DR 2011-020

Objet : Modification du code de congé non payé (CNP) - Code 302 : « Heures obligatoires non effectuées »

Le 17 octobre 2011

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir aux conseillers en rémunération des renseignements au sujet d'une nouvelle mise à jour apportée au Système régional de paye (SRP) concernant l'utilisation du code 302 pour faire état de la réduction des gains d'un employé.

2. Contexte

2.1. Le code de CNP 302 sert à réduire les gains bruts d'un employé absent pour moins d'une demi­journée à la fois (p. ex. les retardataires). On ne doit pas faire état des périodes continues de CNP de moins d'une demi-journée au moyen du code 302

Bon nombre de ministères et organismes utilisent le code 302 pour recouvrer des montants pour des périodes de paye de plus d'une demi-journée qui devraient être saisis avec le code 301. Une modification a donc été apportée au SRP de façon à ce que toute transaction utilisant le code 302 aux fins de recouvrement des montants relatifs à une période de congé supérieure à une demi-journée soit rejetée.

3. Politique

3.1. Depuis le 30 septembre 2011, une nouvelle modification dans le SRP limite l'utilisation du code 302 pour des périodes de moins d'une demi-journée à la fois. Toutes les périodes de temps saisies avec le code302, maintenant apparaissent dans l'historique salaire-service (HSS) aux fins de rétroactivité.

4. Procédures et instructions

4.1. Lorsque les recouvrements sont saisis avec le code302 pour une période supérieure à quatreheures, le mouvement est rejeté et le message d'erreur suivant est affiché :

CODE 302 CANNOT BE REPORTED FOR MORE THAN 4 HOURS/CODE 302 NE PEUT ETRE REPORTE POUR PLUS DE 4 HEURES

Pour les clients qui utilisent le Système en direct de la paye, les messages de rejet s'affichent en direct à la saisie des données. Les clients qui saisissent des données en lots et en vrac verront le message de rejet dans le Rapport d'analyse des erreurs (RAE). Il incombe aux ministères de corriger ces mouvements de paye avant que ceux-ci puissent être traités. Pour tous renseignements supplémentaires, veuillez consulter le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) - Chapitre 7.

4.2. Les mouvements de recouvrement (Remboursement des cotisations (RDC)/Code d'intervention de paye (CIP) 15C) avec le code 302 doivent être signalés par un H dans la zone67 (HEURES – JOURS – SEMAINES – NOMBRE). Le système rejettera les mouvements qui contiennent une autre valeur dans la zone 67 et affichera le message d'erreur suivant :

THE FIELD 67 MUST BE HOURS FOR THIS CODE/CHAMP 67 DOIT ETRE HEURES POUR CE CODE

4.3. Historique salaire-service (HSS)

4.3.1. Depuis le 30 septembre 2011, les mouvements auxquels est associé le code 302 sont saisis dans l' HSS.

Quand un RDC/CIP 15C 302 est rétabli (en partie ou en totalité) avec un mouvement VRC/CIP18C 402, le programme de mise à jour de l' HSS supprimera la ligne des dates de début et de fin qui correspond au RDC/CIP 15C 302 inscrit dans l' HSS .

Si un VRC/CIP 18C 402 est traité et que la période dont on fait état ne correspond pas au RDC/CIP15C302 inscrit dans l' HSS , le système affichera le message d'erreur Q05 :

« PAS DE DATE EN VIGUEUR ET/OU JUSQU'AU CORRESPONDANTE TROUVÉ ».

Si on saisit un VRC/CIP 18C 402 et que le nombre de jours ou d'heures est supérieur à ceux du RDC/CIP 15C 302 initial, le système affichera le message d'erreur Q06 :

« H/J/S DU MOUVEMENT EST > # H/J/S SUR SALAIRE ET SERVICE ».

Si on saisit un VRC/CIP 18C 402 et que le taux-montant ne correspond pas à celui du RDC/CIP 15C 302 qui doit être rétabli, le système affichera le message d'erreur suivant :

« MONTANT TAUX INÉGAL AU REGISTRE DE SALAIRE DE PAYE 001/002 ».

Lorsqu'on saisit un RDC/CIP 15C 302 qui chevauche le RDC/CIP 15C 302 actuellement indiqué sur l' HSS , le système affichera le message d'erreur Q01 :

« LWOP TRANSACTION OVERLAPS AN EXISTING LINE(S)/MOUVEMENT CNP CHEVAUCHE UNE LIGNE EXISTANTE ».

Si on saisit un VRC/CIP 18C 402 avant le recouvrement du RDC/CIP 15C 302 initial (indiqué dans la même mise à jour du SRP), aucun des deuxmouvements n'apparaîtra dans l' HSS et aucun ajustement n'aura lieu.

Référence(s) : Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) - GEPP 14-7-1 et GEPP 4-4-15-3

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur le contenu du présent document devra être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : CJA