DR 2013-020

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Objet : Changement d'employeur - Procédures

Le 28 novembre 2013 Mis à jour le 12 septembre 2014

1. But

1.1. La présente directive vise à informer les conseillers en rémunération des procédures à suivre lorsqu'un employé qui travaille pour une organisation pour laquelle le Conseil du Trésor (CT) représente l'employeur officiel accepte de travailler pour une organisation pour laquelle le CT n'est PAS l'employeur officiel  et vice versa, ou lorsqu'un employé change d'employeur « non CT ».

1.2. Veuillez vous référez à la Liste des organismes du gouvernement du Canada inscrit dans l'annexe de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) du Secrétariat du Conseil du Trésor afin de voir la liste complète des organisations dont le CT est l'employeur et aussi les organisations dont CT n'est pas l'employeur.

| 1.3. La présente directive devrait être lue en parallèle avec l’ARCHIVÉE DR 2009-016, datée du 14 juillet 2009.

2. Annulation

2.1. Le présent document remplace la DR 2002-017 daté du 27 juin 2002.

3. Politique

3.1. Changement permanent ou temporaire d'emploi

Pour les besoins d'administration de la paye, un changement permanent d'employeur tel qu'indiqué à la sous-section 1.1 de la présente ne doit pas être traité comme une mutation. Le passage d'un employeur à l'autre doit être traité en réalisant, immédiatement après avoir reçu l'avis de l'employé relatif au changement d'emploi, un mouvement de paye visant à rayer l'employé en question de l'effectif de l'ancien employeur (mouvement RE) et un mouvement de paye visant à le porter à l'effectif du nouvel employeur (mouvement PE).

Lorsque le changement d'employeur est temporaire, que les deux employeurs se servent du Système régional de paye (SRP) pour rémunérer leurs employés,  il faut traiter ce changement en réalisant un mouvement de paye visant à temporairement rayer l'employé en question de l'effectif de l'ancien employeur (mouvement T-RE) et un mouvement de paye visant à le porter à l'effectif du nouvel employeur (mouvement PE), qui résulte en une situation de double emploi.

3.2. Selon la législation en vigueur, il est indiqué que, lorsqu'un employé change d'employeur, les cotisations obligatoires au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), et au Régime d'assurance-emploi (RAE) doivent recommencer peu importe le montant des retenues précédentes. Autrement dit, même si l'employé a cotisé le maximum annuel auprès de l'ancien employeur, le montant de ses cotisations annuelles sera remis à zéro comme s'il n'avait rien cotisé, et les cotisations obligatoires précitées seront à nouveau prélevées jusqu'à ce que le montant maximum de cotisations soit atteint auprès du nouvel employeur. Le trop-payé de cotisations (c.-à-d. le montant en sus des cotisations maximales) sera remboursé à l'employé après qu'il aura produit sa déclaration de revenus.

| 3.3. Lorsque l'employeur est assujetti à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) et que l'employé cotise au Régime de pensions de retraite de la fonction publique (RPRFP), l'employé demeurera cotisant à ce régime tant qu'il répondra aux exigences en matière d'admissibilité au régime en question. Dans ces cas, il faut suivre les procédures à la section 4 de la Directive sur la rémunération (DR) 2009-016 l’ARCHIVÉE DR 2009-016.

Chaque employeur fournira le facteur d'équivalence (FE) calculé en fonction du nombre de périodes de paye ouvrant droit à pension dans son organisation. Veuillez noter que, dans le cas des clients qui se servent du SRP, ce sera fait automatiquement. Dans ces cas, il faut suivre les procédures spéciales de fin d'année expliquées dans la Directive sur la rémunération (DR) 1994-012 ARCHIVÉE DR 1994-012.

3.4. Lorsqu'un employé passe d'un ministère pour lequel le CT agit en tant qu'employeur à une organisation pour laquelle le CT n'agit PAS en tant qu'employeur ou vice-versa ou d'une organisation pour laquelle le CT n'agit PAS en tant qu'employeur à une autre (mouvements de RE et de PE), tout accord de congé avec étalement du revenu (CER) en vigueur prend fin.

4. Procédures et instructions

4.1. Changement permanent d'employeur

4.1.1. Le conseiller en rémunération de l'ancien employeur doit, immédiatement après avoir été informé du changement permanent d'employeur, réaliser un mouvement T-RE associé au code de motif « Y » (« En attente d'être rayé des effectifs »), clôturer le compte et réaliser un mouvement RE associé au code de motif de départ « 19 » (« Changement d'employeur »). Dès que le mouvement RE aura été réalisé, le conseiller en rémunération devra mettre à jour l'écran du texte non imposé (TNI) en indiquant le nouvel employeur, le bureau payeur, le numéro de liste de paye et le cas échéant, le nouveau code d'identification du dossier personnel (CIDP).

Le conseiller en rémunération du nouvel employeur doit réaliser un mouvement PE et faire le nécessaire, afin que les versements et les retenues qui s'appliquent commencent, y compris les retenues temporaires pour récupérer les insuffisances et des trop-payés bruts. Ce conseiller en rémunération devra également mettre à jour l'écran TNI en indiquant les anciens employeurs, le bureau payeur et numéro de liste de paye et, le cas échéant, l'ancien CIDP.

Veuillez noter le caractère urgent des mesures à prendre. Il faut réaliser ces mouvements sans tarder, sinon il y aura un trop-payé important ou une suspension de la paye régulière dans le SRP, ce qui pourrait nécessiter l'intervention du bureau payeur et entraîner la production d'états de rémunération sur lesquels les gains de l'employé sont inexacts si une intervention manuelle n'est pas faite. Il est fortement recommandé aux conseillers en rémunération de réaliser les mouvements PE et RE immédiatement, afin d'éviter tout problème de traitement de la paye, qui pourrait être désavantageux pour l'employé.

4.1.2. Un trop-payé est susceptible de se produire lorsque le conseiller en rémunération de l'ancien employeur met trop de temps à arrêter le traitement de la paye avant la période de paye au cours de laquelle l'employé commence son emploi au sein du nouvel employeur. Un trop-payé peut également survenir lorsque l'employé est en congé de maternité ou en congé parental et reçoit une allocation, ou encore lorsqu'il est en CER. Lorsque la période de congé en vertu du CER est passée, l'ancien employeur rayera temporairement l'employé de l'effectif (T-RE) avec le code de motif Y (en attente de RE), puis attendra que le bureau de paye traite le trop-payé dans le Système régional de paye. Afin d'aider le bureau de paye a la création du trop paye, le conseiller en rémunération du ministère que l'employée quitte devrait fournir des détails dans l'écran TNI. Les deux employeurs peuvent ensuite traiter les mouvements de RE et de PE, et l'ancien bureau demandera que le trop-payé soit transféré à la nouvelle organisation. L'employé peut conclure, avec le nouvel employeur, une entente de recouvrement dont la durée ne peut excéder la période d'étalement du revenu de 12 mois prévue dans l'accord de CER initial établi avec l'ancienne organisation.

Dans le cas où il y a un congé annuel ou une indemnité de départ qui est payable à l'employé lors de la cessation d'emploi, ces fonds seront appliqués au montant trop payé ultérieur.

4.1.3. Après réception de l'avis relatif au changement d'employeur, le conseiller en rémunération doit réaliser un mouvement T-RE associé au code de motif « Y » s'il y a suffisamment de temps pour rappeler le paiement de la paye régulière. Une fois le paiement annulé dans le SRP, dans le Système normalisé des paiements (SNP) et le compte clôturé, le conseiller en rémunération devra réaliser un mouvement RE associé au code de motif « 19 ».

S'il n'y a pas suffisamment de temps pour rappeler le paiement de la paye régulière, le conseiller en rémunération devra clôturer le compte et réaliser un mouvement RE associé au code de motif « 19 », ce qui aura pour effet de créer un trop-payé dans le SRP.

Pour récupérer le trop-payé dans le cas indiqué dans le paragraphe précédent, l'ancien conseiller en rémunération devra communiquer avec le nouvel employeur dès réception de l'avis de trop-payé qui, à son tour, communiquera avec le bureau de paye, pour veiller à ce que ce dernier prélève le montant du trop-payé de la première somme due.

Lorsque l'ancien conseiller en rémunération constatera que le trop-payé a été entièrement remboursé, il doit indiquer au bureau de paye de soustraire le trop-payé net du FPE du SRP sinon le trop-payé sera automatiquement prélevé sur le prochain paiement dû à l'employé.

4.1.4. L'ancien conseiller en rémunération est chargé de récupérer les primes d'assurance en les prélevant sur le dernier salaire. Si le salaire est insuffisant pour le faire, l'ancien conseiller devra l'indiquer au nouvel employeur.

Le nouvel employeur doit alors vérifier l'exactitude des primes d'assurance récupérées en tenant compte de la réglementation applicable et de tout changement de situation depuis que l'employé a changé d'employeur. Pour qu'il n'y ait pas de chevauchement des retenues, ces dernières doivent commencer à compter du mois suivant le mois au cours duquel l'employé a été porté à l'effectif (ceci est valable si les retenues ont été faites lorsque l'employé a été rayé de l'effectif).

Le bureau de paye, qui est chargé du compte actif, devra réaliser un mouvement dans le SRP pour traiter toute somme en souffrance associée à la CRFP et créditer le compte de l'employé, au moyen de l'élément 798 du FPE, afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal annuel de cotisations à la CRFP au taux réduit. Si cette procédure n'est pas suivie, le montant que l'employé aura cotisé au régime de pensions sera inexact.

4.2 Changement temporaire d'emploi

4.2.1. Pour les besoins d'administration des pensions uniquement, lorsque le changement d'employeur est temporaire, il faut traiter ce changement comme s'il s'agissait d'une situation de double emploi. Cette procédure s'applique également lorsqu'il y a chevauchement de la période d'emploi (c.-à-d. que la date à laquelle l'employé à été RE de l'ancien employeur est ultérieure à celle à laquelle il a été PE du nouvel employeur).

4.2.2. Si l'employé cotisait à la CRFP lorsqu'il occupait le poste d'attache et qu'il s'agit d'un employé T-RE de l'ancien employeur, il faut qu'il cotise dès qu'il est PE et il doit être indiqué dans la ZONE 39 - TYPE PENSION, que la situation est celle d'un double emploi (code 13).

Par contre, si l'employé ne cotisait pas à la CRFP lorsqu'il occupait le poste d'attache, il faut comprendre le service associé au poste d'attache dans le calcul de la période d'admissibilité. Nota : Afin d'être admissible à titre de cotisant à la CRFP, il faut accumuler six mois de service, et il ne faut pas que cette période soit interrompue pendant plus d'une journée. (Pour plus d'informations à ce sujet, voir le Guide sur l'administration des pensions APR sous la section 2.4.5 (APR 2-4-5 - Cette information n'est accessible qu'aux fonctionnaires fèdèraux, et qu'aux ministres et organismes fèdèraux.)).

4.2.3. Lorsque l'emploi temporaire est terminé, l'employé doit être RE de l'employeur temporaire et reporté à l'effectif (RE-PE) auprès de l'ancien employeur (dont le poste d'attache relève). Le bureau de paye, qui est chargé du compte actif, devra réaliser un mouvement dans le SRP pour traiter toute somme en souffrance associée à la CRFP et créditer le compte de l'employé, au moyen de l'élément 798 du FPE, afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal annuel de cotisations à la CRFP au taux réduit. Si cette procédure n'est pas suivie, le montant que l'employé aura cotisé au régime de pensions sera inexact.

4.3. Double rémunération

4.3.1. Un employé peut occuper deux postes relevant de deux employeurs distincts.

4.3.2. Dans ce cas, si les deux employeurs utilisent tous deux le SRP, il faut indiquer qu'il y a double rémunération et inscrire le code « 1 » dans la ZONE 19 - INDICATEUR DE DOUBLE RÉMUNÉRATION dans le cas des deux postes. L'employé doit être PE de l'employeur temporaire, et il faut indiquer qu'il s'agit d'un employé temporaire. Si l'employé cotisait à la CRFP lorsqu'il occupait le poste d'attache, il faut indiquer pour les deux comptes associés aux deux postes qu'il y a double rémunération (code « 02 » dans la ZONE 39 - TYPE PENSION). Si l'employé ne cotisait pas à la CRFP, son admissibilité à titre de cotisant à cette caisse de retraite se détermine en fonction du service accumulé auprès des deux employeurs. Aux fins de calcul des prestations de pension, il faut calculer le total des heures travaillées dans chaque poste (en s'assurant de ne pas dépasser le maximum d'heures permises dans le cas d'un employé à plein temps) et regrouper les indemnités et les salaires ouvrant droit à pension.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

David Delorey
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : CJA 9006-24-4