ARCHIVÉE DR 1994-029

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le 18 juillet 1994

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Validation et modification des adresses des listes de paye et recours à des numéros de listes de paye uniques

1. BUT

1.1 La présente directive contient des renseignements généraux sur les mesures devant être prises en prévision du passage au Système de rémunération de la fonction publique (SRFP), particulièrement en ce qui concerne la validation et la modification des adresses des listes de paye (section 3), ainsi que la nécessité, pour les ministères clients, de recourir à des numéros de listes de paye uniques (section 4).

2. CONTEXTE

2.1 Le but de l'exercice de validation et de modification des adresses des listes de paye est, tout d'abord, de vérifier l'exactitude des adresses des listes de paye servant à la diffusion des rapports d'analyse des erreurs et des rapports financiers et, ensuite, de se servir de l'information contenue dans le Système régional de paye, de façon à disposer de données à jour pour effectuer le passage au Système de rémunération de la fonction publique.

Comme le SRFP ne possède qu'un seul fichier principal, les listes de paye en double (la même liste de paye d'un ministère client existe dans différents bureaux de paye régionaux) ne seront plus acceptées. Par conséquent, les ministères sont requis de modifier la structure de leurs listes de paye de façon à ce que seulement les numéros de listes de paye uniques soient utilisés dans l'ensemble du pays.

3. VALIDATION ET MODIFICATION DES ADRESSES DES LISTES DE PAYE

3.1 Les bureaux de paye régionaux produiront une copie imprimée du fichier de contrôle des adresses des listes de paye servant à la diffusion des rapports d'analyse des erreurs et des rapports financiers, et transmettront cette dernière aux bureaux de paye pertinents des ministères clients. Si l'adresse du bureau de paye du ministère client est inconnue, les bureaux de paye transmettront le document à l'administration centrale du ministère client, qui se chargera de le faire parvenir au bureau de paye concerné. Les clients devront effectuer les corrections nécessaires et retourner les formulaires dûment remplis au bureau de paye régional, qui se chargera de mettre le fichier à jour.

Les bureaux de paye régionaux émettront sous peu une directive que décrira en détail les procédures à suivre et établira les délais à respecter.

On s'occupe actuellement d'élaborer un nouveau formulaire MAS ainsi que de nouvelles procédures afin de remplacer les documents décrits dans le Guide d'entrée Personnel-paye, de créer de nouvelles listes de paye et de modifier les listes déjà existantes. Ces documents seront prêts au début de l'été.

4. NUMÉROS DE LISTES DE PAYE UNIQUES

4.1 Le nouveau Système de rémunération de la fonction publique nécessitera le recours, par les ministères, à des numéros de listes de paye uniques. Cela signifie que les ministères clients doivent modifier tous les numéros de listes de paye en double, de façon à maintenir le caractère unique des listes de paye.

4.2 Les bureaux de paye régionaux communiqueront avec leurs clients afin de leur demander de procéder à une telle épuration. Des procédures détaillées à ce sujet seront transmises aux ministères clients par les bureaux de paye.

4.3 Afin de s'assurer du caractère unique des numéros de listes de paye actuels et futurs, chaque bureau de paye se verra attribuer une liste de numéros de listes de paye. Chaque fois qu'une demande relative à l'attribution d'un nouveau numéro de liste de paye leur sera présentée, les employés des bureaux de paye examineront la demande et attribueront le numéro de liste de paye pertinent. L'épuration des numéros de listes de paye devrait être terminée d'ici la fin de 1994. Les bureaux de paye enverront un rappel aux ministères clients, un mois avant l'expiration du délai afin de s'assurer que l'épuration soit accomplie.

4.4 D'autres éléments du Système régional de paye devront être modifiés en prévision du passage au SRFP. Ainsi, la zone « date de la prochaine augmentation statutaire » doit être remplie avant la conversion au SRFP. Un certain nombre d'autres éléments devront ainsi être examinés et mis à jour. Nous nous occupons actuellement de répertorier ces divers éléments. Nous vous communiquerons tous les détails pertinents dans une prochaine directive.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Pour tout renseignement concernant ce qui précède, veuillez téléphoner à J. Ray Roy au 819-956-2067 ou à Domenic Crupi au 819-956-2047. Le numéro de télécopieur est le 819-956-2098.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Direction générale du service opérationnel au gouvernement

P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 9020-36-7