DR 2011-015

Objet : Changements au Système du fichier central

Le 4 juillet 2011

1. But

1.1. Cette directive vise à fournir à tous les utilisateurs du Système du fichier central (SFC) des renseignements sur les changements à l'écran « ADD » qui sert à créer et assigner un code d'identification de dossier personnel (CIDP).

1.2. La présente directive devrait être lue avec la Directive sur la rémunération 2011-005, intitulée « Modification à l'écran d'enquête du Système du fichier central », datée du 26 avril 2011.

2. Contexte

2.1. Par le passé, les utilisateurs créaient un CIDP en utilisant seulement le numéro d'assurance sociale (NAS), le nom et les initiales de l'employé.

Puisque qu'il était possible d'utiliser des caractères spéciaux comme les accents et les apostrophes dans le SFC, mais pas dans le Système régional de paye (SRP), des divergences entre les deux systèmes étaient créées.

3. Politique

3.1. Afin de renforcer l'identification des employés et d'égaler les exigences du SRP, des améliorations ont été apportées à l'écran « ADD » du SFC.

3.2. À compter du 27 juin 2011, les caractères spéciaux ne sont plus acceptés dans le SFC, et le mois et la date de naissance (DDN) sont maintenant nécessaires pour créer un CIDP. Une autre zone de DDN a été créée pour vérifier la date saisie dans la première zone de DDN.

4. Procédures et instructions

4.1. Le NAS, le nom, les initiales, ainsi que le mois et le jour de naissance de l'employé, doivent être inscrits à l'écran « ADD » afin qu'un CIDP soit généré.

4.2. NAS : Entrez le numéro de neuf chiffres.

Nom : Saisir le nom de famille de l'employé. N'inscrivez aucun accent, trait d'union ou apostrophe que vous pouvez remplacer par un espace.

Initiales : Saisir les initiales du prénom.

DDN : Saisir le mois et le jour de naissance.

4.3. À des fins de vérification, une seconde zone réservée à la DDN a été créé. Le mois et le jour de naissance doivent être entrés de nouveau afin de permettre au SFC de comparer ces renseignements avec ceux inscrits dans la première zone.

Si les DDN ne concordent pas, l'utilisateur sera invité à saisir l'information à nouveau dans les deux zones de DDN.

Si les DDN concordent, le SFC générera un CIDP.

4.4. Le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) sera mis à jour afin d'inclure ces renseignements.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Référence(s) : CJA 9020-39-1