Détermination de la semaine désignée de travail (SDT)

Les renseignements ci-après vous sont destinés à vous, l'employeur, et portent sur la détermination de la semaine désignée de travail (SDT) d'un employé. La plupart du temps, il est facile de déterminer si la SDT d'un employé compte au moins 12 heures en moyenne et si cet employé est admissible à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique. Pour d'autres employés cependant, il peut s'avérer plus difficile de déterminer la SDT en raison du nombre d'heures irrégulier qu'ils travaillent chaque semaine, soit parce qu'ils ont un horaire de travail irrégulier, soit parce qu'ils travaillent plus ou moins que les heures établies par la SDT.

La situation d'un employé au titre de la pension est fondée sur le nombre d'heures de travail convenu lors de son embauche. Il est donc important que l'employeur s'assure que le nombre d'heures de travail est clairement établi lors de l'embauche d'un employé. Un employé auquel aucun nombre d'heures désignées de travail n'est assigné au moment de l'embauche est considéré comme un employé travaillant « sur demande ». En général, les employés embauchés pour travailler « sur demande » ne cotisent pas au régime de pension de retraite de la fonction publique. Il existe toutefois certains types de situations d'emploi où l'employé peut répondre aux critères d'admissibilité du régime de pension de retraite de la fonction publique, comme il est expliqué ci-dessous. Afin de pouvoir participer au régime de pension de retraite de la fonction publique, un employé doit également satisfaire aux autres critères d'admissibilité.

Vous voulez peut-être savoir…

• Employés ayant un horaire de travail régulier
• Employés ayant un horaire de travail irrégulier
• Employés travaillant plus d'heures que ce que prévoit la semaine désignée de travail (SDT)
• Employés travaillant moins d'heures que ce que prévoit la semaine désignée de travail (SDT)
• Modifications apportées à la semaine désignée de travail (SDT)

Employés ayant un horaire de travail régulier

La plupart du temps, il est facile de déterminer si la semaine désignée de travail (SDT) d'un employé compte au moins 12 heures en moyenne. Les employés qui doivent travailler le même nombre d'heures chaque semaine peuvent devenir des participants du régime de pension de retraite de la fonction publique si leur SDT compte au moins 12 heures.

Employés ayant un horaire de travail irrégulier

1. Certains employés effectuent un nombre d'heures de travail différent chaque semaine. L'employé peut devenir admissible à cotiser au régime de pension si le nombre d'heures qu'il travaille est constant pendant une période donnée, par exemple, s'il travaille trois jours au cours d'une semaine (7,5 heures par jour) et deux jours la semaine suivante (7,5 heures par jour), pour une moyenne d'au moins 12 heures par semaine (soit 18,75 heures).
2. Certains employés peuvent ne travailler qu'une semaine sur deux, voire un mois sur deux. Tant que le nombre moyen d'heures travaillées pendant ces périodes est d'au moins 12 heures par semaine, l'employé peut devenir admissible à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique.
3. Certains employés sont embauchés pour travailler « au moins X heures par semaine ». Aux fins de la pension, on considère que le nombre d'heures précisé au moment de l'embauche représente les « heures désignées au poste », et ce, même si l'employé travaille plus d'heures que le nombre établi. Si au moins 12 heures de travail lui sont assignées, l'employé peut devenir admissible à cotiser au régime. La protection et les cotisations seront basées sur le nombre d'heures désignées sans tenir compte du nombre d'heures travaillées.

   EXEMPLE

   • Le document de nomination d'un employé indique qu'il « doit travailler au moins 12 heures par semaine ».
   • Le nombre d'heures travaillées chaque semaine varie (mais compte au moins 12 heures).
   • Aux fins de la Loi sur la pension de la fonction publique, la semaine désignée de travail (SDT) compte 12 heures.
4. Il existe des cas particuliers où les heures de travail de l'employé sont déterminées pour une période donnée, mais où elles varient d'une semaine à l'autre (travail sur demande). Si un horaire de travail prévisible est défini dans les exigences de travail, l'employé peut être admissible à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique. Si l'employé travaille selon des heures variables et qu'il répond aux critères d'admissibilité à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique, il faudrait calculer la moyenne du nombre d'heures de travail sur toute la période où l'horaire de travail se répète. S'il n'y a pas un horaire de travail récurrent, il faudrait calculer la moyenne du nombre d'heures sur une période de trois mois.

   EXEMPLE

   • Semaine 1 : SDT de 20 heures
   • Semaine 2 : SDT de 10 heures
   • Semaine 3 : SDT de 15 heures
   • Semaine 4 : SDT de 11 heures
   • Semaine 5 : le même cycle recommence
   • La moyenne des heures est établie sur une période de quatre semaines (14 heures).

Employés travaillant plus d'heures que ce que prévoit la semaine désignée de travail (SDT)

Aux fins de la pension, lorsqu'un employé travaille un nombre d'heures supérieur à celui qui est établi au titre de la SDT, les heures en sus ne sont pas considérées comme ouvrant droit à pension. En somme, si un employé à temps plein ou à temps partiel travaille des heures additionnelles, sa cotisation au régime n'est calculée qu'en fonction de la SDT préétablie. Il est à noter que toutes les heures travaillées au-delà du nombre d'heures établi au titre de la SDT sont traitées comme des heures supplémentaires. Par exemple, si l'on assigne au moins 12 heures de travail à un employé, le calcul de ses cotisations au régime sera fondé sur des semaines de travail de 12 heures, et ce, même s'il lui arrive de travailler plus de 20 heures par semaine.

Employés travaillant moins d'heures que ce que prévoit la semaine désignée de travail (SDT)

Aux fins de la pension, lorsqu'un employé travaille un nombre d'heures inférieur à celui établi au titre de la SDT, les heures non travaillées sont considérées comme ouvrant droit à pension, et toute cotisation non réglée qui s'y rapporte doit être recouvrée. Par exemple, si la SDT d'un employé prévoit qu'il doit travailler 20 heures par semaine, mais qu'il n'en fait que 15, il doit verser des cotisations comme s'il avait travaillé 20 heures.

Modifications apportées à la semaine désignée de travail (SDT)

Les bureaux des ressources humaines devraient surveiller étroitement le nombre d'heures assigné à un employé ainsi que le nombre d'heures qu'il travaille réellement. Lorsque l'horaire de travail d'un employé change, la SDT doit être modifiée officiellement (avec l'approbation de la direction) de sorte qu'elle tienne compte de ce nouvel horaire. De cette façon, l'employé reçoit les crédits du service ouvrant droit à pension auxquels il a droit en vertu du régime de pension de retraite de la fonction publique, et ce, à compter de la date à laquelle la SDT a été modifiée. Ces changements ne devraient pas être effectués de manière rétroactive.