Arrêté de projet - Version « complète »

Titre du projet

Direction générale

Système national de gestion de projet (SNGP)
Projets opérationnels appuyés par les Technologie de l'information (TI)
Phase de l'analyse

Document fondé sur le « Modèle de Charte de projet » du Secrétariat du Conseil du Trésor
© Sa Majesté la Reine du chef du Canada,
représentée par le président du Conseil du Trésor, 2008
No de catalogue Numéro international normalisé du livre (ISBN)
Ce document est disponible en médias substituts
et sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor à l'adresse : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Date du dernier enregistrement : 21 décembre 2010

Directives

Le présent document sert de modèle pour l'élaboration d'un arrêté de projet, qui constitue l'un des produits livrables obligatoires du Système national de gestion de projet (SNGP).

But du document

Un arrêté de projet est « un document produit par l'instigateur ou le commanditaire du projet, qui confirme officiellement l'existence du projet et confère au gestionnaire dudit projet le pouvoir d'utiliser des ressources organisationnelles dans le cadre des activités liées au projet ».Note 1

L'objectif d'un arrêté de projet consiste à obtenir l'approbation officielle de la structure et des paramètres généraux du projet proposé, ce qui comprend les éléments suivants :

  • les objectifs, les résultats, les avantages, la portée et les risques associés au projet;
  • les produits livrables, le calendrier, les jalons et l'estimation des coûts associés au projet;
  • la structure organisationnelle, la structure de gouvernance et les intervenants dans le cadre du projet.

Comment utiliser le présent modèle

Pour créer un arrêté de projet à l'aide du modèle, il suffit de suivre les étapes ci-après :

Remplacez le titre de la page couverture par « Arrêté de projet », puis y inscrire le titre du projet et les renseignements sur l'organisation.

Remplacez le <texte entre crochets> figurant dans l'en-tête du document par le titre du projet.

Sauvegardez le document en utilisant un nom de fichier qui est conforme à la pratique du SNGP.

Mettez à jour le nom du fichier dans le bas de page du document en cliquant sur le bouton droit de la souris, puis en sélectionnant « Mettre à jour les champs ».

Remplissez toutes les sections du modèle. Chaque section comporte de brèves instructions en italique qui peuvent être supprimées une fois que le document sera achevé. Des tableaux sont également fournis à titre de modèles de présentation pour certains renseignements essentiels.

Mettez à jour la table des matières en cliquant sur le bouton droit de la souris afin de sélectionner « Mettre à jour les champs », puis « Mettre à jour toute la table ».

Le document d'accompagnement intitulé « Guide sur la charte de projet » peut également être utilisé pour obtenir des renseignements supplémentaires sur une section en particulier de l'arrêté ou sur l'arrêté de projet en général.

Supprimez cette page lorsque l'ébauche de l'arrêté de projet est achevée.

Table des matières

Section 1. Introduction

1.1 Suivi des modifications des documents

L'objectif de la présente section est de contrôler l'élaboration et l'application des modifications apportées à l'arrêté de projet. Elle devrait être utilisée en conformité avec le processus de gestion de l'information de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) [se reporter au domaine de connaissances « Gestion de l'information » des projets opérationnels axés sur la technologie de l'information du SNGP]. Il est recommandé de consigner les modifications apportées à l'arrêté de projet uniquement en ajoutant des annexes à l'arrêté de projet initiale. Cette pratique permet de conserver un historique précis du document original initialement approuvé.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les informations requises pour contrôler l'élaboration et l'application des modifications apportées à l'arrêté du projet. Le tableau se compose de quatre colonnes avec les titres suivants: Numéro de révision, Date de publication, Auteur et Brève description du changement. Le tableau se compose de trois lignes avec les données suivantes dans la première rangée sous chaque titre de colonne: 1.0, jj-mm-aaaa, Nom de l'auteur, Création du document.

Numéro de révision Date de publication Auteur Brève description du changement
1.0 jj-mm-aaaa Nom de l'auteur Création du document
       
       

1.2 Résumé

Présentez un bref résumé du projet en termes opérationnels afin de démontrer qu'il cadre avec les résultats stratégiques du Ministère et les résultats opérationnels souhaités qui ont été précisés par l'organisation responsable dans l'analyse de rentabilisation.

Résumez les aspects les plus importants du projet en fournissant les renseignements permettant de répondre aux questions suivantes :

  • Comment et pourquoi le projet a-t-il été entrepris?
  • À qui est destiné le produit livrable définitif du projet?
  • Qui sera touché par le projet?

Les éléments suivants sont habituellement compris dans le résumé :

  • buts et objectifs du projet;
  • principaux jalons;
  • principaux produits livrables;
  • principaux risques;
  • estimation du coût total.

1.3 Autorisation

La présente section comprend les signatures des principaux intervenants, qui indiquent que ces derniers acceptent leur rôle et la description du projet, tels qu'ils sont indiqués dans l'arrêté du projet.

Le présent arrêté de projet autorise officiellement l'exécution du projet <titre du projet> et confère au gestionnaire dudit projet le pouvoir d'utiliser des ressources organisationnelles dans le cadre des activités liées au projet. Si la portée du projet venait à être modifiée, l'arrêté de projet sera mise à jour, puis présentée à nouveau pour approbation.

Nom complet :

Date :

Cadre délégué :

Poste, organisation cliente :

Nom complet :

Date :

Cadre délégué :

Poste, organisation cliente :

Nom complet :

Date :

Cadre délégué :

Poste, organisation cliente :

Nom complet :

Date :

Cadre délégué :

Poste, organisation cliente :

Section 2. Aperçu du projet

2.1 Résumé du projet

Résumez l'ensemble de l'arrêté de projet et mettez en évidence les principaux points d'intérêt pour le lecteur. Elle contient en outre tous les renseignements dont ont besoin les principaux intervenants pour approuver le projet. Le résumé devrait aussi comprendre des renseignements généraux sur le projet, notamment :

  • les raisons de la création du projet (p. ex. problème opérationnel, possibilité d'affaires ou exigence juridique);
  • les principaux intervenants qui tireront profit des résultats du projet.
2.1.1 Buts, résultats opérationnels et objectifs du projet

Définissez les buts du projet et établissez des liens entre ceux-ci et des résultats opérationnels mesurables connexes qui découlent des buts du projet. Des critères de mesure doivent également être fournis afin de confirmer l'atteinte d'un objectif ou d'un résultat souhaité.

Il convient de se rappeler que les buts sont des énoncés généraux, que les objectifs du projet sont des énoncés concrets et que les critères de mesure permettent habituellement de confirmer l'atteinte d'un objectif. Les résultats opérationnels sont les résultats qu'on prévoit obtenir à la fin du projet.

Ajoutez des lignes au besoin.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les informations nécessaires pour identifier les buts du projet et les résultats opérationnels mesurables connexes qui en découlent. Le tableau se compose de quatre colonnes avec les titres suivants: Buts, Résultats, Opérationnels, Objectifs du projet. Le tableau se compose de trois lignes avec le texte suivant dans la colonne Buts: 1, 2, 3.

Buts Résultats Opérationnels Objectifs du projet
1  
2  
3  
2.1.2

Portée du projet

2.1.3 Définition de la portée

Donnez une description générale des caractéristiques et des fonctions qui qualifient le produit ou le service à offrir ou le résultat à atteindre dans le cadre du projet.

2.1.4 Champ d'application

Expliquez la définition de la portée et soulignez les principales activités nécessaires pour mener à bien le projet (p. ex. élaboration du module ABC ou rédaction du document relatif aux exigences). Préciser les activités faisant partie de la catégorie « non visées par la portée » afin de réduire les ambiguïtés.

Ajoutez des lignes au besoin.

Bien que le tableau ci-après donne un aperçu du champ d'application du projet, des explications supplémentaires devraient être fournies sous forme de texte.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les limites du projet en identifiant les activités visées par la portée et les activités non visées par la portée. Le tableau se compose de deux colonnes avec les titres suivants: Activités visées par la portée et Activités non visées par la portée. Le tableau se compose de trois lignes avec le texte suivant sous les colonnes Activités visées par la portée et Activités non visées par la portée: 1, 2, 3.

Activités visées par la portée Activités non visées par la portée
1. 1.
2. 2.
3. 3.

Ajoutez ici des explications supplémentaires sur le champ d'application du projet.

2.2 Jalons

Indiquez les aspects ou les événements importants du projet (phases, étapes, bornes d'approbation des points de vérification du SNGP, etc.). Ce tableau peut également être utilisé comme échéancier global du projet.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les dates prévues des jalons du projet. Le tableau se compose de trois colonnes avec les titres suivants: Jalon du projet, Description, Date prévue. Le tableau se compose de trois lignes avec le texte suivant dans la colonne Jalon du projet: 1, 2, 3.

Jalon du projet Description Date prévue
1.    
2.    
3.    

2.3 Produits livrables

Ciblez et définissez les principaux produits livrables qui doivent être fournis dans le cadre du projet en vue d'atteindre les objectifs fixés. Incluez les produits livrables internes du projet qui sont requis pour le processus de gestion de projet aux fins d'évaluation et d'approbation (p. ex. plan de transition du projet, plan de communication ou leçons tirées).

Déterminez les critères qui seront utilisés pour évaluer la qualité et l'état d'avancement de chaque produit livrable.

Nommez les intervenants responsables de l'approbation de chaque produit livrable.

Ajoutez des lignes au besoin.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les produits livrables du projet, les intervenants responsables du produit livrable, la description du produit livrable, les critères d'acceptation et l'échéance. Le tableau se compose de deux colonnes avec une rubrique couvrant les deux colonnes intitulée : Premier produit livrable : Nom du produit livrable. Sous cette colonne, quatre lignes sont incluses : Intervenants, Description, Critères d'acceptation, échéance. Un autre tableau est présenté ci-dessous avec le même format et intitulé Deuxième produit livrable : Nom du produit livrable, avec les mêmes lignes que décrites pour la première colonne ci-dessus.

Premier produit livrable : Nom du produit livrable
Intervenants :  
Description :  
Critères d'acceptation :  
Échéance :  
Deuxième produit livrable : Nom du produit livrable
Intervenants :  
Description :  
Critères d'acceptation :  
Échéance :  

La section portant sur les produits livrables peut être utilisée pour établir la structure de répartition du travail globale du projet, ce qui permet de diviser les principaux produits livrables d'un projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer.

2.4 Estimation des coûts et source de financement

2.4.1 Estimation des coûts du projet

Fournissez les estimations de coûts pour toutes les ressources (humaines, matérielles et financières) qui sont nécessaires pour réaliser les produits livrables et atteindre les objectifs fixés dans le cadre du projet. Pour s'assurer que l'ensemble de la portée du projet est prise en compte, il faut se reporter aux éléments énumérés dans la structure de répartition du travail initiale et aux estimations des efforts qui devront être déployés dans le cadre du projet. Indiquez les coûts ponctuels et permanents. Par exemple, les coûts permanents estimatifs afférents au maintien des produits et des services créés dans le cadre du projet doivent être fournis. Modifiez le tableau au besoin.

L'analyse de rentabilisation relative au projet devrait comprendre les estimations des coûts pouvant servir de fondement au présent résumé.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les estimations de coûts pour toutes les ressources (humaines, matérielles, et financières) qui sont nécessaires pour réaliser les produits livrables et atteindre les objectifs fixés dans le cadre du projet. Le tableau se compose de cinq colonnes avec une rubrique couvrant toutes les colonnes intitulée Phase 1/Produit livrable. Sept lignes sont incluses avec les titres suivants dans la première colonne: Salaire, Services professionnels, Coûts en capital, Fonctionnement et entretien, Coûts permanents, Autres, Totaux partiels. Un autre tableau est présenté ci-dessous avec le même format et intitulé Phase 2/Produit livrable avec les mêmes lignes que décrites ci-dessus.

Phase 1/Produit livrable
Salaire        
Services professinonnels        
Coûts en capital        
Fonctionnement et entretien        
Coûs permanents        
Autres        
Totaux partiels        
Phase 2/Produit livrable
Salaire        
Services professinonnels        
Coûts en capital        
Fonctionnement et entretien        
Coûs permanents        
Autres        
Total        
2.4.2 Source de financement

Indiquez les différentes sources de financement qui seront utilisées pour appuyer le projet. Le promoteur de projet et le gestionnaire de projet devraient comprendre clairement d'où proviendra le financement et quelles seront les ressources affectées au projet.

2.5 Dépendances

Dressez la liste des dépendances liées au projet, notamment :

  • une relation de type prédécesseur-successeur existe relativement à un autre projet (protocole d'entente, partenariat, etc.);
  • un projet connexe nécessite un produit livrable préparé dans le cadre du projet en cours;
  • le projet en cours nécessite un produit livrable préparé dans le cadre d'un projet connexe;
  • un produit ou un service offert, ou un résultat réalisé dans le cadre du projet devra être distribué de pair avec un autre nouveau produit, service ou résultat.
Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les dépendances liées au projet, les dates importantes et les personnes -ressources. Le tableau se compose de trois colonnes avec les titres suivants: Description de la dépendance, Date importante et Personne-ressource. Le tableau se compose d'une rangée sans texte.

Description de la dépendance Date importante Personne-ressource
     

2.6 Risques, hypothèses et contraintes liés au projet

2.6.1 Risques

La présente évaluation initiale des risques ne remplace pas l'évaluation intégrale des risques qui a été réalisée pendant la phase de planification. Le tableau ci-après contient les risques stratégiques qui ont été ciblés au début du projet. Indiquez le niveau d'incidence et le degré de probabilité de chacun des risques (faible, moyen ou élevé). Déterminez les mesures possibles qui doivent être utilisées pendant le projet pour réduire l'incidence ou la probabilité des risques ciblés, et désignez la personne ou l'équipe chargée de résoudre le risque. Consignez les risques les plus importants (cinq ou moins). Conformément aux procédures de gestion des risques de TPSGC, les mesures d'intervention acceptable comprennent l'acceptation, le transfert, l'atténuation et l'élimination du risque.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les risques stratégiques qui ont été ciblés au début du projet. Le tableau se compose de six colonnes avec les titres suivants: Numéro, Description du risque, Probabilité (faible / moyenne/ ou élevée), Incidence (faible / moyenne/ ou élevée), Plan de gestion des risques, et Responsable. Le tableau se compose de trois lignes avec le texte suivant dans la colonne Numéro: 1, 2, 3.

No Description du risque Probabilité
(faible, moyenne ou élevée)
Incidence
(faible, moyenne ou élevée)
Plan de gestion des risques Responsable
1          
2          
3          
2.6.2 Hypothèses

Dressez la liste des hypothèses qui, aux fins de la planification, sont considérées comme exactes, réelles ou certaines. Ces hypothèses seront validées au cours du processus de planification. Les hypothèses inexactes, contradictoires ou incomplètes entraînent des risques liés au projet.

Ajoutez des lignes au besoin.

Le tableau suivant présente les éléments qui n'ont pas pu être prouvés ou démontrés au moment où le présent arrêté de projet a été préparé; ces éléments sont cependant pris en considération en vue de stabiliser l'approche ou la planification du projet.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les hypothèses qui sont considérées comme exactes, réelles ou certaines. Le tableau se compose de deux colonnes avec les titres suivants: Numéro et Hypothèse. Le tableau se compose de trois lignes avec le texte suivant dans la colonne Numéro: 1, 2, 3.

No Hypothèse
1  
2  
3  
2.6.3 Contraintes

Précisez les contraintes ou les restrictions particulières qui limitent le projet ou qui lui imposent des conditions, en particulier celles qui sont liées à la portée (p. ex. un délai ferme, un budget prédéterminé, un jalon établi, des dispositions contractuelles ou les considérations relatives à la vie privée et à la sécurité). Classez les contraintes s'il y en a plusieurs.

Ajoutez des lignes au besoin.

Le tableau suivant présente les facteurs conditionnels qui régissent l'exécution du projet.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les contraintes du projet et la catégorie de la contrainte. Le tableau se compose de trois colonnes avec les titres suivants: Numéro, Catégorie et Contraintes. Le tableau se compose de trois lignes avec le texte suivant dans la colonne Numéro: 1, 2, 3.

No Catégorie Contraintes
1    
2    
3    

Section 3. Organisation du projet

3.1 Gouvernance du projet

Décrivez la façon dont le projet sera géré et indiquez les organismes de gouvernance ministérielle qui pourraient participer au processus d'approbation. Autrement dit, expliquez le processus décisionnel et indiquez qui prend quelle décision.

Utilisez un schéma. Si des comités figurent dans le schéma, incluez une description de ceux-ci dans la section Rôles et responsabilités.

3.2 Structure de l'équipe de projet

Utilisez un organigramme pour illustrer la structure de l'équipe de projet ainsi que les relations entre les membres de l'équipe.

Montrez comment l'équipe utilise la structure de gouvernance du projet ou établit des liens avec celle-ci.

Dans le cas des petits projets, le rôle des membres de l'équipe peut être indiqué, alors que dans le cas des projets d'envergure, l'organigramme devrait préciser les groupes ou les entités qui composent les équipes de projet.

3.3 Rôles et responsabilités

Définissez les rôles et les responsabilités qui ont été confiés à chaque membre de l'équipe de projet et aux intervenants, et nommez les groupes de travail qui exercent une influence considérable sur le projet.

Incluez l'ensemble des comités et des entités qui sont indiqués à la section 3.1, Gouvernance du projet et à la section 3.2, Structure de l'équipe de projet.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les rôles et responsabilités qui ont été confiés à chaque membre de l'équipe de projet ainsi que ceux des intervenants et groupes de travail qui exercent une influence considérable sur le projet. Le tableau se compose de trois colonnes avec les titres suivants: Rôle dans le cadre du projet, Responsabilités, Personne affectée. Le tableau se compose de trois lignes avec le texte suivant dans la colonne du rôle dans le cadre du projet: Gestionnaire de projet, Analyste des activités, Comité d'examen du projet.

Rôle dans le cadre du projet Responsabilités Personne affectée
Gestionnaire de projet    
Analyste des activités    
Comité d'examen du projet    

3.4 Installations et ressources utilisées dans le cadre du projet

Décrivez, s'il y a lieu, les besoins associés au projet en matière d'installations et de ressources, comme les locaux à bureaux, les installations à vocation particulière, le matériel informatique, le matériel de bureau et les outils de soutien.

Désignez la personne ou l'équipe chargée d'obtenir les éléments précis permettant de soutenir l'environnement propice à l'élaboration du projet.

Section 4. Références

Cette section sert à préciser et à décrire l'emplacement des principaux documents qui permettent de définir et de mettre en place le projet, comme l'analyse de rentabilisation, le plan d'investissement ministériel, la stratégie ministérielle à long terme, le plan de gestion des résultats, la carte des résultats, le discours du Trône, les directives du Cabinet ou les initiatives horizontales du gouvernement.

Consultez les documents suivants pour obtenir de plus amples renseignements sur ce projet :

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit l'emplacement des principaux documents qui permettent de définir et de mettre en place le projet, comme l'analyse de rentabilisation, le plan d'investissement ministériel, la stratégie ministérielle à long terme, le plan de gestion des résultats, la carte des résultats, le discours du Trône, les directives du Cabinet ou les initiatives horizontales du gouvernement. Le tableau se compose de cinq colonnes avec les titres suivants: Titre du document, numéro de version, Date, Auteur et organisation, emplacement (lien ou chemin d'accès). Le tableau se compose de deux rangées qui ne contiennent pas de texte.

Titre du document No de version Date Auteur et organisation Emplacement (lien ou chemin d'accès)
         
         

Section 5. Glossaire, acronymes et sigles

Définissez tous les termes, sigles et acronymes qui sont requis afin d'interpréter correctement l'arrêté de projet.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les termes, sigles et acronymes qui sont requis afin d'interpréter correctement l'arrêté de projet. Le tableau se compose de deux colonnes avec les titres suivants: Terme, sigle ou acronyme, Définition. Le tableau se compose de trois lignes qui ne contiennent pas de texte.

Terme, sigle ou acronyme Définition
   
   
   

Liste de vérification pour l'examen de l'arrêté de projet :

[ ] : Case à cocher

Une fois que le modèle de l'arrêté de projet est rempli, utilisez la liste suivante pour examiner les différentes sections afin de vous assurer que tous les renseignements nécessaires ont été fournis.

  • [ ] Le résumé démontre clairement que le projet, le plan d'investissement ministériel et l'Architecture des activités de programme sont harmonisés.
  • [ ] Des objectifs précis et mesurables ont été établis pour le projet et des résultats opérationnels sont liés à ceux-ci.
  • [ ] La portée du projet est énoncée clairement, ce qui permet au lecteur de comprendre facilement quel produit, service ou résultat sera réalisé dans le cadre du projet ainsi que les activités générales qui seront menées.
  • [ ] Les produits livrables sont répartis sur toute la durée du projet et préparés selon une approche par étapes, qui prévoit des points de décisions.
  • [ ] Un résumé des estimations de coûts et de la source de financement pour réaliser les produits livrables internes et externes est fourni; ce résumé traite de la gestion de projet, des activités administratives et de l'équipement nécessaire (matériel, logiciel, surface utile, etc.).
  • [ ] Les risques stratégiques sont cernés et évalués.
  • [ ] Un processus de gouvernance est défini en vue de signaler les problèmes à un supérieur, au besoin, et d'approuver les modifications apportées au projet (portée, budget, calendrier) et les produits livrables.
  • [ ] Le rapport d'autorité entre les membres de l'équipe est présenté de façon claire.
  • [ ] Les rôles et responsabilités dans le cadre du projet sont définis et attribués à des personnes ou à des groupes.
  • [ ] Les besoins relatifs aux installations et aux ressources sont décrits lorsqu'ils nécessitent un travail considérable sur le plan logistique ou qu'ils requièrent un financement important.

Si tous ces éléments sont cochés, supprimez cette liste de vérification, mettez à jour la table des matières et sauvegardez une copie du présent document. 

Note

Note

Note 1

Guide du référentiel des connaissances en gestion de projet (Guide Project Management Body of Knowledge (PMBOK®)), troisième édition, p. 368.

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