DR 2014-013

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Objet : Procédures de recouvrement des trop-payés en préparation de la conversion à Phénix

| Date : Le 26 septembre 2014 Mis à jour 11 décembre, 2014

1. Objet

1.1. La présente directive sur la rémunération (DR) vise à expliquer aux conseillers en rémunération les procédures de recouvrement des trop-payés de salaire ainsi que des dettes envers l'État causées par suite de pénalités et d'obligations financières.

2. Annulation

2.1. La présente DR remplace les directives suivantes :

3. Contexte

3.1. En vue de la mise en œuvre du nouveau système de paye du gouvernement du Canada (Phénix), qui aura lieu à partir de juillet 2015, les ministères et les organismes doivent examiner tous les cas de recouvrement de trop-payés pour qu'ils répondent aux exigences de la conversion à Phénix. Nous avons préparé la présente directive et l'outil de travail pour aider les conseillers en rémunération à réaliser cet examen et pour expliquer les procédures d'entrée de données dans le Système régional de paye (SRP) qu'il faut suivre dans les cas de trop-payé. 

4. Politique

4.1. La directive du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) relative au recouvrement des trop-payés se trouve dans la Directive sur les conditions demploi, à la section 3 de la partie 15 de l'annexe.

4.2. L'Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ) appliquent des règles propres aux salaires payés en trop à la suite d'erreurs administratives ou d'obligations non remplies.

4.3. La présente DR et l'outil de travail doivent être lus parallèlement au bulletin « Recouvrement des montants dus à sa Majesté » du SCT, daté du 16 décembre 2011, ainsi qu'aux directives suivantes :

5. Procédures et instructions

| 5.1. À compter d'aujourd'hui, le mouvement de paye Versements-Recouvrer (VRR/CIP18R) utilisé pour des recouvrements des trop-payés en cours sera permis seulement si le recouvrement complet sera atteint par le 3 juin 2015. Si le montant total ne peut être recouvert par cette date, une intervention par le bureau de paye régional sera nécessaire. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l'outil de travail et la section GEPP 14-6-4 ou les sections GEPP 4-4-18-4-1, GEPP 4-4-18-4-2 et GEPP 4-4-18-4-3 du Guide d'entrée personnel-paye.

5.2. Le code de retenue 540 (Autres d'ettes envers la Couronne) doit servir uniquement au recouvrement des trop-payés qui résultent d'obligations non remplies. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l'outil de travail.

6. Demandes de renseignements

6.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de la présente directive doit être envoyée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Directrice générale
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Outil de travail

| Le 26 septembre 2014 Mis à jour 11 décembre, 2014

Le présent document vise à donner aux conseillers en rémunération des renseignements supplémentaires sur l'identification de trop-payés ainsi que le processus de recouvrement.

| L'outil de travail est divisé par thème pour faciliter l'extraction de renseignements.

Sauf lors d'indication contraire, tous les scénarios et exemples sont fondés sur un horaire de travail régulier à temps plein, du lundi au vendredi.

| Remarque : Les dates indiquées dans le présent document représentent le calendrier national de traitement de la paye. La Chambre des communes ainsi que l'Agence du revenu du Canada devraient se reporter à ce calendrier en utilisant cet outil de travail.

Table des matières

1.0. Déterminer le type de trop-payé

Dans les cas de trop-payé, il incombe aux conseillers en rémunération den déterminer le type et de suivre le processus pertinent. On compte trois types de trop-payé : les deux premiers touchent des salaires payés en trop et le troisième, des non salariaux payés en trop.

Trop-payés salariaux :

  • Erreurs administratives;
  • Obligations non remplies.

Trop-payés non salariaux :

  • Autres dettes et obligations financières.

1.1. Erreurs administratives

On parle d'une erreur administrative lorsqu'on verse à un employé un paiement auquel il n'a jamais eu droit (l'employé n'a commis aucune faute). En voici quelques exemples :

  • calcul d'un taux de rémunération inexact au moment d'une promotion, d'une mutation, de la nomination à un poste intérimaire, etc.;
  • erreur de saisie du montant ou du nombre de jours à payer, ou bien de la paye pour services supplémentaires;
  • augmentation d'échelon obligatoire traitée trop tôt;
  • émission d'un même paiement à un employé deux fois;
  • arrêt tardif de la paye normale en cas de congé non payé ou de retrait de l'effectif;
  • arrêt tardif de versements.

L'Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ) ne considèrent pas comme des salaires ou des traitements les salaires payés en trop à la suite d'erreurs administratives. En conséquence, il faut toujours corriger les feuillets dimpôt de l'année où a eu lieu le trop-payé. Dans le cas où le trop-payé est pleinement recouvré dans l'année d'imposition où il a eu lieu, les feuillets d'impôt sont corrigés automatiquement dans le Système régional de paye (SRP). Dans le cas où le trop-payé nest pas pleinement recouvré dans l'année d'imposition où il a eu lieu, la correction des feuillets dimpôt incombe aux bureaux de paye régionaux.

1.2. Obligations non remplies

On parle d'obligations non remplies lorsqu'un employé ne réalise pas les tâches au cours d'une période requise (l'employé a fait un choix). Il ne s'agit pas d'une erreur, étant donné que l'employé avait droit au salaire initial qui lui a été versé à ce moment-là mais maintenant il na pas réalisé les conditions. En voici quelques exemples :

  • non-exécution d'un contrat, soit un employé qui cesse de travailler, mais qui na pas exécuté un contrat (paiement complémentaire pour un congé de maternité ou un congé parental, congé avec étalement du revenu, indemnité de congé d'études);
  • nouvelle nomination pendant la période visée par des indemnités de réaménagement des effectifs;

L'ARC et RQ considèrent comme un salaire ou un traitement le salaire payé à un employé à la suite d'obligations non remplies. En conséquence, les feuillets d'impôt ne sont pas corrigés (impôt sur le revenu, impôt provincial, Régime de pensions du Canada [RPC], Régime de rentes du Québec [RRQ], assurance-emploi [AE]). Les obligations non remplies sont toujours saisies dans le SRP à l'aide du code de retenue 540 (Autres dettes envers la Couronne). L'employeur doit également produire, à la fin de l'année, une lettre de recouvrement précisant les sommes recouvrées de l'employé dans l'année en question.

1.3. Dettes, pénalités et obligations financières

Ce type de trop-payé désigne les cas où un employé endommage, perd ou utilise de façon abusive les biens fédéraux dont il est responsable : outils, cartes de crédit, ordinateurs, etc. Pour recouvrer les dettes de ce type, le conseiller en rémunération doit saisir le code approprié, indiqué dans le Guide dentrée personnel-paye (GEPP 9-5-4), par exemple le code 504 (Responsabilité de l'employé pour perte ou dommage à la propriété publique), le code 508 (Autres frais [perte de carte d'identité, d'outils, etc.]) et le code 544 (Recouvrement de prêts aux étudiants). Pour connaître la liste complète des codes de retenues pour ces dettes, consultez le GEPP 9-5-4.

Les feuillets d'impôt ne sont jamais corrigés dans les cas de trop-payés de ce type puisqu'il est non salarial (impôt sur le revenu, impôt provincial, RPC, RRQ, AE). En outre, aucune lettre de recouvrement nest produite. Enfin, le code 540 ne doit jamais servir à recouvrir la dette.

2.0. Traitement de recouvrement de trop-payés

2.1. Erreurs administratives

Le conseiller en rémunération corrige le compte (sil y a lieu) en saisissant les mouvements pertinents dans le SRP et, dans la mesure du possible, en évitant de causer dautres trop-payés ou des recouvrements non prévus. Sil a besoin d'aide, il doit communiquer avec le bureau de paye régional.

2.1.1. Recouvrement complet du trop-payé dans SRP par le 3 juin 2015

| Si une somme payée en trop à un employé sera pleinement recouvrée dans le SRP par le 3 juin 2015, le recouvrement peut être saisi dans le SRP à l'aide du mouvement de paye Versements-Recouvrer (VRR/CIP18R). (Pour savoir comment saisir un mouvement VRR/CIP18R, consultez le GEPP 14-6-4 ou GEPP 4-4-18-4-1, GEPP 4-4-18-4-2 et GEPP 4-4-18-4-3.

Exemple :

En août 2014, à la suite d'une erreur administrative, un employé sest vu verser un trop-payé de 2 000 $. À la suite de la production d'une preuve que cela cause des difficultés financières, on a permis à l'employé en question de rembourser la somme à raison de 200 $ par paye, pendant dix périodes de paye. Comme le trop-payé sera pleinement recouvré dans SRP par le 3 juin 2015, on saisira un mouvement de paye VRR/CIP18R.

| 2.1.2. Recouvrement du trop-payé non-complet dans SRP par le 3 juin 2015

Si une somme payée en trop à un employé ne sera pas recouvrée pleinement dans le SRP par le 3 juin 2015, une intervention par le bureau de paye régional sera nécessaire puisque les mouvements VRR/CIP18R en cours ne feront pas parti de la conversion à Phénix. Le conseiller en rémunération doit remplir un formulaire PWGSC-TPSGC 2549 (entrée personnel-paye et récapitulation du temps) et transmettre le formulaire rempli au bureau de paye régional approprié, qui prendra les mesures nécessaires. (Pour savoir comment remplir le formulaire, consultez le GEPP 3-5.) NE PAS CRÉER DE VRR/CIP18R  DIRECTEMENT EN LIGNE.

Ce formulaire doit comprendre les renseignements suivants lorsqu'il est transmit au bureau de paye régional :

  • la cause du trop-payé (erreur administrative);
  • le montant total du trop-payé;
  • le calendrier de remboursement négocié (le cas échéant); et
  • une signature autorisée dans la section 33.

| Si le conseiller en rémunération n’indique pas le calendrier de remboursement, le solde du trop-payé sera recouvré sur les premiers montants payables.

| L’employé(e) peut décider de payer le plein montant ou un montant partiel par chèque personnel. Le conseiller en rémunération devra faire un encaissement CIP 20 dans le SRP pour le montant du chèque.

| Lorsque le bureau de paye régional reçoit le formulaire PWGSC-TPSGC 2549 dûment rempli, il convertira le trop payé en montant net et effectuera un mouvement Recouvrement des arrérages avec le code 566. Ce mouvement fera partie de la conversion à Phénix.

Exemple :

En mars 2015, un conseiller en rémunération découvre un trop-payé de 5000 $ causé par une erreur administrative et versé en juillet 2013. On l'informe que, à la suite de la production d'une preuve de difficultés financières, on a permis à l'employé en question de rembourser la somme à raison de 100 $ par paye. Il inscrira les renseignements suivants sur le formulaire PWGSC-TPSGC 2549 et le transmettra au bureau de paye régional approprié :

  • la cause du trop-payé (erreur administrative);
  • le montant total du trop-payé (5000 $);
  • le calendrier de remboursement négocié (100 $ par paye);
  • une signature autorisée dans la section 33.

| Il est à noter que le montant du remboursement négocié peut différer une fois que le  trop payé net a été créé. Le Bureau de Paye devra ajuster le montant par paie en conséquence afin qu’il soit le plus près possible du montant indiqué dans le calendrier de recouvrement, sans qu’il soit plus élevé que le montant original indiqué. Le conseiller en rémunération devra aussi aviser l’employé(e) que le montant a changé.

| Exemple :

| En mai 2015, un conseiller en rémunération découvre un trop-payé de 2100 $ causé par une erreur administrative. On l’informe que, à la suite de la production d’une preuve de difficultés financières, on a permis à l’employé en question de rembourser la somme à raison de 75 $ par paye. Il inscrira les renseignements suivants sur le formulaire PWGSC-TPSGC 2549 et le transmettra au bureau de paye régional approprié

  • la cause du trop-payé étant une erreur administrative;
  • le montant total du trop-payé de 2100 $;
  • le calendrier de remboursement négocié de 75 $ par paye;
  • une signature autorisée dans la section 33.

| Une fois que le Bureau de Paye aura créé le trop payé, le montant net est maintenant 1750 $. Si on prend 1750 $ divisé par 75 $, cela nous donne 23.333 périodes de paye. Il faut donc arrondir à 24 périodes de paye. 1750 $ / 24 = 72.92 $ à être déduit par paye. Le conseiller en rémunération avisera donc l’employé(e) que la retenue sera 72.92 $.

| 2.2. non remplies

Si le trop-payé résulte d'obligations non remplies d'un employé actif, il sera recouvré à l'aide d'un mouvement de paye Retenues-Commencer (RTC/CIP16C) avec code de retenue 540 (Autres dettes envers la Couronne). Une fois le trop-payé pleinement recouvré, ou encore à la fin de l'année, le conseiller en rémunération rédigera pour l'employé une lettre de recouvrement aux fins de limpôt. Les déductions 540 en cours seront converties à Phénix s’il reste un solde à recouvrer.

| Si l'employé est inactif, remplissez le formulaire PWGSC-TPSGC 2549 avec 16 C 540 pour le trop-payé brut. Inscrire dans les remarques que ceci est pour une Obligation Non-Remplie. Le bureau de paye devra créditer le trop payé dans l’écran du SRS. Les feuillets d’impôt ne seront pas modifiés.

2.3. Dettes, pénalités et obligations financières

Lorsque le conseiller en rémunération est informé d'une somme due en raison de dettes, de pénalités ou d'obligations financières, il doit saisir le recouvrement à l'aide d'un mouvement Retenues-Commencer (RTC/CIP16C), avec le code de retenue applicable (sauf 540), indiqué dans le GEPP 9-5. Dans un tel cas, le feuillet T4 et le Relevé 1 ne sont pas touchés. Aucune lettre de recouvrement nest rédigée.

Annexe A : Modèle de lettre de recouvrement de salaire ou de traitement destinée à l'employé

Recouvrement des salaires et des traitements

Protégé « B » (une fois rempli)

Date : Le JJ MM AAAA

Destinataire : inscrire le nom et ladresse de l'employé

Objet : Recouvrement des salaires et des traitements pour lesquels aucun feuillet T4 na été produit (inscrire le numéro dassurance sociale [NAS] de l'employé ici)

La présente confirme le recouvrement d'un somme brute de ________ $ de (inscrire le nom complet et le numéro dassurance sociale de l'employé) dans l'année dimposition ____ relativement à un trop-payé ayant eu lieu dans la ou les années dimposition ____.

Renseignements sur le trop-payé

Raison :

Gains bruts :

Gains assurables bruts au titre de lassurance-emploi :

Gains ouvrant droit à pension bruts au titre Régime de Pension du Canada (RPC) ou du Régime de rentes du Québec (RRQ) :

Ce montant na pas été déduit dans le feuillet dimpôt remis à cette personne pour l'année en question.

La présente lettre est valide aux fins de limpôt.

(Signature)

(Insérer le nom du conseiller en rémunération)

(Insérer le nom du ministère)

(Numéro de téléphone)