Document de clôture Modèle - Version « allégée »

Titre du projet

Direction générale

Système national de gestion de projet
Projets opérationnels appuyés par les TI
Phase de la clôture de la réalisation

Directives

Le présent document sert de modèle pour l'élaboration d'un document de clôture de projet, qui constitue l'un des produits livrables obligatoires du Système national de gestion de projet (SNGP).

Objectif du document

Le but du présent document est de souligner l'achèvement du projet en évaluant son rendement, en déterminant les leçons apprises et en confirmant que les activités contractuelles essentielles et les autres activités de clôture de projet ont été réalisées.

Ce document transfère également tous les biens, tous les produits livrables et toutes les fonctions administratives en cours à une organisation opérationnelle en service. Ce transfert comprend l'engagement à mesurer les avantages et les résultats fournis par le produit, le résultat ou le service produit par le projet.

Comment utiliser le présent modèle

Pour rédiger un document de clôture de projet à l'aide du présent modèle, il suffit de suivre les étapes ci-après :

  1. Remplacer le titre de la page couverture par le titre du projet et inscrire les renseignements sur l'organisation.
  2. Remplacer le <texte en italique> figurant dans l'en-tête du document par le titre du projet et ajouter les renseignements sur celui-ci.
  3. Sauvegarder le document en utilisant un nom de fichier qui est conforme aux normes actuelles de désignation des titres de documents de la direction générale.
  4. Mettre à jour le nom du fichier dans le bas de page du document en cliquant avec le bouton droit de la souris, puis en sélectionnant « Modifier le pied de page ».
  5. Remplir toutes les sections du modèle. Chaque section comporte de brèves instructions en italique qui peuvent être supprimées une fois que le document sera achevé. Des tableaux sont également fournis à titre de modèles de présentation pour certains renseignements essentiels.
  6. Mettre à jour la table des matières en cliquant avec le bouton droit de la souris afin de sélectionner « Mettre à jour les champs », puis « Mettre à jour toute la table ».
  7. Supprimer la présente page lorsque le document de clôture de projet est achevé.

Historique des révisions

Sommaire du tableau

Le tableau décrit l'historique des révisions du document de clôture version allégée avec le numéro de version, la description, la date de modification et l'auteur.

Numéro de version Description Date de modification Auteur
1.0      
       
       

Recommandation

On recommande l'acceptation du présent document de clôture de projet, qui souligne la fin du projet.

Examen et approbation

La présente section comprend les signatures des principaux intervenants, pour indiquer qu'ils ont examiné et approuvé le document de clôture de projet et qu'ils acceptent de clore le projet.

Modifier les blocs de signature de façon à tenir compte des organisations participantes; en ce qui concerne les pouvoirs d'approbation, consulter l'annexe A (version complète) ou l'annexe B (version allégée) de la procédure du Système national de gestion de projet (SNGP) relative aux projets opérationnels appuyés par les TI.

Nom complet :
Titre : Organisation du responsable opérationnel
Date :

Nom complet :
Titre : Organisation chargée de la réalisation
Date :

Table des matières

1. But du document

Le but du présent document est de souligner l'achèvement du projet <Nom du projet> en évaluant son rendement, en déterminant les leçons apprises et en confirmant que les activités contractuelles essentielles et les autres activités de clôture de projet ont été réalisées. Ce document transfère également tous les biens, tous les produits livrables et toutes les fonctions administratives en cours à une organisation opérationnelle en service. Ce transfert comprend l'engagement à mesurer les avantages et les résultats fournis par le produit, le résultat ou le service produit par le projet.

1.1 Contexte

Insérer suffisamment de renseignements sur le contexte opérationnel et le contexte du projet afin de justifier la nécessité du projet et de décrire les résultats prévus. Le présent paragraphe peut contenir l'énoncé initial du problème ou de la possibilité.

2. Travaux d'achèvement du projet

2.1 Travaux achevés (dans le cadre de la récapitulation du projet)

La présente section traitera de certains ou de tous les aspects suivants :

  • la clôture des contrats (état actuel, date prévue de la clôture définitive; pour les contrats d'entretien et de soutien continus, nommer le responsable, les périodes de renouvellement, les coûts, etc.);
  • la clôture financière (approbations des factures, paiements, transactions du système financier, transfert des fonds restants);
  • le transfert des biens (aliénation du matériel, des licences d'utilisation, du mobilier, etc.);
  • la clôture administrative (transfert des fonctions administratives à une organisation de soutien en service; le transfert comprend le transfert des produits livrables du projet à un centre de responsabilité);
  • les ressources humaines (les équivalents temps plein reviennent aux unités d'attache, départ des ressources contractuelles);
  • la gestion de l'information (indiquer où les documents ont été stockés ou archivés, au moyen d'un format de tableau semblable à celui ci-dessous).
Sommaire du tableau

Le travail terminé inclut la liste de tous les produits livrables, le support d'information et l'emplacement exact (logique et physique).

Produit livrable Format Emplacement (stockage logique ou physique)
Produits livrables de la gestion de projet Électronique Numéro de la GDD-E ou chemin d'accès du disque partagé
Contrats signés Document papier P. ex., classeur no ##, PDP III, 3a2, bureau 106L

Dans le cadre de projets de plus grande envergure, ces éléments peuvent se trouver dans plusieurs sections distinctes.

2.2 Points en suspens

Dans la présente section figure l'ensemble des produits livrables, des questions ou des mesures en suspens qui doivent être réglés. Le cas échéant, fournir des recommandations sur la manière de régler ces points en suspens. S'il reste des produits livrables en suspens, en dresser la liste dans un tableau et ajouter une estimation des efforts requis pour les achever.

3. Évaluation du rendement du projet

3.1 Base de référence

Faire un renvoi aux documents qui constituent la base de référence aux fins d'évaluation du rendement. Tous les projets ont pour documents de base de référence clés l'analyse de rentabilisation et le mandat de projet. Pour un système d'entreprise, la base de référence comprendra des documents de transformation opérationnelle comme le plan directeur des opérations et les évaluations des systèmes des opérations existants.

3.2 Résultats finaux du projet

La présente section fournit une évaluation de la qualité du produit ou du résultat final produit par le projet. L'évaluation indique la mesure dans laquelle le projet a répondu aux exigences, aux spécifications, aux attentes et aux avantages prévus.

3.3 Produits livrables

Dans un tableau, dresser une liste des principaux produits livrables qui devaient être produits ainsi que leurs dates de réalisation prévues et réelles. Les produits livrables nécessaires qui n'ont pas été achevés doivent figurer dans la section « Points en suspens » ci-dessus.

3.4 Coûts et calendrier du projet

Fournir des données concernant les coûts et le calendrier du projet. Les estimations sont comparées aux chiffres réels ainsi qu'aux écarts définitifs. Les données peuvent être fournies sous forme de tableau; les écarts devraient être expliqués sous forme de phrases complètes.

3.5 Intervenants et clients

Dans un tableau, dresser la liste des principaux intervenants et des organisations auxquelles ils appartiennent.

3.6 Changements de la portée du projet

Fournir des données concernant la portée du projet dans la présente section. Les commentaires devraient faire référence à l'énoncé de la portée approuvé (c.-à-d. celui tiré de l'analyse de la rentabilisation). Décrire les grandes lignes de la manière dont la base de référence de la portée a changé et fournir une justification de la nécessité des changements approuvés.

Fournir un tableau sommaire du registre des changements du projet ou des comptes rendus du Conseil chargé des demandes de changement. Déterminer et évaluer les changements apportés au cours du projet, tels qu'approuvés dans les demandes de changement.

Sommaire du tableau

Le tableau décrit les changements apportés au projet, tels qu'ils ont été approuvés dans les demandes de changement.

Type de changement de portée Nombre total de changements Niveau d'effort en jours-personnes Répercussions sur le coût estimatif
Ajout   +  
Suppression   -  
Report      
Modification      
Administratif      
Annulation      
Total Net Net  

3.7 Évaluation globale du projet

Présenter une évaluation globale du projet par rapport à la portée, au calendrier et aux coûts approuvés ainsi que les processus de gestion de projet et de gestion de l'intégration. Il convient de noter l'approbation du client et des intervenants et de faire référence à toute évaluation externe ou indépendante qui a été menée au cours du projet (p. ex., les rapports de vérification et d'évaluation).

4. Leçons apprises

La présente section cible et décrit les réussites, les difficultés et les défis importants qui ont ponctué la réalisation du projet. Fournir une description et insérer toute référence à la documentation du projet (registre des risques ou des enjeux, rapport sur les leçons apprises, etc.) qui peut fournir des renseignements supplémentaires. Inscrire les causes de difficultés et recommander des améliorations afin d'éviter que des problèmes semblables surviennent à l'avenir. Les recommandations découlant des réussites contribueront à l'amélioration continue des pratiques exemplaires. Ces recommandations devraient être diffusées localement et à l'échelle de la Direction générale et du Ministère. De plus, les recommandations concernant le SNGP devraient être transmises à l'équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP.

Pour structurer la présente section, on propose notamment de déterminer les principales catégories à analyser et de diviser chacune de ces catégories en deux sections : leçons apprises et recommandations. Voici des exemples de catégories :

  • Gestion de l'intégration
  • Gestion de la portée
  • Gestion du temps
  • Gestion des coûts
  • Gestion de la qualité
  • Gestion de projet
  • Gestion des risques
  • Gestion des approvisionnements
  • Gestion des communications
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion de l'information
  • Gouvernance
  • Développement de produits

Utiliser un tableau semblable à celui illustré ci-dessous.

Sommaire du tableau

Identifie les principaux succès, enjeux et défis qui ont marqué le projet.

ID Leçons apprises Recommandation Référence
       
       
       

5. Avantages opérationnels après la mise en œuvre

Présenter les avantages opérationnels particuliers qui sont prévus ou escomptés, ou les résultats positifs attendus des activités liées aux résultats finaux du projet. Ces avantages et résultats ont été établis dans l'analyse de rentabilisation. Le mandat de projet a déterminé les mesures particulières qui seront prises pour évaluer dans quelle mesure ces avantages opérationnels ont été réalisés (Mandat de projet, section 2.2, Buts, résultats opérationnels et objectifs du projet). Ces mesures sont utilisées « afin de confirmer qu'un objectif ou qu'un résultat souhaité a été atteint ». Cette évaluation sera effectuée après la mise en œuvre par des ressources opérationnelles. Le but de la présente section est de mettre en œuvre un plan des avantages opérationnels après la mise en œuvre qui est conforme à l'approche de gestion par analyse de résultat du Conseil du Trésor.

Pour obtenir plus de renseignements sur la gestion par analyse de résultat, se rendre sur le site suivant : Guide et outils de gestion par analyse de résultat.

Le projet devrait indiquer la manière dont les mesures seront surveillées et évaluées, qui en sera chargé et la fréquence de la surveillance. La responsabilité de la surveillance est déterminée dans la présentation au Conseil du Trésor ou, dans le cas des petits projets, dans le mandat de projet.

S'il y a un processus global de réunion d'examen et d'approbation des résultats, il faut également l'indiquer. Dans le cas des petits projets, la présente section peut n'exiger que ce processus d'examen et d'approbation après la mise en œuvre.

Dans le cas des petits projets, utiliser le tableau ci-après.

Sommaire du tableau

Dans le cas des petits projets - Identifie les avantages opérationnels planifiés/envisagés ou les résultats attendus de l'exploitation des résultats finaux du projet.

Avantage opérationnel Mesure Date prévue Responsable Fréquence
Tous Examen des résultats opérationnels après la mise en œuvre (examen de chiffres réels)      
Tous Examen des résultats opérationnels après la mise en œuvre (approbation)      

Dans le cas des grands projets qui font partie du plan d'investissement, utiliser le tableau ci-après.

Sommaire du tableau

Dans le cas des grands projets - Identifie les avantages opérationnels planifiés/envisagés ou les résultats attendus de l'exploitation des résultats finaux du projet.

Avantage opérationnel Mesure (en cours) Méthode de suiveillance Responsable Fréquence
Avantage (ou résultat) no 1        
Avantage (ou résultat) no 2        

Annexe A - Liste de vérification du document de clôture

La phase de clôture de la réalisation est la dernière phase du projet; c'est aussi la phase la plus complète. Elle permet non seulement à l'équipe de régler les détails, dont le transfert de problèmes en suspens aux bureaux de première responsabilité opérationnels, mais aussi d'effectuer une évaluation approfondie de tous les aspects du projet. L'évaluation permet de cibler les objectifs de rendement qui ont été atteints ou surpassés ou qui n'ont pas été atteints. De plus, le processus d'amélioration continue constitue une manière très utile de souligner les réussites et les défaillances signalées pendant toute la durée du projet. Les dossiers constituent la base des améliorations systématiques apportées à la façon dont les projets semblables subséquents seront réalisés.

Le présent document sert à indiquer l'achèvement des principaux produits livrables et l'état des principales activités de clôture.

√ : Si achevé
[ ] : Case à cocher

  • Principaux produits livrables
    • Énoncé des exigences [ ]
    • Plan préliminaire de projet [ ]
    • Rapport de la faisabilité [ ]
    • Analyse de rentabilisation (correspond à un Rapport d'analyse des investissements) [ ]
    • Mandat de projet [ ]
    • Notes d'information (si nécessaire) de l'approbation préliminaire de projet (présentation au Conseil du trésor si nécessaire) [ ]
    • Évaluation de la complexité et des risques des projets [ ]
    • Plan de gestion de projet [ ]
    • Transfert des produits livrables [ ]
    • Document de clôture [ ]
    • Compte rendu des décisions (p. ex., courriels ou procès-verbal) [ ]

Points examinés : cocher ceux qui s'appliquent 

  • Principales activités
    • Changements répertoriés dans le registre des changements [ ]
    • Enjeux en suspens consignés dans le registre des enjeux et transférés à un bureau de première responsabilité opérationnel [ ]
    • Emplacement du projet et des produits livrables saisi dans le plan de gestion de l'information [ ]
    • Mesures de suivi confiées au bureau de première responsabilité [ ]
    • Biens transférés au bureau de première responsabilité [ ]
    • Leçons apprises consignées dans le registre des leçons apprises [ ]
    • Évaluation de la mise en œuvre du projet achevée [ ]
    • Factures payées et contrats clos [ ]
    • Fonds transférés et comptes financiers clos [ ]
    • Ressources humaines transférées à de nouvelles unités d'attaches, experts-conseils libérés [ ]
    • Rôles administratifs courants transférés aux opérations (y compris les garanties) [ ]