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Information : Désistement de responsabilité de GCintranet

Cette information est accessible seulement à l'intérieur du réseau du gouvernement du Canada.

Les renseignements qui suivent sont destinés à l'employeur et portent sur le processus d'adhésion au régime d'un employé. Vous y trouverez de l'information relative à l'envoi du formulaire Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) au participant et de la façon dont vous serez informé du moment où l'employé devient participant au régime de pension de retraite de la fonction publique.

Dans le texte suivant, le conseiller en rémunération désigne aussi un représentant de l'employeur.

Vous voulez peut-être savoir…

Introduction

Depuis le 1er février 2010, le Centre des pensions du gouvernement du Canada est responsable de la prestation des services d'adhésion au régime et d'orientation aux employés de la fonction publique. Les participants qui demandent de l'information doivent être dirigés vers le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique ou vers le Centre des pensions.

Les conseillers en rémunération doivent créer un compte, à l'aide de l'Outil de saisie des données (OSD) ou du Système régional de paye (SRP), pour tous les nouveaux employés, quelque soit leur statut d'emploi y compris les employés qui ne sont pas encore admissibles à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique (p. ex. les employés embauchés pour des périodes de moins de six mois, les employés occasionnels et les employés travaillant sur demande ou sur appel).

Dès qu'un employé adhère au régime, le Centre des pensions lui fera parvenir une trousse d'information sur l'adhésion au régime, qui comprend :

Les employés y trouveront d'importants renseignements sur le régime de pension.

Documents personnels de l'employé

Depuis le 1er mai 2008, les conseillers en rémunération n'ont plus la responsabilité de fournir au Centre des pensions les documents personnels de l'employé (c.-à.-d. certificat de naissance, certificat de mariage et autres). Les participants au régime doivent envoyer directement leurs documents personnels au Centre des pensions.

Coordonnées du participant au régime

Les conseillers en rémunération sont chargés de transmettre les coordonnées des nouveaux participants au régime au Centre des pensions. Le Centre des pensions sera ainsi en mesure d'envoyer par la poste la trousse d'information sur l'adhésion au régime aux participants. Il est important que les organisations clientes comprennent que tout retard dans l'envoi de ces renseignements au Centre des pensions aura des répercussions pour le participant au régime.

Lorsqu'un employé est embauché pour une période de six mois ou moins, il est recommandé aux organisations clientes d'appliquer une procédure afin de s'assurer que les coordonnées du participant sont envoyées au Centre des pensions, dès que l'employé satisfait au critère d'admissibilité et devient participant au régime de pension de retraite de la fonction publique.

Utilisateurs du Système régional de paye (SRP)

Le conseiller en rémunération doit remplir le formulaire Coordonnées du participant au régime (PWGSC-TPSGC 577) et l'envoyer par télécopieur au Centre des pensions dans les trois jours ouvrables suivant la date de début du prélèvement des cotisations au régime de pension de retraite. Ce formulaire fournira les coordonnées du participant et du ministère qui l'emploie. Ainsi, le Centre des pensions pourra envoyer par la poste la trousse d'information sur l'adhésion au régime directement aux participants.

Remarque : Les conseillers en rémunérations NE doivent PAS télécopier le formulaire Coordonnées du participant au régime (PWGSC-TPSGC 577) avant que la transaction du début des retenues des cotisations au régime de pension figure dans l'historique du SRP. Les formulaires envoyés avant ce moment peuvent ne pas être reconnus lorsque les données du SRP, en particulier le CIDP, ne sont pas mises à jour dans le système de pensions. Ces situations nécessiteraient une intervention manuelle et, finalement, retarderaient l'envoi par la poste des trousses d'information sur l'adhésion au régime aux participants.

Voici les coordonnées du participant au régime à inscrire sur le formulaire :

  • nom;
  • CIDP;
  • adresse postale à la maison;
  • adresses électroniques personnelle et professionnelle (facultatif);
  • numéros de téléphone à la maison et au travail (facultatif);
  • numéro de télécopieur au travail (facultatif);
  • langue de préférence.

Utilisateurs de l’Outil de saisie des données (OSD)

Les coordonnées du participant au régime doivent être saisies dans l'OSD dans les trois jours ouvrables suivant la date de début du prélèvement des cotisations au régime de pension de retraite. Ainsi, le Centre des pensions pourra envoyer au participant la trousse d'information sur l'adhésion au régime.

Code d'identification de dossier personnel (CIDP)

Certains organismes et sociétés d'État ne peuvent créer de CIDP parce qu'ils n'ont pas accès au système central d'indexation. Les conseillers en rémunération doivent donc communiquer avec le Centre des pensions pour en obtenir un, en composant le numéro sans frais que l'on trouve à la page Contacter les Services de soutien à l'employeur. Les Services de soutien à l'employeur créeront le CIDP et le communiqueront par téléphone.

Les renseignements suivants sont nécessaires pour créer un CIDP dans le système central d'indexation :

  • le nom de famille de l'employé et ses initiales;
  • le numéro d'assurance sociale (NAS);
  • le sigle de la société d'État ou de l'organisme et le numéro de liste de paye.

Les employeurs qui ont accès au système central d'indexation continuent à créer le CIDP de leurs employés.

Envoi d'un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018)

Dès l'instant où un employé commence à cotiser au régime, un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) est envoyé. Le conseiller en rémunération doit mettre à jour le compte du participant à l'aide de l'Outil de saisie des données (OSD) ou du Système régional de paye (SRP) afin que le prélèvement des cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique et au régime de prestations supplémentaires de décès commence à la date prévue. Un numéro de pension est généré automatiquement au moment de l'établissement d'un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018).

Dès qu'un employé devient participant au régime de pension de retraite de la fonction publique, les conseillers en rémunération en sont informés. À compter de février 2014, on communiquera à intervalles réguliers un rapport sur les avis concernant la participation au régime de pension pour tous les nouveaux participants au régime. Les conseillers en rémunération devront s'assurer que :

  • le prélèvement des cotisations de retraite commence à la bonne date;
  • le prélèvement des cotisations au Régime de prestations supplémentaires de décès, s'il y a lieu, commence à la bonne date;
  • l'adresse actuelle du participant a été communiquée au Centre des pensions. On demandera aux conseillers en rémunération de communiquer les adresses manquantes ou mises à jour (voir la section « Coordonnées du participant au régime »).

Si les dates de début des cotisations ne concordent pas, les conseillers en rémunération peuvent communiquer les écarts en question au Centre des pensions en envoyant un courriel à l'adresse SHE.2018@pwgsc-tpsgc.gc.ca. On s'assurera ainsi que les participants au régime reçoivent des prestations de retraite exactes.

Employés saisonniers

Les employés saisonniers peuvent devenir participants au régime durant leur congé saisonnier, puisqu'ils sont toujours « à l'effectif ». Un congé saisonnier ne constitue pas une interruption de service. Les cotisations au régime de pension ne sont pas nécessaires durant cette période, mais elles le sont pour le Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD). Les cotisations sont prélevées lorsque les employés retournent au travail une fois que la période de congé non payé (CNP) est terminée.

Embauche d'un employé de plus de 71 ans

Un nouvel employé âgé de plus de 71 ans ne peut pas cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique en raison de son âge. Cependant, les conseillers en rémunération doivent tout de même prélever les cotisations au titre du Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD). Le Centre des pensions émet alors un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) portant la mention suivante : « À compter du 1er janvier suivant le 71e anniversaire de l'employé, seules les prestations supplémentaires de décès entrent en vigueur ».

Participant avant l'âge de 71 ans

Si l'employé a déjà reçu l'Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) et qu'il participait au régime avant d'avoir atteint l'âge de 71 ans, l'avis Cesser de cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique à l'âge de 71 ans - Contribuer au régime PSD est envoyé au conseiller en rémunération, l'avisant de cesser les cotisations de cet employé au régime de pension de retraite de la fonction publique à compter du 1er janvier de l'année suivant celle où l'employé atteint l'âge de 71 ans.

Statut du participant au régime – d’admissible à non admissible

Lorsqu'un participant cesse de cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique pour l'une des raisons suivantes :

  • il occupe un poste où la semaine désignée de travail (SDT) est de moins de 12 heures par semaine;
  • il accepte un emploi pour une période déterminée de six mois ou moins, avant d'accumuler 6 mois de service continu (période d'admissibilité)
  • il commence à travailler sur demande;

Un avis Cessation des cotisations en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique est envoyé au conseiller en rémunération, l'avisant de mettre fin aux cotisations. Le participant reçoit également un avis l'informant du changement apporté à son statut de participant au régime.

Remarque : Dans le cas où le statut d'un employé passe de non admissible à admissible, un nouvel Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) lui est envoyé.

Envoi par erreur d'un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018)

La mise à jour des données dans l'OSD ou le SRP entraîne parfois la création d'un dossier de participant par erreur. Si l'employé n'est pas admissible à participer au régime de pension de retraite de la fonction publique, le conseiller en rémunération doit en aviser le Centre des pensions par courriel à l'adresse SHE.2018@pwgsc-tpsgc.gc.ca. Il doit également corriger l'erreur survenue dans l'OSD ou le SRP afin d'assurer l'exactitude des données.

Voici les circonstances qui donnent le plus souvent lieu à la création d'un dossier de participant par erreur :

  1. L'employé est rayé de l'effectif (RE) avant la fin des six mois de la période d'attente.

    Si un employé nommé pour une période déterminée est (RE) avant d'être admissible au régime de pension de retraite de la fonction publique et qu'on n'enregistre pas la transaction du RE dans l'OSD ou dans le SRP pour mettre à jour le système de pension, un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) pourrait être envoyé.

  2. Un employé à temps partiel jouissant de droits acquis choisit de ne pas cotiser.

    Un changement apporté à la SDT dans le système de pension peut occasionner l'envoi d'un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018). Un employé ne cotise pas au régime tant qu'il ne travaille pas plus de 30 heures par semaine à moins qu'il ne choisisse de participer au régime.

  3. L'employé travaille moins de 12 heures par semaine.

    Si la SDT n'est pas enregistrée correctement, le système de pension pourrait déterminer que l'employé participe au régime. Par exemple, si la SDT de l'employé est de moins de 12 heures et que l'on inscrit plus de 12 heures dans le système.

  4. L'employé travaille sur demande ou sur appel.

    Si le type d'emploi associé à l'employé est inexact, le système de pension peut déterminer que l'employé deviendra, après six mois, un participant au régime. Les employés travaillant sur demande ou sur appel ne peuvent cotiser au régime, même s'ils ont travaillé à temps plein pendant plus de six mois consécutifs.

Mutations

Les conseillers en rémunération doivent aviser le Centre des pensions de la mutation d'un employé d'un ministère ou d'une société d'État à un autre, en saisissant la transaction appropriée dans l'OSD ou le SRP.

Les sociétés d'État procèdent ainsi dans l'OSD :

Le ministère d'origine doit rayer l'employé de son effectif (transaction du RE) en indiquant le code de raison de la cessation d'emploi, et le ministère de destination doit porter l'employé à son effectif (transaction du PE).

Les ministères utilisant le SRP procèdent ainsi :

Les ministères utilisant le SRP doivent saisir une transaction de mutation de sortie (MUS) et une transaction de mutation d'entrée (MUE).

Double emploi

Une situation de double emploi survient lorsqu'un employé en congé non payé (CNP) est affecté pour une période déterminée à un poste auprès d'un autre employeur. Si l'employé était déjà un participant au régime et qu'il est embauché par un autre employeur pour un terme ayant une SDT comportant au moins 12 heures de travail par semaine, les cotisations ne seront basées que sur le salaire associé au deuxième emploi. Dans un tel cas, le Centre des pensions envoie l'un des avis ci-dessous au premier employeur pour l'aviser que l'employé occupe un autre poste. L'avis indique également que les cotisations en souffrance n'auront pas à être recouvrées pour le premier emploi à compter de la date de début du second emploi.

  • Avis envoyé pour participants qui travaillent 12 heures ou plus
  • Avis envoyé pour participants qui travaillent moins de 12 heures

Si un participant au régime est en CNP et est affecté à un poste auprès d'un autre employeur pour une période indéterminée, le Centre des pensions enverra un avis au premier employeur lui demandant de saisir une transaction du RE, puisqu'il ne s'agira plus d'un cas de double emploi.

Double rémunération

Une situation de double rémunération survient lorsqu'un employé occupe plus d'un poste et qu'il reçoit un salaire pour chacun des postes. Afin d'être admissible à participer au régime de pension de retraite de la fonction publique, le total des heures de travail de tous les postes doit être égal ou supérieur à 12 heures par semaine (toutes les autres conditions d'admissibilité doivent également être satisfaites).

Si l'employé n'est pas admissible au régime en vertu de son premier emploi, mais qu'il l'est en vertu du deuxième, le Centre des pensions fera parvenir à chaque employeur un Avis de double rémunération afin de commencer les retenues. Le Centre des pensions enverra également le formulaire Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) au participant et les employeurs seront avisés.

Si l'employé est admissible au régime en vertu du premier emploi et qu'il l'est également en vertu du deuxième, le Centre des pensions fera parvenir deux avis : au deuxième employeur, un avis de double rémunération afin de commencer les retenues et, au premier employeur, un avis l'informant de la situation de double rémunération. Le Centre des pensions enverra également un Avis concernant la participation au régime (PWGSC-TPSGC 2018) au participant et le deuxième employeur sera avisé.

Début des cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique

Les conseillers en rémunération assument toujours la responsabilité de commencer le prélèvement des cotisations des employés qui adhèrent au régime de pension de retraite de la fonction publique, y compris celles des prestations supplémentaires de décès (PSD), s'il y a lieu. Ils continuent également à répondre aux questions des employés concernant les retenues sur le salaire.

Dès qu'un employé devient participant au régime de pension de retraite de la fonction publique, les conseillers en rémunération en sont informés. À compter de février 2014, on communiquera à intervalles réguliers un rapport sur les avis concernant la participation au régime de pension pour tous les nouveaux participants au régime. Les conseillers en rémunération devront s'assurer que :

  • le prélèvement des cotisations de retraite commence à la bonne date;
  • le prélèvement des cotisations au Régime de prestations supplémentaires de décès, s'il y a lieu, commence à la bonne date;
  • l'adresse actuelle du participant a été communiquée au Centre des pensions. On demandera aux conseillers en rémunération de communiquer les adresses manquantes ou à jour (voir la section « Coordonnées du participant au régime »).

Si les dates de début des cotisations ne concordent pas, les conseillers en rémunération peuvent communiquer les écarts en question au Centre des pensions en envoyant un courriel à l'adresse SHE.2018@pwgsc-tpsgc.gc.ca. On s'assurera ainsi que les participants au régime reçoivent des prestations de retraite exactes.

Adresses des listes de paye

Un ministère utilisant le SRP qui ajoute, modifie ou supprime une adresse dans une liste de paye doit communiquer ces changements à son bureau de paye en utilisant le formulaire Adresse des clients de la rémunération (PWGSC-TPSGC 2719 - Cette information n'est accessible qu'aux fonctionnaires fédéraux, et qu'aux ministères et organismes fédéraux.). La section Addition ou modification des données au fichier des listes de paye/adresses - Cette information n'est accessible qu'aux fonctionnaires fédéraux, et qu'aux ministères et organismes fédéraux. contient de plus amples renseignements à ce sujet.

Un employeur n'utilisant pas le SRP qui ajoute, modifie ou supprime une adresse dans une liste de paye doit communiquer ces changements par écrit au Centre des pensions. La lettre doit comporter la signature et le numéro de téléphone de la personne-ressource. C'est le Centre des pensions qui est alors responsable de la mise à jour des données.