Plan de gestion de projet Modèle

Titre du projet

Direction générale

Système national de gestion de projet
Projets opérationnels appuyés par les TI
Phase de la planification

Directives

Objectif du document

Le plan de gestion de projet contient les objectifs et la portée du projet, ainsi que la façon dont il sera exécuté, surveillé et contrôlé pendant l'étape de réalisation.

Qui produit ce document

Le gestionnaire de projet désigné rédige le plan de gestion de projet en collaboration avec les membres de l'équipe de projet ainsi que les organisations fonctionnelles qui participent aux processus techniques et aux processus de gestion décrits dans le présent document.

Comment utiliser le présent modèle

Pour rédiger un plan de gestion de projet à l'aide du présent modèle, il suffit de suivre les étapes suivantes :

  1. Remplacer le titre de la page couverture par le titre du projet et inscrire les renseignements sur l'organisation.
  2. Remplacer le <texte en italique> figurant dans l'en-tête du document par le titre du projet et ajouter les renseignements sur celui-ci.
  3. Sauvegarder le document en utilisant un nom de fichier qui est conforme aux normes actuelles de désignation des titres de documents de la direction générale.
  4. Mettre à jour le nom du fichier dans le bas de page du document en cliquant avec le bouton droit de la souris, puis en sélectionnant « Modifier le pied de page ».
  5. Remplir toutes les sections du modèle. Chaque section comporte de brèves instructions en italique qui peuvent être supprimées une fois que le document sera achevé. Des tableaux sont également fournis à titre de modèles de présentation pour certains renseignements essentiels.
  6. Mettre à jour la table des matières en cliquant avec le bouton droit de la souris afin de sélectionner « Mettre à jour les champs », puis « Mettre à jour toute la table ».
  7.  Remarque : remplacer tout le texte entre les symboles est inférieur à et est supérieur à « <…> » par les énoncés propres au projet.
  8. Mettre à jour tous les champs remplis automatiquement (p. ex., la date du dernier enregistrement et le nom du fichier sur la page de titre, la table des matières et le nom du fichier dans le pied de page) en positionnant le curseur sur les champs et en appuyant sur F9.
  9. Supprimer la présente page lorsque le plan de gestion de projet est terminé.

Historique des révisions

Sommaire du tableau

Le tableau décrit l'historique des révisions du plan de gestion de projet avec le numéro de version, la description, la date de modification et l'auteur.

Numéro de version Description Date de modification Auteur
1.0      
       
       

Signataires autorisés

Le chef de projet (aspect opérationnel) et le gestionnaire de projet conviennent de réaliser l'étape de réalisation de ce projet conformément au plan de gestion de projet et de modifier le plan de gestion de projet périodiquement au gré des changements apportés aux paramètres du projet.

Préparé par :

(SPAC)/Signature

En lettres moulées :

Nom :

Poste :

Date :

Préparé par :

(SPAC)/Signature

En lettres moulées :

Nom :

Analyste de projet :

Date :

Recommandé par :

(SPAC)/Signature

En lettres moulées :

Nom :

Titre :

Date :

Approuvé par :
(Consultez les procédures du SNGP pour connaître l'autorité d'approbation)

(SPAC)/Signature

En lettres moulées :

Nom :

Titre :

Date :

Table des matières

1. Sommaire

Décrivez les principaux enjeux déterminants du projet. Démontrer clairement la nécessité de régler le problème ou de donner suite à l'occasion qui se présente et indiquer comment cela représente le meilleur rapport qualité-prix tout en permettant de réaliser des objectifs en matière de plan d'investissement ou des objectifs opérationnels, techniques ou légaux/politiques/réglementaires. Résumer les résultats de l'étape d'identification du projet (p. ex., évaluation de la faisabilité et analyse de rentabilisation). Résumer la solution retenue parmi les solutions de l'analyse de rentabilisation. Énoncer les objectifs du projet choisi et les résultats opérationnels escomptés. Établir des objectifs quantitatifs mesurables qui pourront servir de critères en vertu desquels les principaux intervenants évalueront la réussite du projet. Certains de ces renseignements peuvent être tirés de l'arrêté de projet.

2. Gestion de l'intégration

La gestion de l'intégration comprend l'ensemble des processus requis pour uniformiser, coordonner et gérer tous les éléments d'un projet jusqu'à l'achèvement de ce dernier. La gestion de l'intégration s'applique à toutes les phases des projets; elle comprend la gestion des changements, l'exécution, le contrôle et la clôture du projet. Décrire brièvement comment la gestion de l'intégration sera assurée.

2.1 Gouvernance du projet et structure de l'équipe de projet

Décrire les limites organisationnelles existantes entre le projet et les entités externes. Définir le processus de communication avec la haute direction, la clientèle, les sous traitants, les organisations responsables des achats, des ventes, du marketing, des questions juridiques, des finances, des approvisionnements, des installations et du soutien, les organismes de certification ou de normalisation, les vérificateurs, les fabricants, etc.

À l'aide d'un diagramme, illustrer les organismes de gouvernance ministérielle pouvant participer aux processus d'approbation et décrire leurs rôles et leurs responsabilités à la section 2.2. Présenter la structure de l'équipe de projet et les relations de celle-ci dans un style adapté à l'envergure et à la complexité du projet (p. ex., dans le cas des petits projets, le rôle des membres de l'équipe peut être indiqué, alors que dans le cas des projets d'envergure, l'organigramme devrait préciser les groupes ou les entités qui composent les équipes de projet).

Le diagramme ci-dessous est fourni à titre d'exemple.

Le diagramme suivant montre le comité des programmes et comité ministériel, le comité directeur du projet comprenant l'utilisateur principal, le cadre supérieur/promoteur, le fournisseur principal et le gestionnaire de projet, et l'équipe gestion de projet comprenant le chef d'équipe no1 et le groupe d'utilisateurs, et le chef d'équipe no2 et les experts en la matière.

2.2 Rôles et responsabilités

Dresser la liste des principaux rôles qui s'inscrivent dans la structure de l'équipe de projet et nommer les intervenants internes et externes qui ne sont pas à proprement parler membres de l'équipe de projet. Décrire la pertinence et l'ampleur de leur participation aux activités spécifiques du projet.

2.3 Gestion du changement

Décrire de quelle façon le changement sera gérée tout au long de l'étape de réalisation du projet, ce qui devrait comprendre les processus, les rôles, les responsabilités, les outils et les techniques en matière de gestion du changement ainsi que l'établissement de rapports à cet égard.

2.3.1 Contrôle des changements

Définir le processus de contrôle des changements qui sera utilisé notamment pour :

  • la gouvernance des changements;
  • la gestion des demandes de changement et la définition des changements;
  • l'analyse des répercussions;
  • le processus d'approbation des changements;
  • le suivi des changements.
2.3.2 Gestion des enjeux

Préciser le processus utilisé pour consigner et tenir à jour les renseignements sur tous les enjeux. Indiquer comment les enjeux sont regroupés et classés par ordre de priorité selon l'évaluation de leurs répercussions. Décrire le processus d'acheminement appliqué lorsqu'un enjeu ne peut pas être résolu au niveau où il a été ciblé. Des renseignements sur le processus de contrôle intégré des changements sont présentés dans le domaine de connaissances Gestion de l'intégration du SNGP.

2.4 Clôture du projet

Fournir les plans requis pour assurer la clôture ordonnée du projet. Le plan de clôture devrait comprendre un plan de réaffectation du personnel, un plan d'archivage des documents du projet, un plan de compte-rendu aux membres après la clôture du projet et un plan de préparation du rapport définitif faisant état des leçons apprises dans le cadre du projet et comportant une analyse des objectifs atteints.

3. Gestion de la portée

Décrire de quelle façon la portée sera gérée tout au long de l'étape de réalisation du projet. Cette description pourrait comprendre des renseignements sur les processus spécifiques de gestion de la portée, comme la vérification et le contrôle de la portée, ainsi que sur l'établissement de la structure de répartition du travail, les rôles, les responsabilités, les outils, les techniques et l'établissement de rapports.

3.1 Énoncé de la portée

Définir la portée du projet en précisant les activités incluses et les activités exclues; la portée du projet doit respecter l'objectif énoncé. Il est important de ne pas perdre de vue que la portée doit englober les exigences du produit (les caractéristiques et fonctions d'un produit ou d'un service donné) et celles du projet (les activités qui permettront de livrer le produit). Des renseignements sur la gestion de la portée sont présentés dans le domaine de connaissances Gestion de la portée du SNGP.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les activités qui sont visées par la portée et les activités qui ne sont pas visées par la portée.

Activités visées par la portée Activités non visées par la portée
   
   

3.2 Gestion des exigences

Les exigences tiendront compte des renseignements relatifs à la portée du projet et du produit. Décrire de quelle façon les exigences seront recueillies, définies, validées, contrôlées et gérées. Inclure également les outils et les processus qui seront utilisés, comme le recensement des exigences.

3.3 Produits livrables

Dresser la liste des principaux éléments à livrer aux clients, aux sous-traitants, aux agents d'intégration ou à d'autres parties. S'il y a lieu, dresser la liste des produits livrables et préciser les destinataires, les dates provisoires et définitives de livraison ainsi que le mode de livraison de ces produits livrables. Un tableau semblable à celui ci-dessous constitue un bon moyen de fournir ces renseignements.

La liste devrait distinguer les produits livrables liés à la gestion du projet (p. ex. calendrier, plan de communication, rapport d'étape) et les produits livrables découlant du projet lui-même (système, base de données, matériel de télécommunication, documents de l'utilisateur, documents sur le système, etc.). Les produits livrables couramment utilisés dans le cadre des projets opérationnels appuyés pas les TI sont précisés dans le document Liste des produits livrables du projet.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit la liste des produits livrables et préciser les destinataires, les dates provisoires et définitives de livraison ainsi que le mode de livraison de ces produits livrables.

Produit livrable Destinataires Date de livraison Mode de livraison
       
       
       
3.3.1 Activités de travail

Préciser les diverses activités qui doivent être effectuées dans le cadre du projet. Une structure de répartition du travail permettant de décrire les activités et les relations entre ces diverses activités devrait être utilisée.

3.3.2 Contrôle des exigences

Présenter les mécanismes servant à évaluer, à signaler et à contrôler les changements apportés aux exigences du projet. Expliquer comment seront évaluées les répercussions qu'auront les changements apportés aux exigences sur la portée et la qualité du produit ainsi que sur le calendrier, le budget, les ressources et les facteurs de risque du projet. Si un processus de contrôle des changements distinct est appliqué, il faut l'indiquer dans la présente section. Des renseignements sur le contrôle des exigences figurent dans le domaine de connaissances Gestion de la portée du SNGP.

3.3.3 Contraintes

Préciser les contraintes ou les restrictions qui limitent le projet ou qui lui imposent des conditions, en particulier celles qui sont liées à la portée du projet (p. ex., un délai ferme, un budget prédéterminé, un jalon établi, des dispositions contractuelles ou des considérations relatives à la vie privée et à la sécurité).

3.3.4 Hypothèses

Les hypothèses sont des facteurs qui, aux fins de la planification, sont considérés comme exacts, réels ou certains. Ces hypothèses seront validées durant le processus de planification de l'étape de réalisation.

3.3.5 Intervenants

Indiquer les personnes ou les organismes (p. ex., le consommateur, le promoteur, l'organisme responsable d'effectuer les travaux ou le public) qui participent activement au projet, ou dont les intérêts pourraient être touchés, positivement ou négativement, par l'exécution ou l'achèvement du projet (d'après le Guide du référentiel des connaissances en gestion de projet). Il s'agit d'une estimation préliminaire.

4. Gestion du calendrier

Décrire de quelle façon le calendrier sera géré tout au long de l'étape de réalisation du projet, ce qui devrait comprendre les processus qui serviront à établir le calendrier, les rôles, les responsabilités, les outils, les techniques et l'établissement de rapports.

4.1 Jalons

Indiquer les jalons importants du projet (phases, étapes, points de décisions, approbation d'un produit livrable, etc.). Ce tableau présente également les grandes lignes du projet.

Sommaire du tableau

Ce tableau est une liste des descriptions, les dates prévue, et les points de décision/approbation.

Description Date prévue Point de décision/
approbation
     
     
     
     

4.2 Contrôle du calendrier

Présenter les mécanismes de contrôle qui seront mis en application pour mesurer l'avancement des travaux réalisés à chacun des jalons. Préciser les méthodes et les outils qui serviront à comparer le rendement réel au rendement prévu et à mettre en œuvre des mesures correctives lorsque le rendement réel s'écarte du rendement prévu ou requis. Un calendrier de projet présenté sous la forme d'un graphique Gantt devrait être créé, de préférence à l'aide d'un outil de suivi de projet. Expliquer comment et quand les calendriers seront modifiés et comment l'entente et l'engagement relatifs aux calendriers révisés seront conclus. Des renseignements sur le contrôle du calendrier se trouvent dans le domaine de connaissances Gestion du temps du SNGP.

5. Gestion des coûts

Décrire de quelle façon les coûts seront gérés tout au long de l'étape de réalisation du projet, ce qui devrait comprendre les processus qui serviront à établir le budget, les rôles, les responsabilités, les outils, les techniques et l'établissement de rapports.

5.1.1 Estimation

Indiquer de quelle manière les estimations relatives au projet seront préparées, notamment :

  • les méthodes, les outils et les techniques qui seront employés pour évaluer l'ampleur, les coûts et le calendrier du projet, les efforts à déployer et les exigences relatives aux ressources informatiques essentielles dans le cadre du projet;
  • l'échéancier des estimations;
  • les personnes qui participeront au processus d'estimation;
  • la façon dont les estimations seront consignées, examinées, puis présentées sous forme de rapport.

Les estimations peuvent être incluses dans cette section ou dans une autre section. La méthode d'estimation employée, les hypothèses formulées et le niveau de confiance doivent être fournis pour chaque estimation effectuée. Expliquer pourquoi des fonds de prévoyance sont intégrés aux estimations. Préciser les méthodes qui seront employées pour réévaluer régulièrement le coût et le calendrier du projet ainsi que les ressources nécessaires à sa réalisation.

5.1.2 Allocation budgétaire

Fournir une liste détaillée des éléments budgétaires nécessaires à chacune des activités importantes de la structure de répartition du travail. Le budget des activités devrait inclure le coût approximatif du personnel nécessaire à la réalisation des activités et peut comprendre, selon le cas, le coût de facteurs comme les déplacements, les réunions, les ressources informatiques, les instruments logiciels, les installations d'essai et de simulation et le soutien administratif. Utiliser une catégorie distincte pour chaque type de ressources nécessaire dans chaque budget d'activité. Le budget des activités peut être élaboré à partir d'une feuille de calcul et présenté dans un tableau.

5.1.3 Contrôle du budget

Présenter les mécanismes de contrôle qui serviront à calculer le coût des travaux réalisés, à comparer le coût réel au coût budgété et à mettre en œuvre des mesures correctives lorsque le coût réel ne correspond pas au coût budgété. Le plan de gestion budgétaire devrait spécifier à quels intervalles les rapports sur les coûts seront élaborés et indiquer les méthodes et les outils qui seront employés pour gérer le budget. Le plan budgétaire devrait contenir de nombreux jalons dont l'atteinte doit être évaluée en appréciant la portée et la qualité des produits générés à chacun des jalons à l'aide d'indicateurs objectifs. Des renseignements sur la gestion budgétaire figurent dans le domaine de connaissances Gestion des coûts du SNGP.

6. Gestion de la qualité

La gestion de la qualité comprend la planification, l'assurance et le contrôle de la qualité ainsi que l'amélioration continue. Décrire comment la qualité sera gérée tout au long de l'étape de réalisation du projet en vue d'assurer la qualité des produits livrables, ce qui devrait inclure les processus mis en œuvre durant la planification de la qualité, la définition des normes de qualité, la gouvernance, les rôles, les responsabilités, les outils, les techniques, l'amélioration continue et l'établissement de rapports.

6.1 Assurance de la qualité

Les activités d'assurance de la qualité permettent de surveiller et de vérifier l'efficacité des processus employés pour gérer et créer les produits livrables. Expliquer de quelle façon l'assurance de la qualité sera gérée et décrire la gouvernance, les rôles, les responsabilités, les outils, les techniques et l'établissement de rapports. Des renseignements sur l'assurance de la qualité figurent dans le domaine des connaissances Gestion de la qualité du SNGP.

6.2 Contrôle de la qualité

Présenter les mécanismes qui seront appliqués pour évaluer et contrôler la qualité des produits. Les mécanismes de contrôle de la qualité peuvent inclure la vérification et la validation, les examens par les pairs, les examens de conception, les évaluations de produits, etc. Des renseignements sur le contrôle de la qualité figurent dans le domaine des connaissances Gestion de la qualité du SNGP.

7. Gestion des ressources humaines

Décrire de quelle façon les ressources humaines seront gérées tout au long de l'étape de réalisation du projet, ce qui devrait comprendre la façon dont les exigences en matière de ressources seront déterminées, la façon dont les ressources seront embauchées et la manière dont elles seront formées et gérées, ainsi que les rôles, les responsabilités, les outils, les techniques et l'établissement de rapports. La promotion du travail d'équipe, les récompenses et la reconnaissance font également partie de la gestion des ressources humaines.

7.1 Embauche de ressources humaines

Déterminer le nombre de ressources humaines requises pour chaque domaine de compétence ou rôle dans le cadre du projet, ainsi que les niveaux de compétence exigés et la période pendant laquelle chaque ressource est requise. Définir le profil de ressource prévu (mélange des compétences et des niveaux d'efforts demandés à diverses étapes du projet), lorsque des membres s'ajouteront à l'équipe de projet ou quitteront cette dernière, et la façon dont les nouveaux membres de l'équipe seront orientés. Indiquer la provenance des ressources, comme une ressource interne de la direction générale ou d'une autre direction générale au sein de l'organisation, un employé nouvellement embauché ou un entrepreneur embauché. Voici les renseignements qui devraient être consignés dans cette section :

  • les candidats internes disponibles, leurs compétences et leurs dates de disponibilité;
  • les exigences quant aux candidats externes, notamment les classifications et les descriptions de travail;
  • la sélection des candidats et l'attribution des tâches;
  • la disponibilité et la durée de l'affectation de tous les candidats.

Des renseignements sur la gestion des ressources humaines figurent dans le domaine de connaissances Gestion des ressources humaines du SNGP.

7.2 Perfectionnement des ressources humaines

Définir comment les ressources humaines pourront se perfectionner afin de s'assurer qu'elles possèdent les compétences et les connaissances requises pour réaliser les produits livrables. Les activités de perfectionnement comprennent habituellement la prestation d'une formation propre au projet, mais elles peuvent également comprendre l'échange de connaissances, le jumelage et le mentorat.

8. Gestion des communications

Décrire de quelle façon les communications seront gérées tout au long de l'étape de réalisation du projet., ce qui devrait inclure les processus qui seront employés pour planifier les communications, désigner et gérer les intervenants, établir les exigences en matière de communication, les rôles, les responsabilités, les outils et les techniques.

8.1 Analyse des intervenants

Expliquer le processus utilisé pour désigner les intervenants, l'impact qu'ils auront sur le projet et l'incidence que le projet aura sur eux. Une analyse des intervenants sera intégrée au plan de gestion des intervenants.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les noms des intervenants, l'incidence qu'ils auront sur le projet et l'incidence que le projet aura sur eux, et les exigences en matière de communications.

Nom de l'intervenant Impact de l'intervenant
sur le projet
Impact du projet sur l'intervenant Exigences en matière de communications
       

8.2 Rapports sur le projet et communications

Indiquer les communications et les rapports réguliers qui devraient accompagner le projet, par exemple des rapports de situation hebdomadaires, des examens réguliers et des communications ponctuelles. Les communications varient selon les groupes, mais il est utile de préciser les moyens de communication prévus dès le début du projet. Indiquer les mécanismes de présentation des rapports, le contenu des rapports, les voies de communication utilisées pour communiquer l'état d'avancement des travaux, le calendrier, le budget, la qualité, les risques et les autres indicateurs de situation aux intervenants internes et externes. Le tableau ci-dessous est une façon commode de décrire les attentes en matière de communication.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit le type de communication, le calendrier des communications, le mécanisme de communication, et l'auteur et le destinataire.

Type de communication Calendrier des communications Mécanisme de communication Auteur Destinataire
Rapport sur les progrès réalisés Tous les vendredis Réunion d'équipe Gestionnaire du projet Équipe de projet

Des renseignements sur le contrôle de la qualité figurent dans le domaine de connaissances Gestion des communications du SNGP.

8.3 Collecte de données

Indiquer les méthodes, les outils et les techniques utilisés pour recueillir et conserver les données du projet qui sont requises pour rendre compte du rendement du projet. Les éléments suivants devraient tous être abordés : les données à recueillir, la fréquence de la collecte et la façon dont les données seront validées, analysées, rapportées, conservées et utilisées.

9. Gestion des risques

Indiquer le plan qui servira à cerner et à analyser les risques du projet, et à déterminer leur priorité. Le plan devrait décrire les procédures à suivre pour la planification d'urgence et les méthodes utilisées pour effectuer le suivi des risques, évaluer les changements relatifs à l'exposition à chaque risque et s'adapter à ces changements. Inclure un plan servant à déterminer continuellement les risques tout au long du cycle de vie du projet. Consigner les risques dans un registre des risques distinct. Dans le cas d'un grand projet, un plan de gestion des risques distinct devrait être élaboré. Déterminer les tâches à effectuer relativement à la gestion des risques, le responsable du risque et les dates d'achèvement prévues pour chacune des tâches. Estimer le pourcentage d'efforts nécessaires à la réalisation du projet ou le nombre d'heures prévu pour l'exécution des tâches associées à la gestion des risques. Ajouter ces tâches dans le calendrier et le budget du projet.

Des renseignements sur la gestion des risques sont présentés dans le domaine de connaissances Gestion des risques du SNGP.

Le modèle de registre des risques est disponible en format MS-Excel.

10. Gestion des approvisionnements

Décrire de quelle façon les approvisionnements seront gérés tout au long de l'étape de réalisation du projet. La description devrait comprendre les procédures et les processus ministériels particuliers qui seront utilisés pour l'élaboration des plans d'approvisionnement, les appels d'offres, les achats, le contrôle des marchés et la gestion des fournisseurs.

Consulter les documents suivants pour obtenir de plus amples renseignements sur le domaine de connaissances Gestion des approvisionnements du SNGP.

11. Gestion de l'information

Décrire de quelle façon les principes de gestion de l'information seront appliqués au projet. Décrire les normes, les processus et les outils qui seront utilisés afin d'assurer une gestion efficace des sources d'information.

Consulter les documents suivants pour obtenir de plus amples renseignements sur la gestion des approvisionnements et les processus qui s'y rapportent :

Domaine de connaissances - Gestion de l'information du SNGP

Modèle de plan de gestion de l'information

12. Références

Les documents ci-après sont joints au présent plan de projet pour consultation rapide.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les annexes A, B, C etc. par le titre du document, le No de la GDDE/Version et la date de la référence.

Annexe Titre du document No de la GDD-E/Version Date
A      
B      
C      
Etc.