Norme de surveillance du rendement et d'établissement de rapports de SPAC

Annexe A – Outils de gestion du rendement

Des outils de gestion du rendement sont proposés dans la présente annexe.

1. Tableau de bord

  • Outil ministériel normalisé – Uniformité de la présentation de l'ensemble des directions générales et des secteurs. Il permet d'avoir une vision uniforme des projets, de leurs progrès et de leur rendement, et les renseignements qu'il contient peuvent être rassemblés facilement de manière à donner une vue d'ensemble, à l'échelle de la direction générale ou du ministère.
  • Tableau de bord de projet – un rapport d'étape qui contient des éléments prédéfinis. Il comporte des renseignements généraux, est axé sur des IRC particuliers et est fondé sur un code de couleurs relatif aux indicateurs, dont l'objectif est d'établir des rapports sur le rendement et de souligner les problèmes, pour que de l'aide soit demandée au besoin.
  • Fréquence définie.
  • Contrôle d'accès défini.

2. Rapport sur les progrès réalisés

  • Un ensemble normalisé d'indicateurs et d'articles
  • Une liste des destinataires et une fréquence définies

3. Examen indépendant/Gestion de l'exécution des processus mensuels

La Norme de surveillance du rendement et d'établissement de rapports du SNGP comprend des composantes d'examen indépendant. À l'interne, à la Direction générale des biens immobiliers, les examens indépendants sont menés par le Comité consultatif sur l'examen de projets et par le Comité national consultatif sur l'examen de projets. À la Direction générale des services d'infotechnologie (DGSIT), les examens sont menés dans le cadre du processus de gestion de l'exécution des processus mensuels. À l'externe, les examens indépendants sont également un élément clé du processus de surveillance et d'examen de projet du Conseil du Trésor. Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille les projets qui dépassent les pouvoirs délégués du Ministère et les autres projets lorsqu'il le juge nécessaire. À l'appui du processus d'examen du Conseil du Trésor, les projets du Ministère seront examinés par des analystes indépendants certifiés par le Conseil du Trésor. Ces examens peuvent être effectués à l'une ou l'autre des sept étapes de validation définies par le Secrétariat du Conseil du Trésor, selon la capacité de gestion de projet du volet concerné de la SNGP :

  • stratégie et conception;
  • approche;
  • analyse de rentabilisation et état de préparation;
  • arrêté et plan de gestion du projet;
  • plan détaillé;
  • construction et déploiement;
  • examen postérieur à la mise en œuvre.

Un examen indépendant ou un processus de gestion de l'exécution des processus mensuels complet nécessite de nombreuses ressources, car il doit être effectué à des points de vérification réguliers. Par conséquent, il n'est pas justifié de soumettre la totalité des projets opérationnels allégés appuyés par les TI à l'examen d'un tiers, compte tenu des coûts associés à un tel examen.

Voici les éléments clés de la gestion de l'exécution des processus mensuels :

  • Elle constitue une fonction d'investigation de la surveillance du rendement basée sur les pratiques exemplaires.
  • Elle est un complément à d'autres outils ou mécanismes d'établissement de rapports sur le rendement en raison de sa fonction de validation ou de vérification.
  • Elle est assurée par un tiers indépendant, et peut suivre les directives générales du programme d'examen indépendant du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Les indicateurs de rendement clés seront mis à profit pour évaluer les progrès et le rendement du projet.
  • Elle est considérée comme une fonction préventive, effectuée tous les mois afin de déterminer les secteurs pouvant être améliorés et d'enregistrer le plan d'action correspondant.
  • Elle assure une surveillance continue des leçons apprises dans le cadre d'un projet.
  • Elle aide les organismes à déterminer les interdépendances des projets et à considérer les projets harmonisés sur le plan stratégique comme un tout.
  • Elle constitue un outil constructif qui aide à relever les défis propres aux projets et à atteindre les objectifs établis, sans constituer un fardeau administratif additionnel.
  • Elle exige la conformité pour assurer une mise en œuvre uniforme des pratiques de gestion de projet.
  • Elle mène à la production d'un rapport qui est présenté à un comité de gouvernance constitué de cadres supérieurs afin que les mesures appropriées soient prises pour résoudre les problèmes relatifs au projet.

4. Extrants des outils de gestion du rendement

La norme de gestion de projet produira au minimum les extrants suivants :

  • une vision globale de l'état des projets du portefeuille;
  • des plans d'action recommandés;
  • une structure de hiérarchisation des problèmes;
  • les leçons apprises;
  • des intrants au processus d'amélioration continue;
  • la reconnaissance de la haute direction.

5. Définitions des indicateurs de rendement clés

Les projets sont évalués selon plusieurs indicateurs de rendement clés (IRC) qui représentent des domaines de connaissances clés relatifs à la gestion de projet. Ces IRC constituent la base de référence définitive en ce qui concerne la mesure et l'établissement de rapports.

5.1 Définitions des IRC relatifs à la norme de surveillance du rendement et d'établissement de rapports (première catégorie)

5.1.1 Respect du calendrier

Le respect du calendrier renvoie à la réalisation du projet dans les délais prévus selon les phases du SNGP et les produits livrables de chacun des points de vérification. Le calendrier de base est le calendrier établi dans le plan du projet et représente le dernier calendrier approuvé (p. ex., approbation préliminaire de projet [APP] ou approbation définitive de projet [ADP], accord conclu avec les autres ministères). Le rendement est fondé sur les écarts, quels qu'ils soient, par rapport au dernier calendrier approuvé pour ce qui est du chemin critique.

  • Vert : Respecte le dernier calendrier de base approuvé.
  • Jaune : En retard sur le calendrier de base – pas de répercussions importantes sur le projet. (N'affecte pas le chemin critique du projet.)
  • Rouge : En retard sur le calendrier de base – répercussions importantes sur le projet (Affecte le chemin critique, les objectifs de la portée, les objectifs budgétaires ou les exigences opérationnelles.)

5.1.2 Respect des budgets

L'évaluation est fondée sur le budget total du projet. On considère qu'un projet respecte son budget si le montant définitif des dépenses ne dépasse pas la limite du fonds de prévoyance au point de vérification déterminé de la phase. En ce qui concerne les projets des autres ministères, le budget total est le montant total figurant dans l'accord signé (protocole d'entente [PE], lettre d'intérêt [LI], arrangement en matière d'approvisionnement [AA], etc.).

  • Vert : Respecte le budget (les dépenses prévues respectent le budget, comme prévu).
  • Jaune : Les dépenses totales prévues du projet ne dépassent pas le financement approuvé, mais nécessitent l'utilisation de la marge de sécurité.
  • Rouge : Les dépenses totales prévues du projet dépassent le budget approuvé.

N. B. Pour les projets des autres ministères :

APP = Montant accordé au démarrage du projet qui figure dans l'accord conclu avec l'autre ministère concerné (PE, LI, AA, etc.).

ADP = Montant accordé à la mise en œuvre du projet qui figure dans l'accord conclu avec l'autre ministère concerné (PE, LI, AA, etc.).

5.1.3 Respect de la portée

L'évaluation est fondée sur la portée globale du projet telle qu'elle est établie dans la dernière approbation. Un écart par rapport à la portée reflète les changements approuvés et l'incapacité de respecter la portée de base (énoncé de la portée dans l'arrêté de projet).

  • Vert : Pas de changement ou de répercussions sur le projet (le changement respecte le budget et le calendrier de base).
  • Jaune : Changement mineur – faibles répercussions sur le projet (le changement a des répercussions sur le budget ou le calendrier, mais n'excède pas le fonds pour éventualités et n'a aucune incidence sur le chemin critique).
  • Rouge : Changement important – répercussion importante sur le projet (répercussions majeures sur le budget et le fonds pour éventualités ou le chemin critique est à risque).

5.1.4 État général du projet

L'état général du projet est exprimé en vert, jaune ou rouge, selon les évaluations des indicateurs de projet, qui sont le respect du calendrier, le respect du budget et le respect de la portée.

  • Vert : Le projet obtient la cote vert si tous les indicateurs (respect du calendrier, respect du budget et respect de la portée) sont cotés vert.
  • Jaune : Le projet obtient la cote jaune si au moins un des indicateurs (respect du calendrier, respect du budget ou respect de la portée) est coté jaune et que les autres indicateurs sont cotés vert ou jaune.
  • Rouge : Le projet obtient la cote rouge si au moins un des indicateurs (respect du calendrier, respect du budget ou respect de la portée), est coté rouge.

5.2 Exemples d'IRC supplémentaires liés à la norme de gestion de projet (deuxième catégorie)

5.2.1 Risques

Le risque entraîne une incertitude. Un indicateur de rendement axé sur les risques permet de mesurer la capacité actuelle de l'équipe de projet à gérer les risques et les problèmes qui pourraient l'empêcher d'atteindre ses objectifs. Il peut couvrir les risques qui ne sont pas liés au calendrier, au budget ou à la portée; en d'autres mots, les risques liés à la dépendance, au financement, à la politique, à l'aspect technique du projet, etc.

Comme IRC, les risques reflètent les préoccupations suivantes :

  • l'élaboration et la mise en œuvre efficaces du plan de gestion des risques et des mesures de réponse aux risques;
  • les conclusions de l'évaluation de la complexité et des risques des projets et les changements apportés à celles-ci;
  • les risques auxquels un projet pourrait être soumis.

5.2.2 Satisfaction de la clientèle

Mesurer la satisfaction globale de la clientèle.

5.2.3 Communications

Mesurer l'efficacité de la communication entre l'équipe de projet et les intervenants.

5.2.4 Ressources humaines

Mesurer la capacité actuelle du projet d'assigner les ressources nécessaires pour achever le travail prévu dans le respect du budget.

5.2.5 Approvisionnements

Mesurer, s'il y a lieu, la capacité actuelle du projet de mener à bien le processus d'approvisionnement.

5.3 Remarques sur les sous-indicateurs de rendement clés et définitions

Si seuls les indicateurs de rendement clés de première catégorie sont utilisés, les indicateurs de rendement clés de deuxième catégorie peuvent être rangés parmi les indicateurs de rendement clés de première catégorie appropriés, selon leurs répercussions directes. Par exemple, si les ressources humaines nécessaires à la réalisation d'un projet ne sont pas disponibles, le respect du calendrier et le respect du budget pourraient être affectés.

Les indicateurs de rendement clés peuvent contenir des sous-indicateurs de rendement clés ou des paramètres afin de faciliter la détermination objective de leur état véritable. À titre d'exemple, le respect du calendrier peut avoir des sous-indicateurs comme les principaux produits livrables et le chemin critique.

On s'attend à ce que les produits livrables des projets aient du retard, en raison de nombreux facteurs. Un retard ne signifie pas nécessairement que le respect du calendrier sera coté jaune ou rouge. Cependant, si une tâche du chemin critique n'est pas exécutée selon le calendrier, l'état de l'indicateur pourrait changer.

Remarque sur les définitions

Fonds d'imprévus / de réserve : Une disposition du plan de gestion de projet établie afin d'atténuer les risques liés au coût et au calendrier. Le terme « réserve » est souvent accompagné d'un qualificatif (p. ex., réserve de gestion, réserve pour éventualités) de manière à fournir des renseignements sur le type de risques à atténuer. La signification particulière de chaque terme qualifié varie selon les secteurs où ils sont utilisés (c.-à-d. les projets de biens immobiliers ou les projets opérationnels appuyés par les TI). Source : Guide PMBOK®

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