ARCHIVÉE DR 2000-009

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le 5 avril 2000

OBJET : Transfert électronique des données -- Renseignements supplémentaires sur l'utilisation des chiffriers liés à la parité salariale (versions Excel et Lotus)

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir des instructions complémentaires aux ministères clients sur l'utilisation des applications Excel et Lotus pour effectuer des opérations de paiement au chapitre de la parité salariale pour la période allant du 8 mars 1985 au 31 mars 1989 pour les comptes 7B et 7C et pour toutes les périodes de service associées à une fréquence de paye 7A.

1.2 Le lecteur doit également prendre connaissance de la Directive sur la rémunération 2000-004 (du 1er février 2000), qui a trait à la mise en oeuvre de la parité salariale pour les groupes des Commis aux écritures et aux règlements (CR), des sténographie et de la dactylographie (ST), des Traitement des données (DA)-CON, des Services hospitaliers (HS), des bibliothéconomie (LS) et des soutien de l'enseignement (EU), de la Directive sur la rémunération 1997-041 (du 5 décembre 1997), qui a trait à la péréquation pour les groupes des CR, des ST, des DA, des HS, des LS et des EU ainsi que de la Directive sur la rémunération 2000-001 (du 10 janvier 2000), qui a trait aux paiements de rajustement au chapitre de la parité salariale pour ces mêmes groupes.

1.3 Dans le présent texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 Afin de permettre aux utilisateurs d'entrer directement les données sur les opérations relatives à la parité salariale dans le Système régional de paye (SRP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a approuvé l'utilisation d'un processus qui permettra aux ministères de copier la partie pro forma de leurs chiffriers sur une disquette de 3,5 po, qui sera ensuite téléchargée directement dans le SRP. Ce processus est destiné à éliminer la nécessité de saisir les données sur toutes les opérations relatives à la parité salariale antérieures à 1989 ou portant sur les comptes 7A.

Deux outils de travail, un dans Excel et l'autre dans Lotus, ont été approuvés pour saisir les données sur les paiements au chapitre de la parité salariale. Les deux versions permettent de créer un formulaire pro forma et une en-tête de lot pour chaque employé. Pour cet exercice, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a conçu deux programmes de conversion COBOL qui permettent d'extraire les données requises de la partie pro forma de chaque chiffrier, et de reformater les données extraites sous une forme lisible pour le SRP. Les copies papier ne seront PAS acceptées pour la saisie de données.

3. PROCÉDURES

Les sous-sections suivantes présentent les instructions que doivent suivre tous les conseillers en rémunération pour tout chiffrier comportant de l'information sur une période de service associée à une fréquence de paye 7A et se terminant au plus tard le 28 juillet 1998 ou sur une période de service associée à une fréquence de paye 7B ou 7C et comprise entre le 8 mars 1985 et le 31 mars 1989. Veuillez vous reporter aux instructions pertinentes liées à l'entrée de données sur les chiffriers, selon que vous utilisez Excel ou Lotus.

3.1. Processus

Les conseillers en rémunération continueront d'entrer les données portant sur la parité salariale à l'aide des applications Excel et Lotus approuvées à cet effet. Cependant, ils n'auront pas à imprimer de copies papier des formules pro forma ou des en-tête de lot. De plus, on communiquera à tous les utilisateurs les procédures à suivre pour entrer directement les codes d'exonération d'impôt 395/396 et les codes de Congé non payé (CNP) 202/270 dans la partie pro forma des chiffriers.

TPSGC a créé une commande macro qui vous permettra de convertir la partie pro forma de votre chiffrier sous format texte (« fichier-texte »). Après la conversion, les fichiers-textes doivent être copiés sur une disquette de 3,5 po. Lorsque la disquette sera pleine, un message apparaîtra à l'écran.

On a également établi un système de contrôle numérique afin d'assurer le suivi de toutes les disquettes pendant l'ensemble du processus et de s'assurer qu'aucun paiement n'est émis en double.

Une fois que vous aurez copié tous les fichiers-textes pertinents sur vos disquettes, vous devrez les envoyer à votre bureau de paye régional, par messagerie assurée, aux fins de protection des données contenues sur les disquettes. TPSGC établit actuellement les modalités de réception et de traitement de ces disquettes par les bureaux de paye régionaux. Dans chaque bureau régional, on désignera, à cet effet, les personnes qui seront les destinataires autorisés des disquettes. Une fois que cette information sera connue, elle sera communiquée aux ministères et organismes.

Sur réception des disquettes, le personnel des bureaux régionaux de paye exécutera diverses fonctions de contrôle et chargera les disquettes dans les programmes de conversion qui ont été créés pour extraire les données portant sur la parité salariale. Les données extraites seront ensuite reformatées sous une forme lisible pour être saisies dans le système de paye de TPSGC.

Ce processus permettra d'émettre les paiements au chapitre de la parité salariale dans les délais fixés par le SCT et de supprimer la saisie de données.

3.1.1. Protection et enlèvement de la protection des chiffriers

Les chiffriers portant sur les paiements au chapitre de la parité salariale ont été protégés afin de prévenir toute modification accidentelle des formules intégrées aux chiffriers. Vous devrez, par conséquent, enlever la protection des chiffriers pour pouvoir saisir les données sur le formulaire pro forma.

Veuillez noter que vous devez faire preuve d'extrême prudence une fois que vous avez enlevé la protection du chiffrier car toute les cellules sont alors déverrouillées et acceptent n'importe quelle entrée.

3.1.2. Pour enlever la protection d'un chiffrier dans Lotus

• Chargez le chiffrier dans Lotus.
• Cliquez sur « Fichier » puis cliquez sur « Propriétés de classeur ». La fenêtre « Propriétés de classeur » s'affichera à l'écran.
• Cliquez sur l'onglet « Sécurité ».
• Vous remarquerez un crochet dans la case « Verrouiller le classeur ». Cliquez une fois sur cette case. Le crochet disparaîtra et une fenêtre « Mot de passe » apparaîtra à l'écran.
• Tapez en majuscules 'PAYEQUITF' pour la version française ou 'PAYEQUITE' pour la version anglaise.
• Cliquez sur OK dans la fenêtre « Mot de passe ». Le système vous ramènera à la fenêtre « Workbook Properties ». Si le mot de passe que vous avez entré est accepté, la case « Verrouiller le classeur » ne sera plus cochée.
• Cliquez sur OK. La fenêtre « Propriétés du classeur » disparaîtra. Votre chiffrier n'est maintenant plus protégé.

Une fois que vous avez terminé l'entrée des données requises dans la partie pro forma, il est fortement recommandé de protéger de nouveau le chiffrier afin d'éliminer le risque d'effacement accidentel des données.

3.1.3. Pour protéger le chiffrier dans Lotus

• Cliquez sur « Fichier » puis sur « Propriétés du classeur ». La fenêtre « Propriété du classeur » apparaîtra à l'écran.
• Cliquez sur l'onglet « Sécurité ».
• Cliquez une fois sur la case « Verrouiller le classeur ». La fenêtre « Mot de passe » apparaîtra à l'écran.

3.1.4. Pour protéger le chiffrier sans mot de passe

• Cliquez sur OK dans la fenêtre «Mot de passe ». La fenêtre « Mot de passe » disparaîtra et le système vous ramènera à la fenêtre « Propriétés du classeur ». La case «Verrouiller le classeur » sera cochée, indiquant que le chiffrier est maintenant protégé

3.1.5. Pour protéger le chiffrier avec un mot de passe

• Tapez votre mot de passe dans la case « Mot de passe ». Veuillez noter que, dans Lotus, les mots de passe respectent la casse (majuscule ou minuscule) et que vous devez, par conséquent, taper le mot passe en respectant la distinction éventuelle entre les majuscules et les minuscules.
• Tapez de nouveau le mot de passe exact dans la case « Vérifier mot de passe ».
• Cliquez sur OK dans la fenêtre Password. La fenêtre Password disparaîtra et le système vous ramènera à la fenêtre « Propriétés du classeur ». La case « Verrouiller le classeur » sera cochée, indiquant que le chiffrier est maintenant protégé.

Vous ne pouvez déverrouiller le chiffrier sans connaître le mot de passe.

3.1.6. Pour enlever la protection du chiffrier dans Excel

• Chargez le chiffrier dans Excel et allez à la partie pro forma en cliquant sur l'onglet « Formule B. paie » situé au bas du chiffrier.
• Cliquez sur « Outils » puis sur « Protéger ». Un autre menu apparaîtra à l'écran.
• Cliquez sur « Déverrouiller feuille ». Votre chiffrier n'est maintenant plus protégé.

Nous recommandons fortement de protéger le chiffrier, une fois que vous avez inscrit les données pertinentes sur le formulaire pro forma, afin de prévenir les modifications accidentelles.

3.1.7. Pour protéger le chiffrier dans Excel

• Cliquez sur « Outils » puis sur « Protéger ». Un autre menu apparaîtra à l'écran.
• Cliquez sur « Protéger feuille ». Une fenêtre « Protéger feuille » apparaîtra à l'écran. Vous pouvez protéger le chiffrier avec ou sans mot de passe.

3.1.8. Pour protéger le chiffrier sans mot de passe

• Cliquez sur « OK » dans la fenêtre « Protéger feuille ». La fenêtre disparaîtra, indiquant que votre chiffrier est protégé.

3.1.9. Pour protéger le chiffrier avec un mot de passe

• Tapez votre mot de passe dans la case « Mot de passe » et cliquez sur « OK ». Veuillez noter que dans Excel, les mots de passe respectent la casse (majuscule ou minuscule).
• Tapez de nouveau le mot de passe exact dans la case «Confirmer mot de passe » et cliquez sur « OK ». Votre chiffrier est maintenant protégé.

Vous ne pouvez enlever la protection du chiffrier sans connaître le mot de passe.

3.2. Entrée des codes de cycle de paye, des indicateurs courant-arriérés, des codes de périodes de CNP, des codes de dossier en souffrance et des codes d'exonération d'impôt sur le formulaire pro forma

Les conseillers en rémunération devront convertir la partie pro forma de leurs chiffriers en fichier-texte pour que les programmes de conversion nouvellement créés puissent extraire les données relatives à la parité salariale. Dans des conditions normales, une en-tête de lot est requise pour chaque formule pro forma. Étant donné qu'on peut copier la plupart des données sur l'en-tête de lot ou les obtenir de la formule pro forma proprement dite, les programmes de conversion ont été conçus pour créer une en-tête de lot pour chaque formulaire pro forma.

Il ne sera donc pas nécessaire de produire deux fichiers-textes distincts avec chaque chiffrier. La zone cycle de paye et indicateur courant-arriérés, qui est requise dans les opérations avec une en-tête de lot, est la seule zone que les programmes de conversion ne pourront pas copier. Par conséquent, les ministères devront entrer directement le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés dans la partie pro forma des chiffriers avant de les convertir en fichier-texte.

De plus, comme aucune copie papier des formulaires pro forma ou d'en-tête de lot ne sera acceptée, on a mis au point une méthode qui permettra aux conseillers en rémunération d'entrer directement les codes d'exonération d'impôt 395/396 et les codes de CNP 202/270 dans la partie pro forma de leurs chiffriers.

3.2.1. Entrée du cycle de paye et de l'indicateur courant-arriérés sur le formulaire pro forma

Tel qu'il a été mentionné ci-dessus, les conseillers en rémunération devront entrer directement le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés dans la partie pro forma des chiffriers.

Le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés entrés serviront à déterminer par rapport à quelle liste de paye le paiement au chapitre de la parité salariale a été effectué. Veuillez noter qu'il est possible de consigner sur le même formulaire pro forma une période de service précédente qui était associée à un différent cycle de paye et à un différent indicateur courant-arriérés. Par conséquent, vous devez entrer le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés de la liste de paye courante de l'employé, ou encore, le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés de la liste de paye sur laquelle figurait le nom de l'employé au moment où ce dernier a quitté la fonction publique.

Pour entrer le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés sur le formulaire pro forma, il faut au préalable enlever la protection du chiffrier.

• Entrée de données dans Lotus
  • Allez à la partie pro forma du chiffrier en cliquant sur l'onglet « Pro forma ».
  • En vous servant des touches « fléchées », placez le curseur sur la cellule B:A1. Il s'agit de la toute première cellule située dans le coin supérieur gauche du formulaire pro forma. Veuillez noter que l'identification de la cellule est également affichée au-dessus de la cellule B:A1 dans le coin supérieur gauche du chiffrier.
  • Entrez le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés exacts dans cette zone. Veuillez noter que l'indicateur susmentionné doit être tapé en majuscules (p. ex. 7A, 7B).
• Entrée de données dans Excel
  • Allez à la partie pro forma du chiffrier en cliquant sur l'onglet « Formule B. paie ».
  • En vous servant des touches « fléchées », placez le curseur sur la cellule A5 qui est située dans la partie gauche du chiffrier, tout en haut de l'écran. Veuillez noter que l'identification de la cellule est également affichée dans le coin supérieur gauche du chiffrier.
  • Entrez le cycle de paye et l'indicateur courant-arriérés exacts dans cette zone. Veuillez noter que l'indicateur susmentionné doit être tapé en majuscules (p. ex. 7A, 7B).

3.2.2. Périodes de CNP

Les périodes de CNP ouvrant droit à pension et pris entre le 8 mars 1985 et le 31 mars 1989 doivent être inscrites sur les chiffriers. Si vous sépariez auparavant les périodes de CNP d'avec les périodes de service, il faudra rajuster les données en question. Dorénavant, on indique la période de service totale et on en soustrait le nombre d'heures de CNP pour l'année.

Exemple : Prenons le cas d'un employé CR-4 à temps plein qui a cumulé du service admissible durant la période du 1er avril 1985 au 31 mars 1986 et qui, durant cette année-là, a pris un CNP de maladie du 8 juin 1985 au 21 décembre 1985.

Entrées précédentes dans Lotus

Poste d'att.	Date de début	Date de fin	Heures de CNP 7B, 7C seulement
CR4	1985/04/01	1985/06/07
CR 4	1985/12/22	1986/03/31

On a séparé la période de CNP commençant le 8 juin 1985 et se terminant le 21 décembre 1985 de la période de service.

Rajustement des entrées dans Lotus

Poste d'att.	Date de début	Date de fin	Heures de CNP 7B, 7C seulement
CR4	1985/04/01	1986/03/31	997.50

Entrées précédentes dans Excel

Date de début	Date de fin	Groupe et niveau Post. d'att. -- Intérim	7B, 7C seulement Heures de CNP
1-avr-85	7-juin-85	CR4
22-déc-85	31-mar-86	CR4

Rajustement des entrées dans Excel

Date de début	Date de fin	Groupe et niveau Post. d'att. -- Intérim	7B, 7C seulement Heures de CNP
1-avr-85	31-mar-86	CR4	997.50

Annulez toutes vos entrées figurant sur la deuxième ligne.

L'entrée 997.50 dans la colonne CNP représente le montant total d'heures de la période de CNP, soit 133 jours multiplié par 7,5 heures par jour.

Le rajustement ci-dessus fera apparaître une ligne vierge sur le formulaire pro forma car une ligne a été supprimée. Cette ligne vierge n'aura aucune incidence, car au moment de la conversion de l'information, les lignes vierges seront éliminées.

Toutes les périodes de service inscrites doivent être ventilées par exercice financier. Par conséquent, si vous inscrivez des périodes de CNP de plus d'une année, il peut arriver que le montant payable soit nul à cause d'une écriture de rajustement compensateur de CNP.

Exemple : Prenons le cas d'un employé qui était en CNP du 1er avril 1985 au 31 mars 1986 (261 jours). Lorsque cette période sera inscrite sur le chiffrier, le système affichera un montant nul (0) car les 1957,50 heures seront également reportées à la colonne des CNP.

3.2.3. Entrée des codes de CNP 202 ou 270 sur le formulaire pro forma

Il faut soustraire du montant de paiement de rajustement au chapitre de la parité salariale le montant correspondant aux périodes de CNP. Les cotisations de pension, pour les périodes ouvrant droit à pension, doivent être calculées et perçues au taux simple ou au taux double.

Pour les périodes antérieures au 31 mars 1989, les cotisations seront calculées automatiquement au taux applicable. Cependant, pour les CNP pris entre le 8 mars 1985 et le 31 mars 1989, les conseillers en rémunération doivent établir un code d'intervention de paye (CIP) 71 à l'aide du code de versement 202 (taux simple) ou du code de versement 270 (taux double) afin que les cotisations de pension puissent être calculées et perçues convenablement.

Normalement, on soumet les entrées CIP 71 en utilisant un type de formulaire « 53 ». Cependant, pour cet exercice particulier, les conseillers en rémunération inscriront directement leurs entrées CIP 71 dans la partie pro forma du chiffrier qui est un formulaire « 56 ». Le programme de conversion COBOL extraira toutes les entrées CIP 71 de ce formulaire et les reformatera dans le type de formule approprié pour permettre la saisie des données dans le système de paye. Les programmes de conversion créeront également une formule d'en-tête de lot pour les entrées CIP 71.

Pour chaque entrée CIP 71, vous devrez inscrire le montant d'argent que l'employé aurait eu le droit de recevoir au chapitre de la parité salariale s'il n'avait pas été en CNP. Il faut inscrire séparément les CNP au taux simple et les CNP au taux double. Une fois calculé, vous inscrirez ce montant à titre d'entrée CIP 71 sur le formulaire pro forma.

Pour faciliter vos calculs, entrez la période de CNP donnée à titre de période de service admissible dans la version vierge du chiffrier en indiquant tous les renseignements pertinents sur l'employé, tels que le groupe, le niveau et la semaine désignée de travail. Le chiffrier déterminera alors automatiquement le montant que l'employé aurait reçu. Le montant calculé peut ensuite être copié puis entré à la section pro forma du chiffrier de l'employé. Veuillez noter que, dans le cas des employés à temps partiel, vous devrez éventuellement entrer plusieurs périodes selon les instructions fournies avec les chiffriers Excel ou Lotus.

Autre méthode pour calculer ce montant en appliquant la formule suivante :

• Dans le cas des employés rémunérés à un taux annuel
  
  (Taux annuel payable au chapitre de la parité salariale ÷ 260,88) x le nombre de jours de travail durant la période.
• Dans le cas des employés rémunérés à un taux horaire
  
  (Taux annuel payable au chapitre de la parité salariale ÷ 1956,6) x le nombre d'heures durant la période.

Le Conseil du Trésor a établi un taux spécial de cotisation de pension pour la période de rétroactivité allant du 8 mars 1985 au 22 décembre 1996, qui est de 4,7 % pour le taux simple et 9,4 % pour le taux double.

Les ministères doivent utiliser l'indicateur « PE » dans la zone 71 de la partie pro forma du chiffrier. Pour plus de renseignements sur les CNP, veuillez vous reporter à la section 5.1.2 de la Directive sur la rémunération 2000-004 (du 1er février 2000).

Veuillez noter que les zones 61, 67 et 68 doivent être laissés en blanc pour tous les CIP 71 inscrits.

Pour entrer les codes 202 ou 270 du CIP 71, procédez comme suit : (il faut, au préalable, enlever la protection du chiffrier)

Exemple : Prenons le cas d'un employé CR-4 qui était en CNP du 8 mai 1985 au 11septembre 1985. La semaine désignée de travail de l'employé était de 37,50 heures. La première étape consiste à déterminer combien aurait reçu l'employé s'il n'avait pas été en CNP pour cette période particulière. Le montant s'élève à 403,93$. (Nous avons utilisé une chiffrier vierge pour déterminer ce montant.) Le code 202 peut être utilisé pour l'ensemble de la période de CNP.

• Chargez le chiffrier de l'employé dans Excel ou Lotus.
• Allez à la partie pro forma du chiffrier en cliquant sur « Formule B. paie » pour la version Excel ou sur l'onglet « Pro forma » pour la version Lotus.
• En vous servant des touches « fléchées », placez le curseur sur une rangée vierge de la partie pro forma puis sur la colonne 60 (il n'y a pas de données à entrer dans les colonnes 8 à 15).
• Entrez directement les données dans les colonnes précisées en suivant les exemples suivants :

Entrées dans Lotus : CIP 71 (taux simple)

60	61	62	63	64	65	66	67	68	71
71		202	^08/05/85/1	^11/09/85/2	0	403.93			PE

| Veuillez noter que vous DEVEZ entrer le symbole « ^ » (appuyez sur Shift +6), avant la « Date en vigueur du » et la « Date en vigueur jusqu'au » (jj/mm/aa/1ou 2). Le symbole « ^ » disparaîtra une fois que vous sortirez de la cellule. Sans ce symbole, Lotus convertira l'entrée en un nombre. De plus, si la zone 61 ou 62 comprend les symboles « *** », c'est que la colonne n'est pas assez large pour contenir l'entrée. Pour changer la largeur d'une colonne, cliquez d'abord une fois sur la lettre correspondant à la colonne (cette lettre est située au haut du chiffrier) pour mettre la colonne en surbrillance, puis appuyer sur le bouton droit de la souris et choisissez « Adapter au nombre le plus long » dans le menu des raccourcis.

Entrées dans Excel : CIP 71 (taux simple)

60	61	62	63	64	65	66	67	68	71
71		202	08/05/85/1	11/09/85/2	'0	403.93			PE

Veuillez noter que vous DEVEZ taper une apostrophe (') avant le 0 de la zone 65. Une fois que vous sortirez de la cellule, l'apostrophe disparaîtra et seul le « 0 » sera affiché dans la zone 65. Assurez-vous que la zone 61 est vierge.

Voici un autre exemple d'enregistrement d'une période continue de CNP en utilisant une entrée pour le taux simple et une autre entrée pour le taux double.

Exemple : Prenons le cas d'un employé CR-5 à temps plein qui était en CNP du 27 mai 1987 au 19 novembre 1987. Pour la période de CNP allant du 27 mai 1987 au 26 août 1987, les cotisations de pension de retraite seront calculées au taux simple tandis que pour le reste de la période de CNP, elles seront calculées au taux double.

À l'aide d'une version vierge du chiffrier, nous avons déterminé que l'employé aurait reçu 215,55 $ pour la période du 27 mai 1987 au 26 août 1987, et 199,22 $ pour la période du 27 août 1987 au 19 novembre 1987. Les entrées CIP 71 pour cette période de CNP seraient les suivantes :

Entrées dans Lotus :

60	61	62	63	64	65	66	67	68	71
71		202	^27/05/87/1	^26/08/87/2	0	215.55			PE
71		270	^27/08/87/1	^19/11/87/2	0	199.22			PE

| Vous devez taper '^'(Shift +6) avant les dates « en vigueur du » et « en vigueur jusqu'au ».

Entrées dans Excel :

60	61	62	63	64	65	66	67	68	71
71		202	27/05/87/1	26/08/87/2	'0	215.55			PE
71		270	27/08/87/1	19/11/87/2	'0	199.22			PE

Dans l'exemple ci-dessus, le système calculera un montant de cotisations de pension de 10,13 $ pour le taux simple (215,55 x 4,7 %) et 18,73 $ pour le taux double (199,22 x 9,4 %). La zone 61 doit être vierge lorsqu'on utilise un CIP 71.

3.2.4. Entrée du code d'exonération d'impôt 395 ou 396 dans la partie pro forma du chiffrier

S'il faut appliquer des exonérations d'impôt au paiement applicable, allez à la partie pro forma du chiffrier et placez le curseur dans une rangée vide. On entre les exonérations d'impôt sur les formules pro forma à l'aide de CIP 18C.

Entrées dans Lotus :

60	61	62	63	64	65	66	67	68	71
18	C	395	^08/03/85/1	^31/03/89/2	0	5630.00
18	C	396	^08/03/85/1	^31/03/89/2	0	5630.00

| Vous devez taper '^'(Shift +6) avant les dates « en vigueur du » et « en vigueur jusqu'au ».

Entrées dans Excel :

60	61	62	63	64	65	66	67	68	71
18	C	395	08/03/85/1	31/03/89/2	'0	5630.00
18	C	396	08/03/85/1	31/03/89/2	'0	5630.00

Vous devez taper (') avant le 0 dans la zone 65.

3.2.5. Comptes 7A

Tous les données entrées à l'aide de CIP 18 par les conseillers en rémunération pour les comptes 7A doivent comporter la semaine normale de travail (SNT), la semaine désignée de travail (SDT) et l'indicateur de semaine spéciale de travail (SST) dans la zone 71, et être cadrées à gauche. La SDT doit être identique à celle qui figure dans l'historique salaire-service pour la période indiquée.

• Allez à la partie pro forma du chiffrier en cliquant sur l'onglet « Pro forma » pour la version Lotus ou « Formule B. paie » pour la version Excel.
• Enlevez la protection du chiffrier.
• Entrez le numéro de référence à 9 chiffres dans la zone71 (ce numéro doit être cadré à gauche).

Exemple 375022501

• Protégez le chiffrier.
• Sauvegardez les modifications.

3.2.6. Format du Code d'identification de dossier personnel (CIDP)

Avant de fermer votre chiffrier, assurez-vous que le CIDP (code d'identification de dossier personnel) a été entré sous forme de nombre à 9 chiffres, p. ex. 012345678 (inscrire un « 0 » de gauche). Si vous devez entrer de nouveau le CIDP, retournez simplement à la partie de saisie des données du chiffrier et tapez le CIDP sous la forme correcte.

4. CONVERSION DES CHIFFRIERS LOTUS OU EXCEL EN FICHIERS-TEXTES

Les instructions suivantes portent sur la conversion des chiffriers en fichiers-textes sur une disquette de 3,5 po pour transmission ultérieure. Vous devez exécuter ces procédures pour chaque chiffrier comportant des périodes de service associées à une fréquence de paye 7A ou comprises entre le 8 mars 1985 et le 31 mars 1989.

4.1. Instructions pour Lotus

1. Téléchargez la macro « SaveText.123 ».
2. Sauvegardez la macro dans le Répertoire de la parité salariale avec les autres fichiers relatifs à la parité salariale.
3. Insérez une disquette dans l'unité A:. Vous trouverez ci-après la marche à suivre pour donner un nom de volume à une disquette.
   • Disquette vierge
     • Cliquez deux fois sur l'icône « Poste de travail ».
     • Choisissez « Fichier », puis « Formatage ».
     • Dans la case « Type de formatage », choisissez « Complet ».
     • Dans la case « Autres options », tapez le nom de volume, qui comprend 8 caractères. Les trois premiers correspondent au ministère; les deux suivants, au bureau payeur; les trois derniers, à un numéro allant de 001 à 999.
   • Disquette contenant déjà des données
     • Cliquez sur le bouton « Démarrer »; choisissez le menu « Programme », puis « Commandes Microsoft (MS)-DOS ».
     • À l'invite du DOS, tapez « A: », puis appuyez sur la touche « RETOUR ».
     • Tapez le nom de volume, puis appuyez sur la touche « RETOUR ».
     • Tapez la commande « exit », puis appuyez sur la touche « RETOUR » pour fermer la fenêtre « Commandes MS-DOS ».
4. Ouvrez le classeur « SaveText.123 ». Il faut obligatoirement ouvrir ce classeur pour sauvegarder un classeur sous format texte.
5. Ouvrez le classeur que vous désirez sauvegarder sous format texte.
6. Allez à la partie pro forma de votre chiffrier en cliquant sur l'onglet « Pro forma ».
7. Imprimez une copie de votre formulaire pro forma pour remplir le journal de contrôle.
8. Cliquez sur « Actions » puis sur « Sauvegarde ES sous texte » à la barre de menu. Une boîte de dialogue « Sauvegarde ES sous texte » apparaîtra.
9. Renommez le fichier sous la forme suivante :
   • Les trois premiers caractères doivent correspondre à l'acronyme du ministère.
   • Les cinq derniers caractères forment un nombre de 00001 à 99999.
10. Cliquez sur « Sauvegarder ». Le formulaire pro forma sera sauvegardé sur l'unité A: de votre système sous format texte (fichier .CSV).
11. Si votre disquette est pleine, un message d'avertissement apparaît au moment où vous essayez de sauvegarder un fichier. Le message indiquera que « Erreur d'écriture de fichier! Vérifier que la disque a suffisamment d'espace et qu'il n'est pas protégé en écriture ». En d'autres termes, il n'y a plus assez d'espace sur la disquette pour sauvegarder le fichier courant ou la disquette est protégée contre l'écriture. Cliquez sur OK. Le message disparaîtra et le système vous ramènera à la fenêtre « SAUVEGARDER SOUS ». Cliquez sur « Annuler » et retirez la disquette de l'unité A: ou enlevez la protection. Insérez une nouvelle disquette dans l'unité A:, puis précisez le nom de volume et cliquez sur « Sauvegarder ». Si le message « Aucune feuille dans le document courant <nom du classeur» apparaît à l'écran, c'est que vous essayez de sauvegarder un chiffrier ne concernant pas la parité salariale.
12. Faites une copie de sauvegarde de la disquette.
    
    Pour faire une copie de disquette sous Windows95
    • Cliquez une fois sur l'icône « Poste de travail ». Une fenêtre montrant les divers répertoires que vous pouvez utiliser apparaîtra à l'écran.
    • Cliquez une fois sur l'unité A:, identifiée comme suit : « Disquette 3 ½ (A:) ».
    • Cliquez une fois sur « Fichier » puis « Copier disquette ». Une fenêtre « Copier hdisquette» apparaîtra à l'écran. Assurez-vous que la boîte « Copier de » et la boîte « Copier à » indiquent toutes deux l'unité A:.
    • Cliquez sur « Débuter » et suivez les instructions.
13. Identifiez les disquettes (originales et de sauvegarde) de la façon suivante :
    • les trois premiers caractères doivent correspondre à l'acronyme du ministère;
    • les deux caractères suivants sont le numéro du bureau de paye;
    • les trois derniers caractères doivent former un nombre de 001 à 999.
    
    Exemple : DVA08001
    
    Faites en sorte que chaque disquette ait un nom unique.
    
14. Sur l'étiquette de chaque disquette, on doit indiquer les renseignements suivants :
    • Nom du ministère, numéro de la personne-ressource.
    • Bureau de paye.
    • Nom de la disquette (décrit au point 13).

Nota: Veuillez utiliser un stylo à pointe douce pour écrire sur l'étiquette apposée à la disquette. Autrement, les données risquent d'être corrompues.

4.2. Instructions pour Excel

1. Téléchargez la macro « SaveText.xls ».
2. Sauvegardez la macro dans le Répertoire de la parité salariale avec les autres fichiers relatifs à la parité salariale.
3. Insérez une disquette dans l'unité A. Vous trouverez ci-après la marche à suivre pour donner un nom de volume à une disquette.
   
   Disquette vierge
   • Cliquez deux fois sur l'icône « Poste de travail ».
   • Choisissez « Fichier », puis « Formatage ».
   • Dans la case « Type de formatage », choisissez « Complet ».
   • Dans la case « Autres options », tapez le nom de volume, qui comprend 8 caractères. Les trois premiers correspondent au ministère; les deux suivants, au bureau payeur; les trois derniers, à un numéro allant de 001 à 999.
   Disquette contenant déjà des données
   • Cliquez sur le bouton « Démarrer »; choisissez le menu « Programme », puis « Commandes MS-DOS ».
   • À l'invite du DOS, tapez « A: », puis appuyez sur la touche « RETOUR ».
   • Tapez le nom de volume, puis appuyez sur la touche « RETOUR ».
   • Tapez la commande « exit », puis appuyez sur la touche « RETOUR » pour fermer la fenêtre « Commandes MS-DOS ».
4. Ouvrez le classeur « SaveText.xls ». Lorsque vous désirez sauvegarder vos chiffriers sous format texte, il faut d'abord ouvrir ce classeur. Vous pouvez ainsi voir les macros pour toutes les autres feuilles que vous ouvrirez éventuellement.
5. Cliquez sur le bouton « Activer les macro ».
6. Ouvrez le classeur que vous désirez sauvegarder sous format texte. Si des modifications doivent être apportées à ce classeur, il faut les sauvegarder avant d'appuyer sur la commande « Sauvegarde ES sous texte », à défaut de quoi elles seront perdues.
7. Cliquez simultanément sur les touches CTRL + T. La boîte de dialogue « Sauvegarde ES sous texte » apparaîtra à l'écran.
8. Cliquez une fois sur la boîte « nom du fichier » pour placer le curseur dans la boîte. Renommez le fichier sous la forme suivante :
   • les trois premiers caractères doivent correspondre à l'acronyme du ministère;
   • les cinq derniers caractères doivent former un nombre de 00001 à 99999.
9. Cliquez sur « SAUVEGARDER ». Le formulaire pro forma sera alors sauvegardé sous format texte dans l'unité A:.
10. Le chiffrier se fermera automatiquement.
11. Répétez le processus ci-dessus (à partir de l'étape 6) jusqu'à ce que votre disquette soit pleine. Lorsque votre disquette est pleine, un message d'avertissement apparaît au moment où vous essayez de sauvegarder le fichier. Le message indiquera qu'on ne peut accéder au <nom de fichier>. Le fichier peut être verrouillé, ou vous essayez peut-être d'accéder à un document de consultation seulement. Il se peut que le serveur sur lequel les données sont sauvegardées ne réponde pas. Ce message signifie que le fichier que vous tentiez de sauvegarder N'A PAS été sauvegardé à cause du manque d'espace sur la disquette. Cliquez sur « Annuler », réinsérez la disquette dans l'unité A: et effectuez de nouveau la sauvegarde.
12. Faites une copie de sauvegarde de la disquette.
    
    Pour faire une copie de la disquette sous Windows95
    • Cliquez une fois sur l'icône « Poste de travail ». Une fenêtre montrant tous les répertoires que vous pouvez utiliser apparaîtra à l'écran.
    • Cliquez une fois sur l'unité A:, identifiée comme suit : « Disquette 3½ (A:)».
    • Cliquez une fois sur « Fichier » puis sur « Copier disquette ». Une fenêtre « Copier disquette » apparaîtra à l'écran. Assurez-vous que la boîte « Copier de » et la boîte « Copier à » indiquent toutes deux l'unité A:.
    • Cliquez sur « Débuter » et suivez les directives.
13. Identifiez les disquettes (originales et de sauvegarde) de la façon suivante :
    • Les trois premiers caractères doivent correspondre à l'acronyme du ministère.
    • Les deux caractères suivants sont le numéro du bureau de paye.
    • Les trois derniers caractères doivent former un nombre de 001 à 999.
    Exemple  : DVA08001
    
    Faites en sorte que chaque disquette ait un nom unique.
14. L'étiquette de chaque disquette doit comporter les renseignements suivants :
    • Nom du ministère, numéro de la personne-ressource
    • Bureau de paye
    • Nom de la disquette (tel que décrit au point 13)

Nota : Veuillez utiliser un stylo à pointe douce lorsque vous écrivez sur l'étiquette apposée sur la disquette. Autrement, les données risquent d'être corrompues.

5. FONCTIONS DU JOURNAL DE CONTRÔLE

5.1 Avec chaque disquette envoyée à votre bureau régional de paye, vous devez remplir un rapport de journal de contrôle pour chaque compte.

Le rapport doit indiquer le total général des opérations et le montant total des taux pour tous les comptes figurant sur la disquette. Ces totaux seront utilisés par votre bureau régional de paye pour la contre-vérification.

Pour faciliter ce processus, TPSGC a produit un journal de contrôle dans Excel et Lotus qui vous permet de saisir les données de chaque compte. Une fois que vos données sont entrées, le chiffrier établit un rapport énumérant toutes les données mentionnées ci-dessus.

Les procédures de contrôle sont les suivantes  :

Après avoir fini de copier les fichiers-textes sur une disquette, chargez le chiffrier du journal de contrôle dans Excel ou Lotus.

Dans la partie de l'en-tête du chiffrier, inscrivez :

• le nom du ministère;
• le numéro de la liste de paye;
• le nom de la disquette.

Vous pouvez copier les fichiers-textes de différentes listes de paye sur la même disquette. Le chiffrier permet d'inscrire jusqu'à 8 entrées distinctes de liste de paye.

À l'aide de l'information tirée des formulaires pro forma imprimés précédemment, insérez les renseignements suivants pour chaque compte, dans la colonne applicable du chiffrier :

• CIDP de l'employé;
• nom de famille (4 premières lettres);
• total des opérations (total de la zone 71);
• montant total des taux (total de la zone 66).

Le chiffrier du journal de contrôle permet d'inscrire jusqu'à 100 entrées sur chaque disquette.

5.2 Après avoir rempli toutes les entrées sur le chiffrier, additionnez les totaux des opérations et des taux pour chaque formule pro forma afin de vous assurer qu'ils correspondent au total général des opérations et des taux figurant au bas du chiffrier. Ceci est très important. TPSGC produira un rapport indiquant ces montants une fois que chaque disquette aura été traitée. Si les totaux ne correspondent pas, la disquette sera renvoyée au ministère émetteur aux fins de correction.

Imprimez deux copies du chiffrier, une pour vos dossiers et l'autre pour votre bureau régional de paye. Les deux blocs de signature doivent être signés pour confirmer l'aval de l'administrateur financier en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Chaque disquette envoyée doit être accompagnée d'un rapport du journal de contrôle. TPSGC ne traitera aucune disquette non accompagnée d'un rapport du journal de contrôle.

Envoyez la ou les disquettes et les rapports du journal de contrôle, par messagerie assurée, à votre bureau de paye avec l'avis d'accompagnement, à l'attention de la personne désignée comme étant le destinataire autorisé pour votre région.

L'avis d'accompagnement doit comporter les renseignements suivants :

• le nom du ministère,
• le nom et le numéro de la personne-ressource,
• le bureau de paye,
• la liste des disquettes envoyées.

Sur réception, votre bureau de paye accusera réception de l'envoi en s'assurant que toutes les disquettes énumérées sur l'avis d'accompagnement ainsi que les rapports du journal de contrôle correspondants sont inclus dans l'envoi. Le bureau de paye signera alors l'avis d'accompagnement et vous en renverra une copie pour vos dossiers.

5.3 Toutes les disquettes seront traitées au moyen d'une routine de validation. Si on ne détecte pas d'erreurs, les données obtenues seront entreposées dans le système pour traitement ultérieur. Si on détecte des erreurs, la disquette contenant les erreurs ne sera pas traitée. Un rapport sera envoyé au ministère émetteur pour que le conseiller en rémunération prennent des mesures correctives. Celui-ci récupérera la copie de sauvegarde de la disquette contenant des erreurs et effectuera les rajustements nécessaires. Pour ce faire, il faudra éventuellement répéter, en tout ou en partie, les étapes mentionnées ci-dessus. Une fois le travail terminé, le conseiller en rémunération fera une copie de sauvegarde de la disquette corrigée et la retournera au bureau de paye pour traitement accompagnée du rapport du journal de contrôle et d'un avis d'accompagnement. Il est extrêmement important de retourner la disquette corrigée avec la même étiquette et les mêmes comptes que ceux contenus dans la disquette originale, à défaut de quoi des paiements risquent de ne pas être effectués ou d'être effectués en double.

Une fois les données stockées dans le système, le bureau de paye ne peut les modifier.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

R. Jolicoeur
a signé l'original

La directrice générale
du Secteur de la rémunération
du Service opérationnel au gouvernement

R. Jolicoeur