ARCHIVÉE DR 1998-024

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le 6 novembre 1998

OBJET : Frais relatifs aux études payés par l'employeur (frais de scolarité)

1. BUT

1.1. Le but de la présente directive est de fournir des renseignements fiscaux (retenues à la source) au sujet des nouvelles lignes directrices publiées par Revenu Canada sur les frais relatifs aux études payés par l'employeur (frais de scolarité) applicables rétroactivement à l'année d'imposition 1997.

La politique de Revenu Québec est compatible avec les lignes directrices de Revenu Canada.

1.2. Le Conseil du Trésor fournira des instructions aux ministères au sujet des politiques de l'employeur en matière de formation.

1.3. Dans cette directive, le masculin est employé à titre générique et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. ANNULATION

2.1. La présente directive remplace la directive des Services de paye 1992-086(39) en date du 3 décembre 1992 concernant la partie de la directive intitulée Frais de scolarité/de livres seulement.

3. CONTEXTE

3.1. Revenu Canada a examiné ses lignes directrices à l'égard des frais relatifs aux études payés par l'employeur par rapport aux avantages tirés d'un emploi visés à l'alinéa 6(1)(a) de la Loi de l'impôt sur le revenu.

3.2. Cet examen a abouti à l'élaboration de nouvelles lignes directrices dont l'application est rétroactive et vise l'année d'imposition 1997.

4. POLITIQUE

4.1. Les nouvelles lignes directrices entrent en vigueur rétroactivement le 1er janvier 1997.

4.2. Lorsque la formation est suivie essentiellement dans l'intérêt de l'employeur, il n'en découle aucun avantage imposable, que la formation conduise à l'obtention d'un titre, d'un diplôme ou d'un certificat. Il y a avantage imposable lorsque la formation est suivie sur des sujets d'intérêt personnel.

Les nouvelles lignes directrices englobent trois grandes catégories de formation.

Formation spécifique liée aux activités de l'employeur

Les cours de formation suivis afin de maintenir ou d'améliorer des compétences liées aux activités de l'employeur, s'il est raisonnable de croire que l'employé reprendra son emploi pour une période de temps assez longue après la fin des cours, sont généralement considérés comme une formation suivie essentiellement dans l'intérêt de l'employeur et, par conséquent, ne sont pas imposables. Par exemple, les frais et autres coûts connexes comme les repas, les déplacements et l'hébergement qui sont payés pour des cours menant à l'obtention d'un titre, d'un diplôme, ou d'un certificat dans un domaine lié aux responsabilités actuelles ou éventuelles de l'employé au sein de l'entreprise de l'employeur, ne donneront pas lieu à un avantage imposable.

Formation générale liée aux activités de l'employeur

Les cours suivis sur des sujets liés aux affaires, mais n'ayant pas de rapport direct avec l'entreprise de l'employeur, seront généralement considérés comme non imposables. Par exemple, il pourrait s'agir de cours sur la gestion du stress ou l'équité en matière d'emploi, d'un cours de secourisme ou de formation linguistique. En temps normal, la formation donnée à l'interne ne sera pas considérée comme un avantage imposable.

Formation sur des sujets d'intérêt personnel

Les frais payés par l'employeur pour des cours portant sur des sujets d'intérêt personnel ou visant l'acquisition d'aptitudes techniques, mais qui n'ont aucun rapport avec l'entreprise de l'employeur, sont toujours considérés comme bénéficiant essentiellement à l'employé et, par conséquent, sont imposables. Par exemple, les frais payés pour un cours de menuiserie d'intérêt personnel donneraient lieu à un avantage imposable.

4.3. Il incombe à l'employeur d'établir si les frais relatifs aux études devraient être traités comme un avantage non imposable en vertu des nouvelles lignes directrices.

4.4. Un avantage non imposable découlant de frais relatifs aux études payés par l'employeur versés directement à l'employé ou à l'établissement d'enseignement n'est pas assujetti aux retenues au titre de l'impôt sur le revenu, de l'AE, du Régime de pensions du Canada (RPC) ou du Régime de rentes du Québec (RRQ). En pareil cas, le montant versé ne figure pas sur le feuillet T4-Relevé 1 de l'employé.

4.5. Le remboursement des frais constituant un avantage non imposable aux employés doit être effectué par la Section des finances des ministères employeurs. Ce genre de paiement ne passe pas par le système régional de paye.

4.6. Un avantage imposable découlant de frais relatifs aux études payés par l'employeur versés directement à l'employé est assujetti aux retenues à la source au titre de l'impôt sur le revenu, de l'AE et du RPC ou du RRQ. En pareil cas, le montant figure à titre de revenu, de gains assurables et ouvrant droit à pension et sous la forme de déductions au titre de l'impôt sur le revenu, de l'AE et du RPC ou du RRQ sur le feuillet T4-Relevé 1 de l'employé.

4.7. Un avantage imposable découlant de frais relatifs aux études payés par l'employeur versés directement à l'établissement d'enseignement n'est pas assurable; il est toutefois assujetti aux retenues au titre de l'impôt sur le revenu et du RPC ou du RRQ aux fins de la déclaration d'impôt sur le revenu de l'employé. En pareil cas, le montant doit figurer à titre de revenu et de gains ouvrant droit à pension sur le feuillet T4-Relevé 1 de l'employé.

Le Conseil du Trésor a fait savoir que sa politique de formation n'autorise pas ce genre de paiement et que, par conséquent, les ministères pour lesquels le Conseil du Trésor est l'employeur n'ont pas à intervenir.

Les employeurs distincts dont la politique en matière de formation pourrait prévoir ce genre de paiement doivent veiller à ce que leur Section des finances fasse figurer le montant constituant un avantage versé sur le feuillet T4-Relevé 1.

4.8. Les employés dont l'employeur a payé ou remboursé les frais de scolarité admissibles ne peuvent pas demander le crédit d'impôt pour frais de scolarité, si ces frais ne constituent pas un avantage imposable.

4.9. En outre, le montant relatif aux études ne peut pas être demandé lorsque l'employeur a payé ou a remboursé à ses employés leurs frais de scolarité admissibles, ou lorsque les employés sont rémunérés tout en suivant des cours de formation liés à leurs responsabilités au travail.

5. PROCÉDURES - INSTRUCTIONS

5.1. Lorsque l'employeur a établi que l'avantage découlant de frais relatifs aux études payés par l'employeur est imposable, le code de versement 239 s'applique pour que l'employé bénéficie d'un avantage imposable se rapportant à des frais relatifs aux études payés par l'employeur.

REMARQUE : Seuls les montants couvrant des frais relatifs aux études payés par l'employeur et constituant un avantage imposable passent par le système régional de paye. Le Conseil du Trésor a fait savoir que le versement ou le remboursement des montants couvrant les frais relatifs aux études payés par l'employeur et constituant un avantage non imposable doit être fait par la Section des finances du ministère employeur.

5.2. Procédures concernant le remboursement des prélèvements au titre de l'impôt sur le revenu, de l'AE, du RPC ou du RRQ relativement aux remboursements effectués en 1997

Au cas où les nouvelles lignes directrices auraient pour effet de rendre non imposables les avantages s'appliquant à l'année 1997, un feuillet T4-Relevé 1 modifié devra être produit pour que Revenu Canada et Revenu Québec établissent une nouvelle cotisation. L'employé doit demander la nouvelle cotisation de l'impôt sur le revenu auquel il est assujetti. Les remboursements de prélèvements au titre de l'impôt sur le revenu, de l'AE et du RPC ou du RRQ seront effectués par Revenu Canada ou Revenu Québec selon le cas.

REMARQUE : Seuls les mouvements traités par le système régional de paye seront annulés. En d'autres termes, lorsque les remboursements imposables ont été effectués par l'entremise de la Section des finances du ministère client, il incombe à cette même Section d'annuler l'avantage imposable.

Les ministères seront tenus d'adresser la demande écrite de modification du feuillet T4-Relevé 1 à leur bureau de paye. Voici les renseignements à fournir pour que l'on donne suite à ce genre de demande :

  1. Identification de l'employé :
    • nom,
    • code d'identification du dossier personnel (CIDP),
    • ministère,
    • liste de paye.
  2. Montant brut du remboursement déjà versé en vertu du code 239.
  3. Montant des cotisations au RPC ou au RRQ déduites (aux fins de la comptabilité du bureau de paye uniquement, pour recouvrer la part de l'employeur).
  4. Montant des cotisations d'AE déduites (aux fins de la comptabilité du bureau de paye uniquement, pour recouvrer la part de l'employeur).

Les ministères seront également tenus d'adresser à l'employé une lettre dans laquelle ils indiquent l'avantage annulé et précisent les établissements d'enseignement auquel il se rapporte. Pour qu'une nouvelle cotisation soit établie, l'employé produira un feuillet T4-Relevé 1 modifié ainsi que la lettre que lui aura adressé le Ministère.

Le bureau de paye soustraira le montant indiqué en b) du salaire brut de l'employé (élément 700), des gains ouvrant droit à pension (élément 706 ou 707) et des gains assurables (élément 724).

Le bureau de paye doit fournir au Bureau de comptabilité de la paye (BCP) un formulaire PD24 intitulé « Déclaration de paiement en trop et demande de remboursement » pour les comptes d'employés exigeant le recouvrement des cotisations versées par l'employeur au titre du RPC ou du RRQ et de l'AE auprès de Revenu Canada ou de Revenu Québec.

Le BCP soustrait ensuite les cotisations versées par l'employeur au titre du RPC ou du RRQ et de l'AE du versement effectué et en informe Revenu Canada et Revenu Québec de la façon habituelle.

5.3. Procédures concernant le remboursement des prélèvements effectués au titre de l'impôt sur le revenu, du RPC ou du RRQ et de l'AE relativement aux remboursements déjà versés en 1998 et avant la remise du feuillet T4-Relevé 1 pour l'année d'imposition 1998

Si les lignes directrices ont pour effet de rendre non imposable l'avantage établi pour l'année 1998 et pour lequel l'employé a déjà reçu un remboursement, mais qu'un feuillet T4-Relevé 1 pour 1998 ne lui a pas encore été remis, le bureau de paye remboursera les prélèvements effectués au titre de l'impôt sur le revenu, du RPC ou du RRQ et de l'AE après en avoir reçu l'avis par écrit du ministère client.

REMARQUE : Seuls les mouvements traités par le système régional de paye seront annulées. En d'autres termes, lorsque des remboursements relatifs à un avantage imposable ont été effectués par l'entremise de la Section des finances du ministère client, il incombe à cette même Section d'annuler l'avantage imposable.

Les ministères seront tenus d'adresser par écrit les demandes de remboursement à leur bureau de paye. Voici les renseignements à fournir pour que l'on donne suite à ce genre de demande:

  1. Identification de l'employé 
    • nom,
    • code d'identification du dossier personnel (CIDP),
    • ministère,
    • liste de paye.
  2. Montant brut du paiement déjà effectué en vertu du code 239.
  3. Montant de l'impôt sur le revenu (fédérale ou du Québec) à rembourser.
  4. Montant des cotisations au RPC ou du RRQ à rembourser.
  5. Montant des cotisations d'AE à rembourser.

Le bureau de paye versera les remboursements indiqués en c), d) et e). De plus, il soustraira le montant indiqué en b) du salaire brut (élément 700), des gains ouvrant droit à pension (élément 706 ou 707) et des gains assurables (élément 724) de l'employé. Étant donné que les remboursements de prélèvements au titre de l'impôt sur le revenu, du RPC ou du RRQ et de l'AE réduisent automatiquement les éléments auxquels ils correspondent, le bureau de paye n'est pas tenu de le faire manuellement.

Le BCP doit savoir que tous les montants remboursés seront automatiquement soustraits des montants soumis au contrôle financier.

5.4. Procédures concernant le remboursement des prélèvements au titre de l'impôt sur le revenu, du RPC oou du RRQ et de l'AE relativement à des remboursements déjà effectués en 1998 et après la remise du feuillet T4-Relevé 1 pour l'année d'imposition 1998

Si, après que l'employé a reçu un feuillet T4/Relevé 1 pour l'année d'imposition 1998, l'avantage découlant de frais relatifs aux études payés par l'employeur devient non imposable, veuillez vous conformer aux procédures exposées au point 5.2.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1. Veuillez adresser toute question sur ce qui précède à votre Bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement


P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 9010-1