Contrat de gestion immobilière de TPSGC

Février 2011

Rétrospective concernant le contrat de gestion immobilière

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est l’un des principaux gardiens des biens immobiliers du gouvernement fédéral (y compris 345 immeubles à bureaux fédéraux et installations à vocation particulière dans l’ensemble du pays). Il surveille notamment la gestion et l’entretien de ces édifices.

Dans le cadre de son mandat, TPSGC s’engage à dépenser de façon prudente et adéquate les fonds publics, et il a la responsabilité envers la population canadienne de s’assurer que tout le travail effectué est efficient et efficace, et qu’il représente un bon rapport qualité-prix. TPSGC s’engage également à faire preuve d’ouverture, d’équité et de transparence dans la fourniture de ces services.

En 1997, le Ministère a entrepris l’impartition à grande échelle des services de gestion immobilière et de réalisation de projets pour environ 250 immeubles à bureaux à l’échelle nationale, après avoir déterminé que des économies considérables pourraient être réalisées.

En tirant profit de l’efficacité et de la souplesse du secteur privé, les contrats initiaux attribués dans le cadre de cette initiative ont permis d’économiser 20 millions de dollars annuellement. Ces économies ont été démontrées au moyen d’une comparaison directe des dépenses d’exploitation tant avant qu’après l’impartition et elles ont été maintenues annuellement depuis ce temps.

En 2005, TPSGC a mis à profit ses réussites initiales en adoptant une approche améliorée et élargie dans le cadre de laquelle l’efficacité administrative était accrue et le nombre de contrats était réduit.

Cette année-là, au moyen d’un processus d’appel d’offres concurrentiel juste, ouvert et transparent, SNC-Lavalin O&M a obtenu les huit contrats, répartis par région, pour l’entretien de 320 immeubles fédéraux (superficie de 2,9 millions de mètres carrés).

Ces contrats avaient une durée de quatre ans et étaient assortis de trois options de renouvellement de deux ans chacune. Ensemble, ces huit contrats ont une valeur annuelle approximative de 550 millions de dollars.

SNC-Lavalin O&M est un fournisseur chevronné de services d’exploitation et d’entretien dont le portefeuille comprend des installations publiques et privées, des infrastructures et d’autres biens immobiliers au Canada et à l’étranger. Son portefeuille de gestion immobilière comprend plus de 10 millions de mètres carrés de biens immobiliers répartis dans plus de 7 500 installations.

Économie de coûts et avantages du contrat de gestion immobilière

Dans l’ensemble, cette approche a permis d’optimiser l’argent des contribuables canadiens en réduisant les coûts ainsi qu’en augmentant la vitesse et l’efficacité du service comparativement à l’entretien fait à l’interne. En plus des économies approximatives de 20 millions de dollars par année depuis 1998, TPSGC a confirmé que des économies supplémentaires de 86,7 millions de dollars ont été réalisées, par rapport aux contrats précédents, pendant seulement les trois premières années du contrat avec SNC-Lavalin O&M. Par conséquent, cela signifie que les économies estimatives totales découlant de cette approche jusqu’à présent se chiffrent à environ 330 millions de dollars, démontrant ainsi le franc succès de cette initiative.

Avantages pour les entreprises locales

Le fait de tirer parti du savoir-faire et de la capacité du secteur privé permet non seulement de mieux utiliser l’argent des contribuables canadiens, mais aussi d’appuyer les petites et moyennes entreprises (PME).

SNC-Lavalin O&M agit à titre de gestionnaire de projet, en surveillant l’exploitation des immeubles du gouvernement, alors que la majorité de la prestation de services est confiée en sous-traitance à des PME locales.

Depuis l’attribution du contrat initial, le nombre de PME d’un océan à l’autre qui ont obtenu des contrats de sous-traitance de la part de SNC-Lavalin O&M a augmenté de 33 %, passant ainsi de 4 500 à 6 000 entreprises.

Ces entreprises comprennent :

  • des entrepreneurs en chauffage, ventilation et climatisation
  • des électriciens
  • des plombiers
  • des entrepreneurs en déneigement
  • des paysagistes
  • des techniciens en lutte antiparasitaire
  • des couvreurs
  • des serruriers
  • des poseurs de portes basculantes
  • des spécialistes du nettoyage

Par exemple, pour faire participer les communautés dans lesquelles ces immeubles sont situés et les appuyer, dans le cadre de ce contrat, SNC-Lavalin O&M confie en sous-traitance en moyenne chaque année des travaux électriques et mécaniques d’une valeur de six millions de dollars à plus de 500 entreprises locales et entrepreneurs dans l’ensemble du pays.

Lancement de la vérification de 2010

Le 10 mars 2010, la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, l’honorable Rona Ambrose, a enjoint le ministère d’entreprendre une vérification de sept opérations touchant des services d’entretien et de réparations effectuées en vertu d’un contrat avec SNC-Lavalin O&M et gérées par TPSGC.

En réponse à la demande de la ministre, en avril 2010, TPSGC a retenu les services de PricewaterhouseCoopers s.r.l. Canada à la suite d’un processus d’appel d’offres concurrentiel pour mener une vérification* indépendante des dépenses engagées dans le cadre des contrats de SNC-Lavalin O&M. PricewaterhouseCoopers s.r.l. Canada est un cabinet de services professionnels de bonne réputation qui se spécialise dans les services de vérification et de certification, de fiscalité et de conseils.

*Le terme « vérification » employé dans le présent rapport désigne une vérification visant l’application de procédures juricomptables spécifiques, telles que décrites dans le rapport cité en référence.

La vérification portait sur les sept transactions en question, afin de déterminer si elles étaient appuyées par des éléments probants et si elles étaient raisonnables sur le plan des coûts imputés. Quatre considérations ou « éléments de coût » ont fait l’objet d’un examen : 1) les coûts de sous-traitance, 2) les frais de gestion, 3) les taxes fédérales et 4) la main-d’œuvre de gestion de projet. L’élément lié à la main-d’œuvre de gestion de projet fait toujours l’objet d’un examen.

Les constatations

Transaction Éléments
probants		 Caractère
raisonnable
1 Achat de deux plantes et de deux pots Oui Oui
2 Installation de trois stores Oui Non concluant
3 Installation d’une sonnerie de porte Oui Oui
4 Enlèvement de l’enseigne de sortie Oui Oui
5 Installation de six luminaires cylindriques encastrés Oui Oui
6 Enlèvement de l’interrupteur d’éclairage Oui Non concluant
7 Services de nettoyage supplémentaires pour
   les bureaux du ministre et du sous-ministre (six mois)		 Non Non

(Nota : Ces constatations découlent de l’examen des coûts de sous-traitance, des frais de gestion et des taxes fédérales. La main-d’œuvre de gestion de projet fait toujours l’objet d’un examen.)

Comme illustré dans le tableau ci-dessus, la vérification des transactions menée par PricewaterhouseCoopers s.r.l. a révélé que pour trois éléments de coût, six des sept transactions étaient appuyées par des éléments probants et que quatre d’entre elles étaient raisonnables en ce qui a trait aux coûts facturés, contrairement à l’une d’entre elles (Services de nettoyage supplémentaires des bureaux pour une période de six mois), qui ne l’était pas. La vérification s’est avérée « non concluante » en ce qui concerne deux transactions. De fait, PricewaterhouseCoopers s.r.l. n’a pu tirer une conclusion sur le caractère raisonnable des coûts de sous-traitance. Même si la documentation à l’appui de chaque transaction était suffisante, cette documentation n’était pas disponible pour confirmer que le processus utilisé était le plus efficace pour obtenir le coût le plus bas possible.

Transaction liée aux services de nettoyage supplémentaires

Malgré qu’un ordre de travail signé ait été fourni pour le montant facturé, PricewaterhouseCoopers s.r.l. a conclu que les coûts de sous-traitance liés aux services de nettoyage supplémentaires n’étaient pas raisonnables parce que le coût aurait été plus bas s’il avait été calculé au moyen d’un taux horaire plutôt que d’un prix fixe. La méthode de calcul du coût pour ces services est choisie en fonction de l’évaluation du meilleur rapport qualité-prix. Les deux options sont permises dans le cadre du contrat, et chaque option pourrait offrir une valeur différente, selon le type de service et les circonstances. Par exemple, le prix fixe pourrait offrir les avantages supplémentaires de procurer une garantie de coût et de réduire les tâches administratives. L’examen de PricewaterhouseCoopers s.r.l. a permis de déterminer que, dans ce cas-ci, la tarification horaire représentait le coût le plus bas.

Remboursement

SNC-Lavalin O&M a remboursé volontairement un montant de 31 898,20 $ au gouvernement (TPS en sus), pour un total de 33 493,11 $.

Le montant total de 33 493,11 $ a été déterminé à la suite d’un examen des coûts liés à ce service pour la durée du contrat (depuis octobre 2006). Même si le prix fixe a été autorisé pour cette transaction, les constatations de 2010 ont démontré qu’un taux horaire aurait permis de réaliser de meilleures économies de coûts pour les contribuables canadiens.

Prendre le temps de bien faire les choses

Il était important que TPSGC s’assure que la vérification était rigoureuse et exacte, et que l’on prenait le temps de bien faire les choses. Le Ministère a pris soin d’élaborer l’étendue de la vérification de façon à ce qu’elle soit suffisante pour fournir un aperçu adéquat de l’administration du contrat et de faire appel à un cabinet de bonne réputation au moyen d’un processus juste et transparent.

Une fois sélectionné, PricewaterhouseCoopers s.r.l. a dû rassembler les documents pertinents, examiner les constatations découlant d’autres vérifications, évaluer les coûts des transactions, mener de nombreuses entrevues avec des employés de TPSGC et de SNC-Lavalin O&M ainsi qu’avec les sous-traitants, et analyser de façon rigoureuse tous ces renseignements avant de préparer son rapport.

Le rapport final a été examiné et approuvé par le Comité de vérification et d’évaluation du Ministère le 20 janvier 2011, et une traduction intégrale du rapport a alors été entreprise.

Ce comité est formé de cadres supérieurs du Ministère et de trois membres externes indépendants. Son mandat consiste à fournir une orientation, une assurance et des conseils objectifs sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de responsabilisation du Ministère.

Cet examen visait à fournir une validation objective des constatations et à établir un plan d’action de la direction pour traiter ses recommandations.

Réponse proactive du Ministère

Au fur et à mesure que la vérification progressait, TPSGC a entrepris un examen exhaustif des processus en place pour assurer la surveillance, le suivi et la gestion du contrat, et obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Certaines des mesures entreprises comprennent :

  • le renforcement et l’élargissement des activités de surveillance des contrats du Ministère;
  • la collaboration avec SNC-Lavalin O&M pour régler les enjeux possibles touchant les contrôles de gestion de ce contrat;
  • la présentation des ordres de travail et des factures de façon plus détaillée et claire avec une description plus longue;
  • l’examen de toutes les demandes de services de nettoyage relatives aux bureaux du sous-ministre, de la ministre et de leur personnel;
  • l’élaboration de lignes directrices améliorée pour aider les ministères gouvernementaux locataires à planifier, assurer l’approvisionnement et mettre en œuvre des projets de services aux locataires pour tout type de situations de gestion immobilière afin de garantir la prise de décisions judicieuses du point de vue économique.

De plus, PricewaterhouseCoopers s.r.l. a formulé des recommandations à l’intention de TPSGC. Le Ministère a également élaboré un plan d’action de la direction exhaustif pour répondre à chacune des recommandations précises de la vérification.

Les recommandations formulées dans le cadre de la vérification et les mesures de suivi sont les suivantes :

Recommandation : Méthodologie relative aux coûts

PricewaterhouseCoopers s.r.l. recommande que TPSGC continue de donner suite aux recommandations formulées dans son examen interne de 2007. Cet examen a été réalisé dans le cadre du régime de surveillance normal de TPSGC et a donné lieu à la recommandation suivante : que le Ministère précise comment il paie le temps que les employés de SNC-Lavalin O&M passent à gérer chaque projet. En l’occurrence, le paiement des coûts en fonction des coûts réels liés au temps de travail d’un employé plutôt qu’un pourcentage du coût d’un projet.

Suivi – Au moment de la vérification de PricewaterhouseCoopers s.r.l., TPSGC avait déjà entrepris le processus de mise en œuvre de son plan d’action lié à l’examen interne. Le Ministère précise que ces coûts seront facturés comme le coût réel du temps de l’employé et non comme un pourcentage du coût du projet. Il établit un processus normalisé pour déterminer et surveiller de façon uniforme ces coûts.

Recommandation : Augmenter la fréquence des vérifications des coûts

PricewaterhouseCoopers s.r.l. recommande que TPSGC augmente la fréquence des vérifications des coûts visant les contrats conclus avec SNC-Lavalin O&M et qu’il assure un suivi proactif sur tout rajustement de coûts découlant de ces vérifications.

Suivi – TPSGC mène actuellement une vérification financière des coûts portant sur les huit contrats conclus avec SNC-Lavalin O&M pour l’exercice 2008 2009. Le Ministère réalisera des vérifications des coûts annuelles pour chaque contrat de l’exercice 2009-2010, et ce, pour le reste de leur durée.

Recommandation : Améliorer les normes relatives à la documentation

PricewaterhouseCoopers s.r.l. recommande que TPSGC examine sa norme relative aux documents requis et au niveau de détail des documents à conserver dans les fichiers de projet. Ainsi, les renseignements à l’appui seront plus facilement accessibles.

Suivi – Le Ministère examine la liste de vérification actuelle des dossiers de projet pour s’assurer que les documents requis sont conservés dans les dossiers de projet. Cette liste de vérification constituera un élément clé des lignes directrices à l’intention des locataires. Ces lignes directrices, qui sont en cours d’élaboration, aideront les ministères clients à respecter les exigences en matière de conservation des dossiers.

De plus, TPSGC examine également les critères qu’il utilise pour évaluer le rendement dans tous les volets du contrat afin d’en assurer la conformité aux exigences liées aux documents à verser dans les dossiers de projet. Cette démarche comprend les retenues financières obligatoires.

Recommandation : Examen du calcul des coûts de SNC-Lavalin O&M

PricewaterhouseCoopers s.r.l. recommande que TPSGC mène un examen approfondi du calcul des coûts de sous-traitance et des frais de gestion liés aux services de nettoyage supplémentaires de SNC-Lavalin O&M pour déterminer si des rajustements doivent être apportés.

Suivi – L’examen de TPSGC de toutes les demandes de services de nettoyage liés aux bureaux du sous-ministre, du ministre et de leur personnel s’est terminé le 21 octobre 2010. Aucune anomalie n’a été signalée. Un examen de toutes les transactions liées aux services de nettoyage supplémentaires des huit contrats est en cours; tout écart sera corrigé en temps opportun. TPSGC entreprend un examen afin d’harmoniser les exigences contractuelles et d’établir des pratiques commerciales.

Recommandation : Améliorer le processus pour le suivi des activités des sous-traitants

PricewaterhouseCoopers s.r.l. recommande que TPSGC examine le processus utilisé pour enregistrer avec exactitude les dates où les sous-traitants se trouvent sur les lieux ainsi que l’emplacement précis.

Suivi – TPSGC examine les procédures utilisées pour consigner avec exactitude les dates où les sous-traitants se trouvent sur les lieux ainsi que l’emplacement précis.

Activités continues

En plus de la vérification portant sur sept transactions, TPSGC a fait appel à PricewaterhouseCoopers s.r.l. pour examiner un vaste échantillon de 70 transactions relatives aux dépenses afin de déterminer si ces dernières sont appuyées d’éléments probants et si elles sont raisonnables sur le plan des coûts facturés. Le Ministère a également retenu les services de PricewaterhouseCoopers s.r.l. pour mener un examen et une analyse plus approfondis sur les coûts refacturés réels liés à la gestion de projet, c’est-à-dire, les coûts réels imputés à TPSGC sans majoration pour des coûts indirects ou une prise de profits.

Cet examen supplémentaire qui utilise une approche de vérification juricomptable va bon train et devrait prendre fin durant l’été 2011. Une fois ces activités terminées, PricewaterhouseCoopers s.r.l. remettra un rapport final au Ministère. Le rapport sera rendu public après avoir été examiné par le Comité de vérification et d’évaluation du Ministère.

Dans le cadre de ces activités continues, l’examen vise à :

  • Réviser les coûts liés aux services retenus de la firme d’experts-conseils, à la construction, à la sécurité, aux frais de gestion et aux taxes qui ont été débités dans un plus grand nombre de contrats.
  • Équilibrer chaque facture avec chaque preuve de paiement.
  • Équilibrer le coût total du projet au coût estimé comme indiqué dans la demande approuvée de projet.
  • Confirmer que chaque projet était requis et approuvé.
  • Réviser le processus d’approvisionnement utilisé pour attribuer des contrats de sous-traitance.
  • Réviser les modalités de chaque contrat.
  • Examiner les factures émises dans le cadre du contrat.
  • Réviser la ventilation des coûts (c.-à-d. la main-d’œuvre ou les matériaux) de chaque facture.
  • Réviser les exigences prévues par la loi quant aux taux en vigueur par les négociants professionnels.
  • S’assurer que les conclusions tirées sont fondées sur l’ensemble de la preuve.

De plus, TPSGC élabore des lignes directrices pour les locataires afin d’apporter un appui quant à la gestion de projet et à la documentation d’un dossier pour les services requis directement des fournisseurs de services du gouvernement. Ces lignes directrices seront établies afin de s’assurer de façon fondamentale que les services requis en appui aux besoins des locaux pour les fonctionnaires sont pratiques, fonctionnels et économiques.

Dans l’ensemble, cette vérification donne des renseignements précieux qui aident à assurer le meilleur rapport qualité-prix possible à la population canadienne. TPSGC est déterminé à s’assurer que le travail réalisé par le Ministère permet d’optimiser sans cesse les ressources au nom de la population canadienne.

Prochaine génération de contrats

TPSGC cherche sans relâche des moyens de réaliser de plus grandes économies de coûts dans la gestion immobilière et d’optimiser la prestation des services. Dans le cadre des préparatifs en vue de la fin des contrats actuels, le Ministère a entrepris la rédaction d’une demande de renseignements en décembre 2010. Cette demande de renseignements comprend des consultations auprès de l’industrie visant à explorer le contexte actuel des biens immobiliers et à examiner des approches novatrices relatives à la gestion des biens immobiliers, à l’exécution de projets et à d’autres services facultatifs.

La demande de renseignements a été diffusée le 20 décembre dans le service électronique d’appels d’offres du gouvernement (MERXMC) et prendra fin le 28 mars.

Le processus de demande de renseignements comprend des séances de consultation, dans tout le pays, avec des membres de l’industrie de gestion immobilière, des associations de l’industrie ainsi que des petites et moyennes entreprises. Tous ces intervenants auront la possibilité de fournir des commentaires sur la portée, le volume de travail, la structure du contrat et les exigences spéciales en vue d’une demande de soumissions à venir. Par ailleurs, le Ministère pourra obtenir une rétroaction concernant la capacité de l’industrie, les tendances et les pratiques exemplaires, tout en gérant efficacement les attentes.

Les commentaires recueillis dans le cadre de cette demande de renseignements permettront à TPSGC de réduire les risques liés à un processus de demande de soumissions complexe et de grande envergure, de guider la prise de décisions éclairées sur la prochaine attribution de contrats et de s’assurer que les prochains processus d’approvisionnement tiennent compte de la capacité de l’industrie.

Documents connexes

Retournez aux Dossiers spéciaux >