DR 2013-005

Objet : Initiative de dépôt direct

Le 22 mars 2013

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir des renseignements sur les différentes initiatives dont l'objectif consiste à réduire le nombre de chèques et d'états des gains imprimés.

2. Contexte

2.1. Dans le cadre du budget fédéral de 2012, le gouvernement fédéral éliminera graduellement les chèques au profit du dépôt direct pour tous les paiements fédéraux.

2.2. En plus de mettre en œuvre le dépôt direct pour le versement de la paye des employés et de contribuer aux efforts du gouvernement visant à créer un environnement sans papier, comme il est indiqué dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) cherche à réduire considérablement l'impression des états des gains d'ici le 1^er avril 2013.

3. Politique

3.1. En vertu de la Directive sur les conditions d'emploi, le dépôt direct est le mode de paiement obligatoire de tous les employés (y compris les employés occasionnels, les étudiants et les employés nommés pour une période déterminée de moins de six mois) embauchés après le 1^er septembre 1992.

3.2. Pour aider les ministères et atteindre ses propres objectifs, TPSGC prévoit mettre en place plusieurs initiatives qui permettront de réduire automatiquement le nombre de chèques et d'états des gains imprimés. Des renseignements supplémentaires seront ajoutés dans la présente directive à mesure qu'ils seront disponibles.

3.3. En plus des initiatives susmentionnées, TPSGC améliorera également les outils libre­service qui sont mis à la disposition des employés et des conseillers en rémunération dans les applications Web de la rémunération.

4. Procédures et instructions

4.1. Applications Web de la rémunération et outils libre-service

4.1.1. Un nouvel outil de dépôt direct sera créé dans les applications Web de la rémunération (AWR), lequel permettra aux employés et aux conseillers en rémunération de visualiser, d'ajouter ou de modifier des renseignements sur le dépôt direct en ligne pour le versement de la paye ordinaire et des paiements supplémentaires.

4.1.2. L'application sécurisée de dépôt direct sera ajoutée dans la page « État des gains (talon de paye) et relevés d'impôt » des applications Web de la rémunération et devrait être lancée au printemps 2013.

4.2. Chèques

4.2.1. Pour réduire le nombre de chèques imprimés traités par TPSGC, une modification en bloc aura lieu le 27 mars 2013, laquelle permettra à tous les employés actifs qui reçoivent leur paye ordinaire par dépôt direct et leurs paiements supplémentaires par chèque de maintenant recevoir leurs paiements supplémentaires par dépôt direct.

4.2.2. Le processus de modification en bloc copiera automatiquement les renseignements figurant dans les zones sur le dépôt direct de la paye ordinaire (950 et 951) dans les zones sur le dépôt direct des paiements supplémentaires (979 et 980). Les paiements supplémentaires seront alors versés selon le même mode de paiement et dans le même compte bancaire que la paye ordinaire.

4.2.3. Les employés qui souhaitent que leurs paiements supplémentaires soient versés dans un compte bancaire différent pourront sélectionner cette option en ouvrant une session dans les applications Web de la rémunération ou en communiquant avec leur conseiller en rémunération.

4.2.4. Les employés de la Chambre des communes ne seront pas visés par la modification en bloc.

4.2.5. On rappelle aux ministères que le dépôt direct est le mode de paiement obligatoire de tous les employés embauchés après le 1^er septembre 1992. Les paiements par chèque ne devraient être faits que de façon temporaire lorsque le dépôt direct n'est pas possible. Pour aider les ministères à cibler les employés qui reçoivent toujours des chèques, le Système régional de paye produit un rapport mensuel qui contient ces renseignements. Les ministères doivent communiquer avec ces employés et promouvoir l'utilisation du dépôt direct.

4.3. États des gains papier

4.3.1. Le 25 mars 2013, TPSGC procédera aussi à une modification en bloc qui arrêtera automatiquement l'impression des états des gains papier pour tous les employés actifs payés par dépôt direct sous les classifications suivantes :

4.3.2. Les employés temporairement rayés de l'effectif (T-RE) et rayés de l'effectif (RE) seront exclus du changement en bloc. Les employés qui ne se retrouvent pas sous ces IUNs ainsi que les employés des ministères CRA, GSS, PAA, MPA, IRS, CSE, PAL, SRT, SYT, PAY, ETH, LIB, FJA, NBC, RSN, HOC, MPR, DUS, EXT, AUD, TSD, RLT, PSC and SEN seront aussi exclus du changement en bloc.

4.3.3. Les conseillers en rémunération seront responsables de résumer l'impression des états des gains pour les employées qui n'ont pas accès aux AWR pour des raisons hors de leurs contrôles.

4.3.4. Dans les prochains mois, TPSG implantera des mesures additionnelles afin de continuer à réduire le nombre d'états des gains imprimés. Les ministères qui ont mis en œuvre les AWR sont fortement recommandés de faire la promotion de l'utilisation des états des gains électroniques pour tous leurs employés.

TPSGC surveillera les efforts déployés par les ministères en vue d'encourager tous les employés à s'inscrire aux applications Web de la rémunération et à cesser l'impression des états des gains, en plus de leur donner de l'aide.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de la présente directive doit être adressée au bureau des services de rémunération concerné de TPSGC.

Référence(s) : CJA 9015-6