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Adhérer un membre

Les renseignements qui suivent sont destinés à l'employeur et portent sur le processus d'adhésion au régime d'un employé. Ils comprennent de l'information relative à l'envoi de l'Avis concernant la participation au régime au participant et à l'employeur.

Dans le texte suivant, le conseiller en rémunération désigne aussi un représentant de l'employeur.

Vous voulez peut-être savoir…


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Introduction

Depuis le 1er février 2010, le Centre des pensions du gouvernement du Canada (Centre des pensions) est responsable de la prestation des services d'adhésion au régime et d'orientation aux employés de la fonction publique. Les participants qui demandent de l'information doivent être dirigés vers le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique ou vers le Centre des pensions. Veuillez fournir une copie de la page Contactez-nous - Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique aux employés qui n'ont pas accès à l'Internet.

Les conseillers en rémunération doivent créer un compte, à l'aide de l'Outil de saisie des données (OSD) ou du Système régional de paye (SRP), pour tous les nouveaux employés, quelque soit leur statut d'emploi y compris les employés qui ne sont pas encore admissibles à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique (p. ex. les employés embauchés pour des périodes de moins de six mois, les employés occasionnels et les employés travaillant sur demande/sur appel).

Dès qu'un employé adhère au régime, le Centre des pensions doit produire un Avis concernant la participation au régime et en envoyer une copie à l'employé ainsi qu'a l'employeur.

Le nouveau participant au régime reçoit du Centre des pensions une trousse d'information sur l'adhésion au régime qui comprend un Avis concernant la participation au régime, le formulaire Renseignements sur l'adhésion et confirmation de la participation au régime PWGSC-TPSGC 571 et la trousse d'information pour fins d'orientation. Les employés y trouveront d'importants renseignements sur le régime.

Documents personnels de l'employé

Depuis le 1er mai 2008, les conseillers en rémunération n'ont plus la responsabilité de fournir au Centre des pensions les documents personnels de l'employé (c.-à.-d. certificat de naissance, certificat de mariage et autres).


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Code d'identification de dossier personnel (CIDP)

Certains organismes et sociétés d'État ne peuvent créer des CIDP parce qu'ils n'ont pas accès au Fichier central. Les conseillers en rémunération doivent donc communiquer avec les Services de soutien à l'employeur du Centre des pensions pour obtenir un CIDP. Les Services de soutien à l'employeur créent le CIDP et le communiquent par téléphone.

Les renseignements suivants sont nécessaires pour créer un CIDP dans le Fichier central :

  • le nom de famille de l'employé et ses initiales;
  • le numéro d'assurance sociale (NAS);
  • le sigle de la société d'État ou de l'organisme et le numéro de liste de paye.

Les employeurs qui ont accès au Fichier central continuent à créer le CIDP de leurs employés.


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Envoi d'un Avis concernant la participation

Lorsqu'un employé commence à cotiser au régime, un Avis concernant la participation au régime est envoyé. Le conseiller en rémunération doit mettre à jour le compte du participant à l'aide de l'Outil de saisie des données (OSD) ou du Système régional de paye (SRP) afin que les cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique et au régime de prestations supplémentaires de décès commencent à la date prévue. Un numéro de pension est généré automatiquement au moment de l'établissement d'un Avis concernant la participation au régime.

Employés saisonniers

Les employés saisonniers peuvent participer au régime durant leur congé saisonnier, puisqu'ils sont toujours « à l'effectif ». Un congé saisonnier ne constitue pas une interruption de service. Les cotisations au régime de pension ne sont pas nécessaires durant cette période, mais elles le sont pour le régime de prestations supplémentaires de décès (PSD). Les cotisations sont prélevées lorsque les employés retournent au travail une fois la période de congé non payé (CNP) terminée.

Embauche d'un employé de plus de 71 ans

Un nouvel employé âgé de plus de 71 ans ne peut pas cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique en raison de son âge. Cependant, les conseillers en rémunération doivent tout de même prélever les cotisations au titre des prestations supplémentaires de décès (PSD). Le Centre des pensions émet alors un formulaire PWGSC-TPSGC 2018 en indiquant la remarque « À compter du 1er janvier suivant le 71e anniversaire de l'employé, seules les prestations supplémentaires de décès entrent en vigueur ».

Participant avant l'âge de 71 ans

Si l'employé a déjà reçu l'Avis concernant la participation au régime et qu'il participait au régime avant d'avoir atteint l'âge de 71 ans, le formulaire Cesser de cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique à l'âge de 71 ans - Contribuer au régime PSD est envoyé au conseiller en rémunération, l'avisant de cesser les cotisations de cet employé au régime de pension de retraite de la fonction publique à compter du 1er janvier de l'année suivant celle où l'employé atteint l'âge de 71 ans.

Le statut de cotisation du participant passe d'admissible à non admissible.

Lorsqu'un employé cesse de cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique pour l'une des raisons suivantes :

  • il occupe un poste où la semaine désignée de travail (SDT) est de moins de 12 heures par semaine;
  • sa période de nomination passe à une période d'une durée déterminée de six mois ou moins pendant sa période d'attente;
  • il commence à travailler sur demande;

un avis Cessation des cotisations en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique est envoyé au conseiller en rémunération, l'avisant de mettre fin aux cotisations. Le participant reçoit également un avis l'informant du changement apporté à son statut de participant au régime.

Envoi par erreur d'un Avis concernant la participation au régime

La mise à jour des données dans l'Outil de saisie des données (OSD) ou le Système régional de paye (SRP) entraîne parfois la création d'un dossier de participant par erreur. Pour cette raison, si un employé n'est pas admissible à participer au régime de pension de retraite de la fonction publique, le conseiller en rémunération doit en aviser le Centre des pensions par une note de service ou une télécopie ou en retournant l'Avis concernant la participation au régime. Il doit également corriger l'erreur survenue dans l'OSD ou le SRP afin d'assurer l'exactitude des données.

Voici les circonstances qui donnent le plus souvent lieu à la création d'un dossier de participant par erreur :

  1. L'employé est rayé de l'effectif (RE) avant la fin des six mois de la période d'attente.

    Si un employé nommé pour une période déterminée est rayé de l'effectif avant d'être admissible au régime de pension de retraite de la fonction publique et que le RE n'est pas enregistré dans l'OSD ni le SRP pour mettre à jour le système de pension, un Avis concernant la participation au régime pourrait être envoyé.

  2. Un employé à temps partiel jouissant de droits acquis choisit de ne pas cotiser.

    Un changement apporté aux heures de travail (SDT) dans le système de pension peut occasionner l'envoi d'un Avis concernant la participation au régime. Un employé ne cotise pas au régime tant qu'il ne travaille pas plus de 30 heures par semaine à moins qu'il ne choisisse de participer au régime.

  3. L'employé travaille moins de douze heures par semaine.

    Si la semaine désignée de travail (SDT) n'est pas enregistrée correctement, le système de pension pourrait déterminer que l'employé participe au régime. Par exemple, si la SDT de l'employé est de moins de douze heures et que l'on inscrit plus de douze heures dans le système.

  4. L'employé travaille sur demande/sur appel.

    Si le type d'emploi associé à l'employé est inexact, le système de pension peut déterminer que l'employé deviendra, après six mois, un participant au régime. Les employés travaillant sur demande ne peuvent cotiser au régime, même s'ils ont travaillé à temps plein pendant plus de six mois consécutifs.


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Date d'envoi d'un Avis concernant la participation au régime

L'Avis concernant la participation au régime est imprimé par le Centre des pensions à la date d'envoi. Cette date correspond à la plus éloignée des deux dates suivantes, plus dix jours de travail rémunéré (jours fériés et fins de semaine non compris) :

  • La date où l'employé adhère au régime, ou
  • La date où les données visant le début des cotisations sont entrées au système (OSD ou SRP).

EXEMPLE

  • la date d'adhésion d'un employé au régime : le 4 mars 2009
  • la date d'envoi des avis : le 18 mars 2009

Si la date d'adhésion au régime est modifiée avant la date d'envoi de l'avis, le Centre des pensions n'imprime pas l'Avis concernant la participation au régime. Une nouvelle date d'impression et d'envoi de l'avis est alors déterminée et l'Avis concernant la participation au régime est imprimé en utilisant la nouvelle date.

Si la date d'adhésion est modifiée après la date d'envoi de l'avis, une nouvelle date d'envoi est fixée par le système de pension, soit dix jours de travail rémunéré suivant la date de la modification. Le Centre des pensions imprime un nouvel avis à cette date.


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Mutations

Les conseillers en rémunération doivent aviser le Centre des pensions de la mutation d'un employé d'un ministère ou société d'État à un autre, en créant un mouvement à cet effet dans l'OSD ou le SRP.

Les sociétés d'État procèdent ainsi dans l'OSD :

Le ministère d'origine doit rayer l'employé de son effectif (mouvement de RE) en indiquant le code de raison de la cessation d'emploi, et le ministère de destination doit porter l'employé à son effectif (mouvement de PE).

Les ministères utilisant le SRP procèdent ainsi :

Les ministères utilisant le SRP saisissent un mouvement de mutation de sortie (MUS) et un mouvement de mutation d'entrée (MUE).


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Double emploi

Une situation de double emploi survient lorsqu'un employé en congé non payé est affecté pour une période déterminée à un poste auprès d'un autre employeur. Si l'employé était déjà un participant au régime et qu'il est embauché par un autre employeur pour un terme ayant une SDT comportant au moins douze heures de travail par semaine, les cotisations ne seront basées que sur le salaire associé au deuxième emploi. Dans un tel cas, le Centre des pensions envoie l'un des avis ci-dessous au premier employeur pour l'aviser que l'employé occupe un autre poste. L'avis indique également que les cotisations en souffrance n'auront pas à être recouvrées pour le premier emploi à compter de la date de début du second emploi.

  • Avis envoyé pour participants qui travaillent douze heures ou plus
  • Avis envoyé pour participants qui travaillent moins de douze heures

Si un participant au régime est en congé non payé et est affecté à un poste auprès d'un autre employeur pour une période indéterminée, le Centre des pensions envoie un avis au premier employeur lui demandant de créer un mouvement de RE, puisqu'il ne s'agit pas ici d'un cas de double emploi.


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Double rémunération

Une situation de double rémunération survient lorsqu'un employé occupe plus d'un poste et qu'il reçoit un salaire pour chacun des postes. Afin d'être admissible à participer au régime de pension de retraite de la fonction publique, le total des heures de travail de tous les postes doit être égal ou supérieur à douze heures par semaine (toutes les autres conditions d'admissibilité doivent également êtres satisfaites).

Si l'employé n'est pas admissible au régime en vertu de son premier emploi, mais qu'il l'est en vertu du second, le Centre des pensions fera parvenir à chaque employeur un Avis de double rémunération afin de commencer les retenues. Le Centre des pensions enverra également le formulaire Avis concernant la participation au régime au participant et aux employeurs.

Si l'employé est admissible au régime en vertu du premier emploi et qu'il l'est également en vertu du second, le Centre des pensions fera parvenir deux avis : au second employeur, un avis de double rémunération afin de commencer les retenues et, au premier employeur, un avis l'informant de la situation de double rémunération. Le Centre des pensions enverra également un Avis concernant la participation au régime au participant et au second employeur.


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Formulaire d'admissibilité exigé par le Centre des pensions du gouvernement du Canada

PWGSC-TPSGC 577 (Coordonnées du participant au régime)

Le formulaire Coordonnées du participant au régime (PWGSC-TPSGC 577) devrait être rempli par le conseiller en rémunération et télécopié au Centre des pensions dans les trois (3) jours ouvrables suivant la date à laquelle le participant est admissible à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique. Ce formulaire indique les coordonnées du participant ainsi que celles du ministère qui l'emploie. Le Centre des pensions envoie ensuite directement, à l'adresse postale du participant, la trousse d'information sur l'adhésion au régime, qui comprend l'Avis concernant la participation au régime, le formulaire Renseignements sur l'adhésion et confirmation de la participation au régime (PWGSC-TPSGC 571) et la trousse d'information pour fins d'orientation.

Les conseillers en rémunération ne devraient PAS transmettre le formulaire Coordonnées du participant au régime (PWGSC-TPSGC 577) tant que les retenues sur la paye d'un nouveau participant au régime soient commencées et que le Système régional de paye ou l'Outil de saisie de données, soit mis à jour. Si le système de pension n'a pas été mis à jour par l'intermédiaire de l'OSD ou du SRP, les formulaires envoyés avant cette confirmation pourraient ne pas être traités.

Si un employé est embauché pour une période de six mois ou moins et que cette période est ensuite prolongée, les conseillers en rémunération devraient remplir le formulaire PWGSC-TPSGC 577 et le télécopier au Centre des pensions.

Les renseignements à inscrire sur le formulaire sont les suivants :

  • Nom
  • CIDP
  • Adresse postale à la maison
  • Adresses électroniques personnelle et professionnelle (facultatif)
  • Numéros de téléphone à la maison et au travail (facultatif)
  • Numéro de télécopieur au travail (facultatif)
  • Langue de préférence


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Début des cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique

Les conseillers en rémunération assument toujours la responsabilité de commencer le prélèvement des cotisations des employés qui adhèrent au régime de pension de retraite de la fonction publique, y compris celles des prestations supplémentaires de décès, s'il y a lieu. Ils continuent également à répondre aux questions des employés concernant les retenues sur le salaire.


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Adresses des listes de paye

Un ministère desservi par le SRP qui ajoute, modifie ou supprime une adresse dans une liste de paye doit communiquer ces changements à son bureau de paye en utilisant le formulaire Adresse des clients de la rémunération (PWGSC-TPSGC 2719). La page Addition ou modification des données au fichier des listes de paye/adresses contient de plus amples renseignements à ce sujet.

Un employeur qui n'est pas desservi par le SRP qui ajoute, modifie ou supprime une adresse dans une liste de paye doit communiquer ces changements par écrit au Centre des pensions. La lettre doit comporter la signature et le numéro de téléphone de la personne-ressource. C'est le Centre des pensions qui est alors responsable de la mise à jour des données.