ARCHIVÉE DR 1997-008

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Annexe A

Annexe B

Annexe C

le 20 mars 1997

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Traitement rétroactif de la rémunération de base - Rayé de l'effectif et temporairement rayé de l'effectif (Phase I)

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir des renseignements sur les améliorations apportées au système régional de paye (SRP) notamment le paiement des versements et des retenues de cessation.

1.2 La phase 2 portera sur l'automatisation des derniers rajustements au traitement de base et aux allocations des comptes temporairement rayés de l'effectif (T-RE) et rayés de l'effectif (RE).

2. CONTEXTE

2.1 Les améliorations apportées au SRP s'inscrivent dans une vaste entreprise appelée «Initiative sur la productivité de la rémunération (IPR)».

3. POLITIQUE

3.1 Les modifications apportées au SRP seront mises en oeuvre à compter du 1er avril 1997, de manière à refléter l'amélioration des méthodes et des processus décrits dans la présente directive.

3.2 Les modifications traitées sont:

  1. La création d'un paiement supplémentaire sans l'intervention du bureau de paye quand les ministères font état de mouvements de versements de cessation;
  2. La capacité des ministères de percevoir les retenues de cessation à même le paiement supplémentaire de cessation;
  3. L'automatisation des mouvements «versements commencer» signalés pour les comptes inactifs RE;
  4. Les demandes à un tiers relatives à la compensation statutaire;
  5. Les encaissements.

3.3 Par suite de l'automatisation des versements de cessation les ministères sont maintenant chargés:

  1. De faire état des montants transférés à un RÉER;
  2. De transmettre le paiement RÉER directement à l'institution financière;
  3. De faire état des montants d'exemption d'impôt précisés dans les lettres de dispense émises par le ministère du Revenu;
  4. De conserver tous les documents à l'appui.

3.4 Quand un compte est RE, les mouvements de versement (ex. Indemnité de départ) de cessation signalés par les ministères entraîneront la création d'un paiement supplémentaire sans l'intervention du bureau de paye. Une bonne communication entre le bureau de paie et le ministère est essentielle pour garantir la perception des retenues de cessation (ex. insuffisances de la pension de retraite) en souffrance ou des paiements en trop.

Faire état des versements de cessation constituera, pour les ministères, la dernière occasion de percevoir les retenues de cessation en souffrance et les paiements en trop.

4. PROCÉDURES/INSTRUCTIONS

4.1 On a créé trois nouveaux écrans en direct pour les ministères. Ce sont : Versements de cessation (VDC), Retenues de cessation (RCE) et encaissements (EMS). Vous trouverez ci-joint un outil didactique qui donne des exemples d'entrées.

4.2. Versements de cessation (VDC)

On a mis au point le nouvel écran «versements de cessation (VDC)» pour permettre aux ministères de faire état des versements de cessation comme l'indemnité de cessation d'emploi. Le code d'intervention de paye 71 signalé sur un PWGSC -Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 7340-1 sera utilisé pour les entrées par lots.

REMARQUE : Si la raison du RE est «Décès en cours d'emploi», les versements de cessation ne seront pas traités et un message apparaîtra pour informer le bureau de paye «qu'une intervention manuelle doit être effectuée».

Consulter l'annexe A (ci-jointe) pour la liste des codes de versements de cessation qui ont été automatisés et qui sont acceptés dans l'écran VDC.

Il ne faut plus faire état des versements de cessation énumérés dans l'annexe A dans l'écran en direct «versements - commencer (VRC)» ou au moyen d'un Code d'intervention de paye (CIP) 18C signalé sur un DSS-MAS 2517T ou 2549 pour l'entrée par lots. Le SRP rejettera ces mouvements s'ils sont signalés au moyen des types d'entrées précitées.

On doit faire état des versements de cessation de l'annexe B (ci-jointe) dans l'écran en direct «versements - commencer (VRC)» ou au moyen d'un CIP 18C signalé sur un DSS-MAS 2517T ou 2549 pour les entrées par lots, comme c'est le cas actuellement.

Les ministères sont maintenant chargés de faire état des montants transférés à un RÉER. Ils doivent utiliser le code retenue 582 (transfert à un RÉER) dans l'écran VDC pour transférer la totalité ou une partie du versement de cessation. Un CIP 77 582 signalé sur un PWGSC-TPSGC 7340-1 doit être utilisé pour l'entrée par lots. Dorénavant, le système produira un paiement à un RÉER (code de versement 120) d'après le montant de la retenue RÉER.

REMARQUE : Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 1995-27 pour les détails relatifs aux documents requis pour un transfert à un RÉER ou pour les dispenses d'impôt sur le revenu.

Deux nouveaux codes ont été créés pour l'écran VDC. Le montant signalé pour ces codes permettra une exemption d'impôt à la source. Les nouveaux codes sont : «395 - Exemption d'impôt supplémentaire (fédéral)» et «396 - Exemption d'impôt supplémentaire (Québec)». On utilisera un CIP 71 395 ou 396 signalé sur un PWGSC-TPSGC 7340-1 pour les entrées par lots des versements de cessation énumérés dans l'annexe A. On utilisera un CIP 18C 395 ou 396 pour les entrées par lots des versements de cessation énumérés dans l'annexe B.


4.3. Versement à un RÉER

Un paiement RÉER sera émis et inscrit sur le registre de paye comme code de versement 120; il comportera le nom de l'employé et la note «POUR DÉPÔT À UN COMPTE RÉER SEULEMENT» et sera transmis au ministère.

Les ministères seront chargés de transmettre les chèques RÉER à l'établissement financier indiqué par l'employé. Les ministères doivent s'assurer que les paiements RÉER ne sont pas remis à l'employé. Si pour le même compte, les paiements doivent être transférés à plus d'un établissement financier ou à plus d'un numéro de RÉER, les ministères devront faire état d'un mouvement 582 distinct pour chaque paiement.

REMARQUE  : Toute portion payable au comptant à l'employé sera émise sur un chèque séparé libellé au nom de l'employé.

La dernière retenue prélevée sur le paiement des allocations de retraite sera la retenue de code 582 (RÉER). Donc, les retenues en souffrance (p. ex. insuffisances, paiements en trop) qui seront perçues à même le paiement supplémentaire pourront réduire le montant prévu pour le transfert à un Régime enregistré d'épargne-retraite (REER).

4.4. Annulation d'un paiement REER

Pour annuler un paiement versé à un RÉER, le ministère doit maintenant introduire deux mouvements. Consulter la section Guide d'entrée personnel - paye (GEPP) 4-4-19 pour les instructions appropriées.

4.5. Retenues de cessation (RCE)

On a mis au point le nouvel écran de retenues de cessation (RCE) pour que les ministères puissent faire état des retenues de cessation comme les insuffisances de pensions de retraite (code 581) qui seront perçues à même un versement de cessation. Un CIP 77 signalé sur un PWGSC-TPSGC 7340-1 sera utilisé pour les entrées par lots.

Les insuffisances en souffrance que le bureau de paye n'a pu percevoir du paiement final du traitement seront dorénavant signalés par les ministères au moyen de l'écran RCE. Consulter l'annexe C (ci-jointe) pour la liste des retenues de cessation permises sur l'écran RCE.

Le bureau de paye est chargé de communiquer aux ministères les montants et les codes des retenues de cessation en souffrance qui doivent être perçues.

Il est essentiel pour les ministères de recevoir ces renseignements avant qu'ils ne fassent état des versements de cessation.

Si les retenues de cessation ne sont pas ou ne peuvent pas être perçues, les ministères devront faire parvenir une note à la Direction des pensions de retraite indiquant le montant des insuffisances en souffrance au titre de la pension de retraite et des prestations supplémentaires de décès.

REMARQUE : Si le montant total des retenues, sauf celle du code 582, excède le montant du paiement de cessation, ce qui produira un versement négatif, tous les mouvements seront rejetés. Le ministère doit alors déterminer les retenues à éliminer (selon leur priorité) pour que le paiement puisse être traité et il doit soumettre les mouvement à nouveau.

4.6. Encaissements (EMS)

On a mis au point le nouvel écran encaissements (EMS) pour que les ministères puissent faire état de la réception d'argent ou d'un chèque personnel de l'employé.

Un CIP 20 signalé sur un DSS-MAS 2517T ou 2549 sera utilisé pour les entrées par lots, comme c'est le cas actuellement.

Les ministères doivent conserver au dossier le reçu officiel des argents reçus de l'employé afin de rembourser ou de réduire le paiement en trop.

4.7. Demande à un tiers relative à la compensation statutaire

L'écran en direct de sous-ensemble recouvrement de salaire (SRS) a été amélioré pour y inclure une nouvelle zone «ARR IMPÔT FÉD» qui permet de visionner le montant en souffrance d'une Demande à un tiers - Arriérés d'impôt code 597.

Si des insuffisances en souffrance relatives aux arriérés d'impôt existent pour un compte, celles-ci doivent être introduites par le ministère.

4.8. Versement commencer pour un compte inactif (RE)

Quand un CIP 18C est établi ou que l'écran VRC est utilisé pour un compte RE, les ministères n'ont plus à remplir les «zones de rétroactivité 67-68 (IND. H-J-S - Nombre d'H-J-S)», à moins que ce ne soit précisé dans la Directive sur la rémunération 1996-039.

4.9. Mises en forme, rejets et avertissements

Tous les nouveaux messages de rejet et d'avertissement qui découlent de l'initiative ont été ajoutés à la section GEPP 7-3-3-2.

4.10 Les instructions d'entrée pour les nouveaux processus figurent dans les modifications du Guide d'entrée personnel-paye numéro 48 (volumes I, 11,111) et numéro 41 (volumes IV, V) datés du mois de février 1997.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement


P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 9020-40-2


ANNEXE « A »

VERSEMENTS DE CESSATION À SIGNALER AU MOYEN DE

L'ÉCRAN EN DIRECT « VDC » OU D'UN CIP 71 SUR UN PWGSC-TPSGC 7340-1 POUR LES ENTRÉE PAR LOTS

Admissible Non admissible
054 - Indemnité de départ 280 - Indemnité de départ
108 - Allocation de retraite 051 - Allocation de retraite
250 - Indemnité de cessation d'emploi 279 - Indemnité de cessation d'emploi
363 - Prime de maintien en fonctions 364 - Prime de maintien en fonctions
365 - Indemnité de cession de service 366 - Indemnité de cession de service
367 - Indemnité de sous-traitance 368 - Indemnité de sous-traitance
369 - Programme de réduction du personnel civil 370 - Programme de réduction du personnel civil
371 - l'Allocation en fonction de l'âge et des années de service admissible 372 - l'Allocation en fonction de l'âge et des années de service non admissible
373 - Prime de départ anticipé 374 - Prime de départ anticipé
385 - Paiement forfaitaire pour le DME 386 - Paiement forfaitaire pour le DME
387 - Paiement forfaitaire relié à la pension pour la DME 388 - Paiement forfaitaire relié à la pension pour la DME
389 - Supplément de rémunération pour la DME 390 - Supplément de rémunération pour la DME
391 - Supplément de rémunération additionnel pour la DME 392 - Supplément de rémunération additionnel pour la DME

ANNEXE « B »

VERSEMENTS DE CESSATION À SIGNALER AU MOYEN DE L'ÉCRAN EN DIRECT « VRC » OU D'UN CIP 18C SUR UN DSS-MAS 2517T OU 2549 POUR LES ENTRÉES PAR LOTS

  • 029 - Rémunération tenant lieu de congé
  • 073 - Rémunération de congé annuel de 4 %, 6 % ou 8 %
  • 449 - Rémunération de congé 4% - RE Chambre des communes
  • 451 - Rémunération de congé 6% - RE Chambre des commune

ANNEXE « C »

RETENUES DE CESSATION À SIGNALER AU MOYEN DE L'ÉCRAN EN DIRECT « RCE »
OU D'UN CIP 77 SUR UN PWGSC-TPSGC 7340-1
POUR LES ENTRÉES PAR LOTS

  • 577 - arr pens retraite
  • 581 - Ret pens cour-imp-à taux élevé
  • 586 - Imp pens sans q-p
  • 587 - Ret pens cour imp sans q-p
  • 590 - Prest deces-imp
  • 597 - Arr impôt federal
  • 605 - Pens cour imp-à taux bas
  • 610 - NC Assr-invalidité imp
  • 611 - 611 - NC Assurance-invalidité de longue durée (AILD) . imp
  • 631 - AILD NC -cat gest arr
  • 752 - Assr-invalidité imp
  • 754 - AILD. imp
  • 852 - AILD-cat de ges arr
  • 876 - Insuff CR sans q-p
  • 879 - CR courante insuff
  • 880 - arrerages CR