Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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ASSEA 2011-001

Le 3 mai 2011

OBJET : Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions (PMSSP) - Version 2.0 - Transition vers l'Outil de saisie des données (OSD)

1. BUT

1.1 Cet avis spécial vise à fournir aux sociétés d'État et aux gouvernements territoriaux qui n'utilisent pas le Système régional de paye (SRP) des instructions concernant la phase de transition vers l'OSD. L'OSD a été mis en œuvre le 2 mai 2011 dans le cadre de la version 2.0 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions.

2. CONTEXTE

2.1 Le PMSSP a été lancé dans le but de renouveler les services et les systèmes de pensions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), ce qui comprend l'élaboration et la mise en œuvre de solutions de transformation des activités et de technologie de l'information. Ce projet permettra de moderniser l'infrastructure d'administration des pensions grâce à l'adoption progressive de systèmes de logiciels disponible sur le marché (LDSM) pour l'administration des pensions et la gestion des relations avec la clientèle (GRC). La transition vers ce nouveau logiciel sera réalisée en parallèle avec l'application d'un plan rigoureux visant à transformer l'organisation, les fonctions et les processus se rattachant à l'administration des pensions.

En avril 2011, TPSGC a mis en œuvre Penfax, un nouveau logiciel ayant trait aux principales activités d'administration des pensions de la fonction publique. En plus des composantes de Penfax liées aux comptes des participants actifs, un nouveau composant logiciel, l'OSD, a également été mis en place le 2 mai 2011. Cet outil sera accessible à partir du portail sécurisé des sociétés d'État. L'OSD permet aux employeurs qui n'utilisent pas le SRP de faire état des données relatives aux ressources humaines (RH) et à la paye pour tous les employés. L'OSD sera utilisé pour saisir les données/renseignements sur les employés dans le système Penfax.

Afin que le régime de pension de retraite de la fonction publique soit bien géré, il est impératif que toutes les données relatives aux ressources humaines (RH) et à la paye soient transmises mensuellement.

3. SAISIE DES DONNÉES SUR LE TRAITEMENT, LE SERVICE ET LES COTISATIONS

3.1 Données sur le traitement et le service

Les activités de conversion des données ont été fait au début avril 2011, par conséquent, les employeurs ont été demandé de transmettre leurs données sur le traitement et le service (incluant autant de données que possible pour le mois de mars 2011) au Centre des pension de la fonction publique (CPFP) via le classeur Amélioration de la collecte de données provenant des sociétés d'État (ACDSE), au plus tard le 18 mars 2011. Ainsi, TPSGC a suffisamment disposé de temps pour traiter les données avant la mise en œuvre du nouvel outil.

Toutes données non saisies via le classeur ACDSE à cette date devaient être retenues pour maintenant être saisies en utilisant l'OSD.

3.2 Données sur les cotisations

Les données sur les cotisations étaient assujetties à la même date limite. Les fichiers de cotisations, incluant autant de données que possible pour le mois de mars 2011, devaient être acheminées au CPFP au plus tard le 18 mars 2011.

Il est à noter que, bien que les données sur les cotisations n'ont pas été saisies par le biais du classeur ACDSE ou de l'OSD pendant une courte période, les employeurs étaient tout de même tenus de verser la quote-part de l'employé et de l'employeur des cotisations de pension.

3.3 Cessation d'emploi et décès en cours d'emploi

Nonobstant les paragraphes 3.1 et 3.2, les employeurs devaient suivre les procédures normales pour les employés qui quittaient leur emploi et pour les cas de décès en cours d'emploi. Toute information sur les cessations d'emploi et les décès en cours d'emploi fournie au CPFP durant la période de transition (avant le 2 mai 2011 - date de mise en œuvre de l'OSD) NE DOIT PAS être retransmise via l'OSD. Le fait de transmettre cette information de nouveau via l'OSD provoquera la duplication de données et peut mener à des versements de prestations incorrects.

3.4 Nouvelles embauches

En ce qui a trait aux nouvelles embauches (porté à l'effectif [PE]), à compter du 18 mars 2011, les employeurs ont été demandé de conserver cette information et de transmettre ces données via l'OSD une fois que celui-ci aura été mis en œuvre.

4. PORTAIL DES SOCIÉTÉS D'ÉTAT SÉCURISÉ

4.1 Processus de connexion au portail

Lors d'une communication précédente, Avis spécial destiné aux sociétés d'État 2010-002, section 3.3, il avait été question que les utilisateurs devraient accéder au nouveau portail des sociétés d'État via le site Web « Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique ». Le lien au portail sécurisé a depuis été déplacé sur le site Web du Secteur de la Rémunération. Sur cette page, un lien nommé «Services de soutien à l'employeur» sera ajouté à la barre de navigation de droite, d'où le portail des sociétés d'État sera accessible.

4.2 Demande de compte d'utilisateur

Tel que stipulé dans l'Avis spécial destiné aux sociétés d'État 2010-002, section 3.2, un courriel sera envoyé à tous les chefs des Ressources humaines (RH) des sociétés d'État et gouvernements territoriaux détaillant les procédures et les dates pour soumettre le formulaire de « Demande d'ID d'utilisateur pour représentant d'employeur » (PWGSC-TPSGC 591). Veuillez y répondre dans les plus brefs délais afin d'assurer que les comptes des utilisateurs soient créés à temps pour la mise en œuvre.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toutes demandes de renseignements sur ce qui précède doivent être adressées à :

Judith Ciceri
Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions
1451, avenue Coldrey
Ottawa ON K1A 0S5

Téléphone: 613–954–7722

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin