DR 2013-001

Objet : Nouvelle Législation sur la pension pour 2013 – Données supplémentaires sur la paye à saisir pour les nouveaux participants au régime de pensions de la fonction publique

Le 16 janvier 2013 Mis à jour le 30 avril 2013

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir aux conseillers en rémunération des renseignements à propos des données supplémentaires sur la paye à saisir lorsqu'un employé commence à cotiser au régime de pensions de la fonction publique le 1^er janvier 2013 ou après cette date.

2. Contexte

2.1. Les modifications à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) ont été adoptées pour permettre d'augmenter les taux de cotisation des participants ait atteint progressivement jusqu'à ce que le ratio de partage des coûts entre l'employeur et l'employé corresponde à 50/50.

La présente vise à vous informer que les employés qui deviennent participants pour la première fois le 1^er janvier 2013 ou après cette date seront assujettis, en vertu de la LPFP, à des règles et à des taux de cotisation différents par rapport aux autres participants. Par conséquent, il est nécessaire de différencier les employés qui deviennent participants pour la première fois le 1^er janvier 2013 ou après cette date.

3. Politique

3.1. Puisque des modifications seront apportées aux prestations de retraite des employés qui deviennent participants au régime de pensions de la fonction publique le 1^er janvier 2013 ou après cette date, les taux de cotisation des participants existants et des nouveaux participants ne seront pas les mêmes.

Remarque : Aucun changement ne sera apporté aux prestations de retraite des participants existants. Aussi, il n`y aura pas de changement pour certains employés du Service correctionnel Canada.

3.2. Les employés de Service correctionnel Canada en service opérationnel effectif, qui deviennent participants pour la première fois le 1^er janvier 2013 ou après cette date, cotiseront au régime selon les mêmes taux que les employés devenus participants avant 2013. De plus, les nouveaux participants en service opérationnel équivalent continueront de verser la cotisation supplémentaire de 0,62 %. Par conséquent les participants du service opérationnel à Service correctionnel Canada ne sont pas touchés par les modifications aux taux de cotisation.

3.3. Lorsqu'un employé deviendra admissible à cotiser au régime de pensions de la fonction publique le 1^er janvier 2013 ou après cette date, le conseiller en rémunération devra saisir un mouvement de Versements-Commencer (VRC - code d'intervention de paye (CIP) 18C). Ce mouvement, qui ne générera aucun paiement, marquera le compte en question afin que les taux de cotisation pertinents y soient prélevés. Si ce mouvement n'est pas saisi, les nouveaux participants verseront des cotisations de leur retraite en trop.

Mis à jour 3.4. L'exigence relative à la saisie d'un mouvement de VRC (CIP 18C) n'est que temporaire. Lorsque le Système régional de paye (SRP) et Penfax, le nouveau système de pensions, seront mis à niveau, de nouveaux codes de type de pension remplaceront ce mouvement. Entre-temps, la saisie du mouvement de VRC (CIP 18C) permettra de marquer, dans le SRP, que l'employé a commencé à cotiser le 1^er janvier 2013 ou après cette date.

3.5. Cotisations en souffrance pour un congé non payé

Jusqu'à nouvel ordre, aucune retenue au titre des cotisations en souffrance pour un congé non payé (CNP) ne doit être commencée pour ce qui est des employés devenus participants le 1^er janvier 2013 ou après cette date. Le Centre des pensions informera les participants visés de cette directive à leur retour de CNP.

Les participants devraient consulter le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique pour s'informer des incidences d'un CNP sur leur pension ainsi que pour mettre à jour leur adresse en ligne. Ils peuvent aussi communiquer avec le Centre des pensions.

3.6. Rachat de service

Jusqu'à nouvel ordre, aucune retenue au titre d'un rachat de service ne doit être commencée par les conseilleurs en rémunération pour ce qui est des employés devenus participants le 1^er janvier 2013 ou après cette date. Le Centre des pensions avisera les participants concernés de cette directive lorsqu'ils demanderont de l'information à ce sujet ou présenteront une demande de rachat de service.

Les participants devraient consulter le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique pour obtenir de l'information sur le rachat de service. Ils peuvent aussi communiquer avec le Centre des pensions.

4. Procédures et instructions

4.1. Un nouveau code de versement a été créé dans le SRP afin de désigner les employés qui deviennent participants pour la première fois le 1^er janvier 2013 ou après cette date.

1G5 TAUX RÉGIME 2013

4.2. Les conseillers en rémunération continueront d'appliquer les règles d'admissibilité au régime de pensions de la fonction publique pour déterminer quand commencer les cotisations et pour saisir les codes de type d'employé et de pension appropriés dans le SRP. De plus, un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 doit être saisi pour les employés qui deviennent admissibles à cotiser au régime de pensions le 1^er janvier 2013 ou après cette date. Cette étape devra être réalisée en plus des exigences courantes concernant les mouvements pour porter les employés à l'effectif (PE - CIP 01) et effectuer diverses interventions de dotation en personnel (INT - CIP 05).

Mis à jour Les conseillers en rémunération déterminent l'admissibilité aux pensions et mettent à jour le SRP à divers moments au cours de la carrière d'un participant, y compris à la première embauche, à la fin de la période d'attente de six mois et lorsque les conditions ou la situation d'emploi changent (p. ex. le passage de la semaine désignée de travail à 12 heures ou plus ou la modification de la situation d'emploi de l'employé qui a une incidence sur son admissibilité à participer au régime de pensions de retraite de la fonction publique).

Mis à jour Remarque : La nouvelle législation n'a pas d'incidence sur les participants au régime actuels qui ont cessé de cotiser avant 2013 sans toutefois arrêter de travailler et qui recommencent à cotiser le 1^er janvier 2013 ou après cette date.

4.3. Mouvement de Versements-Commencer

Saisie d'un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5

Il incombe aux conseillers en rémunération de déterminer l'admissibilité des employés à participer au régime de pensions de la fonction publique. Lorsque l'employé doit commencer à cotiser, le conseiller en rémunération doit inscrire le code de type de pension approprié.

Mis à jour Lorsqu'il est déterminé que l'employé est devenu participant après 2012, le conseiller en rémunération saisit un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 pour indiquer que le compte est assujetti à la nouvelle législation sur les pensions, en inscrivant la bonne date d'entrée en vigueur. Cette date doit correspondre à la date d'entrée en vigueur du mouvement de PE (CIP 01) ou de INT (CIP 05) dont le code de type de pension indique que l'employé est cotisant au régime de pensions. Le mouvement doit être saisi dans la même mise à jour que le mouvement PE (CIP 01) ou INT (CIP 05) afin que la cotisation exacte soit prélevée sur les paiements supplémentaires.

Période Ouverte

Exemple 1

Un employé est embauché pour une période indéterminée le 14 janvier 2013. Puisque cet employé commence à cotiser au régime de pensions après le 1^er janvier 2013, les nouveaux taux de cotisation s'appliquent. Un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 doit donc être saisi.

Mouvement de PE (CIP 01) entrant en vigueur le 14-01-13.1, avec le code de type de pension 01

Mouvement de VRC (CIP 18C) entrant en vigueur le 14-01-13.1 (période ouverte), avec le code 1G5

Toutes les autres zones doivent être laissées en blanc.

Exemple 2

Un employé est embauché le 17 décembre 2012 pour une période déterminée de moins de six mois. Le 20 février 2013, l'employé accepte une nomination pour une période indéterminée.

Même si l'employé a été embauché en 2012, il faut tout de même saisir un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 puisqu'il est devenu admissible à cotiser au régime de pensions de la fonction publique après le 1^er janvier 2013.

Mouvement de PE (CIP 01) entrant en vigueur le 17-12-12.1, avec le code de type de pension 53

Mouvement de INT (CIP 05) entrant en vigueur le 20-02-13.1 pour régler le code de type de pension à 01

Mouvement de VRC (CIP 18C) entrant en vigueur le 20-02-13.1 (période ouverte), avec le code 1G5

Toutes les autres zones doivent être laissées en blanc.

Remarque : Si la date d'entrée en vigueur du mouvement de VRC (CIP 18C) pour la période ouverte ne correspond pas à la date de début de la période de paye courante, un avis (N21) doit être envoyé au bureau de paye, qui prendra les mesures nécessaires.

Période Fermée

Mis à jour Si la date d'entrée en vigueur du mouvement de VRC (CIP 18C) devait être antérieure à la celle inscrite, un nouveau mouvement de VRC (CIP 18C), portant sur une période fermée et comportant à la fois une date d'entrée en vigueur et une date de fin peut être saisi dans un compte assujetti à la nouvelle législation pour faire état de la période dans le passé. Il ne faut pas saisir un mouvement Versements Modifier (VRM – CIP 18A) avec le code 1G5 si la date d'entrée en vigueur véritable est antérieure à celle du mouvement VRC (CIP 18C) original.

Remarque : Un avis (N21) à cet effet sera envoyé au bureau de paye, qui prendra les mesures nécessaires.

Mis à jour Mise à jour manquée

Mis à jour Exemple 1

Un employé est embauché pour une période indéterminée le 14 janvier 2013. Puisque cet employé commence à cotiser au régime de pensions après le 1^er janvier 2013, les nouveaux taux de cotisation s'appliquent. Toutefois, le mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 n'a pas été saisi en même temps que le mouvement PE (CIP 01).

PP 02 = recouvrement des cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP
PP 03 = recouvrement des cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP
PP 04 = recouvrement des cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP
PP 05 = découverte de l'erreur par le conseiller en rémunération

Mis à jour Le conseiller en rémunération doit saisir un mouvement INT (CIP 05) pour remplacer le code de type de pension (zone 39) par un code de non cotisant 53 dont la date d'entrée en vigueur est la même que celle qui est indiquée dans le mouvement PE (CIP 01); ceci fera en sorte que le recouvrement des cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP cessera à partir de la période de paye suivante.

Mis à jour Le bureau de paye remboursera ensuite à l'employé les cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP prélevées de la PP 02 à la PP 04 au moyen d'un mouvement RER 760, apportant ainsi une correction à la part de l'employeur.

Mis à jour Lorsque l'employé aura reçu le remboursement, le conseiller en rémunération saisira un mouvement INT (CIP 05) pour remplacer le code de type de pension (zone 39) par un code de cotisant 01 dont la date d'entrée en vigueur est la même que celle qui est indiquée dans le mouvement PE (CIP 01) ET, dans la même mise à jour, il saisira le mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5.

Mis à jour Un avis sera envoyé au bureau de paye qui prendra les mesures nécessaires pour recouvrer les arriérés au taux d'une retenue courante et d'une retenue d'arriérés en ce qui concerne les cotisations au titre du régime de pensions de retraite de la fonction publique versées après 2012.

Mis à jour Exemple 2

Un employé est embauché pour une période indéterminée le 14 janvier 2013. Puisque cet employé commence à cotiser au régime de pensions après le 1^er janvier 2013, les nouveaux taux de cotisation s'appliquent. Toutefois, dans cet exemple, le mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 n'a pas été saisi dans la même mise à jour que le mouvement INT (CIP 05).

PP 02 = recouvrement des cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP
PP 03 = recouvrement des cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP
PP 04 = recouvrement des cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP
PP 05 = le conseiller en rémunération découvre l'erreur et saisit le mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 dont la date d'entrée en vigueur correspond à la date à laquelle le participant a commencé à cotiser.

Mis à jour Un avis sera envoyé au bureau de paye qui recommandera au conseiller en rémunération de :

saisir un mouvement VRA (CIP 18S) avec le code 1G5, dont la date d'entrée en vigueur sera la même que celle indiquée dans le mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5;
saisir un mouvement INT (CIP 05) pour remplacer le code de type de pension (zone 39) par un code de non cotisant 53, dont la date d'entrée en vigueur sera la même que celle indiquée dans le mouvement PE (CIP 01).

Mis à jour Le bureau de paye remboursera ensuite à l'employé les cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP prélevées au taux erroné de la PP 02 à la PP 04 au moyen d'un mouvement RER 760.

Mis à jour Lorsque l'employé aura reçu le remboursement, le conseiller en rémunération saisira un mouvement INT (CIP 05) pour remplacer le code de type de pension (zone 39) par un code de cotisant 01 et, dans la même mise à jour, saisira le mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 comprenant la date d'effet réelle à laquelle l'employé est devenu un participant au régime. Un avis sera automatiquement envoyé au bureau de paye pour qu'il recouvre les arriérés de cotisations au titre du RPRFP versées après 2012, apportant ainsi une correction à la part de l'employeur.

Mis à jour Si les mouvements VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 et INT (CIP 05) sont saisis uniquement au cours d'une période de paye subséquente (p. ex. à la PP 07), cela signifie que les cotisations de la PP 05 ont été prélevées selon les bons taux de l'employé et de l'employeur pour les cotisations au titre du régime de pensions versées après 2012. Par conséquent, le bureau de paye n'inclurait pas la PP 05 dans les arriérés à percevoir.

4.4. Mouvement de Versements-Arrêter

Un mouvement de Versements-Arrêter (VRA - CIP 18S) ne doit être saisi que dans les situations suivantes :

Modification de la date d'entrée en vigueur

Pour modifier la date d'entrée en vigueur lorsque la véritable date d'entrée en vigueur est postérieure à la date inscrite dans le mouvement de VRC (CIP 18C).

Exemple

Mis à jour Un mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 dont la date d'entrée en vigueur est le 01 05 13. 1 a été saisi dans le compte XYZ, et le conseiller en rémunération découvre l'erreur par la suite;
Un mouvement de VRA (CIP 18S) avec le code 1G5 dont la date d'entrée en vigueur est le 01‑05‑13.1 doit être saisi.
Un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 dont la date d'entrée en vigueur est le 01‑06‑13.1 doit être saisi pour faire état de la véritable date d'entrée en vigueur. Le
nouveau mouvement de VRC (CIP 18C) ne doit être saisi que dans la mise à jour suivante de la même période de paye (c'est-à-dire après le traitement du mouvement de VRA (CIP 18S)).

Mis à jour Le bureau de paye remboursera ensuite à l'employé les cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP prélevées pour le mois de mai 2013, à l'aide d'un mouvement RER 760.

Contrepassation d'un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 saisi par erreur

Pour contrepasser un mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 saisi par erreur dans le compte d'un employé qui n'est pas devenu participant le 1^er janvier 2013 ou après cette date.

Mis à jour Exemple

Un mouvement VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 dont la date d'entrée en vigueur est le 01 05 13. 1 a été saisi dans le compte XYZ;
Un mouvement de VRA (CIP 18S) avec le code 1G5 dont la date d'entrée en vigueur est le 01-05-13.1 doit être saisi.

Si la date d'entrée en vigueur du mouvement de VRA (CIP 18S) ne correspond pas à celle du mouvement de VRC (CIP 18C), le mouvement de VRA (CIP 18S) sera rejeté.

Mis à jour Remarque : Si la date d'entrée en vigueur du mouvement de VRA (CIP 18S) ne correspond pas à la date de début de la période de paye courante, un avis (N21) doit être envoyé au bureau de paye, qui prendra les mesures nécessaires. Le bureau de paye remboursera ensuite à l'employé les cotisations de retraite normales à la caisse 2 de la LPFP prélevées jusqu'à présent, à l'aide du mouvement RER 760.

Mis à jour Remarque important : Si le code 1G5 est saisi dans le compte d'un employé devenu participant au régime de pensions avant le 1^er janvier 2013, le conseiller en rémunération doit d'abord communiquer avec le bureau de paye pour qu'il calcule les rajustements à apporter aux cotisations de retraite pendant que le code 1G5 figure au fichier principal. Lorsque le bureau de paye confirmera avoir calculé le rajustement, le conseiller en rémunération saisira le mouvement de VRA (CIP 18S) pour contrepasser le code 1G5 inscrit par erreur.

Mis à jour À moins que le compte ait été incorrectement désigné, le mouvement de VRC (CIP 18C) avec le code 1G5 ne devrait pas être contrepassé (arrêté) lorsqu'il a été déterminé que l'employé est devenu participant le 1^er janvier 2013 ou après cette date. Le code de versement 1G5 ne sert qu'à indiquer le taux de cotisation de retraite applicable. Si le code de type de pension d'un employé passe de « cotisant » à « non-cotisant », aucune retenue n'est prélevée au titre de la pension; le code 1G5 doit demeurer à son dossier au cas où il redeviendrait cotisant.

5. Guide d'entrée personnel-paye (GEPP)

5.1. Le GEPP sera mis à jour pour y intégrer les modifications indiquées dans la présente directive sur la rémunération.

6. Demandes de renseignements

6.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Mis à jour 6.2. Toute demande de renseignements sur ce qui prcde devrait tre adresse votre bureau des services de rmunration de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : code de versement 1G5, 9213-15