ARCHIVÉE DR 1998-011

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le 7 avril 1998

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Conversion du Système régional de paye au Système normalisé des paiements

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les clients d'un changement concernant la façon dont Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) produit des paiements pour le compte de ses clients desservis par le Système régional de paye (SRP).

2. CONTEXTE

2.1 En tant que receveur général du Canada, TPSGC émet des paiements en rapport avec de nombreux produits gérés par les différents ministères. Depuis longtemps, chacun de ces produits avait son propre système de paiement, qui était géré et tenu par TPSGC.

2.2 Afin de réduire les coûts et de devenir plus efficace, TPSGC a mis au point un Système normalisé des paiements (SNP) au moyen duquel tous les paiements peuvent être faits. Actuellement, les remboursements d'impôt de Revenu Canada, les remboursements de la taxe sur les produits et services, ainsi que les paiements du Régime de pensions du Canada et de la Sécurité de la vieillesse sont tous émis au moyen du SNP.

2.3 Du point de vue de la communauté de la rémunération, la conversion du processus de paiement du SRP au SNP donne de nombreux avantages. Une fois que la première étape de la mise en oeuvre du SNP aura été franchie avec succès, TPSGC compte étudier la possibilité d'avoir recours à la technologie du laser pour la production d'autres documents de sortie, comme les états de rémunération (T4). En outre, un plus grand nombre de fonctions automatisées seront mises à la disposition des clients, notamment le relevé des interrogations sur les paiements en direct et l'émission de chèques urgents sur place. On prévoit que ces améliorations se feront une fois les activités relatives au projet An 2000 terminées.

3. POLITIQUE

3.1 On prévoit qu'au cours du mois de juin 1998, tous les paiements de rémunération, y compris les paiements par dépôt direct, seront émis au moyen du SNP. Une directive sera émise soulignant la date réelle de la conversion peu de temps avant la mise en oeuvre.

3.2 L'adoption de cette nouvelle façon de faire va de pair avec l'établissement d'un nouveau système de numérotation des paiements. Ainsi, le nouveau numéro de référence du paiement (NRP) remplacera l'ancien numéro de formulaire de chèque (NFC) de la paye régionale. Le numéro comptera le même nombre de chiffres, mais ceux-ci seront répartis comme suit :

  • Les chiffres 1 et 2 correspondront au numéro du bureau de paye;
  • Les chiffres 3 et 4 correspondront au numéro du code de produit;
  • Les chiffres 5 à 12 correspondront à un numéro séquentiel.

EXEMPLE : le NRP 083100000001 se décompose comme suit :

  • 08 - indique qu'il s'agit du bureau de paye d'Halifax;
  • 31 - indique le produit de paye dont il est question (toujours 31);
  • 00000001 - indique qu'il s'agit du premier paiement traité par le bureau de paye.

Un chiffre apparaîtra également après le numéro séquentiel afin d'indiquer la situation quant aux tentatives de paiement. Ce numéro sert uniquement dans le cadre du SNP et ne fait pas partie du NRP pour les besoins de la paye régionale. La situation quant aux tentatives de paiement se définit en fonction des différents changements pouvant toucher un paiement pendant son cycle de vie. Par exemple, si un dépôt direct est changé pour un chèque papier, la situation quant aux tentatives de paiement passera de « 1 » (premier essai, par dépôt direct) à « 2 » (deuxième essai, par chèque) ou à « 3 » (troisième essai, paiement en double).

3.3 Quand le SNP entrera en vigueur, tous les paiements visant un fichier principal de paye particulier porteront un numéro commençant par les quatre mêmes chiffres suivis d'un numéro séquentiel. Les numéros d'émission distincts qui apparaissaient auparavant sur les chèques, les paiements par dépôt direct, les paiements solde zéro et les émissions de chèque manuelles ne seront plus utilisés. Les indicateurs et les numéros séquentiels des différents fichiers principaux de paye seront les suivants :

  • 0831-00000001 - Halifax (Atlantique)
  • 2531-00000001 - Montréal (Québec)
  • 3631-00000001 - DOR (Région de la capitale nationale)
  • 3431-00000001 - Toronto (Ontario)
  • 2231-00000001 - Chambre des communes (Région de la capitale nationale)
  • 6231-00000001 - Edmonton (Ouest)
  • 6631-00000001 - Vancouver (Pacifique)

4. PROCEDURES

4.1. Paiements réguliers

Actuellement, l'information concernant le ministère et la liste de paye est regroupée au recto du paiement à côté du nom de la personne concernée. Cependant, avec le SNP, certains types de données sont présentés en des endroits prédéterminés. Dans le cas des chèques, l'indication du ministère, du bureau de paye et de la liste de paye continuera à apparaître sur le chèque et sera toujours visible dans la fenêtre de l'enveloppe. L'indication du lieu sera maintenant flottante; elle apparaîtra à droite de la dernière ligne de l'étiquette nom ou à droite de la dernière ligne de l'adresse. Dans le cas des dépôts directs et des paiements solde zéro, l'indication du ministère, du bureau de paye et de la liste de paye apparaîtra toujours au coin inférieur droit du relevé et sera visible dans la fenêtre de l'enveloppe.

Les nouveaux instruments de paiement seront maintenant imprimés au laser, ce qui rehaussera la qualité de l'impression. Les relevés se présenteront de la même façon qu'actuellement. Toutefois, le talon constituera la partie supérieure du relevé dans le cas des chèques, et la partie inférieure du relevé dans le cas des dépôts directs et des paiements solde zéro. Le Système régional de paye aura recours à la fonction du SNP qui permet d'imprimer au verso des relevés. Ainsi, il sera moins souvent nécessaire de produire deux talons quand il y a trop d'information concernant un paiement pour qu'elle soit imprimée sur un seul talon.

4.2 Annulation de paiement (CIP 19)

Le Système régional de paye sera modifié de manière à ce que la fonction permettant d'annuler des paiements soit éliminée. Le CIP 19 ne sera plus un outil d'intervention dont pourront se servir les spécialistes de la rémunération. Conformément aux procédures actuelles, les ministères retourneront directement les chèques au Bureau de comptabilité de la paye de TPSGC, qui, à son tour, annulera le paiement en direct au moyen du SNP une fois le chèque reçu.

Quand le paiement aura été annulé dans le SNP, le Système régional de paye émettra un message en direct au moyen du Texte non imposé afin de faire savoir au ministère qu'il a reçu l'avis d'annulation du SNP et que le paiement sera automatiquement annulé à la prochaine mise à jour courante (ce qui se fait actuellement tous les deux soirs). Si des opérations subséquentes sont nécessaires, c'est à ce moment-là que les entrées peuvent être faites.

Il est essentiel que les agents financiers et administratifs sachent que la rapidité avec laquelle ils retourneront les chèques au Bureau de comptabilité de la paye influera maintenant directement de la capacité des spécialistes de la rémunération de traiter définitivement un compte. Si un CIP 13 ou un CIP 02 est traité avant qu'un chèque soit annulé au moyen du SNP, le Système régional de paye produira un paiement en trop et puisera les montants impayés dans les prochains fonds disponibles.

De plus, tous les paiements qui doivent être retournés (incluant les paiements sol zéro) devront être accompagnés d'une note d'envoi et reçu (GC44) ensuite envoyés au Bureau de la comptabilité de la paye. La raison du retour du paiement devra être clairement identifiée.

4.3. Interceptions et rappels (dépôt direct)

Les paiements par dépôt direct seront traités au moyen du SNP. Cette conversion ne touche pas les employés et les spécialistes de la rémunération. Selon les procédures actuelles, si une interception ou un rappel est nécessaire, il faut communiquer avec le bureau de paye pour que des mesures soient prises au nom du ministère. Cela ne changera pas.

Le SNP permet de traiter automatiquement les paiements contenant des données incorrectes concernant l'institution financière. Après sa mise en oeuvre, si un numéro d'institution financière n'est plus valide, le SNP changera automatiquement le paiement direct en un chèque qu'il produira à temps pour la date de la prochaine paye régulière. Le Système régional de paye éliminera l'indicateur de dépôt direct et des chèques seront émis jusqu'à ce que le spécialiste de la rémunération réintroduise des données exactes concernant l'institution financière. Un message sera envoyé aux ministères au moyen du SRP afin de les informer que cette mesure a été prise et qu'ils peuvent en informer les employés.

Avec le SNP, le délai pour l'interception d'un paiement sera maintenant plus long, soit de cinq jours ouvrables au lieu de deux jours comme c'est le cas actuellement. Si un paiement ne peut être intercepté dans le délai prévu, le bureau de paye fera une demande de rappel pour les ministères. Le calendrier du règlement des mesures de rappel demeurera inchangé et continuera de relever de l'institution financière concernée.

4.4. Renseignements généraux

Les ministères continueront de demander des paiements en double conformément aux procédures actuelles. Les employés devront remplir les formulaires appropriés et les ministères devront les envoyer au bureau de paye de TPSGC concerné. Le bureau de paye amorcera les recherches nécessaires et fera en sorte que le paiement en double soit produit.

Les ministères et les organismes ne doivent pas oublier qu'il faudra suivre les procédures actuelles en matière de cessation d'emploi une fois que le SNP entrera en vigueur. Les systèmes de paye et de téléchargement de TPSGC sont programmés de façon à réagir en fonction des données d'entrée. On rappelle donc aux clients que si des employés changent d'employeur (p. ex. s'ils passent du Conseil du Trésor à un employeur distinct et vice versa), ils doivent introduire un mouvement de cessation d'emploi plutôt qu'un mouvement de mutation. Si le traitement ne se fait pas correctement, TPSGC ne pourra pas produire les paiements finaux tels que les indemnités de départ. De plus, les bureau de paye de TPSGC ne pourront plus émettre de chèques manuels. Les ministères doivent faire les demandes de paiements urgents au moyen du Système des comptes payable.

Les clients ne doivent pas oublier que lorsqu'un employé change de cycle de paye (7C à 7B ou 7A), il faut arrêter le dépôt direct dans le système régional de paye avant de procéder à la mutation.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Pour toute demande de renseignements concernant ce qui précède, veuillez communiquer avec votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement


P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 2075-4