ARCHIVÉE Procédures de travail des conseillers en rémunération et des bureaux de paye

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Rachat de service - Procédures de travail pour les conseillers en rémunération, les bureaux de paye et le Centre des pensions de la fonction publique

À compter du 16 février 2009, le Centre des pensions de la fonction publique (Centre des pensions) situé à Shediac, au Nouveau-Brunswick, assumera la prestation des services liés au processus de rachat de service aux participants au régime. Un centre d'expertise a été établi pour fournir aux participants au régime actuels et potentiels des renseignements généraux et personnalisés sur le rachat de service.

Un tableau qui donne un aperçu des rôles et des responsabilités de tous les intervenants concernés par le processus de rachat de service a été inclus. Ce qui suit est un sommaire du nouveau processus.

Tous les documents sur le rachat de service font référence aux conseillers en rémunération et aux bureaux de paye. Les conseillers en rémunération comprennent les employés qui travaillent pour les ministères, les sociétés d'État et les organismes, et les bureaux de paye comprennent les bureaux de paye régionaux et non régionaux (les bureaux qui procurent des services de paye aux employeurs non desservis par le Système régional de paye), sauf avis contraire.

Le service intitulé « Rachat de service » consiste en la prestation de renseignements aux participants au régime sur tous les aspects du processus de rachat de service, y compris les types de service pouvant faire l'objet d'un rachat, la prestation d'estimations des coûts, l'incidence de l'ajout de service sur les futures prestations de retraite, l'acceptation des paiements pour le rachat de service, le calcul des soldes à payer et du service racheté à ce jour, ainsi que les renseignements généraux sur les répercussions d'ordre fiscal.

Le rachat de service comprend le rachat du service travaillé au sein de la fonction publique fédérale pendant des périodes de cotisation et de non-cotisation, du service travaillé auprès d'un employeur externe, le transfert, la renonciation et le rachat dans le cadre des régimes de pensions de retraite des Forces canadiennes (FC) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), ainsi que le rétablissement du service visé par une valeur de transfert.

Directives de transition de mise en œuvre

Il est prévu que les organisations auront complété tout le travail (les demandes de renseignements et les estimations de coûts) se rattachant au Rachat de service avant la date de mise en œuvre de leur organisation respective, soit le 15 décembre 2008, le 19 janvier 2009 ou le 16 février 2009. Afin de s'assurer que les demandes courantes reçues avant la date de mise en œuvre soient complétées, l'Application « Estimation de coûts » du Système Système d'estimation et des options (ESTEL) et l'application « Estimation du service racheté à ce jour » pour ordinateur personnel (PC) seront disponibles jusqu'au 19 avril 2009.

Toutes les demandes de renseignements ou d'estimations de coûts reçues et les formulaires d'option signés le ou après le 15 décembre 2008, le 19 janvier 2009 ou le 16 février 2009, selon la date de mise en œuvre de votre organisation, seront transmises au Centre des pensions.

Demande de renseignements sur le rachat de service

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération qui reçoivent une demande de renseignements sur le rachat de service inviteront les participants au régime à visiter le portail Web sur la pension et les avantages sociaux pour obtenir des renseignements généraux et remettront la fiche de coordonnées du Centre des pensions. Nous demandons aux conseillers en rémunération d'encourager les participants au régime, qui utilisent le système téléphonique, de bien vouloir sélectionner l'option de service approprié afin de recevoir l'assistance d'un expert en pensions dans les plus brefs délais. Les participants au régime qui ne sélectionnent aucune option, mais qui appuient sur le « 0 » pourraient faire face à des délais plus longs.

Une trousse d'information sur le rachat de service est disponible sur le portail Web « Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique ». La trousse donne aux participants au régime des renseignements sur la décision de racheter du service, des explications sur le processus administratif et procure tous les formulaires nécessaires.

Les coordonnées renferment l'adresse du portail Web sur la pension et les avantages sociaux de la fonction publique, une adresse électronique générale, un numéro de téléphone sans frais, un numéro de télécopieur et une adresse postale du centre d'expertise, et elle est disponible sur le portail Web « Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique ».

Centre des pensions

Le Centre d'expertise (CE) du Centre des pensions fournira l'information demandée et encouragera l'utilisation du portail Web. Le Centre des pensions offrira aussi une fonction de soutien aux participants qui naviguent sur le portail Web pour trouver des renseignements sur le rachat de service et leur donnera des explications, au besoin.

Application « Estimation de coûts » du Système ESTEL

Conseillers en rémunération

Les participants au régime qui font la demande d'une estimation des coûts seront invités à visiter le portail Web « Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique » et recevront la fiche de coordonnées du Centre des pensions.

Les conseillers en rémunération ne seront plus responsables du calcul et de la prestation d'estimations des coûts aux participants au régime. À compter du 20 avril 2009, la collectivité de la rémunération n'aura plus accès à l'application « Estimation des coûts » du Système ESTEL.

Centre des pensions

À compter du 16 février 2009, le Centre des pensions sera chargé de fournir aux participants au régime toutes les estimations des coûts et tous les formulaires requis pour le rachat de service. Les renseignements comprendront l'incidence de l'ajout de service sur les futures prestations de retraite. Le Centre des pensions fournira les estimations sur le rachat de services basées sur les renseignements aisément accessibles immédiatement aux participants au régime.

Formulaires 

  • Formulaire pour service accompagné d'option (PWGSC-TPSGC 2006)
  • Renonciation aux prestations (PWGSC-TPSGC 2092)
  • Formulaire pour option de rachat de service visé par une valeur de transfert (PWGSC-TPSGC 2005)
  • Formulaire pour service accompagné d'option (PWGSC-TPSGC 3006)

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération fourniront aux participants au régime les coordonnées du Centre des pensions et les informeront que les formulaires doivent être postés à l'adresse indiquée sur les formulaires. Il est recommandé que les formulaires soient envoyés par courrier recommandé.

En ce qui concerne les formulaires signés le ou après le 16 février 2009, les conseillers en rémunération ne doivent pas les accepter ni les transmettre de la part des participants au régime. Les organisations qui acceptent ou transmettent des formulaires pourraient être tenues responsables si des frais supplémentaires étaient chargés aux participants au régime par suite de délais.

Les conseillers en rémunération ne recevront pas d'exemplaire du « Formulaire pour service accompagné d'option » (PWGSC-TPSGC 2006), du formulaire « Renonciation aux prestations » (PWGSC-TPSGC 2092), du « Formulaire pour option de rachat de service visé par une valeur de transfert » (PWGSC-TPSGC 2005), ni du nouveau « Formulaire pour service accompagné d'option » (PWGSC-TPSGC 3006).

Les ministères et organismes employeurs continueront de recevoir les formulaires destinés à faire part de la décision de se prévaloir de l'« Option de ne pas compter une période de congé non payé comme service ouvrant droit à pension » (PWGSC-TPSGC 2480 Publiservice) jusqu'à la centralisation des services liés aux congés non payés.

Les conseillers en rémunération ne sont plus requis de fournir aux participants au régime une lettre explicative du droit à la déduction fiscale suite au rachat de service.

Centre des pensions

À compter du 16 février 2009, le Centre des pensions recevra les formulaires de rachat de service au nom du ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) incluant le nouveau « Formulaire pour service accompagné d'option » (PWGSC-TPSGC 3006). Un accusé de réception, incluant les détails de la retenue pour le rachat de service, ainsi qu'une lettre explicative du droit à la déduction fiscale seront envoyés aux participants au régime sur réception d'un formulaire de rachat de service signé.

Bureaux de paye

Les bureaux de paye ne recevront plus d'exemplaires du « Formulaire pour service accompagné d'option » (PWGSC-TPSGC 2006) ni du nouveau « Formulaire pour service accompagné d'option » (PWGSC-TPSGC 3006).

Preuve d'examen médical (PWGSC-TPSGC 2081 Publiservice) / Rapport d'évaluation de la santé au travail ( Health Canada /Santé Canada (HC/SC) 3312)

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération ne seront plus responsables de fournir les formulaires médicaux pour les rachats et ne recevront plus d'exemplaires de ces formulaires.

Centre des pensions

Le Centre des pensions fournira les formulaires médicaux aux participants au régime au besoin.

Retenues, remboursements et paiements en souffrance au titre du rachat de service

Conseillers en rémunération

Dans le cas des demandes de renseignements sur les retenues au titre du rachat de service, les conseillers en rémunération aviseront les participants au régime d'accéder aux applications Web sur la rémunération ou de consulter leur talon de chèque pour vérifier si les retenues ont été commencées, modifiées ou arrêtées. Si nécessaire, les conseillers en rémunération informeront les participants au régime si des mesures ont été prises afin de commencer, de modifier, d'arrêter et/ou de rembourser les retenues au titre du rachat de service. Si les participants au régime ont besoin de renseignements plus détaillés, ils seront invités à communiquer avec le Centre des pensions.

| Retenues : En ce qui concerne les formulaires pour service accompagné d'option signés le ou après le 16 février 2009, les conseillers en rémunération continueront d'être responsable de commencer les retenues pour le rachat de service. Puisqu'ils ne recevront plus le formulaire pour le rachat de service, le formulaire « Avis pour commencer les retenues pour un rachat de service » (PWGSC-TPSGC 2270) leur sera envoyé par télécopieur afin qu'ils commencent les retenues. Sur réception du formulaire, les retenues doivent immédiatement être commencées. Les conseillers en rémunération seront toujours requis de préciser si une retenue au titre du rachat de service est prélevée sur la paye.

Nota : On rappelle aux conseillers en rémunération qu'il est important d'utiliser les bons codes de retenue pour le rachat de service afin de répartir convenablement les sommes dans les caisses de retraite et d'éviter les erreurs quant aux défauts de paiement. Le tableau suivant présente les différents types de rachat de service.

Description des types de rachat de service

Cette table est une description des types de rachat de service signé avant le 1 er avril 2000 et ou signé le ou après le 1er avril 2000
Type de rachat de service Signé avant le 1er avril 2000 Caisse 1 Signé le ou après le 1er avril 2000 Caisse 2
Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) Rachat taux simple courant X  
LPFP Rachat taux simple arrérages X  
LPFP Rachat taux double courant X  
LPFP Rachat taux double arrérages X  
Convention de retraite (CR) Rachat de service taux simple courant X  
CR Rachat de service taux simple arrérages X  
CR Rachat de service taux double courant X  
CR Rachat de service taux double arrérages X  
LPFP 2 Rachat taux simple courant   X
LPFP 2 Rachat taux simple arrérages   X
LPFP 2 Rachat taux double courant   X
LPFP 2 Rachat taux double arrérages   X
CR 2 Rachat taux simple courant   X
CR 2 Rachat taux simple arrérages   X
CR 2 Rachat taux double courant   X
CR 2 Rachat taux double arrérages   X

Pour ce qui est des mutations, l'organisation d'accueil restera chargée de commencer les retenues au titre du rachat de service. Afin de commencer une retenue pour le rachat de service lors d'une mutation d'arrivée dans le Système régional de paye, la date réelle d'entrée en vigueur du rachat de service doit être utilisée (voir le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP 4-4-04-1)).

Remboursements : Les remboursements de paiements au titre du rachat de service continueront d'être émis de la même manière, dans la paye normale ou par des chèques supplémentaires, selon la situation. Les conseillers en rémunération demeurent responsables de relâcher ces chèques.

Centre des pensions

Le Centre des pensions continuera d'aviser le bureau de paye de modifier, d'arrêter et de rembourser les retenues au titre du rachat de service. Le CE du Centre des pensions répondra aux demandes de renseignements des clients sur les retenues, les remboursements et les paiements en souffrance au titre du rachat de service.

| Retenues : À compter du 16 février 2009, le Centre des pensions sera chargé de faire parvenir par télécopieur au conseiller en rémunération le formulaire « Avis pour commencer les retenues pour un rachat de service » (PWGSC-TPSGC 2270) suivant la réception d'un formulaire pour service accompagné d'option signé.

Remboursements : Dans la majorité des cas, le Centre des pensions continuera de rembourser les participants au régime au nom des sociétés d'État.

Paiements en souffrance : Les demandes visant à régler les questions complexes liées à des paiements en souffrance seront transmises au bureau de paye par télécopieur ou note de service.

Bureaux de paye

Retenues : Les bureaux de paye continueront de modifier, d'arrêter et de rembourser les retenues au titre du rachat de service.

Paiements en souffrance : Depuis le 15 décembre 2008, les bureaux de paye sont responsables du recouvrement des paiements en souffrance de 150 $ ou moins (au lieu de moins de 150 $) sans l'autorisation du Centre des pensions pour tous les comptes des bureaux de paye régionaux.

Depuis le 15 décembre 2008, les bureaux de paye régionaux, en utilisant l'« Avis de paiement en souffrance » (PWGSC-TPSGC 1871), déclarent les paiements en souffrance au titre du rachat de service concernant la caisse 1 jusqu'au 30 septembre 2003 seulement, pour tous les comptes des bureaux de paye régionaux. Il n'est plus nécessaire de déclarer les paiements en souffrance au titre du rachat de service concernant la caisse 1 après le 30 septembre 2003, ni les paiements en souffrance associés à la caisse 2.

Aucun changement n'a été apporté aux procédures de déclaration des paiements en souffrance au titre du rachat de service à l'intention des bureaux de paye non régionaux, au moyen de l'« Avis de paiement en souffrance » (PWGSC-TPSGC 1871).

Information sur la cessation d'emploi/retraite

Bureaux de paye

Depuis le 15 décembre 2008, dans la partie 2A, « Options de rachat de service », du formulaire « Information sur la cessation d'emploi/retraite » (PWGSC-TPSGC 2386), les bureaux de paye régionaux doivent désormais déclarer les paiements pour le rachat de service concernant la caisse 1 jusqu'au 30 septembre 2003 seulement pour tous les comptes des bureaux de paye régionaux. Il n'est plus nécessaire de déclarer les paiements au titre du rachat de service concernant la caisse 1 après le 30 septembre 2003, ni les paiements associés à la caisse 2.

Les bureaux de paye non régionaux doivent déclarer les rachats de service au moyen du formulaire « Information sur la cessation d'emploi/retraite » (PWGSC-TPSGC 2386) jusqu'à avril 2011.

Avis d'option - Remboursement de pension des Forces canadiennes, de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou des députés

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération ne recevront plus d'exemplaire de l'« Avis d'option - Remboursement de pension des Forces canadiennes, de la GRC ou des députés » (PWGSC-TPSGC 2221 Publiservice).

Centre des pensions

L'« Avis d'option - Remboursement de pension des Forces canadiennes, de la GRC ou des députés » (PWGSC-TPSGC 2221 Publiservice) sera envoyé directement aux participants au régime.

Bureaux de paye

Les bureaux de paye continueront de recevoir l'« Avis d'option - Remboursement de pension des Forces canadiennes, de la GRC ou des députés » (PWGSC-TPSGC 2221 Publiservice) et d'amorcer les retenues mensuelles indiquées sur le formulaire.

Attestation du traitement, du service et des congés non payés

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération rempliront les documents d'attestation nécessaires à la demande du Centre des pensions. Les attestations seront remplies et renvoyées au Centre des pensions dans un délai de 60 jours civils. Si les conseillers en rémunération sont incapables de trouver les dossiers nécessaires dans les anciens ministères, les bureaux de paye ou les archives dans le délai prescrit, ils informeront le Centre des pensions par télécopieur que les documents requis pour attester le service ne sont pas disponibles. Au fur et à mesure que les fonctionnalités du nouveau système de pension seront introduites, les demandes d'attestation de traitement, du service et des congés non payés, vont diminuer.

Centre des pensions

Lorsque le Centre des pensions reçoit un formulaire de rachat de service signé d'un participant au régime, une demande est envoyée au conseiller en rémunération aux fins d'attestation du salaire, du service et des congés non payés, le cas échéant.

Avis de rachat de service (PWGSC-TPSGC 2097)

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération continueront de recevoir un exemplaire de l'« Avis de rachat de service » (PWGSC-TPSGC 2097).

Centre des pensions

À compter du 16 février 2009, le Centre des pensions enverra l'« Avis de rachat de service » (PWGSC-TPSGC 2097) directement aux participants au régime ainsi qu'une copie aux conseillers en rémunération.

Bureaux de paye

Les bureaux de paye continueront de recevoir un exemplaire de l'« Avis de rachat de service » (PWGSC-TPSGC 2097).

Demande d'attestation d'un facteur d'équivalence pour services passés provisoire (PWGSC-TPSGC 2468)

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération ne recevront plus d'exemplaire de la « Demande d'attestation d'un facteur d'équivalence pour services passés provisoire » (PWGSC-TPSGC 2468).

Centre des pensions

Le Centre des pensions enverra la « Demande d'attestation d'un facteur d'équivalence pour services passés provisoire » (PWGSC-TPSGC 2468) directement aux participants au régime.

Paiements pour le rachat de service

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération ne seront plus chargés de transmettre les paiements au titre du rachat de service.

| Nota : Les conseillers en rémunération qui ont en leur possession des chèques postdatés pour des paiements au titre du rachat de service de la part de participants au régime présentement en congé non payé, devraient les transmettre immédiatement au Centre des pensions en suivant la même procédure. Les conseillers en rémunération aviseront les participants au régime que tous paiements futurs au titre du rachat de service devront être transmis directement au Centre des pensions en utilisant le nouveau formulaire « Bordereau de transmission de paiement » (PWGSC-TPSGC 570 Publiservice).

| [Le contenu périmé a été supprimé.]

Centre des pensions

À compter du 16 février 2009, le Centre des pensions sera chargé de la réception de tous les paiements pour le rachat de service.

| [Le contenu périmé a été supprimé.]

Demande d'estimation du service accompagné d'option payé à ce jour (PWGSC-TPSGC 2030)

Conseillers en rémunération

Solde à payer pour le rachat de service

Pour toutes demandes de solde à payer pour le rachat de service reçues le ou après le 16 février 2009, les conseillers en rémunération ne sont plus chargés de fournir une estimation aux participants au régime. L'accès à l'application « Estimation du service racheté à ce jour » pour ordinateur personnel (PC) sera retiré à compter du 20 avril 2009. Les applications déjà sauvegardées devraient être supprimées. Les conseillers en rémunération informeront les participants au régime de communiquer avec le Centre des pensions pour obtenir des renseignements sur le solde à payer.

Dans le cas d'une démission ou d'un départ à la retraite, si un participant au régime désire appliquer ses paiements de cessation d'emploi au rachat de service, le participant au régime communiquera avec le Centre des pensions pour vérifier le solde à payer. Le participant au régime doit alors fournir des directives précises au conseiller en rémunération pour des mesures de recouvrement.

Quand un participant au régime désire appliquer ses versements d'allocation de retraite non admissibles ou autres paiements de cessation au rachat de service, les conseillers en rémunération devront obtenir du Centre des pensions une copie de la lettre explicative du droit à la déduction fiscale du participant au régime. Cette information est requise afin d'établir le montant des paiements non admissibles qui peuvent servir d'abris fiscaux. Veuillez consulter la section 4.4 de la Directive sur la rémunération (DR 2006-002), pour plus de détails.

Centre des pensions

Solde à payer pour le rachat de service - Information au participant au régime

À compter du 16 février 2009, le Centre des pensions sera chargé de présenter aux participants au régime tous les calculs de soldes à payer pour le rachat de service, et ce, dans un délai de 60 jours civils.

Rétablissement du service visé par une valeur de transfert - Avis de contrôle

Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération ne recevront plus l'avis de contrôle numéro 0932. Il n'est plus nécessaire d'aviser les participants au régime qui sont réembauchés, et qui avaient préalablement reçu une valeur de transfert, qu'ils peuvent maintenant racheter ce service.

Centre des pensions

Le Centre des pensions sera responsable d'aviser les participants au régime qui sont réembauchés, et qui avaient préalablement reçu une valeur de transfert, qu'ils ont maintenant l'occasion unique de rétablir une période antérieure de service ouvrant droit à pension pour laquelle ils ont reçu une valeur de transfert.

Normes de services

Conseillers en rémunération

Les demandes d'attestation du salaire, du service et des congés non payés envoyées par le Centre des pensions seront remplies et retournées dans les 60 jours civils qui suivent leur réception.

Sur réception de l' « Avis pour commencer les retenues pour un rachat de service » (PWGSC-TPSGC 2270), les conseillers en rémunération commenceront les retenues pour le rachat de service immédiatement.

Centre des pensions

Les estimations basées sur les renseignements aisément accessibles seront remises immédiatement aux participants au régime.

Un accusé de réception sera envoyé aux participants au régime sur réception d'un formulaire de rachat de service signé.

L'« Avis pour commencer les retenues pour un rachat de service  » (PWGSC-TPSGC 2270) sera transmis par télécopieur au conseiller en rémunération suivant la réception d'un formulaire pour service accompagné d'option signé.

Les renseignements sur les soldes à payer au titre du rachat de service seront fournis au participant au régime dans un délai de 60 jours civils.

Bureaux de paye

À la réception de l'« Avis de rachat de service » (PWGSC-TPSGC 2097), les bureaux de paye modifieront, arrêteront et/ou rembourseront les retenues au titre du rachat de service dans un délai de 10 jours ouvrables.