Annexe A : Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'Exercice terminé le 31 mars 2017

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1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC ou le Ministère) afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes de SPAC se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement de 2016 à 2017 et le Plan ministériel de 2017 à 2018.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers de Services publics et Approvisionnement Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

SPAC a une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer l'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne du Ministère fait partie intégrante du Cadre de gestion financière (CGF) de celui-ci, et il contribue à fournir une assurance raisonnable concernant au moins les éléments suivants :

De plus, le CGF contribue à veiller à ce que :

L'application du CGF est une importante responsabilité pour tous les gestionnaires et fait donc partie de toutes les ententes de gestion du rendement. Le CGF a été approuvé par l'administrateur général et comprend ce qui suit :

Le CVE fournit à l'administrateur général des conseils sur la pertinence et le bon fonctionnement des cadres et processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Le CVE se réunit environ 6 fois par année. Il est composé du sous-ministre, du sous-ministre délégué et de 3 personnes ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale, l'une d'entre elles occupant le poste de président. Le dirigeant principal des finances assiste également aux réunions du CVE.

Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent comme prévu, SPAC effectue des évaluations basées sur les risques, met à profit les programmes courants de surveillance et mène des examens spécifiques de fin d'exercice visant notamment :

Ces activités permettent également de s'assurer :

Par ailleurs, SPAC considère les résultats et conclusions des vérifications effectuées par des vérificateurs externes dans son évaluation de l'environnement de contrôle :

Vous trouverez ci-dessous un résumé des résultats de la surveillance pour l'exercice terminé le 31 mars 2017 et des mesures prises.

2.2 Ententes de service contribuant aux états financiers

SPAC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, au travers d'ententes communes et spécifiques, notamment :

Ententes courantes

SPAC administre les systèmes centraux du receveur général suivants, qui sont utilisés par les autres ministères pour traiter les opérations liées au Trésor et aux salaires :

En plus des systèmes centraux, SPAC fournit également des services d'administration de la paye et des pensions à d'autres ministères et organismes ainsi qu'à des pensionnés de la fonction publique.

Le maintien et la surveillance des contrôles internes liés à ces systèmes ainsi qu'aux services communs sont assurés par SPAC en tant que fournisseur de services communs. De ce fait, SPAC fournit chaque année à tous les ministères une lettre attestant la fiabilité du cadre de contrôle pour ces systèmes centraux.

Ententes particulières

3. Résultats de l'évaluation de Services publics et Approvisionnement Canada au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2017

L'évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers se rapporte spécifiquement aux opérations ministérielles et exclus les contrôles internes de SPAC en tant que fournisseur de systèmes centraux et de services communs.

3.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2017

Au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2017, des contrôles clés relatifs à des processus existants ont été modifiés et nécessiteront une réévaluation (consignation par écrit et plan de tests).  Ces changements surviennent à la suite de la mise en œuvre des initiatives et des systèmes de transformation des affaires, en particulier l'application de nouvelles règles aux processus d'affaires établis dans le but de fournir une information fiable sur les immobilisations, et sur l'implantation du nouveau système de paye Phénix.

En tant que ministère, SPAC reçoit les services centralisés de paye de Phénix.  Seuls les services de traitement de la rémunération internes relégués à SPAC en tant que ministère font partie du système de CIRF.

Une évaluation des risques associés au reste des contrôles clés des processus opérationnels (cycle des achats et des décaissements et du cycle des ventes et des encaissements , l'intégrité du grand livre, la vérification de comptes à l'échelle nationale, la clôture des états financiers, les rapports des comptes publics et les passifs environnemental) a fait ressortir un risque faible de défaillance matérielle en raison de leur stabilité (aucun changement de système ni de personnel), de l'existence de documentation et des tests des contrôles clés connexes réalisés durant les années précédentes.

En plus de la surveillance actuelle des autres processus de contrôle financier, mentionnés ci-haut, des entretiens avec les responsables des processus opérationnels ont été réalisés dans tous les environnements de contrôle (sauf à la paye), afin de rassembler un nombre suffisant de données probantes fiables permettant d'étayer l'assertion selon laquelle l'environnement de contrôle financier existant demeure sain. Aucun problème matériel n'a été découvert.

Les principales constatations et les ajustements requis d'après les activités d'évaluation sont résumés ci-après.

3.2 Nouveaux contrôles clés ou contrôles clés considérablement modifiés

Le programme de surveillance basé sur les risques de SPAC a permis de passer en revue les contrôles financiers clés de fin d'exercice dans la section 3.1. L'examen des contrôles de taxes de vente et de l'outil de calcul des locations-acquisitions est en cours. En raison des nombreuses améliorations en cours d'application dans les environnements de contrôle relatifs aux immobilisations et au processus de paye, ces évaluations ont été reportées : elles auraient nuit aux activités du responsable des processus opérationnels et n'auraient pas été d'une grande valeur dans le cadre des tests. Le processus de paye du ministère sera documenté et testé pour ce qui est des transactions jusqu'au point du transfert au Centre de paye de la fonction publique (Phénix), et par la suite, dès leur retour au ministère.

3.3 Programme de surveillance continue

Le programme de surveillance continue évalue l'état actuel des processus de contrôle financier clés internes des services financiers et exploite en même temps les activités de contrôle financier menées à l'externe. Cette double approche permet l'obtention d'une meilleure vision d'ensemble de l'environnement global de contrôle financier du Ministère, et d'étayer les assertions figurant dans la Déclaration de responsabilité de la direction.

Les mesures suivantes ont été mises en œuvre pour justifier l'assertion d'assurance raisonnable du Ministère, dans un environnement de contrôle de la gestion financière robuste et bien établi :

En raison de problèmes connus relatifs au contrôle financier relevés dans le processus de paye de Phénix, aucun essai n'a été fait dans le processus de paye propre au ministère. Une fois que le processus de paye aura été stabilisé et que son responsable aura confirmé que le système fonctionne avec les contrôles de base, un plan d'essais visant les contrôles importants du ministère sera élaboré, et la mise à l'essai des contrôles financiers recommencera. Néanmoins, le Ministère a pris des mesures actives, comme la surveillance des trop-payés et des moins-payés, afin de s'assurer que les soldes relatifs à la paye ne soient pas substantiellement erronés.

Aucun problème matériel n'a été découvert au cours de ces différentes activités susmentionnées.

4. Plan d'action de Services publics et Approvisionnement Canada

4.1 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

SPAC est en train de rationaliser son programme de contrôle interne en matière de rapports financiers axé sur les risques en fonction du niveau d'effort nécessaire, des modifications à l'environnement de contrôle et des nouvelles exigences pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018, afin de s'assurer de la présence de contrôles financiers internes sur les services communs dispensés. Le nouveau programme se penchera sur la définition et la consignation par écrit des processus d'assurance généraux, des activités d'assurance de l'entité et des contrôles financiers afférents. Aux endroits qui présentent un niveau de risque plus élevé et qui nécessitent une assurance supplémentaire, un important programme de mise à l'essai viendra compléter ces différentes actions. Il comprendra notamment la mobilisation des intervenants en tant que partenaires, ainsi que la plus grande mise à profit de l'environnement de contrôle existant.

4.2 Plan cyclique de surveillance continue pour le contrôle interne en matière de rapports financiers

Un plan cyclique de surveillance continue couvrant une période de 3 à 5 ans a été élaborée. Il est fondé sur une validation annuelle des processus à risque élevé et des contrôles financiers associés, ainsi que sur les ajustements nécessaires connexes au plan de surveillance continue et de mise à l'essai, s'il y a lieu. Chacun des domaines de contrôles clés suivants fait l'objet d'un plan annuel de surveillance continue et les sous-processus sont évalués sur un cycle de 3 à 5 ans en fonction de l'évaluation des risques : contrôles au niveau de l'entité, contrôles généraux de la technologie de l'information, salaires, préparation des états financiers, approvisionnement, Cycle des achats et des décaissements, cycle des ventes et des encaissements, clôture de fin d'exercice financier, immobilisations, passifs environnementaux et contrôles en matière de gestion financière (nouveauté pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018).

4.3 Plan de travail pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018

Le plan de travail théorique pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 comprendra de la documentation, une réévaluation et des essais sur les contrôles clés contenus dans les processus opérationnels modifiés selon les modalités exposées précédemment (concernant la paye et les immobilisations). Par ailleurs, toute exigence passablement modifiée de la Directive sur les normes comptables sera revue avec le responsable du processus opérationnel afin de s'assurer qu'elle est bien comprise et respectée.

L'environnement de contrôle financier de l'entité globale fait l'objet d'une surveillance des changements importants. Si c'est possible et nécessaire, le plan d'évaluation est ajusté selon les risques.

En collaboration avec le Bureau du contrôleur général, SPAC élaborera un plan pour identifier et repérer et prendre en compte la nouvelle exigence de rendre compte sur l'évaluation des contrôles internes sur les services communs fournis aux autres ministères, mise en place en avril 2017 par la nouvelle Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.

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