Guide de l'agent de sécurité sur la façon de remplir et présenter les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel

En tant qu'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER), vous apprendrez comment remplir les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel, et comment les soumettre au Programme de la sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Apprenez à gérer les situations où, par exemple, le demandeur ne signe pas son formulaire électroniquement.

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Remplir les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel

Le présent guide contient des renseignements détaillés grâce auxquels les demandeurs et vous pourrez remplir plus facilement les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel :

Soumission des formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel

Apprendrez comment soumettre les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel appropriés au PSC. Ces formulaires peuvent être remplis en ligne en utilisant le portail des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI) ou à la main.

Dans cette section

Avant de soumettre les formulaires

Avant de soumettre les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel, et dans le cadre du processus d'enquête de sécurité sur le personnel, le demandeur doit consentir à la vérification de ses renseignements personnels. Pour attester l'exactitude des renseignements fournis, l'ASE ou l'ASER, ainsi que le demandeur, doivent signer le formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel.

Soumission des formulaires remplis en ligne (recommandé)

La soumission électronique des formulaires en ligne est un service pratique et efficace qui accroît la précision des demandes et permet au PSC de procéder plus rapidement.

Pour soumettre électroniquement un formulaire rempli en ligne sur le portail des SEDSI, veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. le demandeur et l'ASE ou l'ASER, sélectionnent l'option Contrôle de l'intégralité du formulaire et soumission, qui permet de
    • vérifier électroniquement que toutes les sections obligatoires du formulaire sont remplies
    • demander à l'utilisateur de soumettre le formulaire, une fois que l'option pour la signature est choisie
  2. le demandeur soumet le formulaire dûment rempli à l'ASE ou l'ASER pour révision
  3. l'ASE ou l'ASER soumet le formulaire dûment rempli au PSC, aux fins de traitement

Option de signature électronique (option recommandée)

Si cette option est choisie, les signatures et les initiales sont envoyées électroniquement avec la demande en ligne. L'ASE ou l'ASER n'est pas tenu de soumettre une copie papier du (des) formulaire(s).

Pour bénéficier de cette option, aussi bien le demandeur que l'ASE ou l'ASER doivent choisir la signature électronique lors de la soumission du (des) formulaire(s).

Cette option ne peut être choisie que si :

  • l'ASE ou l'ASER transmet au demandeur le formulaire à remplir au moyen du portail des SEDSI
  • le demandeur a atteint l'âge de la majorité

Option signature originale

Si cette option est sélectionnée lors de la soumission du formulaire, l'ASE ou l'ASER doit soumettre également une copie papier du formulaire au PSC. La copie doit être signée et initialée par le demandeur et l'ASE ou l'ASER.

Consulter la section C de Comment remplir le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F).

Remplissage du formulaire au nom du demandeur

Si l'ASE ou l'ASER s'est assigné de remplir lui-même le formulaire au nom du demandeur, il peut choisir soit la signature originale, soit la signature électronique.

S'il choisit la signature originale, l'ASE ou l'ASER doit soumettre une copie papier du formulaire signée et initialée par le demandeur et par l'ASE ou l'ASER.

S'il choisit la signature électronique, l'ASE ou l'ASER ne peut que signer électroniquement sa partie du formulaire. Il ne peut pas signer électroniquement au nom du demandeur; il doit ainsi soumettre une copie papier du formulaire signée et initialée par le demandeur.

Si le demandeur ne signe électroniquement que l'un des 2 formulaires

Si le demandeur ne soumet qu'un formulaire avec une signature électronique tel que le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel ou le Formulaire d'autorisation de sécurité, l'ASE ou l'ASER doit soit :

  • réattribuer la demande au demandeur par l'intermédiaire du service en direct de filtrage de sécurité sur le personnel dans le SEDSI, et demander au demandeur de soumettre de nouveau les formulaires en choisissant la même option de signature pour les 2 formulaires
  • demander au demandeur de signer le formulaire et de l'initialer manuellement; l'ASE ou l'ASER doit ensuite soumettre la copie papier des 2 formulaires au PSC

Si le demandeur ou l'agent de sécurité n'a pas signé électroniquement le(s) formulaire(s)

L'ASE ou l'ASER doit soumettre une copie du (des) formulaire(s) au PSC. Le(s) formulaire(s) doivent être signés et initialés par le demandeur et l'ASE ou l'ASER. Si la demande de vérification du demandeur nécessite 2 formulaires (SCT/TBS 320-23 et 330-60), une copie de chaque formulaire doit être soumise.

Chaque fois qu'il manque un formulaire, le PSC doit demander à l'ASE ou l'ASER de soumettre une copie papier du formulaire signé.

Soumission des formulaires remplis à la main

Veuillez noter que les soumissions de formulaires remplis à la main peuvent être assujetties à des délais de traitement.

  1. le demandeur et l'ASE ou l'ASER, signent le(s) formulaire(s)
  2. l'ASE ou l'ASER soumet le(s) formulaire(s) d'enquête de sécurité sur le personnel requis par télécopie, courrier, messagerie ou courriel au Programme de sécurité des contrats

Soumettre de l'information personnelle à Services publics et Approvisionnement Canada

SPAC s'engage à garantir la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels. Cependant, les demandeurs demeurent responsables de la sécurité et de la confidentialité de tous les renseignements personnels fournis ou livrés à SPAC, jusqu'à leur réception. Les demandeurs peuvent choisir de transmettre des renseignements personnels ou de nature délicate par la poste, par courriel ou par télécopieur. Toutefois, pour des raisons de sécurité, nous vous recommandons d'utiliser le courrier recommandé ou le courrier prioritaire, car il s'agit de méthodes de livraison plus sécuritaires.

Remarque

Des documents additionnels doivent être soumis pour les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel qui requièrent la prise d'empreintes digitales.

Obtenez des renseignements supplémentaires sur comment soumettre une demande d'enquête de sécurité sur le personnel ou d'attestation de sécurité du personnel exigeant la prise électronique d'empreintes digitales.

Résilier l’enquête de sécurité sur le personnel d’un employé

L’ASE ou l’ASER doit remplir le formulaire Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS/SCT 330-47) visant à mettre fin à l’enquête de sécurité sur le personnel d’un employé lorsque celui-ci quitte votre organisation.

Consultez comment remplir le Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS/SCT 330-47) pour assurer l’exactitude des renseignements demandés dans le formulaire.

Obtenez des renseignements supplémentaires sur la cessation d'emploi.

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