ARCHIVÉE DR 1999-003

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le 29 janvier 1999

OBJET : SIF (Stratégie d'information financière) - Procédures d'accès au FIN (Finances)

1. OBJET

1.1 Le présent document a pour but de fournir aux ministères les procédures détaillées d'accès en direct au FIN. Cette directive s'adresse aux agents financiers du ministère ainsi qu'aux agents de contrôle de l'accès à la sécurité du ministère.

1.2 Dans le texte, le masculin est employé à titre générique et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 Ce projet a été mis en oeuvre conjointement par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour régler les problèmes de comptabilité et remplacer les systèmes périmés. Dans l'optique de la SIF, chaque ministère est tenu de gérer son propre système ministériel de gestion financière (SMGF).

2.2 Une nouvelle base de données du contrôle des dépenses du système régional de paye et un sous-système finances en direct ont été créés pour satisfaire aux exigences techniques. Cela permet aux agents financiers qui utilisent le système régional de paye en direct et aux conseillers comptables des services de rémunération de tenir de l'information sur les remboursements, les articles d'exécution et les blocs de codage financier.

2.3 La conformité à la SIF ne modifiera en rien la fonctionnalité globale du système régional de paye (SRP). Celui-ci sera toutefois modifié pour remplir ses nouvelles fonctions de comptabilisation des dépenses. Les ministères clients seront identifiés comme étant conformes ou non conformes à la SIF. Les dépenses des ministères qui seront désignés conformes à la SIF (entre le 1er avril 1999 et le 1er avril 2001) ne seront pas comptabilisées au moyen du Système régional d'interface de la paye (SRIP), mais au moyen du SRP. Les ministères non conformes à la SIF continueront de recevoir l'information relative aux dépenses par l'entremise du SRIP. Les ministères auront la possibilité de contrôler leur codage financier dans leur propre SMGF; cela leur évitera d'avoir à introduire les codes des comptes dans le fichier principal de l'employé du SRP et dans la nouvelle base de données des fichiers de contrôle des dépenses du SRP.

Les ministères qui choisissent de conserver l'information sur leurs codes financiers dans le SRP utiliseront le nouveau sous-système FIN pour tenir à jour gérer les remboursements et les codes d'articles d'exécution et introduire les modifications au code des comptes du fichier principal de l'employé du SRP.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1 Tous les ministères, qu'ils soient conformes ou non à la SIF, ont accès au nouveau sous-système de paye FIN (Finances). Les ministères non conformes n'auront besoin que de l'option du menu FIN permettant de mettre à jour le codage financier. Pour ceux qui sont conformes à la SIF, ce sous-système remplace le système en direct actuel FCID/FCDP (fichiers de contrôle interactifs en direct/fichiers de contrôle des dépenses de paye). Le sous-système FIN permettra aux clients de la SIF de conserver l'information sur le codage des articles d'exécution et des renseignements du ministère. Notons que les ministères conformes à la SIF qui ont décidé de gérer leurs codes financiers dans leur propre SMGF n'ont pas besoin d'accéder au système FIN.

Le système FIN étant un sous-système du présent processus de paye en direct (SRP), les restrictions en matière de sécurité y sont donc très semblables, c.-à-d. : restriction des profils d'accès par ministère, par bureau de paye et par liste de paye. L'agent de contrôle de l'accès à la sécurité sait comment établir les profils d'accès à la paye. On devrait donc communiquer avec lui pour qu'il établisse les profils d'accès au FIN de l'agent financier.

Les détails ci-après expliquent les choix que peuvent faire les ministères clients qui désirent utiliser le sous-système FIN pour la mise à jour du codage financier, y compris l'information sur les articles d'exécution et les remboursements.

Le sous-système FIN peut être utilisé dans deux cas :

  1. Par les agents financiers des ministères conformes à la SIF qui veulent y avoir accès pour mettre à jour les tables de codage des articles d'exécution et des remboursements ainsi que l'information sur le codage financier par employé.
  2. Par les agents financiers des ministères non conformes à la SIF qui veulent avoir accès à des fins de mise à jour, d'autorisation et d'interrogation relativement à l'information sur le codage financier des employés dans le fichier principal de l'employé du SRP.

Veuillez noter que l'accès est le même dans les deux cas susmentionnés. Toutefois, les ministères non conformes à la SIF ne sont pas tenus d'avoir accès aux tables de codage des articles d'exécution et des remboursements ou de les conserver étant donné que ces tables ne sont utilisées pour la comptabilisation des dépenses que lorsque le ministère est conforme à la SIF. Un menu du sous-système FIN permet aux ministères de choisir l'option appropriée. Notons que les ministères conformes à la SIF qui ont choisi de ne pas conserver le codage financier sur le fichier principal de paye régionale n'auront pas à obtenir l'accès à ce sous-système.

3.2. INSTRUCTIONS - ÉTABLISSEMENT DE LA SÉCURITÉ

L'accès à ce qui suit est nécessaire:

  1. Ordinateur central de TPSGC (CV72);
  2. Application PD (paye en direct);
  3. Les classes d'utilisateurs requises comprennent : FIN, AUT (personne autoriseé) et INQ (interrogation).

Pour la fonction AUT, le code d'autorisation est donné à l'employé si celui-ci est la personne qui autorise régulièrement la paye en direct.Veuillez noter que la fonction AUT est utilisée pour autoriser d'autres types de mouvements de paye. La fonction INQ permettra à l'utilisateur d'accéder à la base de données des mouvements pour visualiser la situation de mouvements particuliers, par exemple ceux « en instance d'autorisation » et « en instance d'extraction ». Grâce à la fonction INQ, tous les mouvements sont affichés, quelles que soient les dates d'entrée en vigueur.

L'accès est défini au niveau du ministère, du bureau de paye de TPSGC et de la liste de paye.

3.3 Pour d'autres détails, veuillez consulter la section 17 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Toutes les demandes de renseignements sur ce qui précède doivent être adressées à Hélène Charron du projet de la paye SIF de TPSGC, au 819-956-2077.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement


P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence: CJA 2005-18