3. Acquisition

3.1 Introduction

Les décisions prises dans le cadre de la phase de planification et de détermination des exigences doivent se traduire dans les documents d'invitation à soumissionner et dans les dossiers contractuels. L'établissement d'une définition claire des exigences techniques, y compris les résultats environnementaux, les modalités, y compris les conditions environnementales comme l'utilisation de recycleurs certifiés, les exigences obligatoires et les critères d'évaluation des soumissions, le cas échéant, ainsi que la méthode de sélection des entrepreneurs permettront d'attribuer le contrat au soumissionnaire qui propose le meilleur rapport qualité prix.

3.2 Sélection en fonction des compétences techniques

À cette étape, l'objectif consiste à choisir le soumissionnaire le plus en mesure d'exécuter le contrat. Les obligations en matière d'achats prévues par les accords commerciaux, le Règlement sur les marchés de l'État, ainsi que les politiques d'achat du gouvernement fédéral permettent d'attribuer les contrats soit au plus bas prix, soit en fonction de l'offre la plus économiquement avantageuse.

L'option d'attribuer le contrat en se fondant sur « la soumission la plus économiquement avantageuse » doit respecter certaines conditions et s'appliquer à la raison d'être du contrat. Cela peut comprendre une analyse du coût du cycle de vie dans le cadre du processus de sélection afin de montrer que les avantages environnementaux permettront de réaliser des économies pendant le cycle de vie des biens ou des services acquis.

Le document Processus d'évaluation des soumissions et Méthodes de sélection des entrepreneurs de TPSGC renferme la liste des méthodes d'évaluation et de sélection (de la soumission la moins conforme au plan technique à la mieux cotée dans les limites budgétaires établies) pour guider les autorités contractantes. Les principes de base décrits dans les lignes directrices pour l'élaboration des méthodes d'évaluation des soumissions et de sélection des entrepreneurs s'appliquent aux exigences environnementales tout comme elles s'appliquent à la qualité, au prix et à la performance des biens et services, y compris les services de construction. Veuillez noter que ces documents sont mis à la disposition des utilisateurs du gouvernement seulement à cause de la nature confidentielle des documents commerciaux.

Lorsqu'elle s'applique au sujet de l'exigence, la demande de soumissions peut exiger des preuves des éléments suivants :

• description d'outils, de plans de travail et d'équipement technique ayant une incidence environnementale moindre;
• caractéristiques environnementales des produits, y compris celles qui ont moins d'incidences environnementales pendant leur utilisation, leur entretien et leur aliénation;
• utilisation d'étiquettes de certification comme Éco Logo et Green Seal;
• précision des mesures prises pour minimiser, réutiliser ou recycler les emballages;
• indication des mesures de gestion environnementale;
• antécédents visant le respect d'exigences environnementales similaires;
• systèmes de gestion de l'environnement – preuve de mesures de gestion environnementale pertinentes à l'exécution du contrat.

Si une certification indépendante s'impose, les autorités contractantes peuvent s'en remettre à des normes internationales de gestion de l'environnement comme ISO 14001 ou d'autres preuves de mesures équivalentes de gestion de l'environnement. Tous les facteurs entraînant la sélection des entrepreneurs doivent être clairement définis dans les documents d'invitation à soumissionner.

L' Annexe 2 renferme des exemples supplémentaires de facteurs et de critères environnementaux qui pourraient être pris en considération.

3.3 Évaluation des soumissions

Lorsque le meilleur rapport qualité-prix est établi en fonction du coût total du cycle de vie, le contrat devrait être attribué au soumissionnaire dont la proposition offre la meilleure combinaison du coût total du cycle de vie, de la qualité et de la capacité de répondre aux exigences, conformément à la méthode de sélection de l'entrepreneur et d'évaluation des soumissions.

Le gouvernement fédéral doit veiller à ce que tous les aspects du processus d'approvisionnement, y compris la spécification des biens ou des services, les modalités et la méthode d'évaluation des soumissions, soient transparents. Toutes les exigences doivent être clairement définies au chapitre de la performance quantifiable et des produits à livrer afin de permettre le contrôle continu de l'exécution du contrat et de la mise en œuvre des décisions touchant l'acquisition, l'utilisation, l'exploitation et l'aliénation des biens et services, afin de garantir le respect des obligations contractuelles et l'optimisation des coûts.

3.4 Attribution des contrats

Afin d'assurer le respect des critères environnementaux, des activités de contrôle du rendement doivent être intégrées dans les modalités du contrat et établir clairement les attentes du gouvernement sur la façon dont le rendement sera coté et enregistré. En outre, les modalités du contrat devraient préciser comment les renseignements sur le rendement antérieur seront utilisés pendant la période d'exécution du contrat ou dans le cadre de toute demande future, notamment dans l'évaluation des possibilités de contrats futurs visant des biens ou des services à privilégier du point de vue environnemental. Lorsqu'il saura que des évaluations de rendement affecteront directement sa capacité d'obtenir des contrats futurs, un entrepreneur prendra normalement les mesures nécessaires pour améliorer son rendement. En conséquence, l'entrepreneur devrait savoir comment le Ministère évalue son rendement et, à titre de pratique exemplaire, les ministères devraient demander aux entrepreneurs s'il y a des domaines où ils auraient pu améliorer leur propre rendement.

3.5 Clauses d'exécution des contrats

Même si les clauses consécutives à l'exécution d'un contrat n'entrent pas normalement en ligne de compte de l'évaluation du soumissionnaire à qui doit être attribué le contrat, tout soumissionnaire devrait, en principe, être en mesure de respecter les exigences des clauses du contrat. Les clauses d'exécution des contrats ne devraient pas être déguisées en spécifications techniques, critères de sélection ou critères d'attribution du contrat. Même si les clauses contractuelles ne font pas partie de la procédure d'attribution des contrats, elles doivent tout de même être établies clairement dans les documents d'invitation à soumissionner. Les soumissionnaires devraient connaître toutes les obligations précisées dans le contrat et être en mesure d'en tenir compte dans le prix de leur soumission. Les clauses d'exécution des contrats peuvent donc être utilisées pour prendre en compte les considérations environnementales au moment de l'exécution du contrat.

Voici des exemples de clauses d'exécution des contrats pour les contrats de services ou de services de construction :

• Transport des marchandises et des outils sur place :
  • préciser que la livraison des marchandises se fasse en bloc;
  • préciser l'utilisation de conteneurs réutilisables pour transporter les marchandises sur place.
• Prestation du service :
  • préciser des indicateurs d'utilisation pour veiller à ce que des quantités appropriées de produits de nettoyage soient utilisés.
• Aliénation des produits utilisés ou des emballages :
  • préciser que les produits ou les emballages doivent être repris par l'entrepreneur aux fins de réutilisation, de recyclage ou d'aliénation.
• Formation du personnel de l'entrepreneur :
  • préciser que le personnel doit être formé au chapitre des incidences environnementales de leurs travaux et respecter les politiques environnementales du Ministère pour qui les travaux sont effectués.

Exemples de clauses d'exécution des contrats pour la fourniture de biens :

• préciser que les biens doivent être livrés en quantités suffisantes, car cela sera plus efficace au plan environnemental que le fait d'effectuer plus souvent la livraison de petites quantités; préciser un nombre maximum de livraisons par semaine ou par mois peut également être un autre moyen d'obtenir le même résultat;
• exiger que les biens soient livrés en dehors des périodes de pointe pour minimiser la contribution des livraisons à la congestion de la circulation;
• exiger que le fournisseur reprenne (et recycle ou réutilise) tous les emballages qui accompagnent les produits – cela a le double avantage de centraliser les emballages avant leur réutilisation ou leur recyclage et d'encourager le fournisseur à réduire l'utilisation de tous les emballages inutiles.

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