DR 2013-003

Objet : Nouveaux codes de versement – Indemnité vestimentaire

Le 18 février 2013

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir des renseignements sur deux nouveaux codes de versement (VERS) pour les indemnités vestimentaires qui ont été créés dans le Système régional de paye (SRP) :

• Vêtement distinctif (VERS 1G1)
• Vêtement non distinctif (VERS 1G2)

1.2. La présente comprend un avis d'information aux employés à ce propos.

1.3. L'indemnité de vêtements de cour est décrite dans la convention collective du groupe Droit (LA), code indicatif d'unité de négociation (IUN) 214, signée le 27 juillet 2010.

2. Contexte

2.1. L'article 29 de la convention collective LA stipule que, à compter du 1^er novembre 2009, « lorsqu'il est tenu régulièrement de porter des vêtements de cour pour s'acquitter de ses fonctions, le juriste a droit au remboursement du coût d'un ensemble complet de vêtements de cour, jusqu'à concurrence de mille deux cents dollars (1 200 $), à condition que l'Employeur ne lui ait versé aucun montant pour ces articles au cours des cinq (5) années précédentes ». En outre, le juriste a droit au remboursement du coût des vêtements de cour supplémentaires dont il a raisonnablement besoin, y compris jusqu'à cent dollars (100 $) pour l'achat d'une chemise par année.

Dans la mesure où il répond aux critères d'admissibilité, l'employé peut, sur présentation d'une preuve d'achat, obtenir le remboursement du coût de vêtements sous forme de montant forfaitaire.

2.2. Afin que l'on puisse se conformer aux conventions collectives, aux autres documents d'autorisation et aux lois fiscales, un premier code de versement est nécessaire pour rembourser aux employés admissibles le coût des vêtements distinctifs, un avantage non imposable, et un deuxième code est nécessaire pour rembourser aux employés admissibles le coût des vêtements non distinctifs, un avantage imposable.

Entre autres vêtements distinctifs, on compte la robe ou toge, le veston et les rabats que doivent porter les juristes lorsqu'ils s'adressent au tribunal. Tout repose sur le terme « distinctif ». La robe que portent les juristes lorsqu'ils plaident devant certains tribunaux du Canada est distinctive : il s'agit d'un uniforme dont le port est obligatoire devant le tribunal et qui se voit rarement hors des salles d'audience, sauf lorsque le juriste se dirige vers la salle d'audience ou qu'il en sort.

Les jupes ou pantalons gris que portent les juristes sont considérés comme des vêtements non distinctifs. Les juristes peuvent choisir de porter des jupes ou pantalons gris, mais il est acceptable de porter autres jupes ou pantalons. Par conséquent, les juristes n'ont pas l'obligation de porter des vêtements gris au travail, mais ils doivent porter la robe en cour.

De façon similaire, dans le cas des juristes qui travaillent dans certains tribunaux où le port de la robe n'est pas obligatoire, les complets et tailleurs, s'ils sont obligatoires, ne sont pas considérés comme distinctifs. Le complet ou le tailleur se voit dans tous les milieux professionnels; il ne répond donc pas à la définition d'un vêtement distinctif puisqu'il peut être porté dans diverses situations.

En conséquence, deux (2) codes de versement ont été créés dans le SRP le 31 août 2012 pour traiter les paiements connexes :

• 1G1 – Vêtement distinctif – Non imposable;
• 1G2 – Vêtement non distinctif – Imposable;

3. Politique

3.1. Les codes de versement 1G1 (vêtement distinctif) et 1G2 (vêtement non distinctif) seront utilisés pour rembourser le coût de vêtements en un montant forfaitaire aux employés qui répondent aux critères d'admissibilité prévus dans une convention collective.

3.2. Le montant forfaitaire doit être versé aux employés actifs ou temporairement rayés de l'effectif (TRE) qui faisaient partie de l'unité de négociation visée à la date d'admissibilité indiquée.

3.3. Les employés admissibles sont les employés nommés pour une période indéterminée et ceux nommés pour une période déterminée, les employés occasionnels de même que les employés qui occupent par intérim un poste qui les rend admissibles au paiement. Les employés exclus peuvent eux aussi recevoir le paiement.

3.4.Le nouveau code de versement pour les vêtements non distinctifs (1G2) est assujetti aux retenues suivantes :

• impôt fédéral sur le revenu et impôt provincial sur le revenu
• Assurance-emploi (AE)
• Régime de pensions du Canada (RPC) ou Régime de rentes du Québec (RRQ)
• Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)

Le nouveau code de versement pour les vêtements distinctifs (1G1) n'est pas assujetti à ces retenues.

3.5. Ces indemnités ne sont pas assujetties aux retenues au titre du Régime d'assurance-invalidité (AI), du Régime d'assurance-invalidité de longue durée (AILD), du régime de prestations supplémentaires de décès (PSD), du Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) et du régime de pensions de retraite de la fonction publique.

3.6. Ces indemnités ne sont pas considérées comme faisant partie du salaire aux fins de la paye. Par conséquent, les versements liés aux situations ayant une incidence sur la rémunération (comme les promotions et la rémunération provisoire) ne seront pas recalculés. Le paiement ne doit pas être pris en compte dans le calcul de la gratification de 4 % ni d'autres versements comme la prime versée en remplacement des congés fériés.

4. Procédures et instructions

4.1. Les nouveaux codes de versement 1G1 (vêtement distinctif) et 1G2 (vêtement non distinctif) ont été créés dans le SRP le 31 août 2012.

4.2. Les conseillers en rémunération auront la responsabilité de traiter manuellement ces paiements pour tous les employés admissibles au moyen d'un mouvement Versements-Commencer (VRC) – code d'intervention de paye (CIP) 18C et le code de versement 1G1 ou 1G2, avec la base de taux 0 (montant forfaitaire). Les sections du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) GEPP 4-4-18-3-1 et GEPP 14-6-1 font état des exigences en matière d'entrée de données sur la paye.

4.3 Il appartient au gestionnaire responsable de l'autorisation de déterminer si les demandes de remboursement qui lui sont présentées répondent aux critères établis avant de les approuver.

4.4. Le GEPP a été mis à jour pour y intégrer les renseignements indiqués dans la présente.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de la présente directive doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Référence(s) : IUN 214, VERS 1G1 et 1G2

Avis d'information aux employés