Manuel de mise en service CP.1

Annexe A - Exemple de plan de mise en service

Nota : Le présent document est un exemple (seulement) du type de plan de mise en service qui pourrait être utilisé pour un projet normal de conception par un expert-conseil et de construction par un entrepreneur pour l'amélioration, l'agrandissement et le remplacement des installations de laboratoires existantes.

Projet de SPAC no xxx xxx [ titre du projet ] [ date ]

Table des matières :

  1. Importance du plan de mise en service
  2. Rôles et responsabilités
  3. Révisions apportées au présent plan de mise en service
  4. Évaluation des risques
  5. But de la mise en service
  6. Portée de la mise en service
  7. Produits à livrer relatifs aux perspectives E&E
  8. Produits à livrer relatifs au processus de mise en service
  9. Produits à livrer relatifs à la gestion de la mise en service
  10. Paiements des mises en service
  11. Processus de mise en service
  12. Plan de formation

1. Importance du plan de mise en service

Le plan de mise en service est l'outil principal de planification, de gestion et de communication relatif à la mise en service, à la détermination de l'objet, aux normes, aux rôles et responsabilités, aux attentes, aux produits à livrer, etc. Il est destiné à tous les membres de l'équipe de mise en service. Il présente un aperçu de la mise en service et détermine le processus et la méthode à utiliser pour mener à bien la mise en service du projet susmentionné.

2. Rôles et responsabilités

Le plan de mise en service est destiné aux membres figurant ci-dessous :

  1. Le gestionnaire de projet de SPAC - Il détient la responsabilité générale de la gestion du projet et il est la seule personne-ressource du client, du concepteur, du gestionnaire de mise en service de SPAC et de tous les autres membres de l'équipe du projet.
  2. L'équipe de vérification de la qualité de la conception de SPAC - Elle effectue des vérifications détaillées pendant toutes les étapes de la conception afin de s'assurer de la validité des critères, de l'esprit et des solutions de conception. Elle doit aussi s'assurer que les conceptions sont bien élaborées, et que le devis de mise en service est pertinent au laboratoire visé. De plus, elle transmet au concepteur de l'information technique relative à la conception. Finalement, pendant la construction, elle peut effectuer des vérifications périodiques du chantier afin de constater le progrès général.
  3. Le gestionnaire de mise en service de SPAC - Il s'assure de la réalisation de toutes les activités relatives à la mise en service, de manière à livrer un projet entièrement opérationnel sur tous les aspects. Cela comprend la vérification de toute la documentation sur la mise en service, des vérifications de rendement, de la fiabilité, de la durabilité de fonctionnement, de l'accessibilité, de la maintenabilité, de l'efficacité opérationnelle sous toutes conditions de fonctionnement et de la protection de la santé, du bien-être, de la sécurité et du confort des occupants et du personnel E&E.
  4. Le concepteur (c.-à-d. l'expert-conseil) - Il conçoit l'installation en respectant les exigences fonctionnelles et opérationnelles du client et le budget; il prépare tous les documents de travail, y compris l'inclusion des devis de mise en service dans les devis de construction. Il surveille les activités de mise en service, atteste et certifie les activités ERE et autres essais, prépare les formulaires RP et VR, prépare le manuel de gestion du bâtiment, s'assure de la réalisation du présent plan de mise en service, effectue la vérification de rendement de tous les systèmes installés et effectue la mise en oeuvre du plan de formation.
  5. L'équipe de construction - Elle est composée de l'entrepreneur, des sous-entrepreneurs, des fournisseurs et des divers corps de métier, et elle est responsable de la construction/installation conformément aux documents contractuels, ainsi que des essais, de la prestation de la formation et de la fourniture de tous les documents de mise en service.
  6. L'agent de mise en service de l'entrepreneur - Il exécute toutes les activités de mise en service exigées dans le devis, effectue les démonstrations et les essais, dispense la formation, prépare et soumet les rapports des essais, etc. Sa responsabilité diffère de celle du surveillant des travaux de l'entrepreneur. L'agent de mise en service doit être disponible pour offrir un service d'urgence et de dépannage pendant la première année d'occupation par l'utilisateur pour effectuer des réglages et des modifications qui ne font pas partie des responsabilités du personnel E&E.
  7. Organismes de mise en service - Cela comprend :
    1. l'entrepreneur en installation ou le sous-entrepreneur en installation;
    2. le fabricant du matériel : p. ex. des ascenseurs, des génératrices de secours;
    3. le sous-entrepreneur spécialisé : p. ex. le SGE;
    4. l'organisme de mise en service spécialisé : il possède des compétences spécialisées, par exemple dans les domaines concernant les conditions climatiques internes, la qualité de l'air intérieur (QAI) et dans d'autres domaines relatifs au milieu environnant qui sont essentiels au programme du client, mais qui ne sont pas dans le champ d'expertise d'autres organismes de mise en service du présent projet. Si l'identification de ce spécialiste n'est pas précisée dans le devis de mise en service, elle le sera à une date ultérieure;
    5. l'organisme d'ERE : le matériel et les systèmes qui font l'objet de mesures et d'ajustements de débit et de pression afin de respecter les valeurs indiquées ou figurant au devis (cela comprend les systèmes avec conduits d'air et ceux à circulation d'eau, les ventilateurs et les pompes).

    Tous les organismes de mise en service devront offrir un service d'urgence et de dépannage au cours de la première année d'occupation par l'utilisateur pour effectuer des réglages et des modifications dont le personnel E&E n'est pas responsable. Il s'agit entre autres de modifications du taux de renouvellement d'air en réponse aux modifications des effluents de gaz, des modifications des charges de refroidissement et de chauffage en dehors des valeurs limites du SGÉ, des modifications des stratégies de contrôle du SGÉ non visées par la formation offerte au personnel E&E.

    Les noms des employés affectés à la mise en service, des renseignements détaillés sur les instruments qui seront utilisés et les procédures de mise en service qui seront suivies, seront fournis au plus tard trois (3) mois après l'adjudication du contrat de façon à permettre un examen convenable et l'obtention des approbations.

  8. Emménagement du client : le déménagement du client depuis le lieu actuel jusqu'au nouveau bâtiment, bien que cela ne fasse pas partie de la mise en service, devrait être pris sérieusement en considération par le concepteur de manière à provoquer seulement des interruptions mineures dans le programme d'activités du client.
  9. Gestionnaire immobilier : il est chargé de recevoir l'installation rénovée, il est responsable de l'exploitation quotidienne et de l'entretien de l'installation et joue un rôle primordial pendant la phase d'exploitation et par la suite.

3. Révisions apportées au présent plan de mise en service

Le présent plan de mise en service sera revu, révisé et mis à jour à mesure que les détails de conception et la production des documents de travail progressent et, si nécessaire, pendant la construction.

Chaque fois que le plan est révisé, le numéro de la révision et la date doivent être révisés aussi. Le plan de mise en service révisé doit être soumis au gestionnaire de projet et au gestionnaire de mise en service de SPAC pour examen et approbation.

4. Évaluation des risques

Pour la construction de bâtiments à laboratoires, le rendement de chaque système aura une incidence sur le rendement de tous les autres systèmes, et un rendement médiocre fait courir d'énormes risques aux conclusions de la recherche scientifique (avec peut-être une incidence négative sur la confiance accordée par la communauté scientifique à ce genre de recherche). Par conséquent, on prévoit vérifier le rendement de tous les systèmes et de tout le matériel installés dans le nouvel immeuble de laboratoire avant l'acceptation par l'utilisateur.

5. But de la mise en service

La mise en service assurera une installation entièrement fonctionnelle :

  1. dont on a la preuve que les systèmes respectent les exigences fonctionnelles du client avant la date d'acceptation, fonctionnent constamment de façon optimale conformément aux budgets énergétiques établis et sous des charges normales;
  2. dont le client et le personnel d'exploitation et d'entretien ont reçu une formation complète concernant tous les aspects de tous les systèmes installés;
  3. dont on a optimisé les coûts du cycle de vie;
  4. dont tous les systèmes et l'équipement installés sont entièrement étayés par des documents.

6. Portée de la mise en service

La présente mise en service est basée sur la DDP et a été préparée avant l'élaboration du rapport de définition du concept. Par conséquent, il est possible en ce moment de se reporter aux systèmes seulement en des termes très généraux. Les systèmes faisant l'objet d'une mise en service sont les suivants :

  1. Architecture et structure
    • Sécurité relative à l'accessibilité et au fonctionnement
    • Systèmes de planchers techniques
    • Service d'ascenseursNote de bas de page **
    • Appareils de transport verticalNote de bas de page **
    • Matériel de cuisine
    • Portes spéciales dans les laboratoires
    • Quincaillerie de portes et de fenêtres
    • Protection du caractère patrimonial du bâtiment
  2. Mécanique
    • Systèmes de conditionnement d'air, conditions ambiantes des locaux, qualité de l'air intérieur, bruits et vibrations
    • Systèmes d'évacuation et systèmes d'appoint connexes
    • Appareils de récupération de chaleur
    • Appareils de désenfumageNote de bas de page **
    • Plomberie et autres installations techniques
    • Systèmes d'extinction d'incendie et de protection incendieNote de bas de page **
  3. Électricité
    • Matériel de transformation et appareillage de connexion pour lignes haute tension, et réseaux de distribution haute tension
    • Réseaux de distribution basse tension (moins de 750 V)
    • Génératrice de secours, alimentation sans coupure, systèmes à batterie, éclairageNote de bas de page **
    • Équipement d'éclairage et réseaux de distributionNote de bas de page **
    • Affichage de sortie de secoursNote de bas de page **
    • Commutateurs de transfert, contrôleurs, systèmes d'alarme-incendie, panneaux de commande, annonciateursNote de bas de page **
    • Systèmes de communication vocale et audiovisuelsNote de bas de page **
    • Systèmes d'information, de communication et de données électroniques
    • Systèmes anti-intrusion, de contrôle d'accès et de sécuritéNote de bas de page **
    • Systèmes de protection contre la foudre

Notes de bas de page

Note de bas de page **

Ces systèmes sont des systèmes de sécurité des personnes.

Retour à la référence de la note de bas de page **

7. Produits à livrer liés à l'E&E

La liste ci-dessous représente un bref aperçu des produits à livrer. Aux fins de la réalisation du programme de mise en service, le concepteur doit utiliser un système informatisé de gestion des données qui englobera le coût de la main d'oeuvre, des matériaux et du matériel TED pour réaliser le programme (p. ex., plans et devis d'après exécution, documents de VR et de mise en service, manuel de gestion du bâtiment et plan de formation). Des manuels distincts doivent être publiés, un en anglais et l'autre en français. Les produits à livrer doivent inclure un disque en double et deux (2) copies sur papier. Tous les documents doivent être envoyés au gestionnaire immobilier dans un format électronique compatible qui permet facilement leur saisie pour la gestion des données.

  1. Rapport sur l'exploitation et l'entretien de l'installation - Ce rapport est une étude qui montre comment l'installation sera exploitée. Il doit inclure le personnel E&E, le personnel de sécurité, le personnel du service de nettoyage, les espaces requis pour E&E, l'organisation relative à la circulation d'entrée et de sortie des matériaux de l'installation, etc. Ce rapport sera rédigé par le concepteur avec la participation du gestionnaire de mise en service de SPAC et du gestionnaire immobilier [et utilisateur].
  2. Budget d'exploitation et d'entretien - Ce budget sera élaboré en fonction du rapport E&E de l'installation. Au fur et à mesure que la conception progresse, il sera mis à jour en incluant des sections sur les divers éléments d'exploitation et d'entretien (p. ex. : contrats d'entretien, de nettoyage, etc.). Le budget d'exploitation et d'entretien sera élaboré par le concepteur avec la participation de l'Équipe de vérification de la qualité de conception de SPAC, du gestionnaire de mise en service de SPAC et du gestionnaire immobilier et client.
  3. Budget énergétique de calcul - Ce budget sera préparé par le concepteur avec la participation du gestionnaire de mise en service de SPAC et de l'Équipe de vérification de la qualité de conception de SPAC, présenté avec le rapport de définition du concept et mis à jour à l'achèvement des documents de travail.
  4. Manuel de gestion du bâtiment - Ce manuel apportera des renseignements complets relatifs à la conception, à la mise en oeuvre, à l'exploitation et à l'entretien de tout le projet. Il doit comprendre, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :
    1. Le manuel de procédure normale d'exploitation (PNE) - Ce manuel doit inclure la description de chaque système et la description de tous les modes d'exploitation. Il sera élaboré par le concepteur à mesure que la conception progresse. Il doit être achevé à 90 % avant l'appel d'offres. Pendant la phase de mise en service, des révisions et des améliorations y seront apportées par le concepteur, de manière à ce qu'il soit achevé à 100 % avant la délivrance du certificat provisoire. Il fera l'objet d'autres améliorations pendant la période de garantie quand tous les systèmes sont mis au point, que les réglages des points de consigne sont effectués, etc.
    2. Manuel d'exploitation et d'entretien (E&E) - Ce manuel doit être préparé par l'entrepreneur à mesure que la construction/installation progresse et être examiné par le concepteur. Il doit être achevé à 90 % avant les inspections de démarrage. Pendant la phase de mise en service, toute donnée manquante y sera incorporée, de manière à ce qu'il soit achevé à 100 % avant la délivrance du certificat provisoire. Pendant la période de garantie, il fera l'objet d'améliorations selon le besoin. Ce manuel sera structuré de manière à pouvoir le maintenir à jour avec un minimum de temps et de ressources.
    3. Le manuel de conformité des systèmes de sécurité des personnes (CSPP) - Il comprend des renseignements relatifs à tous les cas d'urgence possibles tels que présence de fumée, incendies, inondations, fuites de gaz, coupures de courant ou d'alimentation d'eau, manque de chauffage ou de refroidissement, ascenseurs ou escaliers mécaniques en panne, évacuation d'urgence, fuites de frigorigène, déversements de produits chimiques, situations d'urgence dans les installations de chauffage et de refroidissement, interruption de la livraison de combustible et infraction à la sécurité. Les renseignements doivent être disponibles immédiatement et compréhensibles pour les utilisateurs ayant ou non des connaissances techniques. Le point de départ de ce manuel est le manuel CSPP de SPAC, mais dans une version enrichie pour l'adapter à l'installation. Pour fins de référence, on peut se procurer des exemples de manuels de CSPP auprès du gestionnaire de mise en service de SPAC.
    4. Le manuel du SIMDUT - Ce manuel est contenu dans un cahier séparé contenant toute l'information relative aux produits utilisés dans l'exploitation et l'entretien des bâtiments. Ce manuel doit être subdivisé par fournisseur et ensuite par produit. Une table des matières détaillée doit être incorporée au début du manuel.
    5. La signalisation d'orientation. On y fait référence à la Partie 1 - Exigences générales du projet. Suivre les directives du Manuel du Programme de coordination de l'image de marque du Conseil du Trésor.
    6. Essais et inspections de vérification de rendement en usine - Les essais en usine seront attestés par l'Équipe de vérification de la qualité de conception de SPAC et seront attestés et examinés par le concepteur. Le gestionnaire de mise en service de SPAC pourrait vouloir y participer.
    7. Garanties - Un relevé complet sera remis par l'entrepreneur au concepteur, qui l'examinera avant de le présenter au gestionnaire de mise en service de SPAC qui, à son tour, en recommandera l'acceptation par le gestionnaire de projet de SPAC.
    8. Marchés de services - Bien que les marchés de services ne fassent pas partie de la mise en service, le concepteur et le gestionnaire de mise en service de SPAC aideront le gestionnaire immobilier à les élaborer en fournissant une description de tous les éléments inclus dans les marchés de services.
    9. Dessins et devis d'après exécution - Les plans et devis d'après exécution seront produits par le concepteur et ils seront fondés sur les documents du dossier du projet conservés sur le chantier, et toutes les modifications indiquées par l'entrepreneur y seront intégrées. L'exactitude des plans et devis sera vérifiée par le concepteur et par le gestionnaire de mise en service de SPAC avant la préparation du devis et des dessins conformes à l'exécution, et après leur présentation par le concepteur. Les plans et devis conformes à l'exécution devront être achevés à temps pour être utilisés au cours des inspections avant la mise en marche.
    10. Plan de formation - Le plan de formation sera élaboré par le concepteur et approuvé par le gestionnaire de mise en service de SPAC pour répondre à des besoins particuliers du projet. Le plan comprendra des renseignements détaillés fournis par le gestionnaire immobilier relatifs au nombre de participants, à leurs qualifications et compétences préalables, leur type de formation (c.-à-d. observation, travaux pratiques, cours magistraux), etc. Les formateurs seront le concepteur, l'entrepreneur, les sous-entrepreneurs spécialisés et les fournisseurs et les fabricants du matériel. La durée de la formation pour chaque système, le matériel d'instruction, etc., dépendra de la complexité de ces systèmes et des besoins du GII. Le plan comprendra aussi des dispositions pour des besoins de formation continue à long terme (p. ex. enregistrement vidéo), etc. La formation se déroulera sous la direction du concepteur et sous la surveillance du gestionnaire de mise en service de SPAC.
    11. Relevé des pièces de rechange, des outils spéciaux, des matériaux d'entretien - Ce relevé sera effectué au cours de la phase de la conception par le concepteur avec la participation du gestionnaire de mise en service de SPAC, selon la complexité du projet et la disponibilité immédiate. Les éléments qui figurent au relevé doivent être précisés par le concepteur, vérifiés par l'entrepreneur immédiatement après la livraison pour s'assurer qu'ils sont tous accompagnés d'instructions concernant leur utilisation, puis sont consignés, emballés, identifiés et entreposés par l'entrepreneur dans des installations qui seront désignées par le gestionnaire de projet de SPAC et par le gestionnaire de mise en service de SPAC.

8. Produits à livrer relatifs au processus de mise en service

  1. Description des activités précédant la mise en service et production des documents connexes - Pour chaque activité, on déterminera l'ampleur de la participation des membres de l'équipe de mise en service (qui examine, qui réalise, qui surveille, qui certifie, etc.). La description de ces activités sera préparée par le concepteur avec la participation du gestionnaire de mise en service de SPAC, et comprendra les éléments suivants :
    1. Essais de vérification du rendement de fonctionnement en usine - Ces essais et leurs résultats (y compris les rapports) peuvent être attestés et examinés par l'Équipe de vérification de la qualité de conception de SPAC et certifiés par le concepteur.
    2. Essais avant le démarrage réalisés au cours de la construction. Ces essais comprendront les essais sous pression, les essais statiques, le lavage, le nettoyage, les essais de démarrage initial, etc. Ils seront exécutés par l'entrepreneur et attestés et certifiés par le concepteur. Les documents remplis seront inclus dans le rapport de mise en service.
    3. Inspections avant le démarrage exécutées par le concepteur avant de démarrer et avant la rectification de tous les travaux non conformes. Il utilisera des listes de contrôle de l'installation approuvées. Les documents remplis seront inclus dans le rapport de mise en service.
    4. Démarrage - Il est réalisé par l'entrepreneur, le fabricant du matériel, le fournisseur et/ou un sous-traitant installateur spécialisé, sous la direction du concepteur. Il comprendra aussi la rectification, par l'entrepreneur, de tous les travaux non conformes décelés au démarrage, à la satisfaction du concepteur et du gestionnaire de mise en service de SPAC.
    5. ERE et vérification du rendement - Ces opérations seront exécutées par l'organisme de mise en service approuvé et répétées si nécessaire jusqu'à ce que le concepteur soit satisfait des résultats. Les procédures seront peut-être modifiées en fonction des exigences du projet. Les résultats consignés seront attestés et certifiés par le concepteur au moyen de formulaires IP et VR approuvés. Les rapports de mise en service achevés seront approuvés par le concepteur et transmis au gestionnaire de mise en service de SPAC, qui se réserve le droit de vérifier jusqu'à [30 %] de tous les résultats consignés. Toute défaillance d'un élément sélectionné au hasard entraînera inévitablement le refus du rapport ERE ou du rapport de démarrage et des essais du système.
  2. Calendrier des systèmes intégrés et documents connexes - Le calendrier des systèmes intégrés et la production des documents connexes seront préparés conjointement par le concepteur et par le gestionnaire de mise en service et ils détermineront les systèmes intégrés faisant l'objet d'une mise en service en plus de ceux dont la liste figure ci-dessous :
    • systèmes d'alarme incendie;
    • pompes d'incendie et contrôleurs;
    • systèmes de communication vocale;
    • génératrice de secours;
    • commutateurs de transfert et contrôleurs;
    • installations d'éclairage de secours;
    • systèmes de sécurité des personnes identifiés ci-dessus;
    • systèmes de désenfumage;
    • systèmes de conditionnement des locaux et QAI.

    La mise en service sera effectuée par l'entrepreneur ou par des organismes de mise en service désignés, au moyen de procédures élaborées par le concepteur et approuvées par le gestionnaire de mise en service de SPAC. Ces procédures seront attestées par le concepteur, qui certifiera les résultats. Les résultats consignés seront attestés et certifiés par le concepteur en utilisant des formulaires IP approuvés. Dès l'achèvement satisfaisant des essais, l'organisme de mise en service qui les effectue préparera le rapport de mise en service exigé, qui sera certifié par le concepteur et transmis au gestionnaire de mise en service de SPAC, qui se réserve le droit de vérifier un certain pourcentage de tous les rapports consignés sans coût supplémentaire.

  3. Identification - Le gestionnaire de mise en service de SPAC, en collaboration avec le gestionnaire immobilier, établira au cours de la phase de conception un système d'identification pour tous les systèmes et le matériel répondant aux exigences finales d'identification du SGE (Système de gestion de l'entretien). Ce système correspondra au système d'identification utilisé dans les documents d'exécution par le concepteur. Au cours de la mise en service et avant la mise à disposition et l'acceptation, le concepteur, l'entrepreneur, le gestionnaire immobilier et le gestionnaire de mise en service de SPAC collaboreront pour remplir des feuilles de données relatives aux stocks et aider le personnel de SPAC à mettre en oeuvre entièrement le système d'identification du SGE.
  4. Devis de mise en service - Un devis préliminaire de mise en service sera élaboré et soumis en même temps que le rapport d'avant-projet. Des versions définitives seront préparées par le concepteur au cours de la phase de préparation des documents d'exécution et insérées dans le devis du projet. Un devis générique de mise en service sera fourni par SPAC et adapté au projet par le concepteur. Ce devis sera complété au besoin par le devis de mise en service pour la réalisation du projet, élaboré par le concepteur et examiné par le gestionnaire de projet de SPAC et approuvé par le gestionnaire de mise en service de SPAC. Il comprendra aussi des exemples de formulaires de rapport RP et VR.
  5. Listes de vérification de l'installation et du démarrage - Les listes de vérification de l'installation et du démarrage sont nécessaires pour que le gestionnaire de mise en service de SPAC puisse savoir quels systèmes sont prêts pour la mise en service. Le gestionnaire de mise en service de SPAC fournira au concepteur une liste générale que ce dernier adaptera pour répondre aux exigences du projet. Lorsque les listes n'existent pas, elles seront élaborées par le concepteur et approuvées par le gestionnaire de mise en service de SPAC.
  6. Formulaires de rapport de renseignements sur les produits (RP) - Toutes les renseignements sur les produits relatifs au matériel et aux composants fournis et installés, dans le cadre du présent projet, seront consignés sur des formulaires de rapport RP approuvés semblables aux exemples joints aux devis de mise en service. Certains formulaires de rapport RP existent déjà, tandis que d'autres seront préparés par le concepteur, examinés par les spécialistes des différentes disciplines et approuvés par le gestionnaire de mise en service de SPAC au plus tard dix [10] semaines après l'approbation des dessins d'atelier touchant tout le matériel en question. Les instructions relatives à leur utilisation seront indiquées dans les devis de mise en service. Tous les formulaires de rapport de renseignements sur les produits (RP) remplis seront certifiés par le concepteur. Après examen et vérification par le gestionnaire de mise en service de SPAC, ces formulaires de rapport seront incorporés au manuel de gestion du bâtiment.
  7. Formulaires de rapport de vérification du rendement (VR) - Tous les résultats des essais et des activités de mise en service seront consignés sur des formulaires de rapport de vérification du rendement (VR) approuvés semblables aux exemples joints aux cahiers des charges de mise en service. Certains formulaires de rapports VR existent déjà, tandis que d'autres seront préparés par le concepteur, examinés par les spécialistes des différentes disciplines et approuvés par le gestionnaire de mise en service de SPAC au plus tard dix [10] semaines après l'approbation des dessins d'atelier touchant tout le matériel en question. Les instructions relatives à l'utilisation seront indiquées dans les cahiers des charges de mise en service. Tous les formulaires de rapports de VR remplis seront certifiés par le concepteur. Après examen et vérification par le gestionnaire de mise en service de SPAC, ces formulaires de rapports seront incorporés aux rapports de mise en service pertinents.
  8. Rapports de mise en service - Les formulaires de rapport VR remplis seront incorporés aux rapports de mise en service correctement présentés. Avant l'acceptation de l'un de ces rapports, tous les résultats consignés feront l'objet d'une vérification par le gestionnaire de mise en service de SPAC.
  9. Activités au cours de la période de garantie - Bien que toutes les activités de mise en service doivent être terminées avant la délivrance du certificat provisoire, on prévoit que certaines activités de mise en service seront nécessaires au cours de la période de garantie, notamment :
    • mise au point des systèmes CVCA;
    • réglage du débit de renouvellement d'air afin de favoriser une bonne QAI et de réduire les effets nocifs des COV contenus dans les gaz dégagés par les matériaux de construction et l'ameublement, etc.;
    • exercices complets d'évacuation d'urgence.
  10. Essais à exécuter par le client - Les essais seront déterminés au cours d'une étape ultérieure de l'élaboration du projet.

9. Produits à livrer relatifs à la gestion de la mise en service

L'efficacité de fonctionnement du matériel et des systèmes sensibles aux variations saisonnières sera particulièrement modifiée par les changements de température, la vitesse du vent, l'humidité et la pression atmosphérique. Ces changements doivent être déterminés au cours de l'élaboration de la conception. Au fur et à mesure que la conception sera étoffée, le plan de mise en service sera révisé de façon à inclure des dispositions prévoyant l'essai de tous les paramètres selon la gamme complète de conditions d'exploitation, et à vérifier les réactions du matériel et des systèmes dans toutes les conditions. Cette démarche est nécessaire car l'exploitation dans les règles de tous les systèmes a un effet déterminant sur la santé, la sécurité, le confort et le bien-être des occupants et des utilisateurs.

L'achèvement des rénovations dans le laboratoire existant à l'intérieur du délai stipulé est essentiel à la continuation de l'exploitation par le client avec un minimum d'interruption.

Puisque l'accès aux aires sécuritaires ou restreintes sera très difficile après la prise de possession, il est nécessaire de terminer la mise en service du matériel et des systèmes touchés par l'occupation, la température et les variations saisonnières dans ces aires avant que l'immeuble ne soit occupé. Prévoir six (6) mois dans le calendrier d'achèvement pour la vérification du rendement au cours de saisons et de conditions météorologiques complètement différentes.

Des exigences détaillées relatives aux dates des diverses activités de mise en service d'autres systèmes seront énoncées dans les cahiers des charges de mise en service.

  1. Calendriers de mise en service - La mise en service sera organisée de manière à éviter tout retard dans le processus d'examen et d'approbation. Les étapes nécessaires dans ce processus seront incorporées dans les cahiers des charges de mise en service.
  2. Ordonnancement des activités de mise en service - Un calendrier de cheminement critique détaillé sera préparé par l'agent de mise en service et présenté au concepteur, au gestionnaire de mise en service de SPAC et au gestionnaire de projet de SPAC pour examen et approbation en même temps que le calendrier de construction et d'achèvement. Après son approbation, il sera intégré au calendrier de construction et d'achèvement de l'entrepreneur. Le concepteur, l'agent de mise en service, l'entrepreneur et le gestionnaire de mise en service de SPAC surveilleront le progrès de la mise en service par rapport au calendrier établi.

    Un calendrier détaillé distinct des activités quotidiennes sera fourni par l'agent de mise en service pour la mise en service de tous les systèmes et de l'équipement. Ce calendrier comportera un calendrier de formation détaillé pour démontrer l'absence de conflit d'horaire avec les essais.

10. Paiements des mises en service

Ce point sera élaboré à mesure que la conception progressera.

11. Processus de mise en service

  1. Généralités - L'entrepreneur doit assumer le rôle de l'agent de mise en service. Cela comprend la responsabilité de la gestion de la mise en service, y compris la surveillance, la formation, les garanties, etc. L'équipe de mise en service du projet et le concepteur seront engagés dans le processus, au cours de leurs examens de routine, feront part de leurs commentaires sur l'acceptabilité des installations à mesure que celles-ci sont installées, et en particulier, attesteront les essais des systèmes terminés. L'agent de mise en service n'a pas l'autorité de déterminer l'acceptabilité des installations. Les essais effectués par l'entrepreneur demeureront la responsabilité individuelle des différents corps de métier. Cependant, les essais seront attestés par l'agent de mise en service et, peut-être, par la personne désignée. L'acceptation du matériel et/ou des systèmes incombe uniquement aux personnes autorisées à le faire tel que stipulé dans le contrat.

    Comme précisé dans le devis, il existe un certain nombre de phases de mise en service - documentation, installation, essais et vérification du matériel et des systèmes installés. Des essais statiques ou de démarrage préliminaire sont déterminés pour tout le matériel. Ces essais comprennent les essais sous pression des conduits et de la tuyauterie et les essais au mégohmmètre. L'acceptation du matériel au moyen de fiches de vérification de démarrage préliminaire est décrite dans le devis. Après avoir vérifié les pièces séparées du matériel ou des systèmes pour fins de conformité, le démarrage peut commencer.

  2. Systèmes à mettre à l'essai en conformité avec les codes - Quand des essais sont exigés dans le cadre d'un processus réglementaire et que des procédures de mise en service sont entièrement élaborées et sont appropriées au projet, le gestionnaire de mise en service de SPAC doit s'assurer que tous les essais exigés par les codes en vigueur sont effectués. Le gestionnaire de mise en service de SPAC attestera ces essais dans le cadre de son rôle d'assureur de la qualité.
  3. Systèmes à mettre en service
    1. Architecture
      1. Murs extérieurs - Des relevés thermographiques seront effectués pour assurer un niveau d'étanchéité approprié après l'achèvement de l'enveloppe extérieure, pour s'assurer de la capacité des systèmes CVCA permanents à maintenir une pression ou une dépression adéquate ainsi qu'une température d'au moins 20 °C à l'intérieur quand, à l'extérieur, la vitesse du vent est inférieure à 10 km/h.
    2. Mécanique
      1. Essais des systèmes CVCA - Chaque pièce fera l'objet d'un essai de démarrage dans son mode autonome, c'est-à-dire sans l'achèvement des interfaces de contrôle ni de l'alarme-incendie. À cette étape-ci, des vérifications avant la mise en marche seront effectuées et les documents pertinents seront achevés. Dans le cas des systèmes à circulation d'eau, après que les pompes aient été mises en marche et les vérifications des démarrages préliminaires terminées, le processus de nettoyage peut commencer. À ce stade, on accordera une attention particulière aux pièces qui pourraient nuire au fonctionnement du matériel, par exemple celles produisant du bruit et des vibrations. Il est bien connu que les essais de réglage et d'équilibrage peuvent avoir une incidence sur certains paramètres. Après le démarrage du matériel, on mettra à l'essai les uns après les autres les systèmes connexes à ce matériel en même temps que les systèmes de commande. La documentation des systèmes sera achevée par l'agent de la mise en service avant que la vérification et la formation ne commencent.
      2. Installations de plomberie - Chaque élément fera l'objet d'un essai de démarrage de manière similaire à celle appliquée aux systèmes CVCA. La plus grande partie du matériel sera mise en marche dans son mode autonome, et les essais de fonctionnement automatique des systèmes connexes seront vérifiés les uns après les autres en même temps que les systèmes de commande. La documentation des systèmes sera achevée par l'agent de la mise en service avant que la vérification et la formation ne commencent.
      3. Régulation - Les essais, la mise en service et l'acceptation de la régulation sont bien définis dans le devis. Il est prévu que l'entrepreneur effectue les essais systématiques en même temps que le démarrage. Une vérification complète systématique sera effectuée dans le cadre de la vérification du système et attestée par le concepteur et le spécialiste de mise en service de la régulation de SPAC. Le gestionnaire de mise en service de SPAC peut décider d'y participer. Une démonstration de la régulation sera attestée par l'agent de mise en service du SGÉ et par l'agent de mise en service de l'entrepreneur avant l'essai d'acceptation définitive à 30 jours. On considère que la mise en service finale sera exécutée au cours de ces deux étapes et que le seul essai supplémentaire exigé à la fin de « l'essai d'acceptation finale » sera l'essai hors saison. Le système de documents sera terminé par l'agent de mise en service et présenté pour examen avant le début de la vérification et de la formation.
      4. Hottes de laboratoire et enceintes de biosécurité - Toutes les hottes et laboratoire et enceintes de biosécurité doivent faire l'objet d'essais de performance comme précisé dans le Chapitre 5.1 - Guide de sécurité pour les opérations de laboratoire du Conseil du Trésor et en conformité avec ce document. Les essais doivent être effectués par l'entrepreneur d'ERE dans le cadre de l'équilibrage global du bâtiment et des systèmes. La certification de toutes les enceintes de biosécurité doit être exécutée par un expert en essais qualifié, reconnu et indépendant après l'équilibrage final des systèmes à air. Aucun système intégré ne doit être mis à l'essai avant que les enceintes de biosécurité n'aient été certifiées.
    3. Électricité
      1. Réseaux de distribution - Les essais et la mise en service du réseau de distribution principal sont précisés dans le devis. Un organisme d'essais indépendant doit effectuer les essais précédant et suivant l'application d'une charge. Les rapports des essais doivent être présentés pour examen avant que la vérification du système n'ait eu lieu. À l'exception de ces essais, les essais d'entrepreneur se limitent aux essais des câbles d'alimentation effectués au mégohmmètre.
      2. Réseaux basse tension - Ces réseaux, y compris les systèmes de communication et de l'éclairage à basse tension, seront vérifiés conformément aux documents contractuels. Le concepteur doit attester les essais des réseaux.
      3. Systèmes d'alimentation de secours - Les essais de vérification de niveau et de la portée de l'éclairage, indiqués dans le devis, seront effectués tout d'abord en interrompant l'alimentation de courant normale. Les commutateurs de transfert seront mis à l'essai en simulant une panne de courant. On vérifiera l'alimentation de tout le matériel nécessitant une alimentation de secours (p. ex., l'éclairage).
      4. Ascenseurs et ventilateurs, etc. - Le concepteur doit attester tous les essais des systèmes.
    4. Systèmes de sécurité des personnes
      1. Système de gicleurs et réseau de canalisations d'incendie - Les systèmes de gicleurs sous eau et sous air ainsi que le réseau de canalisations d'incendie feront l'objet d'essais de débit dans le cadre de la vérification du système d'alarme incendie conformément aux normes ULC 537 et 536. Le concepteur et l'agent de mise en service doivent attester les essais.
    5. Systèmes d'alarme-incendie - Ces systèmes feront l'objet d'essais après l'achèvement de tous les autres aspects des systèmes de sécurité des personnes et autres systèmes de sécurité. Les essais de l'entrepreneur comprendront une vérification complète conformément à la norme CAN/ULC S537-M90. Après l'attestation et la certification du rapport par le concepteur, tous les appareils et toutes les zones feront l'objet d'une démonstration en conformité avec la norme ULC 536. Le concepteur et l'agent de mise en service de SPAC doivent attester les essais.
    6. Vérification de la mise en service par le concepteur - Le concepteur doit attester les essais de tous les systèmes et de tous les systèmes intégrés.
    7. Documents
      1. Le manuel de gestion du bâtiment sera assemblé séparément en anglais et en français. Le concepteur examinera ces manuels et les approuvera.
      2. Des dessins d'archives seront fournis au concepteur de manière à produire les dessins d'après exécution. Ces dessins comprendront les informations contractuelles imprimées avec annotations et les dessins d'exécution de l'entrepreneur mis à jour.
      3. Pièces de rechange et matériaux d'entretien - Une liste complète de toutes les pièces de rechange et de tous les matériaux d'entretien prévus au contrat doit être fournie. Cette liste sera plus détaillée quand les divers fabricants détermineront les pièces et les outils recommandés.
    8. Formation - Une formation complète sera dispensée au personnel d'exploitation par l'agent de mise en service aux étapes finales de la mise en service. Des exigences particulières doivent être incorporées dans le devis.
    9. Garantie et marchés de services - Une liste complète de toutes les garanties et de tous les marchés de services sera remise par l'entrepreneur. Cette liste comprendra les garanties d'un an ordinaires et toute garantie non ordinaire. Des renseignements sur les marchés de services fourniront une description complète de tous les éléments incorporés dans le contrat.
    10. Calendrier de mise en service - Un calendrier de cheminement critique de mise en service sera préparé par l'agent de mise en service trois (3) mois après l'adjudication du contrat et incorporé dans le calendrier principal de construction. Ce calendrier permettra de surveiller le progrès de l'installation et l'enchaînement des essais, de la mise en service, des documents et de la formation. Un calendrier détaillé distinct des activités quotidiennes sera préparé par l'agent de mise en service pour la mise en service de tous les systèmes et de l'équipement. Ce calendrier comportera un calendrier de formation détaillé pour démontrer l'absence de conflit d'horaire avec les essais.

12. Plan de formation

  1. Généralités - Le plan de formation préliminaire, présenté ci-dessous, sera étoffé tout au long de la conception et de l'élaboration des documents de travail. Le calendrier de formation indiquera de manière détaillée la mise en oeuvre de la formation, la durée de chaque cours de formation, les formateurs, les participants, etc.
  2. Élaboration du plan de formation - Le plan de formation doit être achevé [dans les 3 mois suivant l'adjudication du contrat] [avant que le contrat de construction ne soit exécuté à 50 %].
  3. Responsabilités - La formation se déroulera sous la responsabilité du concepteur. Il sera également chargé de la surveillance de toutes les activités de formation, y compris :
    1. la préparation du programme et des grandes lignes;
    2. l'enregistrement vidéo de toutes les séances.

    L'entrepreneur aura la responsabilité de la mise en oeuvre des activités de formation, de la qualité de l'enseignement et des matériaux de formation ainsi que de la coordination des instructeurs.

  4. Instructeurs - Les instructeurs et les formateurs comprendront le concepteur, l'entrepreneur, les fabricants et les fournisseurs de matériel formés en usine et certifiés, le personnel spécialisé en entretien formé en usine et certifié et les entrepreneurs ayant conclu des marchés de services pour ce qui suit :
    • SGÉ, y compris les commandes des hottes de laboratoire et des enceintes de biosécurité;
    • systèmes d'alarme-incendie et installations de secours;
    • systèmes de sécurité;
    • systèmes de contrôle de l'éclairage;
    • ascenseurs;

    et tout autre marché de services qui peut être mis en oeuvre dans le cadre du présent projet.

  5. Participants - Parmi les participants, il y aura le gestionnaire immobilier, les exploitants des bâtiments, le personnel d'entretien, le personnel de sécurité, et au besoin les spécialistes techniques ainsi que les occupants de l'installation.

    La liste ci-dessous comprend le personnel E&E, le personnel de la gestion immobilière et les autres personnes qui ont besoin de la formation requise. Le gestionnaire de mise en service de SPAC coordonnera leur présence aux cours en fonction de leur disponibilité.

    • Gestionnaire immobilier de l'installation (déjà en place) 1
    • Personnel d'exploit. : exploitants des bâtiments (déjà en place) 7-8
    • Personnel d'entretien : ateliers du parc Plouffe ??
    • entretien des bâtiments (déjà en place) 7-8
    • Entrepreneurs de services (p. ex., nettoyage) ??
    • Personnel de sécurité : (déjà en place) 7-24
  6. Qualifications et compétences préalables - À déterminer.
  7. Ordonnancement de la formation - Les séances de formation relatives à la philosophie de la conception seront présentées par le concepteur dans les trois [3] mois suivant l'adjudication du contrat. Ainsi, tous ceux qui participent aux activités de construction et à l'exploitation future de cette installation connaîtront tous les aspects de la philosophie de conception.
    Si le personnel E&E n'a pas été désigné ou n'est pas disponible à cette période, ces séances seront de nouveau présentées dans le cadre de la formation dirigée par l'entrepreneur. Toute la formation doit être terminée avant la délivrance du certificat provisoire.
  8. Description détaillée de la formation - La formation répondra à toutes les exigences de compétence déterminées relatives au matériel et aux systèmes installés. La formation comprendra :
    1. tous les aspects du fonctionnement selon tous les modes normaux, d'urgence et de simulation, dans tous les domaines d'exploitation;
    2. des activités détaillées d'entretien, de dépannage et d'entretien normal, préventif et d'urgence;
    3. la formation consistera en la réalisation des éléments figurant ci-dessous, y compris une démonstration d'achèvement, avant la date d'acceptation :
      1. familiarisation et observations au hasard sur le chantier au cours de la construction, de l'installation, de la disposition du matériel, des systèmes et constituants, du démarrage et des essais des ouvrages; accès aux dessins d'atelier approuvés et données sur l'entretien et l'exploitation du matériel. Les observations sur le chantier comprendront les dossiers photographiques estimés nécessaires par le personnel E&E, en particulier des photos des éléments cachés;
      2. formation pratique concernant le démarrage, l'arrêt, les procédures d'urgence, les caractéristiques des commandes, la surveillance, l'entretien et les réparations, la vérification du rendement et la mise en service; les raisons, les résultats et les incidences sur les systèmes connexes des réglages des points de consigne des commandes et des dispositifs de limite et de sécurité; l'interaction entre les systèmes pendant le fonctionnement intégré; les diagnostics de dépannage. Parmi d'autres éléments, on compte les séquences de fonctionnement du système, les directives étape par étape du fonctionnement des robinets, des registres et des commutateurs; le réglage des points de consigne des commandes et toute autre formation spécialisée relative aux systèmes installés. La durée de la formation sera indiquée dans le devis de mise en service;
      3. cours magistraux touchant les exigences de fonctionnement et d'exploitation, la philosophie liée au système, les limites de chaque système et l'utilisation du manuel de gestion du bâtiment. La durée de ces cours sera indiquée dans le devis de mise en service, dans des locaux à déterminer;
    4. une formation sur la philosophie de la conception sera présentée dans le cadre de la formation relative au manuel de gestion du bâtiment et comprendra les éléments suivants :
      1. un aperçu de la façon dont chaque système devrait fonctionner;
      2. une description des paramètres de calcul et des exigences d'exploitation;
      3. une description des stratégies d'exploitation;
      4. des renseignements pour aider à régler les problèmes d'exploitation du système.
  9. Matériel de formation - Le matériel de formation sera présenté sous une forme qui permettra dans l'avenir des méthodes de formation aussi détaillées et comprendra au moins ce qui suit :
    1. documents contractuels conformes
    2. manuel de gestion du bâtiment;
    3. rapports ERE et VR;
    4. transparents pour rétroprojecteur et diapositives 35 mm;
    5. vidéos de formation du fabricant (après visionnement pour en vérifier le caractère approprié);
    6. modèles d'équipement.
    Le nombre d'heures de ces séances de formation doit être indiqué par équipement, système, etc.
  10. Enregistrement vidéo - La formation pratique et les cours magistraux seront enregistrés pour consultation et formation futures et n'auront lieu qu'après la mise en service complète de tous les systèmes. Pour permettre d'incorporer des changements, on procédera à l'enregistrement de courts vidéos dont la production sera de qualité professionnelle. L'enregistrement vidéo sera effectué en format VHS.
  11. Norme de formation - La formation sera suffisamment détaillée et longue pour assurer :
    1. un fonctionnement sécuritaire, fiable et rentable, ainsi que l'économie d'énergie de tous les systèmes en mode normal et d'urgence et dans toutes les conditions;
    2. une inspection continue efficace et des mesures du rendement des systèmes;
    3. un bon diagnostic d'entretien préventif, le dépannage;
    4. une capacité de mise à jour des documents;
    5. une capacité d'exploiter le matériel et les systèmes dans des conditions d'urgence, jusqu'à ce que de l'aide arrive.
  12. Limites - Une formation continue à long terme ne sera pas incluse. Toutefois, les cours et le matériel de formation, y compris les enregistrements vidéo, permettront de poursuivre une formation continue ainsi que la formation de nouveaux employés.
  13. Démonstrations - La formation comprendra des démonstrations qui permettront aux employés formés de montrer leur connaissance approfondie du matériel et des systèmes, leur facilité d'utilisation du matériel et l'exhaustivité de leur formation.
  14. Formation vidéo des fabricants - Les vidéos des fabricants seront utilisés comme outils de formation après que l'ingénieur les ait visionnés et approuvés par écrit au moins trois (3) mois avant l'achèvement statique. À inclure dans le calendrier de construction et d'achèvement.

Fin de l'example de plan de mise en service

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