Guide de l'agent de sécurité d'entreprise sur la façon de remplir et présenter les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel

En tant qu'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER), vous apprendrez comment remplir les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel, et comment les soumettre au Programme de la sécurité des contrats de Services publics et Approvisionnement Canada. Apprenez à gérer les situations où, par exemple, le demandeur ne signe pas son formulaire électroniquement.

Remplir les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel

Le présent guide contient des renseignements détaillés grâce auxquels les demandeurs et vous pourrez remplir plus facilement les formulaires de filtrage de sécurité du personnel.

Soumission des formulaires d'enquête de sécurité (SCT/TBS 330-23E et SCT/TBS 330-60E)

Dans cette section, vous apprendrez comment soumettre les formulaires au Programme de la sécurité des contrats de Services publics et Approvisionnement Canada, soit remplis en ligne en utilisant le portail des services de sécurité industrielle en ligne (SEDSI), soit remplis à la main.

Dans cette section

Avant de soumettre les formulaires

Avant de soumettre les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel, et dans le cadre du processus d'enquête de sécurité sur le personnel, le demandeur doit consentir à la vérification de ses renseignements personnels. Pour attester l'exactitude des renseignements fournis, l'agent de sécurité d'entreprise (ASE), ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER), ainsi que le demandeur, doivent signer le formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel.

Soumission des formulaires remplis en ligne (recommandé)

La soumission électronique des formulaires en ligne est un service pratique et efficace qui accroit la précision des demandes et permet au programme de procéder plus rapidement.

Pour soumettre électroniquement un formulaire rempli en ligne sur le portail des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI), veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. Le demandeur et l'ASE ou l'ASER, sélectionnent l'option Contrôle de l'intégralité du formulaire et soumission, qui permet :
    1. de vérifier électroniquement que toutes les sections obligatoires du formulaire sont remplies
    2. de demander à l'utilisateur de choisir l'option signature électronique (recommandé) ou de la signature originale, une fois que chaque section du formulaire passe le contrôle de l'intégralité
    3. de demander à l'utilisateur de soumettre le formulaire, une fois que l'option pour la signature est choisie
  2. Le demandeur soumet le formulaire dûment rempli à l'ASE ou l'ASER pour révision
  3. L'ASE ou l'ASER soumet le formulaire dûment rempli au Programme de la sécurité des contrats, aux fins de traitement

Option de signature électronique (option recommandée)

Si cette option est choisie, les signatures et les initiales sont envoyées électroniquement avec la demande en ligne. L'ASE ou l'ASER n'est pas tenu de soumettre une copie  papier du (des) formulaire(s).

Pour bénéficier de cette option, aussi bien le demandeur que l'ASE ou l'ASER doivent choisir la signature électronique lors de la soumission du (des) formulaire(s).

Cette option ne peut être choisie que si :

Option signature originale

Si cette option est sélectionnée lors de la soumission du formulaire, l'ASE ou l'ASER doit soumettre également une copie papier du formulaire au Programme de la sécurité des contrats. La copie doit être signée et initialée par le demandeur et l'ASE ou l'ASER.

Remplissage du formulaire au nom du demandeur

Si l'ASE ou l'ASER s'est assigné  de remplir lui-même le formulaire au nom du demandeur, il peut choisir soit la signature originale, soit la signature électronique.

S'il choisit la signature originale, l'ASE ou l'ASER doit soumettre une copie papier du formulaire signée et initialée par le demandeur et par l'ASE ou l'ASER.

S'il choisit la signature électronique, l'ASE ou l'ASER ne peut que signer électroniquement sa partie du formulaire. Il ne peut pas signer électroniquement au nom du demandeur; il doit ainsi soumettre une copie papier du formulaire signée et initialée par le demandeur.

Si le demandeur ne signe électroniquement que l'un des deux formulaires (SCT/TBS 330-23F ou SCT/TBS 330-60F)

Si le demandeur ne soumet qu'un formulaire avec une signature électronique, l'ASE ou l'ASER doit :

Si le demandeur ou l'ASE/ASER n'a pas signé électroniquement le(s) formulaire(s)

L'ASE ou l'ASER doit soumettre une copie du (des) formulaire(s) au Programme de la sécurité des contrats. Le(s) formulaire(s) doivent être signés et initialés par le demandeur et l'ASE ou l'ASER. Si la demande de vérification du demandeur nécessite deux formulaires (SCT/TBS 320-23 et 330-60), une copie de chaque formulaire doit être soumise.

Chaque fois qu'il manque un formulaire, le Programme de la sécurité des contrats de Services publics et Approvisionnement Canada doit demander à l'ASE ou l'ASER de soumettre une copie papier du formulaire signé.

Soumission des formulaires remplis à la main

Veuillez noter que les soumissions de formulaires remplis à la main peuvent être assujetties à des délais de traitement.

  1. Le demandeur et l'ASE, ou l'ASER, signent le(s) formulaire(s)
  2. L'ASE ou l'ASER soumet le(s) formulaire(s) suivants dûment rempli(s) par télécopie, courrier, messagerie ou courriel :
    • La SCT 330-23-F pour une cote de fiabilité ou  
    • la SCT 330-23-F et la SCT 330-60-F pour la cote Secrète ou Très secrète

Remarque : Des documents additionnels doivent être soumis pour les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel qui requièrent la prise d'empreintes digitales.

Soumission du formulaire SCT/TBS 330-47 pour mettre fin au contrôle de sécurité d'un employé

Si le formulaire est rempli en ligne, l'ASE ou l'ASER n'a pas à soumettre une copie du formulaire au Programme de la sécurité des contrats de Services publics et Approvisionnement Canada.

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