ARCHIVÉE Directive des services de paye : 1991-062 (45)

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le 9 octobre 1991

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Modifications des dates de paye

1. BUT

1.1 La présente directive a pour but de fournir des détails préliminaires concernant les changements dans les dates de paye.

2. HISTORIQUE

2.1 En décembre 1990, le Comité national mixte a approuvé une proposition de changement du jour de paye pour tous les employés payés aux deux semaines, celui-ci passant du vendredi au mercredi.

3. POLITIQUE

3.1 Le changement de la date de paye entrera en vigueur à la deuxième période de paye en janvier 1992. Pour cette période, la date du chèque sera ramenée du 17 janvier 1992 au 15 janvier 1992. En conséquence, les nouvelles périodes de paye courront du jeudi au mercredi plutôt que du lundi au dimanche comme c'est le cas présentement.

3.2 À cause de changement de la date de la période de paye, les employés des cycles de paye 7A, 7B et 7C auront un trop-payé.

3.3 À compter de la 2e période de paye en 1992, les chèques de paye et les paiements par dépôt direct seront versés aux employés de toutes les régions du pays le nouveau jour officiel de paye, soit le mercredi.

4. PROCÉDURES/INSTRUCTIONS

RECOUVREMENT DU TROP-PAYÉ - PAYE RÉGULIÈRE

4.1 Diverses méthodes pour recouvrer les trop-payés (T/P), basées sur le type d'employé approprié figurant dans la zone 31 du fichier principal, ont été identifiées et sont décrites ci-dessous. À toutes fins utiles, les codes de versements 001, 002, 077, 127, 242 et 244 sont considérés comme des payes régulières.

CYCLE DE PAYE 7A

Pour les employés payés au moyen du mouvement Code d'intervention de paye (CIP) 33, Rapport de récapitulation du temps, le nombre d'heures exactes, de la période initiale à être payée, sera indiqué par les ministères. Pour les comptes 7A, la période de paye 02 couvre la période entre le 23 décembre 1991 et le 5 janvier 1992, inclusivement.

CYCLES DE PAYE 7B ET 7C

Pour la nouvelle période de paye initiale, les employés des cycles de paye 7B et 7C seront payés 10 jours. Le calcul du trop-payé de deux (2) jours, du jeudi et du vendredi, sera inclus comme faisant partie de la deuxième période de paye et sera recouvré automatiquement par Approvisionnements et Services Canada.

Des feuilles de paye pro forma seront émises pour tous les employés à temps partiel des types B, D, F, et H, pour les employés saisonniers à plein temps du type C, pour les employés qui travaillent sur demande du type M et certains groupes d'employés (IUNs LI 607/657, IUNs SC 612/662, et IUNs SO 41006, 41007, 41008) qui pourraient avoir un trop-payé de quatre jours.

Les pro forma émis pour les diverses situations décrites ci-dessus seront fournis aux ministères au début de novembre 1991 et devront être retournés à temps pour le traitement de la période 02/92.

Les ministères doivent rapporter le nombre d'heures à recouvrer (c.-à-d. les heures de travail pour la période du 2 janvier au 5 janvier 1992 pour les comptes 7B et les heures de travail pour la période du 16 janvier au 19 janvier 1992 pour les comptes 7C).

Dès le début de la deuxième période de paye, les recouvrements seront effectués sur 26 périodes de paye, pour les employés des types A/B (période indéterminée à plein temps et à temps partiel) et G (employés pour une période déterminée de plus de 6 mois à plein temps.) Puisqu'il y a 27 périodes de paye en 1992, on prévoit que le recouvrement complet sera terminé à la fin de 1992.

Les recouvrements seront effectués en une somme globale au cours de la période de changement initial (PP 02/92) pour les employés des types C/D (saisonniers à plein temps et à temps partiel), E/F (duré d'emploi de six mois ou moins à plein temps ou à temps partiel), H (duré d'emploi déterminé de plus de six mois à temps partiel) et M (sur appel).

TROP-PAYÉ D'INDEMNITÉS DE PAYE RÉGULIÈRE

4.2 Les trop-payés se rapportant aux indemnités de la paye régulière ci-après seront calculés et recouvrés automatiquement par ASC comme le calcul des trop-payés de la paye régulière.


- 022 Prime de secourisme
- 026 Prime de poste isolé
- 042 Indemnité de facteur pénologique
- 063 Indemnité de formation (infirmiers et infirmières)
- 101 Indemnité de vie chère
- 102 Indemnité de combustible et de services publics
- 106 Indemnité de responsabilité
- 141 Prime de bilinguisme
- 144 Rajustement de péréquation
- 238 Prime d'affectation intérimaire
- 245 Rajustement de salaire provisoire (infirmiers et infirmières)
- 288 Rajustement provisoire pour la relativité salariale
- 297 Indemnité d'environnement


4.3 Il sera de la responsabilité de chaque ministère de calculer et de recouvrer les trop-payés relatifs aux allocations de la paye régulière ci-après:


- 005 Indemnité d'administration et de surveillance aux assistants principaux d'écoles
- 007 Prime de bilinguisme
- 008 Supplément versé en remplacement d'une rémunération pour heures supplémentaires
- 014 Allocation aux doyens ou directeurs de départements
- 016 Indemnité de plongée
- 027 Rémunération double - cotisable
- 030 Prime de gardien de phare
- 035 Dépense (transport quotidien)
- 044 Indemnité d'administration et de surveillance aux principaux d'écoles
- 046 Indemnité spéciale de logement
- 057 Prime pour endroits spécifiés
- 059 Honoraires - Conseils des examinateurs - Arpenteurs
- 062 Allocation de spécialistes
- 070 Prime de surveillance
- 074 Prime aux professeurs de formation professionnelle
- 080 Prime de formation des détenus
- 081 Allocation pour devoirs additionnels
- 083 Supplément de traduction (groupe de la traduction)
- 093 Prime d'installation opérationnelle
- 105 Allocation de professeur senior
- 116 Prime pour observation météorologique (gardiens de phares)
- 119 Officiers et équipages de navires - rémunération de base, temps et demi
- 121 Salaire majoré
- 125 Mission spéciale, pilotes d'hélicoptères
- 126 Supplément de surveillance
- 132 Équipage de navire - taux de base, temps simple
- 142 Indemnité de transport
- 143 Indemnité au Président
- 173 Prime tenant lieu de congé statutaire
- 200 Gîte et couvert en nature, non imposable (non rémunératoire)
- 201 Gîte et couvert en nature, imposable (non rémunératoire)
- 207 Gains supplémentaires pour fins de pension de retraite (non rémunératoire)
- 208 Gains supplémentaires pour fins de PD et AI / AILD (non rémunératoire)
- 230 Équivalent d'un montant global
- 232 Rémunération double non cotisable
- 235 Perfectionnement des employés et prime d'examinateur
- 248 Avantage relatif au logement - imposable (non rémunératoire)
- 289 Stationnement - personnes handicapées
- 472 Rémunération provisoire

4.4 Les ministères devront calculer le trop-payé brut pour ces allocations non automatisées et signaler le mouvement CIP 18R correspondant.

NOUVEAUX CODES DE VERSEMENTS / RETENUES

4.5 Des codes versements/retenues distincts ont été créés pour recouvrer les divers types de trop-payé. Ce sont :

  • 338/YL (Taux de rémunération net T/P). Ce code est celui du trop-payé net produit par le système. Les programmes ont été modifiés de manière à permettre deux interventions courantes CIP 18R, si l'une d'elle concerne le code de versement 338. Veuillez noter que la création initiale du trop-payé net produit par le système paraîtra sur le talon et le registre de chèque comme un code de versement 406/YL.
  • 339/YL (Taux de rémunération brut T/P). Ce code est celui du taux de rémunération brut du trop-payé qui doit être signalé par les ministères quand le compte a été rejeté dans le processus de recouvrement initial.
  • 340/YL (Recouvrement de l'allocation brute - T/P). Ce code représente l'allocation brute du trop-payé qui doit être signalée par les ministères pour recouvrer toute somme qui n'est pas recouvrée automatiquement par le système.
  • 836/DX (Arriérés du taux de rémunération net - T/P). Ce code représente la retenue pour arriérés d'un trop-payé net (par exemple 338/YL), rapporté par le bureau de paye (CIP 17 ou CIP 77).
  • 837/DX (Taux de rémunération net - T/P). Ce code représente la transposition du code 338/YL pour des fins de dépenses. Ceci signifie que le montant recouvré sous le code 338/YL sera enregistré comme un code de retenue 837/DX sur le registre de chèque.

4.6 Le nouvel élément 957 du fichier principal (taux de rémunération net trop-payé) a été identifié afin d'enregistrer le montant net du trop-payé pour les codes de versements/retenues 338/YL (837DX) et 836/DX.


INTERVENTION DU MINISTÈRE ET DU BUREAU DE PAYE

4.7 Si un employé est Rayé de l'effectif (RE) pendant la période initiale de recouvrement et qu'il reste toujours un montant à découvert dans l'élément 957, le système recouvrera automatiquement la valeur présente dans l'élément 957 sur les premières sommes disponibles.

4.8 Si un employé est RE- Porté à l'effectif (PE) durant la période de recouvrement, et qu'il y a toujours une valeur présente dans l'élément 957, un avis sera envoyé au bureau de la paye qui calculera et récupérera en un seul montant forfaitaire le montant dû en raison de la période Temporairement rayé de l'effectif (TRE).

4.9 Quand un chèque annulé contient un montant négatif pour les codes 338/837 ou 836, un message est envoyé au bureau de la paye pour que ces montants soient recouvrés sur les premiers versements disponibles. Si l'annulation s'applique aux codes 339 ou 340, la situation sera traitée de la même manière que tout autre mouvement 18R annulé.

RAPPORTS

4.10 Certains comptes peuvent rejeter lors du calcul du trop-payé à cause de changement au statut de l'employé ou à cause d'une situation inhabituelle ou différente. Ces comptes seront enregistrés sur un rapport de rejet pour permettre au personnel du ministère d'intervenir manuellement avec un CIP 18R 339.

4.11 Un rapport comparatif de semaine normale de travail (SNT) / semaine désignée de travail (SDT) a été mis au début de septembre pour aviser les ministères des employés à plein temps dont la SDT et la SNT ne correspondent pas. Des mesures correctives sont requises afin d'assurer le calcul et le recouvrement automatique du trop-payé.

4.12 Un registre et un talon de chèque seront produits pour démontrer le trop-payé brut, le trop-payé net et le rajustement des retenues statutaires.

4.13 Un état détaillé du calcul du trop-payé est également à la disposition des ministères, sur demande, pour les aider dans leurs recherches. Cet état fournira les détails complets sur les trop-payés. La sélection se fait par ministère et par liste de paye seulement.

DATES DE FIN POSTÉRIEURE

4.14 Pour éviter qu'une retenue supplémentaire ne soit faite, tous les mouvements inscrits dans le fichier-maître portant une date de fin postérieure devront être corrigés en fonction de la nouvelle période de paye.

4.15 ASC tiendra automatiquement compte des nouvelles dates pour les retenues concernant les Obligations d'épargne du Canada (788), les Obligations d'épargne du Québec (801) et Centraide (790). Une liste faisant état des comptes qui ont été modifiés sera produite pour tous les ministères.

4.16 Pour toutes les autres retenues, un pro forma aller-retour sera produit pour permettre aux ministères et aux bureaux de paye de redéfinir la date de fin de ces retenues selon la nouvelle structure des périodes de paye. Seules les retenues portant une date de fin dans 6 ans ou avant seront désignées.

4.17 Quand le programme de production des listes pro forma aura été traité, les ministères et les bureaux de paye seront informés qu'ils doivent utiliser les dates du nouveau calendrier de paye pour tous les mouvements demandés portant une date finale postérieure.

4.18 Les exigences et les détails finals seront fournis sur une autre Directive des services de paye qui sera émise en novembre.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toutes demandes de renseignements sur ce qui précède peuvent être adressées à Diane Leduc au 819-956-2065 ou à Rachel Brunette au 819-956-2074.

La directrice générale
Direction générale de la Rémunération
Services opérationnels au gouvernement


M.-Josée Posen
a signé l'original

M.-Josée Posen