ARCHIVÉE DR 1999-035

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le 12 octobre

OBJET : Indemnité provisoire -- Pratiques actuelles et nouvelles

1. BUT

1.1 La présente directive vise à vous donner de l'information sur la nouvelle indemnité provisoire qui est versée au moyen du code 229 aux membres du Groupe des systèmes d'ordinateurs (CS) et qui sera aussi versée à certains employés occupant des postes au sein du Groupe de l'inspection des produits primaires (PI) et du Groupe de l'inspection technique (TI).

1.2 Dans le présent texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 Le code de versement 229 a été créé à la suite de la ratification de la nouvelle convention collective du Groupe des CS, dans le but de réduire le nombre de transactions nécessaires pour mettre en oeuvre l'indemnité provisoire. Il a été décidé d'étendre l'utilisation de ce code aux groupes des PI et des TI.

2.2 Le lecteur devrait aussi prendre connaissance des directives sur la rémunération 1999-024 du 27 mai 1999 et 1999-031 du 19 août 1999.

3. POLITIQUE

3.1 À compter du 1er septembre 1999, les clients peuvent utiliser le code de versement 229 pour effectuer les transactions d'entrée liées à l'indemnité provisoire prévue pour les membres des groupes des CS, des PI et des TI.

3.2 La nouvelle indemnité mensuelle sera divisée en deux versements égaux, lesquels seront effectués les jours de paye régulière. Par conséquent, aucun versement lié à l'indemnité provisoire ne sera effectué les jours de paye sans retenue mensuelle.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. Commencement des versements

Pour effectuer la transaction d'entrée concernant le commencement des versements, il faut utiliser le code de versement 229 (VRC 229) et un taux de base 6, ainsi qu'indiquer le taux mensuel. Le système divisera le taux mensuel en deux montants égaux et versera le premier en même temps que la première paye régulière. La zone « Date en vigueur du » correspond toujours au premier jour du mois et la zone « En vigueur jusqu'au », doit être laissée en blanc si l'indemnité est versée de façon continue ou correspond à la dernière journée du mois s'il s'agit d'une période fermée.

Dans le cas où l'on désire éviter qu'un paiement rétroactif soit automatiquement créé, il faut insérer la lettre X dans la zone « Indicateur H-J-S ». Pour procéder à un paiement rétroactif, on doit insérer la lettre N dans la zone « Indicateur H-J-S » et préciser le nombre de mois visés par ce paiement. Les exemples ci-après illustrent ce qui précède.

Exemple 1

Un employé à temps plein de groupe et niveau CS-2 est porté à l'effectif en date du 12 octobre. Les interventions de paye applicables sont effectuées au cours de la période de paye 22 de 1999. L'indemnité étant de 176,00 $ par mois, voici comment il faut effectuer la transaction d'entrée :

VRC 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Date en vigueur jusqu'au : (en blanc)

Base de taux : 6

Taux : 176.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : .5

Comme cette transaction est effectuée au cours de la période de paye 22 de 1999 (soit le deuxième cycle de paye du mois d'octobre) et que l'employé a droit à l'indemnité pour l'ensemble du mois, il faut indiquer .5 dans la zone « Nombre H-J-S », pour que l'employé puisse recevoir la somme de 88,00 $ pour la période du 1er octobre au 15 octobre.

Exemple 2

Un employé est porté à l'effectif en date du 18 octobre. Les interventions de paye applicables sont effectuées au cours de la période de paye 23 de 1999 (premier cycle de paye de novembre) :

VRC 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

En vigueur jusqu'au : (en blanc)

Base de taux : 6

Taux : 176.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : 1


À la suite de cette transaction, le système créera un paiement rétroactif de 176,00 $ pour le mois d'octobre.

Veuillez noter qu'il est maintenant possible d'utiliser le code de versement 229 dans n'importe quel cycle de paye.


4.2. Rémunération d'intérim

Tout employé qui exerce par intérim les fonctions d'un poste de niveau supérieur au sein de son groupe et qui satisfait aux exigences concernant la rémunération d'intérim reçoit une indemnité provisoire qui est calculée au prorata de la période correspondant à chaque niveau. Pour modifier les données liées à l'indemnité provisoire en conséquence, il faut effectuer une transaction d'entrée en utilisant le code de versement 229 A (VRM 229). Afin que l'historique salaire-service soit mis à jour correctement, il est nécessaire d'utiliser une base de taux 6.

Si la période de l'intérim est déjà terminée, il faut utiliser le code VRM 229 et une base de taux 6 et indiquer dans la zone du taux mensuel le montant total dû pour le mois en question. La zone « ancien taux » doit comprendre le montant qui a été reçu.

Tout employé dont le poste d'attache n'est pas visé par l'indemnité provisoire et qui satisfait à la règle des 10 jours de rémunération par mois et exerce par intérim les fonctions d'un poste visé par l'indemnité susmentionnée a droit à cette indemnité.

Exemple 1

Un employé de groupe et niveau CS-4 a exercé par intérim les fonctions d'un poste de CS-5 du 13 au 17 septembre (donc 5 jours ouvrables). Les interventions de paye applicables concernant l'intérim sont effectuées au cours de la période de paye 21 de 1999 (premier cycle d'octobre). Cet employé a reçu pour le mois de septembre une somme de 248,00 $, soit le montant de l'indemnité versée aux employés de groupe et niveau CS-4. L'indemnité versée aux employés de groupe et niveau CS-5 est de 285,00 $ par mois :

Septembre = 22 jours
CS-4 = 17 jours (soit du 1er au 12 septembre et du 18 au 30 septembre)
248,00 $ ÷ 22 jours = 11,27 $; 11,27 $ x 17 jours = 191,59 $
CS-5 = 5 jours (soit du 13 au 17 septembre)
285,00 $ ÷ 22 jours = 12,95 $; 12,95 $ x 5 jours = 64,75 $
191,59 $ + 64,75 $ = 256,34 $

Le montant exact auquel l'employé a le droit est de 256,34 $. Voici maintenant comment il faut effectuer la transaction d'entrée

VRM 229

Date en vigueur du : 01 09 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 30 09 99 2

Base de taux : 6

Taux : 256.41 Ancien taux : 248.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : 1


Exemple 2

Un employé de groupe et niveau CS-1 a exercé par intérim les fonctions d'un poste de CS-3 du 16 août 1999 au 5 novembre 1999. Les interventions de paye applicables concernant l'intérim sont effectuées au cours de la période de paye 19 de 1999 (premier cycle de septembre). L'indemnité versée aux employés CS-1 est de 139,00 $ et celle versée aux employés CS-3 est de 212,00 $ par mois :

Août = 22 jours
CS-1 = 10 jours (soit du 1er au 15 août)
139,00 $ ÷ 22 jours = 6,32 $; 6,32 $ x 10 jours = 63,20 $
CS-3 = 12 jours (soit du 16 au 31 août)
212,00 $ ÷ 22 jours = 9,64 $; 9,64 $ x 12 jours = 115,68 $
63,20 $ + 115,68 $ = 178,88 $

L'employé a droit à une indemnité de 178,82 $ pour le mois d'août et de 212,00 $ pour les mois de septembre et octobre. Voici comment effectuer les transactions d'entrée au cours de la période de paye 19 de 1999, étant donné qu'il faut indiquer une période fermée pour le mois d'août et une période continue pour le mois de septembre :

VRM 229

Date en vigueur du : 01 08 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 31 08 99 2

Base de taux : 6

Taux : 178.88 Ancien taux : 139.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : 1

VRM 229

Date en vigueur du : 01 09 99 1

Date en vigueur jusqu'au : (en blanc)

Base de taux : 6

Taux : 212.00


Voici comment il faut procéder pour déterminer le montant auquel l'employé a droit pour le mois de novembre :

Novembre = 22 jours
CS-3 = 5 jours (soit du 1er au 5 novembre)
212,00 $ ÷ 22 jours = 9,64 $; 9,64 $ x 5 jours = 48,20 $
CS-1 = 17 jours (soit du 6 au 30 novembre)
139,00 $ ÷ 22 jours = 6,32 $; 6,32 $ x 17 jours = 107,44 $
48,20 $ + 107,44 $ = 155,64 $

Voici maintenant comment effectuer les transactions d'entrée au cours de la période de paye 25 (premier cycle de décembre), étant donné qu'il faut indiquer une période fermée pour le mois de novembre et une période continue pour le mois de décembre :

VRM 229

Date en vigueur du : 01 11 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 30 11 99 2

Base de taux : 6

Taux : 155.64 Ancien taux : 212.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : 1

VRM 229

Date en vigueur du : 01 11 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 30 11 99 2

Base de taux : 0

Taux : 56.36


Cette transaction permet de recouvrer le trop-payé versé pour la période de l'intérim.

VRM 229

Date en vigueur du : 01 12 99 1

Date en vigueur jusqu'au : (en blanc)

Base de taux : 6

Taux : 139.00


Exemple 3

Prenons le cas d'un employé dont le poste d'attache fait partie du groupe de l'administration des programmes (PM) et supposons que, dans la documentation ayant été reçue le 20 août, il est mentionné que l'employé est nommé par intérim (pour une période de 4 mois) OU est promu en date du 13 septembre 1999 à un poste faisant partie du Groupe des CS. Comme cet employé a le droit à l'indemnité pour l'ensemble du mois de septembre, il faut effectuer une transaction d'entrée VRC 229 en précisant qu'il s'agit d'une période continue et que celle-ci commence le 1er septembre 1999. Si vous effectuez cette transaction d'entrée au cours de la période de paye 19 de 1999, il n'y a rien d'autre à faire (premier cycle de septembre). Toutefois, si vous l'effectuez après cette période de paye, vous devez insérer la lettre N dans la zone « Indicateur H-J-S » et préciser dans la zone « Nombre H-J-S » le nombre de paiements qui n'ont pas été faits (p. ex. : .5, 1.0, 1,5, 2). Voici la transaction à effectuer dans chacune des deux situations :

Période de paye 19


VRC 229

Date en vigueur du : 01 09 99 1

Base de taux : 6 Taux : 212.00


Période de paye 20

VRC 229

Date en vigueur du : 01 09 99 1

Base de taux : 6 Taux : 212.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : .5

4.3. Promotion

Toute promotion d'un employé dans le groupe CS qui satisfait la règle des 10 jours de rémunération dans le mois est éligible au versement. Les exemples ci-après illustrent ce qu'il convient de faire.

De l'extérieur du groupe

Un employé occupe un poste de groupe et niveau CR -5 et est promu en date du 20 septembre 1999 à un poste de groupe et niveau CS-1. Dans ce cas, l'employé n'a pas le droit à l'indemnité pour le mois de septembre, car il n'a pas satisfait à la règle des 10 jours de rémunération dans le mois à titre de membre du groupe CS.

De l'intérieur du groupe

Un employé occupe un poste de groupe et niveau CS-1 et est promu en date du 20 septembre 1999 à un poste de groupe et niveau CS-2. Comme cet employé satisfait à la règle des 10 jours de rémunération dans le groupe CS, 13 jours pendant lesquels il aura travaillé en tant que CS-1 et 9 jours pendant lesquels il aura travaillé à titre de CS-2, il recevra une indemnité au taux du CS-2 pour le mois.

4.4 Employés reportés à l'effectif (RE- PE)

Lorsqu'un employé est RE-PE au cours du mois, il faut effectuer un rajustement des versements (RAV) pour que soit créé un paiement au montant de la somme due. Si les interventions de paye applicables visant à reporter cet employé au sein de l'effectif sont réalisées à temps pour la deuxième paye régulière du mois, il faut procéder à RAV 229 en indiquant que la « Date en vigueur du » correspond au premier jour du mois et que la « Date en vigueur jusqu'au » correspond au 15 du mois, en précisant une base de taux 6 et le montant de l'indemnité mensuelle, en insérant la lettre N dans la zone « Indicateur H-J-S » et en indiquant .5 dans la zone « Nombre H-J-S ». Dans le cas où les interventions de paye applicables visant à reporter cet employé au sein de l'effectif sont réalisées à temps pour la première paye régulière du mois suivant, il faut procéder à un RAV 229 en indiquant que la « Date en vigueur du » correspond au premier du mois précédent et que la « Date en vigueur jusqu'au » correspond au dernier jour du mois précédent, en précisant une base de taux 6 et le montant de l'indemnité mensuelle, en insérant la lettre N dans la zone « Indicateur H-J-S » et en indiquant 1 dans la zone « Nombre H-J-S ».

Exemple 1

Un employé de groupe et niveau CS-1 est RE-PE en date du 15 novembre 1999. Les interventions de paye applicables visant à le reporter à l'effectif sont effectuées au cours de la période de paye 25 de 1999 et le fichier principal de l'employé (FPE) comprend une transaction VRC 229. Pour que cet employé reçoive un paiement pour le mois de novembre, il faut procéder à un RAV 229 :

RAV 229

Date en vigueur du : 01 11 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 30 11 99 2

Base de taux : 6

Taux : 139.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : 1


Exemple 2

Un employé de groupe et niveau CS-1 est RE-PE en date du 8 novembre 1999. Les interventions de paye applicables visant à le reporter à l'effectif sont effectuées au cours de la période de paye 24 de 1999 et le FPE comprend une transaction VRC 229. Pour que soit créé un paiement pour la paye du premier cycle de novembre, il faut procéder à un RAV 229 comme suit :

RAV 229

Date en vigueur du : 01 11 99 1

Date en vigueur jusqu'au :15 11 99 2

Base de taux : 6

Taux : 139.00

Indicateur H-J-S : N

Nombre H-J-S : .5

4.5. Arrêt des versements

Si un employé cesse de satisfaire aux conditions d'admissibilité liées à l'indemnité provisoire, il faut procéder à l'arrêt des versements en vigueur le premier jour du mois.

Exemple 1

Un employé de groupe et niveau CS-1 est promu en date du 4 octobre 1999 à un poste de groupe et niveau AS-3. Les interventions de paye applicables concernant la promotion sont effectuées au cours de la période de paye 21 de 1999. Comme l'employé n'a pas satisfait à la règle des 10 jours de rémunération dans le mois à titre de membre du Groupe des CS, il faut procéder à un VRA 229 comme suit

RAV 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Taux : 176.00


Exemple 2

Un employé de groupe et niveau CS-1 est promu en date du 4 octobre 1999 à un poste de groupe et niveau AS-3. Les interventions applicables concernant la promotion sont effectuées au cours de la période de paye 22 de 1999. Comme l'employé n'a pas satisfait à la règle des 10 jours de rémunération dans le mois à titre de membre du Groupe des CS, il faut procéder à un VRA 229 en précisant que l'arrêt entre en vigueur le 1er octobre 1999. De plus, comme l'employé a reçu un paiement au cours du premier cycle d'octobre, il faut procéder au recouvrement de ce paiement :

VRA 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Taux : 176.00

VRA 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 15 10 99 2

Base de taux : 0

Taux : 88.00


4.6. Versement excédentaire

Si l'employé a reçu une indemnité alors qu'il n'y avait plus droit, il faut procéder au recouvrement du versement excédentaire. Sauf dans les cas d'intérim, l'employé a droit à l'indemnité pour tout le mois ou alors n'y a pas droit du tout. Lorsqu'un employé n'a plus le droit à l'indemnité, il faut procéder au recouvrement du versement excédentaire pour tout le mois. Si l'employé n'a reçu qu'un versement partiel, alors il faut recouvrer la somme en question. Les exemples ci-après illustrent ce qu'il convient de faire.

Exemple 1

Un employé de groupe et niveau CS-2 est promu en date du 12 octobre 1999 à un poste ne faisant pas partie du Groupe des CS. Les interventions de paye applicables concernant la promotion sont effectuées au cours du deuxième cycle d'octobre. Voici comment il faut effectuer la transaction d'entrée concernant le rajustement et celle concernant le recouvrement des sommes versées en trop :

VRA 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Taux : 176.00

VRA 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 31 10 99 2

Base de taux : 0

Taux : 88.00


Exemple 2

Un employé est promu en date du 14 octobre 1999. Les interventions de paye applicables concernant la promotion sont effectuées au cours du premier cycle de novembre. Voici comment il faut effectuer les transactions d'entrée pertinentes :

VRA 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Taux : 176.00

VRA 229

Date en vigueur du : 01 10 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 31 10 99 2

Base de taux : 0

Taux : 176.00


Si l'employé a reçu un trop-payé parce qu'il occupait par intérim un poste de niveau supérieur et qu'il a réintégré son poste d'attache, consultez l'exemple 2 de la section 4.2 (rémunération d'intérim) de la présente directive.

4.7. Congé avec étalement du revenu (CER)

Il faut traiter les CER comme s'il s'agissait de primes au bilinguisme. Autrement dit, on doit suivre les indications précisées à l'Appendice VIII-B-3 de la Directive sur la rémunération 1995-047 (du 31 octobre 1995). Toutefois, comme il s'agit d'une indemnité mensuelle, on doit utiliser une base de taux 6. Il faut aussi indiquer la date du 30 avril 2000 dans la zone « Date en vigueur jusqu'au ».

Exemple

Prenons le cas d'un employé qui prend un CER et dont le revenu est étalé sur la période allant du 1er novembre 1999 au 31 octobre 2000 (versement pour une période de six mois). Supposons que, en raison de son congé, cet employé n'a pas le droit à l'indemnité provisoire pour les mois de novembre et de décembre. Voici comment il faut procéder pour déterminer le montant exact auquel l'employé a le droit, étant donné que l'indemnité versée aux employés de son niveau est de 139,00 $ :

139,00 $ x 6 mois = 834,00 $ (novembre à avril)
139,00 $ x 2 mois = 278,00 $ (novembre et décembre)
834,00 $ - 278,00 $ = 556,00 $ pour l'ensemble des six mois
556,00 $ + 6 mois = 92,67 $ par mois

VRM 229

Date en vigueur du : 01 11 99 1

Date en vigueur jusqu'au : 30 04 00 2

Base de taux : 6

Taux : 92.67 Ancien Taux : 139


4.8. Irrégularités

4.8.1. Employés à temps partiel

C'est par erreur qu'on a tenu pour acquis que tous les employés ayant des semaines désignées de travail (SDT) de moins de 15 heures n'avaient pas le droit aux paiements rétroactifs émis automatiquement. La règle des 10 jours de rémunération précise que les employés à temps partiel ont droit à l'indemnité provisoire s'ils touchent au cours du mois un montant total correspondant à deux fois la rémunération pour une SDT. Tout employé à temps partiel qui satisfait à la condition susmentionnée a droit à une indemnité proportionnelle calculée en fonction de sa SDT. Les ministères doivent effectuer eux-mêmes les transactions pertinentes.

heures d'une semaine désignée de travail X montant de l'indemnité des employés à temps plein heures de travail d'une semaine normale

4.8.2. Indemnité provisoire pour les employés faisant partie des groupes des PI et des TI

Veuillez noter que, à moins que le Conseil du Trésor en décide autrement, il faut procéder à l'arrêt des versements liés à l'indemnité provisoire pour les membres des groupes des PI et des TI au cours de la période de paye 1 de 2000 en précisant que cet arrêt entre en vigueur le 1er janvier 2000.

4.8.3. Employés qui ne sont pas représentés en raison du poste qu'ils occupent

Aucun versement n'est effectué pour les employés qui sont désignés (zone 31 dans le Système régional de paye) comme des employés de type K, L, P, R, E, F ou M, et ce, afin que les ministères puissent déterminer si leurs employés ont droit à l'indemnité provisoire. Une fois cela déterminé, les ministères effectueront les transactions d'entrée visant à générer les paiements rétroactifs et les transactions d'entrée concernant le commencement des versements.

4.8.4. Paiements rétroactifs erronés

Les employés à temps partiel qui étaient temporairement rayés de l'effectif au moment de l'émission des paiements rétroactifs ont reçu une indemnité provisoire pour toute la période visée comme s'il s'agissait d'employés à temps plein. Veuillez faire en sorte qu'on prenne, dès maintenant ou au moment du retour au travail de ces employés, les mesures qui s'imposent en vue de recouvrer les sommes pertinentes.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Le directeur général intérimaire
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement


B. Bartley
a signé l'original

B. Bartley

Référence : VERS 229