Arrêté de projet - Version « allégée » du modèle

Titre du projet

Direction générale

Système national de gestion de projet
Projets opérationnels appuyés par les TI
Phase de l'analyse

Directives

Le présent document sert de modèle pour l'élaboration d'un arrêté de projet, qui constitue l'un des produits livrables obligatoires du Système national de gestion de projet (SNGP).

But du document

Un arrêté de projet est un document « qui confirme officiellement l'existence du projet et confère au gestionnaire dudit projet le pouvoir d'utiliser des ressources organisationnelles dans le cadre des activités liées au projet ». À Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), l'arrêté de projet est rédigé par l'organisation chargée de la réalisation du projet et publiée par le responsable opérationnel.

L'objectif d'un arrêté de projet consiste à obtenir l'approbation officielle de la structure et des paramètres généraux du projet proposé, ce qui comprend les éléments suivants :

  • les objectifs, les résultats, les avantages, la portée et les risques associés au projet;
  • les produits livrables, le calendrier, les jalons et l'estimation des coûts associés au projet;
  • la structure organisationnelle, la structure de gouvernance et les intervenants dans le cadre du projet.

Comment utiliser le présent modèle

Pour créer un arrêté de projet à l'aide de la présente version simplifiée du modèle, il suffit de suivre les étapes ci-après :

  1. Remplacez le titre de la page couverture par le titre du projet et inscrivez les renseignements sur l'organisation.
  2. Remplacez le <texte en italique> figurant dans l'entête du document par le titre du projet et ajoutez les renseignements sur celui-ci.
  3. Sauvegardez le document en utilisant un nom de fichier qui est conforme aux normes actuelles de désignation des titres de documents de la direction générale.
  4. Mettez à jour le nom du fichier dans le bas de page du document en cliquant sur le bouton droit de la souris, puis en sélectionnant « Modifier le pied de page ».
  5. Remplissez toutes les sections du modèle. Chaque section comporte de brèves instructions en italique qui peuvent être supprimées une fois que le document sera achevé. Des tableaux sont également fournis à titre de modèles de présentation pour certains renseignements essentiels.
  6. Mettez à jour la table des matières en cliquant sur le bouton droit de la souris afin de sélectionner « Mettre à jour les champs », puis « Mettre à jour toute la table ».
  7. Supprimez la présente page lorsque l'arrêté de projet est achevée.

REMARQUE : Consultez le Guide de la charte de projet du Conseil du Trésor si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur une section en particulier de l'arrêté ou sur un arrêté de projet en général.

Historique des révisions

Sommaire du tableau

Le tableau décrit l'historique des révisions de l'arrêté de projet avec le numéro de version, la description, la date de modification et l'auteur.

Numéro de version Description Date de modification Auteur
1.0      
       
       
       
       

Autorisation

La présente section comprend les signatures des principaux intervenants, qui indiquent que ces derniers acceptent leur rôle et la description du projet, tels qu'ils sont indiqués dans l'arrêté du projet.

Modifiez les blocs de signature de façon à tenir compte des organisations participantes; en ce qui concerne les pouvoirs d'approbation, consultez l'annexe A des procédures du SNGP relatives aux projets opérationnels appuyés par les technologies de l'information (TI).

Le présent arrêté de projet autorise officiellement l'exécution du projet <titre du projet> et confère au gestionnaire dudit projet le pouvoir d'utiliser des ressources organisationnelles dans le cadre des activités liées au projet. Si la portée du projet venait à être modifiée, l'arrêté de projet sera mis à jour, puis présenté à nouveau pour approbation.

Nom complet :
Titre : organisation du responsable opérationnel
Date :

Nom complet :
Titre : organisation chargée de la réalisation
Date :

Nom complet :
Titre : gestionnaire de projet, organisation chargée
de la réalisation

Date :

Nom complet :
Titre : autre organisation de soutien
Date :

Table des matières

1. Aperçu du projet

1.1 Contexte

Insérez le contexte du projet qui figure dans l'énoncé des exigences ou dans le plan de gestion de projet de l'étape d'identification.

1.2 Buts du projet et résultats opérationnels

Définissez les buts du projet et établissez des liens entre ceux-ci et des résultats opérationnels mesurables connexes qui découlent des buts du projet. Des critères de mesure doivent être fournis. Il convient de se rappeler que les buts sont des énoncés généraux. Les résultats opérationnels sont les résultats qu'on prévoit obtenir à la fin du projet.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les buts, les résultats opérationnels et les objectifs du projet.

No But Résultat
opérationnel
1    
2    

1.3 Définition de la portée du projet et champ d'applications

Donnez une description générale des caractéristiques et des fonctions qui qualifient le produit ou le service à offrir ou le résultat à atteindre dans le cadre du projet. Précisez les activités faisant partie de la catégorie « non visées par la portée » afin de réduire les ambiguïtés.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit activités visées et non visées par la portée.

Activités visées par la portée Activités non visées par la portée
1. 1.
2. 2.

1.4 Jalons et produits livrables

Ciblez et définissez les principaux produits livrables qui doivent être fournis dans le cadre du projet en vue d'atteindre les buts fixés. Incluez les produits livrables internes du projet qui sont requis pour le processus de gestion de projet aux fins d'évaluation et d'approbation (p. ex. plan de transition du projet, plan de communication ou leçons tirées). Déterminez les critères qui seront utilisés pour évaluer la qualité et l'état d'avancement de chaque produit livrable.

Indiquez les jalons importants (phases, étapes, points de décisions, approbation d'un produit livrable, etc.). Le tableau ci-dessous peut également être utilisé comme échéancier global du projet.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les jalons et date prévue du projet, les produits livrables et les critères d'acceptation et l'échéance du projet.

Produits livrables Date prévue Critères d'acceptation
Premier produit livrable : [Nom du produit livrable]
Description :            
Pouvoir d'approbation :            
Deuxième produit livrable : [Nom du produit livrable]
Description :            
Pouvoir d'approbation :            
Sommaire du tableau

Le tableau décrit les jalons et date prévue du projet, les produits livrables et les critères d'acceptation et l'échéance du projet.

Premier jalon du projet 1 : Date prévue Point de décision/
approbation
Description :            

1.5 Estimation des coûts et source de financement

1.5.1 Estimation des coûts du projet

Fournissez les estimations de coûts pour toutes les ressources (humaines, matérielles et financières) qui sont nécessaires pour réaliser les produits livrables et atteindre les objectifs fixés dans le cadre du projet. L'analyse de rentabilisation relative au projet devrait comprendre les estimations des coûts pouvant servir de fondement au présent résumé.

Modifiez le tableau qui suit au besoin.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les estimations de coûts pour toutes les ressources.

Catégorie Coût estimatif
Salaire  
Services professionnels  
Coûts en capital  
Fonctionnement et entretien  
Coûts permanents  
Autres  
Total  
1.5.2 Source de financement

Indiquez les différentes sources de financement qui seront utilisées pour appuyer le projet. Le promoteur de projet et le gestionnaire de projet devraient comprendre clairement d'où provient le financement et quelles sont les ressources affectées au projet. Précisez le type d'entente à utiliser pour le recouvrement des coûts.

1.6 Dépendances

Dressez la liste des dépendances liées au projet, notamment si une relation de type prédécesseur successeur existe, si un projet connexe nécessite un produit livrable préparé dans le cadre du projet en cours ou si le projet en cours nécessite un produit livrable dans le cadre d'un projet connexe.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les dépendances liées au projet, les dates d'importances, et les personnes-ressources.

Description de la dépendance Date importante Personne ressource
     

1.7 Risques, hypothèses et contraintes liés au projet

1.7.1 Risques

La présente évaluation initiale des risques ne remplace pas l'évaluation intégrale des risques qui a été réalisée pendant la phase de planification. Le tableau ci-après contient les risques stratégiques qui ont été ciblés au début du projet. Indiquez le niveau d'incidence et le degré de probabilité de chacun des risques (faible, moyen ou élevé). Déterminez les mesures possibles qui doivent être utilisées pendant le projet pour réduire l'incidence ou la probabilité des risques ciblés, et désignez la personne ou l'équipe chargée de résoudre le risque. Consignez les risques les plus importants (cinq ou moins). Conformément aux procédures de gestion des risques de SPAC, les mesures d'intervention acceptable comprennent l'acceptation, le transfert, l'atténuation et l'élimination du risque.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les risques, les niveaux des probabilités et des incidences, le plan de la gestion des risques and les responsables.

No Description du risque Probabilité
(faible, moyenne ou élevée)
Incidence
(faible, moyenne ou élevée)
Plan de gestion des risques Responsable
1          
2          
3          
1.7.2 Hypothèses et contraintes

Dressez la liste des hypothèses qui, aux fins de la planification, sont considérées comme exactes, réelles ou certaines. Ces hypothèses seront validées au cours du processus de planification. Les hypothèses inexactes, contradictoires ou incomplètes entraînent des risques liés au projet. Dans la deuxième section, précisez les contraintes ou les restrictions particulières qui limitent le projet ou qui lui imposent des conditions, en particulier celles qui sont liées à la portée (p. ex. un délai ferme, un budget prédéterminé, un jalon établi, des dispositions contractuelles ou les considérations relatives à la vie privée et à la sécurité). Classez les contraintes s'il y en a plusieurs.

La première section du tableau suivant présente les éléments qui n'ont pas pu être prouvés ou démontrés au moment où le présent arrêté de projet a été préparée; ces éléments sont cependant pris en considération en vue de stabiliser l'approche ou la planification du projet. La deuxième section présente les facteurs conditionnels qui régissent l'exécution du projet.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les hypothèses du projet et les contraintes.

No Hypothèses Contraintes
1    
2    

2. Organisation du projet

2.1 Gouvernance du projet et structure de l'équipe de projet

Décrivez la façon dont le projet est géré et indiquez les organismes de gouvernance ministérielle qui pourraient participer au processus d'approbation. Autrement dit, expliquez le processus décisionnel et indiquez qui prend quelle décision. Utilisez un schéma. Si des comités figurent dans le schéma, incluez une description de ceux-ci dans la section « Rôles et responsabilités » du présent document.

Utilisez un organigramme pour illustrer la structure de l'équipe de projet ainsi que les relations entre les membres de l'équipe. Dans le cas des petits projets, le rôle des membres de l'équipe peut être indiqué, alors que dans le cas des projets d'envergure, l'organigramme devrait préciser les groupes ou les entités qui composent les équipes de projet.

De plus, dans le cas des petits projets, il pourrait n'y avoir qu'un seul schéma pour la gouvernance et l'équipe de projet.

2.2 Rôles et responsabilités

Définissez les rôles et les responsabilités qui ont été confiés à chaque membre de l'équipe de projet et aux intervenants, et nommez les groupes de travail qui exercent une influence considérable sur le projet.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les rôles et les responsabilités dans le cadre du projet et les personnes affectées.

Rôle dans le cadre du projet Responsabilités Personne affectée
Gestionnaire de projet    
Analyste des activités    
Comité d'examen du projet    

Annexe A - Références

Cette section sert à préciser et à décrire l'emplacement des principaux documents qui permettent de définir et de mettre en place le projet, comme l'analyse de rentabilisation, le plan d'investissement ministériel, la stratégie ministérielle à long terme, etc.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les références du document du projet.

Titre du document No de version Date Auteur et organisation Emplacement
(lien ou chemin d'accès)
Guide sur la charte de projet 1D 20 mars 2008 Direction du dirigeant principal de l'information Y :\DDPI\
Modèle

Annexe B - Glossaire

Définissez tous les termes, sigles et acronymes qui sont requis afin d'interpréter correctement l'arrêté de projet.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit le glossaire and les définitions du projet.

Termes, sigles ou acronymes Définition
Risque stratégique Les risques stratégiques sont des risques ayant une incidence négative sur la capacité du responsable opérationnel d'offrir les programmes autorisés, les produits ou les services de l'organisation, en raison de mauvaises décisions opérationnelles, d'une mise en œuvre inadéquate des décisions ou d'un manque de capacité à réagir aux changements qui surviennent dans le contexte opérationnel.
   
Sommaire du tableau

Le tableau décrit le glossaire and les définitions du projet.

Sigles et acronymes Nom complet