Équipe responsable de l’amélioration continue du Système national de gestion de projet

Cadre de référence

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Date d’établissement : 2006

Date de mise à jour : Le 8 mars 2017

1. Mandat

L’équipe chargée de l’amélioration continue du Système national de gestion de projet (SNGP) est l’organe principal d’amélioration continue de la gestion des projets immobiliers du Ministère.

L’équipe doit :

2. Président

Gestionnaire, Pratiques de gestion de projets (secteur de services Gestion de projets)

3. Composition

4. Structure de gouvernance

L’équipe relève du Comité directeur de l’amélioration de la gestion de projets immobiliers.

5. Rôles et responsabilités

Le président doit :

Le coordonnateur régional (qui sera nommé par la région) doit :

Les membres doivent :

6. Fonctionnement du Comité

Structure des réunions

L'ordre du jour des réunions doit être axé sur les pratiques et les cadres de gestion de projets immobiliers, la gouvernance des projets immobiliers, la gestion des projets réalisés (à l'interne et à l'externe) et la gestion enjeux actuels liés à la gestion de projets.

Ordre du jour

L’ordre du jour est distribué par le secrétariat avant la réunion, et les membres peuvent y faire des ajouts. Le président approuve l'ordre du jour définitif.

Participation

Les membres de l’équipe qui prévoient s’absenter doivent trouver un(e) remplaçant(e) et en informer le président à l’avance. Ils doivent s’assurer que les remplaçants ont les connaissances et les pouvoirs adéquats.

Langues

Les langues officielles du Comité sont le français et l’anglais.

Fréquence des réunions

Les réunions auront habituellement lieu chaque mois, sauf en décembre. Des réunions supplémentaires peuvent être tenues à la demande du président.

Lieu

Les réunions se dérouleront par téléconférence dans la région de la capitale nationale, à l’exception de deux réunions en personne qui auront généralement lieu à l’automne et au printemps. On encourage les membres qui se trouvent dans la région de la capitale nationale à assister aux réunions en personne. Les réunions en personne pourraient à l’occasion se dérouler en région.

Documentation des réunions

Le matériel pour les exposés ou les discussions doit être remis au secrétariat 10 jours avant la tenue de la réunion pour qu'il soit distribué aux membres du Comité en temps opportun.

Quorum

Les réunions nécessitent un quorum d’au moins un représentant des régions (Pacifique, Ouest, Ontario, Québec, Atlantique et Secteur de la capitale nationale) en plus du président.

Décisions

Les décisions sont obtenues par un simple vote majoritaire des membres aux fins d'approbation finale par le président.

Secrétariat

Les services de secrétariat sont fournis par le secteur de services Gestion de projets.

Compte rendu des décisions

Le secrétariat rédige le compte rendu des décisions et le distribue aux membres du Comité avant la prochaine réunion afin qu’ils puissent l’examiner et formuler leurs commentaires. Le président examine et considère les commentaires reçus. Le compte rendu final des décisions est présenté aux membres lors de la prochaine réunion, aux fins d'approbation.

7. Modifications au mandat

Les modifications au présent mandat doivent faire l’objet de discussions d'équipe et être approuvées par le président.