DR 2011-023

Objet : Nouveau contrôle de validation et écran d'enquête pour les situations de double rémunération et de double emploi

Le 8 novembre 2011 Mis à jour le 13 décembre 2013

1. But

1.1. La présente directive a pour but de fournir aux conseillers en rémunération (CR) des renseignements sur la création d'un nouveau contrôle de validation dans le Système régional de paye (SRP) pour les mouvements de porté à l'effectif (PE) afin de veiller à ce que les situations de double rémunération et de double emploi soient correctement identifiées.

Afin d'aider les CR à repérer ces situations, un nouvel écran d'enquête a été créé pour visualiser les comptes où un employé est déjà actif ou temporairement rayé de l'effectif (T-RE) dans un autre ministère ou bureau de paye (BP).

2. Contexte

2.1. Actuellement, lorsqu'un mouvement de PE/Code d'intervention de paye (CIP) 01 est traité, un contrôle de validation existant permet d'indiquer aux CR si le code d'identification de dossier personnel (CIDP) existe déjà au sein du même ministère et BP.

2.2. Il n'existe pour le moment aucun contrôle de validation permettant d'éviter la création d'un mouvement PE lorsque le CIDP de l'employé est actif dans un autre ministère ou BP sans exiger que la situation de double rémunération ou de double emploi soit définie. L'écart est observé seulement lorsque le mouvement de PE met à jour le système de pensions dans lequel tous les comptes se trouvent dans une seule base de données.

3. Politique

3.1. Une situation de double rémunération se produit lorsqu'un employé reçoit un traitement pour plus d'un poste dans la fonction publique, tel que défini dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Ce qu'on appelle communément une situation de double emploi se produit lorsqu'un employé en congé non payé (CNP) pour une période prolongée accepte une nomination pour une période déterminée au sein d'une autre organisation figurant à l'annexe I ou IV de la LGFP.

3.2. Comme il est possible qu'un employé occupe et/ou reçoive légitimement un traitement pour plus d'un poste au sein d'un même ou d'un différent ministère, BP ou employeur, le compte doit indiquer qu'il y a situation de « double rémunération » ou de « double emploi ».

4. Procédures et instructions

4.1. Nouvel écran d'enquête : Info Autre Emploi (IAE)

4.1.2. Afin d'aider les CR à identifier les situations de double rémunération ou double emploi, un nouvel écran d'enquête intitulé « Info Autre Emploi » (IAE) a été créé. L'écran IAE affiche l'information du compte lorsque le statut d'un employé est déjà actif ou T-RE.

4.1.3. Afin de récupérer le nouvel écran, le CR accède au SRP (CV 72) et, à partir du menu d'enquête principal, sélectionner « IAE ».

4.1.4. Après avoir saisi le CIPD de l'employé, le BP, le sigle du ministère, la liste de paye (LP) et le statut, actif ou T-RE, des comptes pour ce CIDP seront affichés. L'information sera affichée jusqu'à un maximum de cinq comptes.

4.2. Nouveau contrôle de validation sur les transactions de PE

4.2.1. À compter du 13 octobre 2011, lorsqu'un mouvement de PE/CIP 01 est créé, le SRP effectue une recherche dans les bases de données afin d'identifier si le CIDP existe avec un statut actif ou T-RE.

Si aucun résultat ne correspond à ce CIDP, le mouvement de PE sera traité.

4.3. Double rémunération

Les situations de double rémunération sont identifiées dans la zone 19 (INDIC. DOUBLE RÉMUN.) et la zone 39 (CODE DE TYPE DE PENSION) dans le fichier principal de l'employé (FPE).

4.3.1. Lorsque le PE/CIP 01 est créé, le SRP effectue une recherche dans les bases de données pour le CIDP de l'employé. Si un compte est identifié avec un statut actif et que le mouvement de PE/CIP 01 est établi comme une situation de double rémunération avec la valeur « 1 » (l'employé touche une double rémunération) dans la zone 19, le mouvement sera traité.

4.3.2. Si la situation de double rémunération se produit au sein du même ministère ET du même BP, l'emploi secondaire n'est pas traité selon un mouvement de PE/CIP 01. Pour obtenir des instructions sur la saisie de données, veuillez consulter la Remarque 8 des GEPP 14-8-01 et GEPP 4-4-01 (Guide d'entrée personnel-paye).

Mis à jour 4.3.2.1. Dans les cas de double rémunération, au sein du même ministère ET du même BP. Le CR doit inscrire la liste de paye, le type d’employé, le groupe et le niveau de l’emploi secondaire sur l’écran du Texte non imposé (TNI).

4.3.3. Si le compte est identifié avec un statut actif et que la valeur indiquée dans la zone 19 du PE/CIP 01 n'est pas « 1 », le mouvement sera rejeté et le message suivant sera généré :

« ACTIVE PRI-SEE OEI SCREEN-DUAL REM CODE REQD IN F19/CIDP ACTIF-VOIR ÉCRAN IAE-CODE DOUBLE REM REQUIS ZONE 19 ».

Pour les clients en ligne, le message de rejet, de même que les IAE de ce compte, seront affichés dans la boîte de dialogue à l'écran PE. Toutefois, l'information sur le mouvement rejeté n'est pas conservée.

Quant aux clients utilisant la méthode de transmission de données par lots, y compris ceux qui utilisent PeopleSoft, le message de rejet sera inscrit sur le Rapport d'analyse des erreurs (ARE).

Dans les deux cas, les informations relatives à l'autre compte de l'employé sont disponibles à l'écran AIE.

4.3.4. Lorsqu'il y a une situation de double rémunération, le CR du nouveau ministère (poste de l'emploi secondaire) doit aviser le ministère identifié par le SRP comme ministère d'attache et doit créer le PE/CIP 01 avec la valeur « 1 » dans l'indicateur de double rémunération (zone 19).

4.3.5. Le CR du poste d'attache de l'employé, où le compte actif réside, devra créer un mouvement SIT/CIP 12A dans la zone 19 y indiquant la valeur « 1 », afin d'identifier l'employé en situation de double rémunération.

4.3.6. Si l'employé est un cotisant au régime de pension de retraite de la fonction publique dans le poste d'attache, les comptes doivent être identifiés comme situation de double rémunération avec la valeur « 2 » (Moins de 35 années de service (double rémunération au gouvernement (payé ou non par TPSGC pore les deux postes gouvernementaux)) dans la zone 39 pour les deux postes. Si l'employé n'est pas un cotisant, son admissibilité doit être établie basée sur le service dans les deux postes.

4.3.7. Lorsque la période d'emploi se termine au poste secondaire, le CR doit communiquer avec le ministère ou l'employé maintien son poste d'attache pour l'informer du changement de statut afin de rétablir les valeurs des zones 19 et 39.

4.4. Double emploi

Les situations de double emploi sont identifiées dans la zone 39 (CODE DE TYPE DE PENSION) du FPE.

4.4.1. Lorsque le PE/CIP 01 est créé, le SRP effectue une recherche dans les bases de données pour le CIDP. Si le CIDP de l'employé est identifié avec un statut T-RE et que le mouvement de PE est établi comme une situation de double emploi avec soit la valeur « 13 » (Embauché à temps plein et à temps partiel pour une période déterminée durant un CNP (double emploi)), « 64 » (non cotisant qui occupe un emploi à temps partiel pour une période déterminée pendant un CNP (double­emploi)) ou « 59 » (ab initio (non employés)) dans la zone 39, alors le mouvement sera traité.

4.4.2. Si la situation de double emploi se produit au sein du même ministère ET du même BP, un mouvement de PE/CIP 01 ne peut être traité. Veuillez consulter le GEPP 5-10 pour obtenir les instructions sur la saisie des données.

4.4.3. Si le compte est identifié avec un statut T-RE et que la valeur indiquée dans le code de type de pension (zone 39) ne correspond pas à une situation de double emploi, le mouvement de PE sera traité dans le SRP. Toutefois, le message d'avertissement suivant sera généré :

« ACTIVE PRI-SEE OEI SCREEN. DUAL EMPL CODE REQD IN F39/CIDP ACTIF-VOIR ÉCRAN IAE-CODE DOUBLE EMPL REQUIS ZONE 39 ».

Pour les clients en ligne et ceux utilisant la méthode de transmission de données par lots, le message d'avertissement sera enregistré sur le RAE, par contre, les informations relatives à l'emploi pour les comptes de l'employé ne seront disponibles qu'à l'écran AIE.

Quant aux clients qui utilisent PeopleSoft, le message d'avertissement sera inclus dans l'interface de contrôle de validation, cependant, les informations relatives à l'autre compte de l'employé ne seront disponibles qu'à l'écran AIE.

4.4.4. Lors de la réception du message d'avertissement, le CR de l'employé pour le poste secondaire doit communiquer avec le ministère du poste d'attache de l'employé pour vérifier le statut du compte.

4.4.5. S'il est déterminé que l'employé est en situation de double emploi, le conseillers en rémunération du ministère du poste secondaire doit procéder avec un mouvement « diverses interventions de dotation en personnel » (INT/CIP 05) pour modifier la valeur de la Zone 39 à « 13 » ou « 64 ».

Si l'employé a déjà contribué le maximum de 35 années de service ouvrant droit à la pension, la valeur dans la zone 39 doit être « 03 » pour le poste d'attache et « 03 » pour le poste secondaire.

4.4.6. Veuillez vous référer au GEPP 5-10 pour les instructions détaillées afin de communiquer et traiter les mouvements pour commencer, arrêter ou modifier une situation de double emploi.

5. Guide d'entrée personnel-paye (GEPP)

5.1. Le GEPP sera mis à jour pour tenir compte de l'information contenue dans la présente directive.

6. Demandes de renseignements

6.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être envoyée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : CJA