ARCHIVÉE DR 1996-039

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le 16 septembre 1996

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Automation des versements et recouvrement des paiements en trop - Améliorations

1. BUT

1.1 La présente directive vise à vous fournir de l'information concernant le nouveau processus automatisé permettant de commencer des versements qui sont de nature rétroactive. Référez-vous à la section 9-5-2 du Guide d'Entré Personnel-Paye(GEPP) pour les codes de versement qui s'appliqueront. Nous joignons à la présente un aide-mémoire présentant des exemples d'entrées appropriés.

2. CONTEXTE

2.1 Le processus automatisé amélioré fait partie de l'Initiative de productivité de la rémunération (IRP) qui mettra l'accent, à l'intérieur de la Gamme de services de la rémunération, sur l'automatisation, la normalisation et le regroupement.

3. POLITIQUE

3.1 À compter du 30 septembre 1996, le Système régional de paye (SRP) sera amélioré et calculera automatiquement la période de rétroactivité de la date du début d'un versement, (conforme à une semaine normale de travail, c'est-à-dire du lundi au vendredi). Le ministère aura la possibilité de contrepasser ce processus automatisé. Le processus utilisé pour le Code d'intervention de paye (CIP) 18 cessation et CIP 18 modification demeurera inchangé jusqu'à nouvel ordre.

Les ministères qui se servent du processus automatisé n'exécuteront plus les tâches suivantes :

• remplir les zones de rétroactivité 67/68 pour produire un paiement de rétroactivité;
• rajuster la demande de paiement rétroactif par périodes de Congé non payé (CNP), et
• signaler un mouvement de recouvrement à l'égard du versement trop payé en raison de la période de CNP.

4. PROCÉDURES - DIRECTIVES

4.1. Processus automatisé amélioré

Ce processus automatisé concernant les rajustements rétroactifs s'appliquera aux cas de versement énumérés à 1.1 étant donné qu'il concerne les comptes payés chaque semaine (3C), toutes les deux semaines (7B et 7C) et chaque mois (6C).

4.1.2 Les comptes exclus de ce processus sont: les comptes payés toutes les deux semaines de façon rétroactive (7A), les comptes 6C du ministère IAN, les comptes présentement en Congés avec étalement du revenu (Congé avec étalement du revenu (CER)), Congé de transition à la retraite (Congé de transition à la retraite (CTR)) et les comptes présentement sur une semaine de travail réduite (STR) pour les employés de la Chambre des communes (CDC).

4.1.3 LE SRP a été modifié pour qu'on ait accès à la base de données salaire-service pendant une période de rétroactivité afin de prendre en considération la (les) période(s) de CNP antérieure , CER, CNP en cours, CTR et les employés de la CDC sur une STR. Accès à la base de Salaire service servira aussi pour prendre en considération un changement dans l'état de la pension, changement concernant la semaine désignée de travail (Semaine désignée de travail (SDT)) et changement concernant le cycle de paye et (ou) l'indicateur lorsqu'un paiement rétroactif est produit.

4.1.4 Un nouvel écran en direct, Recouvrement des Arriérés de Versements (RAV), a été créé pour permettre au ministère de corriger et récupérer un versement payé en trop. Il est différent de l'écran en direct Versements de Recouvrer (VRR) car le mouvement ne met pas à jour l'historique du salaire-service.

4.1.5 Un versement trop payé peut maintenant être recouvert par le ministère avec une transaction rapporté en lot sans qu'elle soit ajouté à l'historique du salaire-service. Le ministère doit créer un CIP 17C sur un MAS 2517T/2549 pour rapporter cette transaction.

4.1.6 Un nouveau formulaire, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 7340-1, a été créé pour permettre aux ministères d'émettre un paiement supplémentaire pour une période de rétroactivité qui était inexact sans que le mouvement soit mis-à-jour sur l'historique salaire-service.

4.1.7 Les directives pour ce nouveau processus sont incluses dans la modification No. 39 (Volumes IV , V) et No. 46 (Volumes I, II, III) les Guides d'entrée de personnel-paye en date du mois d'août 1996.

4.2 Employés à temps plein (la SDT n'est pas inférieure à la Semaine normale de travail (SNT))

Les ministères n'ont plus à remplir les ZONES DE RÉTROACTIVITÉ 67/68 (IND.de H/J/S/NO de H/J/S), lorsqu'ils effectuent un mouvement de commencement de versement (CIP 18C/Versements-commencer - VRC), pour les comptes actifs ou temporairement rayés de l'effectif (Temporairement rayé de l'effectif (TRE)), à l'égard d'une période fermée antérieure ou d'une période ouverte comportant une date « en vigueur » qui précède la période de paye courante.

Le SRP détermine maintenant si un rajustement est requis sous forme de paiement supplémentaire ou ajouter à la prochaine paye régulière. Un paiement qui doit paraître sur la prochaine paye régulière a lieu quand la date de début du versement commence est à l'intérieur de la période de paye courante.

4.3. Exceptions

À la suite du changement date de paye qui a été mis en oeuvre en février 1992, le processus automatisé de rétroactivité est restreint au 16 janvier 1992. Donc, si la date d'entrée en vigueur du versement-commencement est antérieure au 16 janvier 1992, deux entrées sont requis. La première entrée comprend la période jusqu'au 15 janvier 1992, et les zones de rétroactivité (67/68) doivent être remplies. La deuxième entrée commence le 16 janvier 1992, et n'aura pas les zones de rétroactivité remplies. (L'exemple 1 de l'aide-mémoire sera utile pour les ministères en ce qui concerne les exigences particulières liées aux entrées).

4.4. Congé non payé

Quand le processus automatisé de rétroactivité est utilisé, les zones 67 et 68 sont laissées en blanc. Les ministères n'ont plus à réduire le nombre de jours d'une période de rétroactivité par le CNP ni d'effectuer un mouvement de recouvrement (CIP 18R) pour recouvrir un versement trop payé à cause d'un CNP. L'information pour le CNP sera extrait des registres salaire-service et servira à réduire la période de rétroactivité.

Si un ministère remplit les zones de rétroactivité 67/68 pour produire un paiement supplémentaire, la période de rétroactivité doit-être réduite par le nombre de jours du CNP. Un mouvement (CIP 71 / RAV) 202 pour recouvrir les cotisations de pension à l'égard de la période de CNP doit être soumis.

Exemple 1 :

• 18C 144 en vigueur le 11-01-96 @ 994 - Mise-à-jour pour la PP03-96 (début 25-01-96) zones 67/68 remplies - 60 heures. CNP15 heures (du 17-01-96 au 18-01-96)
• Renseignements supplémentaires requis - 71 202 en vigueur du 17-01-96 au 18-01-96) @ 994, 15 heures.

Si le versement commencé est assujetti à la « règle des 10 jours » (p. ex., prime au bilinguisme) et que l'employé compte du CNP (301/306), pendant la période de rétroactivité, le système s'assurera que l'employé a travaillé pendant le nombre de jours requis dans le(s) mois afin de recevoir le versement pour le mois complet.

Si le CNP (301/306) indiqué réduit le nombre de jours requis dans le(s) mois à moins de dix jours, le système ne produira pas de paiement à l'égard du (des) mois, mais il fera en sorte que des cotisations de pension soient recouvert à l'égard du versement non payé si l'employé est un cotisant au régime de pension.

Exemple 2 :

• 18C en vigueur le 01-06-96 @ 800
• Donnée pour le début de la PP17-96 (08-08-96)
• CNP 301 ou 306 pour 14 jours total dans le mois de juillet 1996.
• Le nombre de jours à payer dans la période de rétroactivité est 25 (c.-à-d., 48 jours moins 23 jours pour le mois de juillet).

Le SRP recouvrira les cotisations de pension requises pour les 23 jours qui ont été enlevés de la période de rétroactivité.

4.5. Cotisations de pension

Si l'employé est un cotisant et que le processus automatisé de rétroactivité est utilisé, le SRP calcule automatiquement et perçoit les cotisations de pension au taux simple sur le paiement rétroactif complet incluant le CNP. Si une partie de celui-ci doit avoir des cotisations de pension calculé à taux double , le bureau de paye doit manuellement calculer et recouvrir cette partie.

4.6. Changement dans la situation de la pension

Si il y a eu un changement dans la situation de la pension pendant la période de rétroactivité, autre que le passage du statut de non-cotisant d'un autre statut de non-cotisant, le bureau de paye fera le rajustement manuellement aux cotisations de pension tel que le processus courant.

4.7. Modification apportée à la semaine désignée de travail (SDT)

Si une modification a été apportée à la SDT pendant la période de rétroactivité, les zones de rétroactivité 67/68 doivent être remplies ou le SRP produira un message de rejet à l'intention du ministère indiquant que les zones de rétroactivité doivent être complétées pour que le mouvement soit traité. Les ministères qui font leurs entrées par lot recevront le rejet le lendemain. (Voir l'exemple 2 dans l'aide-mémoire ci-joint).

4.8. Modification apportée au cycle de paye ou à l'indicateur Courant/arriérés

Si une modification a été apportée au cycle de paye ou à l'indicateur (C/A) pendant la période de rétroactivité et que les zones 67/68 sont en blanc, le mouvement sera effectué, et un message d'avertissement W57 se produira pour informer le ministère qu'un rajustement manuel peut être requis puisque le paiement sera calculé fondé sur le cycle de paye et/ou sur l'indicateur C/A courant.

4.9. Versements basés sur un Pourcentage

Le système produit automatiquement le paiement pour une période antérieure fermée, selon la valeur du pourcentage et le montant des gains bruts rapportés par le ministère sur le mouvement d'entrée du versement - commence.

4.10. Outrepasser l'indicateur

Dans certains cas, il ne devrait pas y avoir de processus de rajustement automatisé pour la période de rétroactivité, par exemple lorsqu'un rajustement des données n'exige pas un paiement complet, ou dans le cas d'une mutation d'arrivée où le versement signalé a déjà été reçu dans le ministère de la mutation de sortie.

Le ministère peut alors outrepasser le processus de rajustement automatisé de la période de rétroactivité. À cette fin, il doit remplir la zone 67 (indicateur H/J/S) en inscrivant un « X ». L'indicateur « X » permettra alors d'outrepasser le processus automatisé relatif à la période de rétroactivité, le versement commencera à la période de paye courante et un message d'avertissement W50 se produira pour informer le ministère qu'un rajustement manuel peut être requis.

4.11. Corrections apportées aux rajustements relatifs à la période de rétroactivité

Afin de permettre aux ministères de corriger un rajustement de paiement rétroactif ou de présenter un rajustement étant donné qu'on a outrepassé le processus de rajustement automatisé relatif à la période de rétroactivité, sans ajouter à l'historique du salaire-service, on peut procéder de l'une des façons suivantes :

Pour émettre un paiement supplémentaire  : L'écran de rajustement de versement (RAV) doit être utilisé pour les mouvements en direct et les mouvements CIP 71 sur la TPSGC 7340-1 pour les mouvements en bloc. (Voir l'exemple 6 de l'aide-mémoire ci-joint).

Afin de permettre aux ministères de rajuster un paiement rétroactif lorsqu'un recouvrement est requis, on doit utiliser l'écran recouvrement des arriérés de versements (RAV) pour les mouvements en direct et les mouvements CIP 17C sur le MAS 2517T ou 2549 dans le cas des mouvements en bloc. (Voir l'exemple 5 de l'aide-mémoire ci-joint).

4.12. Employés à temps partiel (la SDT est inférieure à la SNT)

Le même processus automatisé s'applique pour les employés à temps partiel ainsi que pour les employés à temps plein. Cependant, pour que le système produise automatiquement un paiement à l'égard de la période de rétroactivité, la date « en vigueur du » (18C / VRC) « du versement doit être la même que la date du début d'une période de paye, et dans les cas d'une période fermée, la date « en vigueur jusqu'au » doit être la même que celle du dernier jour d'une période de paye.

Si la date « en vigueur du » ou la date « en vigueur jusqu'au » ne rencontre pas les conditions susmentionnées, le ministères doit remplir les zones 67/68 pour produire un paiement. (Voir l'exemple 3 de l'aide-mémoire ci-joint).

NOTA: La marche à suivre pour les employés à temps partiel s'appliquent aussi pour les employés qui ne travaillent pas une semaine normale de travail du lundi au vendredi (la zone 34 = 3).

4.13. Congé Non Payé (à temps partiel)

La période de rétroactivité dérivant d'un mouvement de commencement de versement est réduite automatiquement par la période de CNP si le versement est assujetti au CNP, la période de CNP réside dans le salaire-service avec les zones 67 et 68 complétées et toute la période de CNP est dans la période de rétroactivité.

Si une des conditions susmentionnées n'est pas rencontrée, le paiement de rétroactivité est traité sans être réduit par la période du CNP et un message d'avertissement W53 se produit pour aviser le ministère de vérifier le paiement supplémentaire. S'il y a lieu, le ministère est responsable pour soumettre un mouvement de recouvrement et un mouvement pour prendre les cotisations de pension pour la période de CNP. (Voir l'exemple 4 de l'aide-mémoire ci-joint).

Nota : Les ministères doivent soumettre un mouvement de recouvrement et un mouvement pour prendre les cotisations de pension pour les périodes de TRE étant données que ces périodes de CNP ne réduiront pas le paiement rétroactif à cause de l'insuffisance de renseignement dans la base des données du salaire-service.

4.14. Corrections, rejets et avertissements

Le nouveau processus touchera les corrections ou les vérifications actuellement effectuées à l'égard des cas de versement-commencement. Un certain nombre de rejets et d'avertissements se produiront pour aider les ministères à effectuer leurs entrées. Voir la liste détaillée des rejets et des avertissements dans le GEPP 7-3-3-2.

4.15 Les directives pour ce nouveau processus sont incluses dans la modification No. 39 (Volumes IV, V) et No. 46 (Volumes I, II, III) des Guides d'entrée de personnel - paye en date du mois d'août 1996.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Veuillez adresser toute question sur ce qui précède à votre Centre de service à la clientèle de TPSGC.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement

P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 9015-18, 9022-13-1