ARCHIVÉE DR 1997-025

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le 4 septembre 1997 (Révisé le 24 mai 2001)

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Automatisation des derniers rajustements au traitement de base et aux allocations - Comptes des employés temporairement rayés de l'effectif et des employés rayés de l'effectif

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir des renseignements sur les améliorations apportées au Système régional de paye (SRP), notamment l'automatisation des derniers rajustements au traitement de base et aux allocations applicables aux comptes des employés temporairement rayés de l'effectif (T-RE) et des employés rayés de l'effectif (RE).

Cette initiative constitue la Phase 2 du Traitement rétroactif de la rémunération de base pour les employés rayés de l'effectif et pour les employés temporairement rayés de l'effectif.

2. CONTEXTE

2.1 Les améliorations apportées au SRP font partie de l'initiative connue sous le nom de l'Initiative de productivité de la rémunération (IPR).

3. POLITIQUE

3.1 Les modifications apportées au SRP reflètent les améliorations aux méthodes et processus décrits dans la présente directive. Elles entreront en vigueur le 29 septembre 1997.

On a préparé, à l'intention des ministères clients, une séance de formation sur les processus nouveaux et modifiés visés par cette initiative. Les ministères clients qui désirent avoir plus d'information à ce sujet doivent communiquer avec leur centre de formation régional.

3.2 Voici les modifications apportées :

1. Automatisation des derniers rajustements au traitement de base, aux allocations et aux retenues sans l'intervention du bureau de paye, quand le ministère signale un cas d'employé RE ou T-RE (se référer au numéro 4.2 pour les comptes non automatisés).
2. L'écran « RCE » (Code d'intervention de paye (CIP) 77) acceptera désormais tous les codes de retenue l'exception des retenues pour lesquelles l'État doit verser une quote-part. Se référer au Guide d'entrée personnel - paye (GEPP) 4-4-77 pour consulter la liste des exceptions.
3. Traitement par le système des cas T-RE/RE en suspens pour raison « Y ». Certaines transactions ne peuvent pas être soumises pendant que le compte est T-RE/RE en suspens. Celles-ci sont CIP 03, 14, 15C code 306 ou 383, 18R sans date de fin, 18C code 306 ou 346 et CIP 35.
4. Calcul automatique des montants du brut au net pour les trop-payés de l'année précédente et de l'année courante, incluant l'émission de la modification nécessaire au T4/Relevé 1.
5. Repaiement des versements uniques des paiements annulés.
6. Paiements négatifs ne seront plus produits (message N91). La priorité pour les retenues sera suivie.

3.3 Si un cas T-RE/RE en suspens pour raison « Y » est renversé par le Ministère au moyen d'un CIP 12A107, le bureau de paye devra verser les sommes dues pour la (les) période(s) de paye omise(s).

3.4 Les ministères auront recours aux T-RE/RE en suspens, raison « Y », pour interrompre immédiatement la paye régulière lorsque d'autres opérations doivent être signalées avant le T-RE ou RE final. Le ministère doit signaler seulement les transactions qui ne donnent pas lieu à des paiements, comme un CIP 15, CIP 19, CIP 17, ou qui nécessitent l'intervention du bureau de paye. Les transactions qui donnent lieu à un paiement devraient être retenues par le ministère et soumises pour fins de traitement en même temps que le CIP 02 ou le CIP 13 réel.

4. PROCÉDURES - INSTRUCTIONS

4.1 La présente directive doit être mise en application conformément aux instructions incluses dans les modifications 42 et 49 datées du mois d'août 1997.

| 4.2 Les derniers rajustements au traitement de base, aux allocations et aux retenues des employés T-RE et RE seront faits automatiquement pour les comptes 7C sauf si l'indicateur servant à outrepasser est utilisé. La liste des exceptions à cette automatisation suit :

• Les comptes : Congé avec étalement du revenu (CER), Congé de transition à la retraite (CTR) ou Congé non payé (CNP) continu (code 383);
• Comptes pour le cycle 3C (hebdomadaire - courant), 6C (mensuel - courant), 7A (toutes les deux semaines - arriérés) ou 7B (toutes les deux semaines - arriérés);
• Comptes à l'état RE pour cause de décès (code 17);
• Comptes à l'état T-RE, raison autre que « Y », avant que le cas RE soit signalé;
• Comptes dont la base de taux pour le calcul du versement est « P », si la date d'entrée en vigueur se situe dans la période de rajustement;
• Comptes avec un changement à l'état de la pension, à la semaine désignée de travail, à la semaine normale de travail, à l'indicateur de la semaine spéciale de travail, au cycle de paye ou à la fréquence de paye pendant la période de rajustement;
• S'il s'agit d'un cas de temps partiel ou d'une période de travail autre que du lundi au vendredi et qu'un changement a été apporté au taux de base ou aux allocations pendant la période de rajustement et que la date d'entrée en vigueur du changement ne correspond pas au début d'une période de paye, ou encore qu'un versement est assujetti à la règle d'admissibilité de dix jours pour la partie A/R du Fichier principal de l'employé (FPE);
• Si le système ne peut trouver le compte, dans la base des données des registres des paiements, afin d'identifier la dernière période de paye régulière.

4.3 Un cas T-RE en suspend raison « Y » n'entraînera pas une mise à jour du fichier historique salaire-service. Les éléments 107 (code de situation), 109 (raison du T-RE) et 112 (date d'arrêt de paye rég.) du fichier principal de l'employé (FPE) seront mis à jour.

Cette intervention (T-RE) peut être faite pour tous les comptes des différents cycles de paye et peut être annulée par un CIP 12A107 afin de modifier le compte et de le rendre actif.

Toutes les allocations et les retenues demeureront dans le FPE.

4.4 Pour qu'on puisse effectuer le paiement du rajustement final de ces comptes, tous paiements devant être annulés doivent être traités dans le SRP avant qu'une transaction T-RE (raison autre que le « Y ») ou RE soit signalée.

On ne pourra plus, dans le cas des comptes automatisés, réémettre les paiements en remplissant les zones 67 (ind. H/J/S) et 68 (nombre H/J/S) lors de la transaction pour annuler le chèque (CIP 19).

Des nouveaux messages ont été créés pour les rejets de chèques annulés. Se référer au GEPP 7-3-3-2 pour consulter la liste.

4.5 Pour tous les comptes qui ont été T-RE raison « Y » avant la mise en oeuvre de cette initiative et lorsque la M112 est laissé en blanc, la date de début de la période de paye courante sera imposée.

4.6 Les ministères doivent vérifier l'écran Texte non imposé pour voir si le bureau de paye n'a pas noté des montants en souffrance et des retenues. Les ministères doivent inscrire ces retenues à l'écran « RCE » pour qu'elles puissent être traitées en même temps que les indemnités de départ.

4.7 Un indicateur servant à outrepasser a été ajouté aux transactions T-RE et RE qui exige, du bureau de paye, une entrée manuelle des données pour le rajustement final.

4.8 Pour que le système puisse effectuer automatiquement le rajustement final des comptes à temps partiel, sauf pour les cas mentionnés à la partie 4.2, les ministères devront indiquer dans la zone 68, les heures travaillées durant la dernière période de paye à moins que la date du T-RE/RE soit la date du début d'une période de paye. Dans ce cas, la zone doit être laissée en blanc. Pour les comptes à plein temps, la zone 68 n'est plus requise. Le système réduira automatiquement la période due par les périodes de CNP en souffrance.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Veuillez adresser toute demande de renseignements sur ce qui précède à votre Bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement

B. Bartley
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 9001-9