre aux exigences du projet, les procédures de mise en service et autres renseignements, les expériences et les suggestions pour de futurs projets. Soumettre un rapport au gestionnaire de mise en service de SPAC. Répéter ce processus quand l'occupation est achevée à 80 %.
  6. Document lié à l'esprit de la conception et manuel de gestion du bâtiment :
    1. Mettre à jour le document lié à l'esprit de la conception et le manuel de gestion du bâtiment. Immédiatement avant la délivrance du certificat provisoire d'acceptation, élaborer ce document de manière à ce qu'il devienne le « Manuel de gestion du bâtiment » de façon à tenir compte des ouvrages d'après exécution. Tenir compte de tous les changements, modifications, révisions et réglages. Cela peut comprendre aussi l'intégration de rapports et documents comme le rapport sur le mesurage des superficies et l'utilisation de l'espace, le manuel de protection incendie, etc.

Fin
CP.11 : Modèle d'énoncé de mise en service

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