ARCHIVÉE Directive des services de paye : 1990-093 (46)

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le 20 septembre 1990

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Dépôt direct - Paye de la FP - Paiement en double et paiement de remplacement

1. BUT

1.1 La présente directive vise à rappeler aux ministères et aux bureaux de paye les définitions de paiement en double et de paiement de remplacement, les circonstances demandant la préparation de chaque type de paiement et les procédures d'annulation d'un paiement par dépôt direct à la réception de pièces justificatives d'articles retournés (PJAR). Se reporter également aux procédures décrites dans le Guide d'entrée personnel-paye, Guide d'entrée personnel - paye (GEPP) 7-5, et dans le Guide des procédures du bureau de paye (PBP), chapitre 29.

2. HISTORIQUE

2.1 En vertu de la directive des services de paye no. 1988-063 (040), un paiement en double ne peut être émis si le paiement a été signalé comme ayant été rejeté, intercepté, révoqué ou non imputable. Il s'agit d'une interprétation incorrecte du Règlement sur les mouvements de dépôt direct.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1. Paiement en double

Un paiement en double est un paiement émis à un employé sous forme de chèque-papier de la série 422 portant le même montant que le paiement initial net dans les conditions suivantes :

  1. lorsqu'un employé avise l'agent du personnel de son ministère qu'il n'a pas reçu son paiement par dépôt direct à la date d'échéance officielle, et
  2. lorsque le ministère a confirmé auprès de son bureau de paye que le paiement par dépôt direct, pour quelque raison que ce soit, n'a PAS été déposé à la date d'échéance.
  3. Dans ces circonstances, les ministères doivent s'assurer que l'employé a rempli un formulaire Engagement et garantie (MAS 536) avant de demander un paiement en double. L'employé doit signer le formulaire d'Engagement et garantie où il doit mentionner que le paiement n'a pas été reçu et qu'il convient de rembourser la somme au Receveur général si le paiement original est crédité à son compte plus tard.

    Le formulaire MAS 536 doit ensuite être soumis à la Section de la comptabilité de leur bureau local de paye d'ASC. La Section de la comptabilité du bureau de paye émettra un paiement en double sur présentation du formulaire MAS 536.

3.2. Paiement de remplacement

Un paiement de remplacement est un paiement émis à un employé sous forme d'un chèque-papier de la série 422 portant le même montant que le paiement net original. Un paiement de remplacement est émis par la Section de la comptabilité du bureau de paye d'ASC compétent dans les conditions suivantes :

  1. lorsque le paiement par dépôt direct est rejeté par le Système d'interface de dépôt direct (SIDD).
  2. lorsque le paiement par dépôt direct est rejeté par le membre adhérent

    N.B. Dans les deux cas précités, un chèque de remplacement est émis automatiquement par la Section de la comptabilité du bureau de paye et aucune autre mesure n'est nécessaire de la part des ministères.

  3. lorsque le chèque est intercepté

    N.B. Dans le cas précité, un chèque de remplacement sera émis automatiquement si, le ministère a placé un indicateur de renvoi « I » sur le formulaire Dépôt direct - Demande de retenir un paiement (MAS 8432-1). Si un indicateur de renvoi « C » est inscrit, le paiement sera annulé et aucun chèque de remplacement ne sera émis. Se reporter au GEPP 7-5-1 page 5.

  4. lorsque le chèque est révoqué ou retourné par une institution financière

    N.B. Dans les circonstances précitées, un chèque de remplacement sera émis seulement après que l'Unité de liaison des opérations nationales d'ASC aura confirmé la réception d'une PJAR et aura également confirmé qu'un paiement en double n'a pas déjà été émis.

    Il est entendu qu'une longue période de temps peut s'écouler avant que les institutions financières ne retournent les PJAR. Pour cette raison, on recommande aux ministères de suivre la procédure de paiement en double dans les cas de révocations et de retours afin d'assurer que les employés soient payés aussi près de la date d'échéance que possible.

3.3. Récupération

Si un paiement en double a été fait et que les résultats finals de la demande de recherche indiquent que le montant initial a été en fait déposé dans le compte de l'employé ou si le paiement initial a été en fait rejeté, intercepté, non imputable ou révoqué et qu'un chèque de remplacement a été émis, il incombe alors au ministère de prendre les mesures nécessaires pour récupérer ce chèque.

3.4. Procédures d'annulation

Lorsqu'un employé n'a pas droit au paiement original par dépôt direct et que l'institution financière l'a retourné sous forme de PJAR, le bureau de paye peut, après avoir consulté le ministère, se servir de cette pièce justificative comme document d'annulation. Il faudra alors inscrire un code de paiement retourné (CIP 19) pour ajuster les totaux cumulatifs de l'année du fichier principal de l'employé et ajuster les dépenses du ministère. Il n'est pas nécessaire d'émettre un chèque de remplacement et de l'envoyer au ministère pour révocation et annulation subséquente. Dans un tel cas, la PJAR doit être jointe au Sommaire d'émission de chèques (MAS 7456) lorsqu'un rapport des annulations est envoyé à la Direction du contrôle du remboursement des chèques (DCRC).

Il est aussi permis d'annuler un paiement par dépôt direct à l'aide d'une pièce justificative de la comptabilité centrale, source 046. Une copie de la pièce justificative d'articles retournés doit être jointe à la pièce 046 lorsqu'elle est soumise au ministère pour approbation. Un débit au compte du Receveur générale (code 340016242) et un crédit au titre de la dépense ministérielle appropriée doivent être indiqués sur la pièce. À l'endroit prévu sur la pièce justificative, le bureau de paye doit indiquer le paiement par dépôt direct (numéros de série et de paiement) et la raison de la présentation de la pièce (p. ex. annulation du paiement par dépôt direct indiqué, employé rayé de l'effectif 13-06-90). La section des finances du ministère enverra par la suite la pièce justificative approuvée à la DCRC. Le bureau de paye doit garder une copie de la pièce justificative, source 046, à des fins de contrôle et de rapprochement de comptes.

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Toutes les demandes de renseignements concernant ce qui précède peuvent être adressées par téléphone au Projet de dépôt direct, Cathy McBride au 819-956-5716.


La directrice générale
Direction générale de la Rémunération
Services opérationnels au gouvernement


J. A. Boudreau
a signé l'original

M.-J. Posen