Transaction liée à un porté à l'effectif (PE)

La transaction du PE est utilisée pour signaler les employés embauchés ou réembauchés, peu importe leur statut d'emploi (p. ex. les employés nommés pour une période déterminée de moins de six mois, les employés occasionnels et les employés travaillant selon les besoins, c.-à-d. sur appel). La transaction du PE met à jour automatiquement le fichier de l'employé (EMP).

Il est important de se rappeler que la transaction du PE doit être faite avant l'enregistrement du salaire ou des cotisations. Toute transaction faite avant la transaction du PE sera rejetée.

Date du porté à l'effectif

Penfax rejettera toutes les transactions (PE, RE (rayé de l'effectif), STS (modification de la situation)) dont la Date de début sera plus de 30 jours après la date où vous avez téléchargé le fichier.

Exemple 1 :

  • PE : 1er novembre 2010
  • Téléchargement dans l'Outil de saisie de donnée (OSD) : 1er octobre 2010

Puisqu'il y a plus que 30 jours entre le 1er octobre 2010 et le 1er novembre 2010, Penfax générera une erreur.

Exemple 2 :

  • PE : 1er décembre 2010
  • Téléchargement dans l'OSD : 24 novembre 2010

Comme il y a moins de 30 jours entre le 24 novembre 2010 et le 1er décembre 2010, la transaction sera enregistrée dans Penfax.

Modification d'une date du porté à l'effectif

Pour changer la date d'entrée en vigueur d'un PE antérieur, il faut faire une transaction de modification de la situation (STS) :

  1. Entrez la date du PE originale dans le champ Date de début;

  2. Entrez l'indicatif AM/PM dans le champ AM/PM;

  3. Entrez la nouvelle date dans le champ Date de PE.

Autres transactions à signaler en même temps que la transaction du porté à l'effectif

Une transaction liée au salaire (SAL), aux cotisations (STA) et à l'adresse (ADR) devrait être signalée en même temps que la transaction du PE.

Exemple :

Employé occasionnel embauché pour une période de quatre mois, du 1er mars 2011 au 30 juin 2011.

Transaction du PE :

La Date de début est le 1er mars 2011 et la Date de fin est le 30 juin 2011. Le Type d'employé est K (Employé occasionnel, à temps plein nommé pour une période déterminée de 90 jours ouvrables ou moins au cours d'une année civile au sein d'un ministère particulier ou d'un autre organisme) et le code de Type de pension est 53 (Employé occasionnel nommé pour une période déterminée de six mois ou moins - employé à temps plein et employé à temps partiel travaillant 12 heures et plus sans droits acquis). La Date de fin dans la transaction du PE est inscrite aux fins de validation seulement et n'est pas utilisée pour contrôler les périodes d'emplois.

  1. Transaction liée au salaire (SAL) :

    • Signalez le salaire correspondant dans la même mise à jour que la transaction du PE.

    • Signalez un fichier de salaire ouvert pour chaque type de PE, y compris lorsque le PE vise un employé en période de probation. La date Date de fin doit être vide pour un fichier de salaire ouvert.

    • La semaine normale de travail (SNT) et la semaine désignée de travail (SDT) doivent concorder avec le Type d'employé et le Type de pension entrés dans la transaction du PE.

    • La date Date de début est le 1er mars 2011 et la Date de fin doit être vide pour un fichier de salaire ouvert.

  2. Transaction liée aux cotisations (STA) :

    • Les cotisations doivent être signalées en fonction de votre cycle de paye (hebdomadaire, aux deux semaines ou mensuellement).

    • La date Date de début est le 1er mars 2011 et la Date de fin doit être le dernier jour de la période de paye.

  3. Transaction liée à l'adresse (ADR) :

    • L'adresse devrait être signalée avec la transaction du PE mais peu également être signalée en tout temps.