ARCHIVÉE Directive des services de paye : 1986-146 (52)

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le 1 décembre 1986

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Formules d'état de la rémunération payée - T4T4A/T4A et Relevés 1 et 2

1. BUT

1.1 La présente directive vis à informer les ministères que les documents précités seront transmis sous forme de formule-enveloppe pour l'anné d'imposition 1986.

2. ANNULATIONS

2.1 La présente directive remplace et annule la directive des Services de paye 1986-13(04) en date du 31 janvier 1986.

3. HISTORIQUE

3.1 Par suite de d'adoption de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des directives formulées dans le circulaire 1984-72 du Conseil du Trésor (CT), Approvisionnements et Services Canada (ASC) a pris les mesures nécessaires pour s'assurer que les chèques de paye, les talons ainsi que les formules T4 et Relevé soit expédiés dans des enveloppes cachetées. La directive des Services de paye 1985-028(10), datée du 17 avril 1985, traite d'un nouveau service d'enveloppe offert par ASC.

4. POLITIQUE

4.1 à la suite d'un examen approfondi comportant l'étude de nombreuses options, il a été déterminé que la formule-enveloppe constitue l'option la plus efficace et la moins coûteuse à mettre en oeuvre. Même si l'idée est différente, elle n'est ni unique ni révolutionnaire pour le gouvernement fédéral, car la formule-enveloppe a été utilisée avec d'heureux résultats pour les diverses pensions administrées par Approvisionnements et Services Canada.

5. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

5.1 Dans le passé, le gouvernement fédérale a utilisé des formules uniques (T4/T4A) d'état de la rémunération payée pour ses employés et ses pensionnés. Cela était largement attribuable au fait que les employés du gouvernement fédéral bénéficiaient d'avantages non offerts par les employeurs du secteur privé. Toutefois, il est de plus en plus apparent depuis quelque temps, que les T4/T4A généraux utilisés par la plupart des employeurs de l'entreprise privée ont évolué au point où les différence antérieures entre les deux documents sont devenues minimales. Par conséquent, des réunions ont eu lieu avec Revenu Canada - Impôt afin de prendre des mesures en vue de l'élaboration de formules T4/T4A communes. C'est donc dire que la présentation, la composition et la couleur des formules du gouvernement fédéral seront identiques à celles qu'utilisent les employeurs du secteur privé.

5.2. Originaux et modifications des T4

  1. On fera parvenir les originaux des formules enveloppes T4 à tous les employés payés par les bureaux de la paye d'ASC. La formule-enveloppe T4 se compose de deux parties: un exemplaire de l'employeur devant être conservé par les bureaux ministériels du personnel, et la partie enveloppe, qui contient les exemplaires nécessaires à l'employé aux fins de classement et d'enregistrement. En outre, comme Revenue Canada - Impôt reçoit d'Approvisionnements et Services Canada une bande magnétique contenant les renseignements nécessaires, l'organisme reconnaît qu'il n'a pas besoin d'un exemplaire du document.
  2. Si de modifications s'imposent, les bureaux payeurs les transmettront au moyen de T4 ordinaires, c'est-à-dire qu'il ne s'agira pas de formules-enveloppés. Par conséquent, comme ces états ne seront pas mis dans des enveloppes à l'avance, les ministères devront s'assurer que c'est chose faite avant de les envoyer aux employés concernés. En outre, les modifications n'étant pas transmises é RC-I sur bande magnétique, les bureaux payeurs devront faire parvenir à ce dernier l'exemplaire approprié du T4.

5.3. Originaux et modifications des T4A

  1. Les orignaux des formules-enveloppes T4A seront remis é tous les employés payés par l'intermédiaire des bureaux payeurs d'ASC. La formule-enveloppe T4A sera aussi une formule en deux parties, composée de l'exemplaire de l'employeur (conservé par le bureau du personnel) et de la partie enveloppe, constituée des exemplaires de l'employé nécessaires aux fins de classement et d'enregistrement. Comme Approvisionnements et Services communique à Revenu Canada les renseignements requis sur band, il n'est pas nécessaire de transmettre un exemplaire du document à ce dernier.
  2. Quand les modifications seront nécessaires, les bureaux payeurs les transmettront à l'aide de T4A ordinaires, c'est-a-dire qu'il ne s'agira pas de formules-enveloppes. Là encore, comme dans le cas des T4, comme ces états de la rémunération payée ne seront pas mis dans des enveloppes au préalable, les ministères devront s'assurer que c'est chose faite avant de les envoyer à leurs employés. Les modifications n'étant pas communiquées sur bande magnétique à Revenu Canada, les bureaux payeurs devront faire parvenir à ce dernier l'exemplaire approprié du T4A.

5.4 On a effectué une étude de faisabilité portant sur la production, pour le gouvernement fédéral, de Relevés 1 et 2 identiques à ceux qu'utilisent les employeurs du secteur privé dans la province de Québec. Toutefois, les états de la rémunération de la province de Québec n'étant produits que sous forme unilingue, le gouvernement fédéral n'a pu adopter des formules communes, étant donné ses obligations à l'égard du bilinguisme.

5.5. Originaux et modifications des Relevés 1 et 2

  1. Tous les Relevés 1 et 2 originaux et modifiés seront produits et distribués sous forme de formules-enveloppes seulement.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Pour toute demande de renseignements sur ce qui précède, prière de s'adresser aux Services consultatifs - Paye (953-2194)

Directeur
Direction des produits relatifs au personnel
Direction générale de la comptabilité,
de la gestion bancaire et de la rémunération


E.S. Zenowsky
a signé l'original

E.S. Zenowsky