ARCHIVÉE DR 2003-010

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le 18 juillet 2003 (Révisée le 21 octobre 2003)

OBJET : Procédures de paye pour les employés dont les prestations d'assurance-invalidité (AI) ou d'assurance-invalidité de longue durée (AILD) ont été approuvées et/ou qui participent à un programme de réadaptation approuvé

1. BUT

1.1 La présente directive vise à faire connaître aux ministères les procédures de paye qui s'appliquent lorsqu'un employé participe à un programme de réadaptation approuvé dans le cadre des régimes d'assurance-invalidité (AI) ou d'assurance-invalidité de longue durée (AILD) ou à un autre programme de réadaptation approuvé, par exemple les programmes ministériels de retour progressif au travail (comme ceux de la Commission des accidents du travail [CAT] ou de la Société de l'assurance automobile du Québec [SAAQ]).

Cette directive renferme aussi des renseignements sur la création de trois nouveaux codes de situation, qui sont présentés ci-après, de même que des précisions sur le code de situation 62 dans la zone 39 (code du type de pension).

• Zone 37 - Code 4 : Admissibilité aux prestations de décès - Exonération de primes, Programme de réadaptation
• Zone 47 - Code 8 : Participant à l'AI - Exonération de primes
• Zone 47 - Code 9 : Participant à l'AILD - Exonération de primes

1.2 Dans la présente, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 L'objectif d'un programme de réadaptation approuvé consiste à donner à l'employé, qui revient au travail après un congé de maladie non payé (CNP) ou un congé pour accident de travail, l'occasion d'accroître progressivement ses heures de travail jusqu'à ce qu'il soit apte, sur le plan médical, à reprendre son horaire de travail normal. Ces procédures s'appliquent aux employés dont les prestations d'AI, d'AILD, de la CAT ou de la SAAQ, etc. , ont été approuvées.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1 Lorsqu'un employé retourne au travail dans le cadre d'un programme de réadaptation approuvé et qu'il travaille temporairement selon un horaire réduit pour cause de maladie, il peut se révéler nécessaire de modifier certaines zones de situation et certaines retenues volontaires sur la paye pendant la période correspondante. Il faut noter que l'horaire de travail réduit peut avoir des incidences sur les retenues obligatoires et volontaires.

3.2 On se servait auparavant du code de type de pension 59 dans les cas où l'employé décidait de ne pas appliquer ses retenues à la source au titre de sa pension de retraite lorsqu'il revenait au travail dans le cadre d'un programme de réadaptation approuvé. Malheureusement, ce code de type de pension ne tenait pas compte de la situation du cotisant dans le cadre de son programme de réadaptation. On a maintenant apporté un changement à ce code. Le code de type de pension 62, qui s'applique dans le cas de l'« employé nommé pour une période indéterminée ou employé nommé pour une période déterminée de plus de six mois qui travaille temporairement des heures réduites », permet de s'assurer que cette période d'emploi continue ouvre droit à pension, sans toutefois avoir pour effet de retenir à la source des cotisations (ou les insuffisances) de pension pendant la durée de la réadaptation.

3.3 En plus d'indiquer le bon code de type de pension pour les employés qui participent à un programme de réadaptation approuvé, les conseillers en rémunération doivent respecter les procédures de paye suivantes, pour s'assurer que le Système régional de paye tienne compte des bonnes données en ce qui a trait à l'AI, à l'AILD et aux prestations supplémentaires de décès (PSD) en vertu de la partie II de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP).

3.4. LPFP

Il faut exécuter un mouvement portant sur les Diverses interventions de dotation en personnel (INT) pour modifier la zone 39 (code du type de pension) afin d'indiquer le code 62 à partir de la date du retour au travail dans le cas des employés qui décident de ne pas payer à la source les cotisations (et les insuffisances) de pension courantes à même leur paye réduite.

Lorsqu'un employé reprend son horaire de travail normal, il faut indiquer, dans la zone 39, le code de type de pension d'origine, à la date à laquelle on a déclaré initialement qu'on suspendait temporairement les retenues à la source courantes (et les insuffisances correspondantes). Cette modification permet de faire savoir au bureau de la paye qu'il faut calculer les insuffisances au titre de la LPFP pour la durée au cours de laquelle l'employé est temporairement rayé de l'effectif (TRE) et pour la période de réadaptation (d'après l'horaire de travail normal). La période de recouvrement doit correspondre au double de toute la période de CNP (TRE plus la période de réadaptation).

Les ministères doivent s'assurer de modifier tous les CNP en cours dans le cadre d'un programme de réadaptation continu pour tenir compte du nouveau code de la LPFP. Cette précaution est très importante, puisqu'il faut s'assurer que le service ouvrant droit à pension de l'employé correspond exactement à sa situation. Il faudrait revoir les enregistrements dans le Système des cotisants et dans l'application « Historique salaire-service » du Système régional de paye pour tous les employés qui ont participé et qui participent toujours à un programme de réadaptation, afin de s'assurer que le code de type de pension porte non pas le code 59, mais plutôt le code 62, si l'employé travaille toujours selon un horaire réduit.

3.5. PSD

Il faut exécuter un mouvement de Changement d'état (SIT) pour modifier l'admissibilité aux prestations de décès dans la zone 37 (PSD) à partir du premier du mois au cours duquel l'employé revient au travail dans le cadre d'un programme de réadaptation approuvé.

Auparavant, la zone 37 (PSD) comportait deux options : 1 (oui -- cotisant) et 2 (non -- non-cotisant). Lorsqu'on modifiait cette zone pour y noter le code 2, le système indiquait que l'employé n'avait pas droit à la protection en ce qui a trait aux PSD, alors qu'en fait, il devait rester assuré. On a donc créé le code d'indicateur de situation 4, pour indiquer que l'employé maintient sa protection, même si ses primes de PSD sont suspendues temporairement pendant la durée de sa réadaptation. Veuillez noter que les termes « cotisant » et « non-cotisant » seront remplacés par « participant » et « non-participant » dans le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

Lorsque l'employé reprend son horaire de travail normal, il faut remplacer l'indicateur de PSD (zone 37) par le code 1 dès le premier du mois dans lequel l'employé commence sa période de réadaptation, afin de recommencer à prélever les retenues à la source pour les primes d'assurance à même la paye de cet employé pour la période au cours de laquelle il a été TRE et pour sa période de réadaptation. Le bureau de la paye calculera les cotisations en souffrances et recouvrera les primes d'assurance pendant une période égale au double de la durée du CNP, dont la période de réadaptation.

3.6 Il faut noter que le code de type de pension 62 et l'indicateur de PSD 4 servent uniquement à suspendre des retenues à la source. À la fin de la période de réadaptation, il faut changer ces codes pour qu'ils correspondent à la situation réelle du cotisant.

3.7. AI et AILD

L'employé qui a droit à des prestations d'AI ou d'AILD n'a pas à payer de primes d'assurance dans les cas suivants :

1. les mois complets de CNP au cours desquels il touche ces prestations;
2. les mois complets de la période de période d'attente au cours de laquelle il est en CNP.

On considère que l'employé qui participe à un programme de réadaptation et qui touche les prestations d'AI ou d'AILD est en CNP. Par conséquent, tant que l'employé participe à ce programme, il n'a pas à payer de primes d'assurance pour tous les mois complets au cours desquels il reçoit des prestations de réadaptation.

Les employés qui touchent d'autres prestations d'invalidité, tel que de la CAT, de la SAAQ, etc., pour lesquelles on a demandé à la compagnie d'assurances, la Sun Life du Canada, Compagnie d'Assurance-Vie, ou La Nationale du Canada, Compagnie d'Assurance-Vie, de statuer des demandes de prestations d'AI ou d'AILD et que ces dernières ont jugé que les employés sont frappés d'invalidité totale, bénéficient également de l'exonération des primes d'AI ou d'AILD.

Afin de bien indiquer qu'un employé n'a pas à payer de primes, il faut exécuter un mouvement de Changement d'état (CSI) pour modifier le code de l'indicateur de l'AI ou de l'AILD dans la zone 47 afin de le remplacer par le code 8 (Participant AI - Exonération de primes) ou par le code 9 (Participant AILD - Exonération de primes) à partir du premier du mois complet au cours duquel cet employé n'a pas à payer de primes d'assurance. Veuillez noter qu'il faut également modifier la zone 47 en fonction de ces nouveaux codes dans le cas des employés qui peuvent bénéficier, à l'heure actuelle, d'une exonération de primes.

Grâce à ce processus, les conseillers en rémunération n'ont plus à se mettre en rapport avec leur bureau de la paye pour leur demander de NE PAS recouvrer les primes pour les périodes au cours desquelles les employés touchent des prestations d'AI ou d'AILD ou pour les périodes au cours desquelles la compagnie d'assurances, soit la Sun Life du Canada ou La Nationale du Canada, a examiné la demande de prestation de l'employé qui touche d'autres types de prestation d'invalidité, par exemple auprès de la CAT ou de la SAAQ, et a décidé que cet employé est frappé d'invalidité totale.

3.8 Lorsque l'employé reprend son horaire de travail normal, il faut modifier la zone 47 de l'indicateur d'AI ou d'AILD pour y noter le code 1 (AI) ou 2 (AILD) à partir du premier du mois au cours duquel l'employé n'a pas touché de prestation d'AI ou d'AILD pour le mois COMPLET.

Exemple a)

• La période de réadaptation prend fin le 27 juin.
• Il faut remplacer le code de la zone 47 de l'indicateur d'AI ou d'AILD par « 1 » ou « 2 » à partir du 1er juin.

Exemple b)

• La période de réadaptation prend fin le 2 juin.
• Il faut remplacer le code de la zone 47 de l'indicateur d'AI ou d'AILD par « 1 » ou « 2 » à partir du 1er juin.

3.9 On peut modifier ou arrêter les autres retenues à la source volontaires en exécutant un mouvement de Retenues - Modifier (RTM) ou Retenues - Arrêter RTA. Les conseillers en rémunération doivent d'abord s'assurer que le montant du chèque normal (en fonction de l'horaire de travail réduit) sera suffisant pour permettre de prélever les retenues à la source de l'employé. Puis, ils doivent consulter l'employé pour savoir s'il faut modifier ou arrêter une partie ou la totalité de ses retenues volontaires. Il faut noter qu'on ne peut pas mettre fin aux retenues obligatoires pour l'impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pension du Canada ou au Régime des rentes du Québec et les primes d'Assurance-emploi. À la fin de la période de réadaptation, les conseillers en rémunération doivent s'assurer de recommencer à prélever toutes les autres retenues à la source obligatoires (par exemple au titre de la LPFP ou des PSD) ou volontaires.

3.10 Pendant la période de réadaptation, il faut déclarer tous les CNP en exécutant le mouvement de Réduction - Commencer (RDC). Les ministères peuvent, à leur gré, rapporter les heures de congé sur une base continue à l'aide du code 383 ou les heures non travaillées avec le code 301. Veuillez noter que le code de raison C du CNP (maladie et invalidité) doit être utilisé comme motif pour le CNP. Si l'employé est rémunéré selon la fréquence 7A pour ses heures de travail, il n'est pas nécessaire d'exécuter de mouvement RDC.

Vous trouverez ci-joint les appendices A, B et C, qui décrivent la marche à suivre pour les cas de réadaptation et les méthodes de transmission qu'il convient d'appliquer en fonction de la situation particulière de chaque employé.

3.11 Nous mettrons à jour le GEPP pour tenir compte de tous les renseignements connexes reproduits dans cette directive sur la rémunération.

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

G. Blacker
a signé l'original

R. Jolicoeur

Référence(s) : CJA 9021-1 et 9006-15

APPENDICE « A »

Scénario

L'employé reprend ses fonctions selon une semaine de travail réduite qui est plus que la moitié de sa semaine normale de travail (SNT).

OPTION 1

Dans ce cas, l'employé peut choisir de continuer de faire prélever les retenues à la source courantes pour la pension et ses prestations supplémentaires de décès (PSD) et verser des retenues normales (sur dix jours de paye), en plus de rembourser les cotisations en souffrance pour la période au cours de laquelle il a été temporairement rayé de l'effectif (TRE) et pour son horaire de travail réduit. Le code du type de pension resterait le même et le code de PSD correspondrait également à « 1 ». On rapporterait les mouvements « Réduction - Commencer » (RDC) (CIP 15C301, GEPP 4-4-15 et GEPP 4-4-18, code « R ») pour les jours (ou les heures) non-travaillés selon le traitement normal de la paye. N'oubliez pas que le Fichier principal de l'employé (FPE) comporte une limite en ce qui concerne le nombre de mouvements d'indemnités ou de retenues à la source pour chaque période de paye (y compris les retenues à la source normales et continues et les recouvrements); par conséquent, cette méthode de rapport n'est pas adaptée aux employés qui touchent des indemnités et qui travaillent selon un horaire réduit tous les jours. Le nombre de lignes d'entrée de mouvements à remplir pour déclarer les recouvrements nécessaires sera probablement supérieur à la place disponible dans le bloc des indemnités et des retenues. De plus, le nombre total de jours de recouvrement par période de paye ne doit jamais être supérieur à six, puisqu'on doit s'assurer de pouvoir produire un chèque de paye normal.

Dès que la compagnie d'assurances confirme que la demande d'indemnités a été approuvée, il faut TOUJOURS remplacer par « 8 » ou « 9 » l'indicateur d'assurance-invalidité (AI) ou d'assurance-invalidité de longue durée (AILD) pour la période au cours de laquelle l'employé touche des prestations.

OPTION 2

L'employé qui est dans cette situation peut aussi choisir de reporter les retenues de pension courantes et les cotisations en souffrance pour la période au cours de laquelle il a été TRE; dans ce cas, on doit modifier le type de pension et les indicateurs de PSD et d'AI ou d'AILD en fonction des codes de réadaptation (à savoir le code 62 pour le type de pension, le code 4 pour les PSD, le code 8 pour l'AI ou le code 9 pour l'AILD, selon le cas). On percevra toutes les cotisations de pension en souffrance (pour la période au cours de laquelle l'employé a été TRE et pour la durée de sa réadaptation) à la fin de la période de réadaptation et lorsqu'on aura reversé le code de type de pension et l'indicateur de PSD selon la date en vigueur utilisée à l'origine pour suspendre les retenues à la source.

Aussitôt que la compagnie d'assurances confirme que la demande d'indemnités a été approuvée, il faut TOUJOURS remplacer par « 8 » ou « 9 » l'indicateur d'AI ou d'AILD pour la période au cours de laquelle l'employé touche des prestations.

Remarque Rétroactivité automatisée

Il n'y a aucune incidence sur la rétroactivité automatisée, puisque le système rajuste automatiquement les périodes de TRE et de congés non payés (CNP) (mouvement RDC) si la convention collective est signée après que l'employé a repris son horaire de travail normal.

Si le paiement de la rétroactivité précède la fin de la période de réadaptation, le bureau de la paye doit s'assurer qu'on applique les bons taux pour le recouvrement des cotisations de pension, c.-à-d. selon l'ancien taux de salaire jusqu'au début de la période de réadaptation, le taux au moment où l'employé a été reporté à l'effectif (RE-PE) et le nouveau taux de salaire à partir de la date d'entrée en vigueur du report à l'effectif (RE-PE), selon les modalités de paiement de la rétroactivité pour la durée au cours de laquelle l'employé a été TRE.

APPENDICE « B »

Scénario

L'employé reprend un horaire de travail réduit représentant moins de la moitié de sa SNT ou pour lequel le scénario de l'Appendice A ne convient pas et que la période de réadaptation est prolongée.

OPTION 1

Lorsque l'employé revient de sa période au cours de laquelle il a été TRE et qu'il était en situation de réadaptation et qu'il fait constamment le même nombre d'heures dans une période de deux semaines, il convient d'utiliser la méthode de report de CNP. À nouveau, l'employé a différents choix en ce qui concerne ses retenues et ses cotisations de pension en souffrance. Le code de retenue 383, qu'on trouve dans le bloc des indemnités et des retenues du FPE, permet de réduire la paye brute pour le nombre d'heures rapportées jusqu'à la fin de la période de réadaptation et jusqu'à ce qu'on mette fin au recouvrement continu des sommes exigibles. S'il faut continuer de prélever les retenues à la source pour la pension pendant que l'employé est en réadaptation, on ne doit pas changer les codes des zones de situation des prestations de pension. On retient à la source les prestations de pension selon la semaine désignée de travail (SDT) et on recouvre les insuffisances à même le salaire réduit pour la période au cours de laquelle l'employé a été TRE.

Dès que la compagnie d'assurances confirme que la demande d'indemnités a été approuvée, on doit TOUJOURS remplacer par « 8 » ou « 9 » l'indicateur d'AI ou d'AILD pour la période au cours de laquelle l'employé touche des prestations.

OPTION 2

Le processus est identique à celui qui est exposé ci-dessus; toutefois, on change l'indicateur de pension et le code de PSD pour tenir compte du fait que l'employé est en situation de réadaptation; on ne recouvre ni les retenues à la source courantes pour la pension, ni les cotisations de pension en souffrance pour la période au cours de laquelle l'employé a été TRE avant la fin de la période de réadaptation et tant que l'employé n'a pas repris son horaire de travail normal.

Dès que la compagnie d'assurances confirme que la demande d'indemnités a été approuvée, on doit TOUJOURS remplacer par « 8 » ou « 9 » l'indicateur d'AI ou d'AILD pour la période au cours de laquelle l'employé touche les prestations.

Remarque Rajustement des heures

Au lieu de redresser le code de retenue 383 comme on le propose actuellement dans le GEPP, on suggère plutôt de rapporter plus d'heures de CNP en effectuant un mouvement Réduction - Commencer (RDC); si l'employé fait plus d'heures de travail pendant une période de paye, on doit les rapporter à l'aide du code 049 (heures additionnelles) pour le mouvement Versements - Commencer (VRC). Lorsqu'on modifie l'horaire de travail dans le cadre du programme de réadaptation, on doit commencer à utiliser le code 383 pour le mouvement CNP Continu - Arrêter (CCA) et d'effectuer un nouveau mouvement RDC à partir de la date du début de la période de paye en cours. En rapportant d'autres mouvements de CNP, il faut prendre soin de s'assurer qu'on ne recouvrera pas, dans l'ensemble, l'équivalent de plus de six jours.

Remarque Rétroactivité automatisée

Puisque rien ne permet de savoir que l'employé ne travaille pas pendant un certain nombre d'heures, et que les codes indiquent qu'il a réduit son horaire de travail pour la période de paye, il faut vérifier attentivement le paiement rétroactif automatisé.

L'exemple qui suit permet d'effectuer les mouvements nécessaires à partir des renseignements ci-dessus.

Dans cet exemple, l'employé a été en congé de maladie payé à partir du 10 février 2003 et a commencé son CNP le 31 mars 2003. Il a touché des prestations d'AI du 12 mai 2003 au 2 juillet 2003. Il retourne au travail le 3 juillet 2003 dans le cadre d'un programme de réadaptation. Il travaille à raison de trois jours par semaine, à savoir le mardi, le mercredi et le jeudi (trois jours à 7,5 heures = 22,5 heures); toutes les deux semaines, l'employé travaille donc pendant 45 heures et est en CNP pendant 30 heures.

Selon cet exemple, il faudrait effectuer les mouvements suivants.

• RE-PE (RPE) à partir du 3 juillet 2003.
• Diverses interventions de dotation en personnel (INT) pour remplacer le code de la zone 39 par « 62 » à partir du 3 juillet 2003.
• Changement de situation (CSI) pour remplacer le code de la zone 37 (PSD) par « 4 » à partir du 1er juillet 2003.
• Changement de situation (CSI) pour remplacer le code de la zone 47 (AI) par « 8 » à partir du 1er avril 2003. ¹
• Réduction - Commencer (RDC) à l'aide du code 383 (CNP continu) afin de recouvrer 30 heures par période de paye à l'aide du code de motif « C » (maladie et invalidité). Si le nouvel horaire de travail de l'employé n'est pas aussi précis qu'il l'est dans cet exemple, il faut alors utiliser le code 301 pour recouvrer les jours additionnels de CNP.

Lorsque les mouvements ci-dessus ont été traités, les conseillers en rémunération doivent examiner les retenues à la source volontaires qui peuvent être prélevées sur le salaire de l'employé. L'employé qui a un horaire de travail réduit pourrait ne pas avoir des gains suffisants pour permettre de prélever toutes les retenues à la source volontaires. Il faut veiller à ne pas dépasser six jours de CNP à recouvrer dans la même période de paye, ni à dépasser le nombre admissible de mouvements par période de paye.

¹ Ce mouvement ne serait pas nécessaire pour un employé qui serait RE-PE si le conseiller en rémunération a déjà remplacé par « 8 » l'indicateur d'AI de l'employé lorsque la compagnie d'assurances lui a fait savoir qu'elle a approuvé les indemnités demandées par cet employé

APPENDICE « C »

Scénario

L'employé reprend un horaire hebdomadaire réduit qui n'est pas établi immédiatement ou il ne connaît pas vraiment le nombre d'heures de travail de son nouvel horaire. Pour rapporter les heures de travail de l'employé, il faudra exécuter un mouvement de Récapitulation du temps (RDT).

Dans ces cas, il faut obligatoirement modifier les indicateurs de pension, de PSD et d'AI ou d'AILD en fonction des codes de réadaptation et remplacer le cycle de paye de l'employé par une fréquence de paye 7A. Les heures de travail seront rapportées avec un mouvement RDT. On pourra ainsi payer l'employé; lorsqu'il reprendra son ancien horaire de travail, on calculera comme à l'habitude les cotisations de pension en souffrance et les prestations de décès; on révisera les codes de situation pour tenir compte du statut de cotisant de l'employé et on remplacera par 7C la fréquence de paye.

Dès que la compagnie d'assurances confirme que la demande d'indemnités a été approuvée, on doit TOUJOURS remplacer par « 8 » ou « 9 » l'indicateur d'AI ou d'AILD pour la période au cours de laquelle l'employé touche des prestations.

Remarque Incidence de la rétroactivité automatisée

Il faut vérifier attentivement le paiement rétroactif automatisé.

La rétroactivité automatisée a pour effet de réviser les heures comptabilisées dans les rapports de récapitulation du temps; le ministère doit donc effectuer les mouvements de Rajustement de versement (RAV)  202, pour rajuster la pension en fonction des heures non rapportées pendant que l'employé a été rémunéré selon la fréquence de paye 7A. Après avoir effectuer le paiement rétroactif, le conseiller en rémunération doit enregistrer ces mouvements pour les coordonner avec le paiement rétroactif ou en rédigeant une note de service afin de permettre au bureau de la paye de rajuster la pension pour les heures de congé par des retenues à la source sur la paye normale.