ARCHIVÉE DR 2005-003

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Le 28 janvier 2005 (Révisé le 27 avril 2005)

OBJET : Cotisations syndicales -- modification des exigences relatives à la saisie des données

1. BUT

1.1 La présente directive vise à introduire des modifications aux exigences relatives à la saisie des données dans le Système régional de paye (SRP) en direct et pour les mouvements de saisie en lots et en bloc. Ces modifications permettront de s'assurer que les retenues syndicales sont commencées, modifiées ou arrêtées en temps opportun lorsqu'un changement d'agent négociateur doit être fait à la suite d'une promotion, d'un déploiement, d'une mutation ou d'une nomination intérimaire.

2. CONTEXTE

2.1 À la lumière de diverses décisions de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a demandé que des changements soient apportés au SRP pour garantir, dans les cas où l'agent négociateur fait l'objet d'un changement, que les mesures visant à arrêter les retenues syndicales de l'ancien agent négociateur et à commencer celles du nouvel agent négociateur soient prises au moment opportun de façon à éviter que des cotisations syndicales soient prélevées en plus ou en moins. De plus, le traitement en temps voulu des changements aux cotisations syndicales fera en sorte que tous les arriérés soient versés au nouvel agent négociateur au plus tard trente (30) jours après qu'on ait déterminé que des arriérés doivent être versés, conformément à la décision rendue le 26 avril 2004 par la CRTFP.

3. POLITIQUE

3.1 La politique du SCT sur les cotisations syndicales est établie dans le bulletin d'information du 19 novembre 2004, qui est affiché à l'adresse suivante :

Cotisations syndicales - Processus intérimaire - Avis Information Publiservice

3.2 Conformément à la décision rendue le 11 décembre 2003 par la CRTFP, lorsque l'agent négociateur est remplacé à la suite d'une promotion, d'un déploiement, d'une mutation ou d'une nomination intérimaire, le ministère client doit arrêter les retenues syndicales associées à l'ancien agent négociateur et commencer les retenues syndicales pour le nouvel agent négociateur à compter du premier jour du mois suivant la date d'entrée en vigueur du changement. La date de commencement ou de changement des cotisations syndicales, aux fins de reclassification et de transposition, est la date d'entrée en vigueur de la nomination ou la date d'émission du document d'autorisation, selon la date la plus tardive.

| 3.3 Dans le cas des nominations intérimaires, sauf indication contraire dans la convention collective pertinente, si l'agent négociateur change, la modification des cotisations syndicales prend effet le premier jour du mois suivant la date d'entrée en vigueur du changement, où l'affectation dépasse le mois à laquelle la nomination intérimaire a commencé.

4. PROCÉDURES/INSTRUCTIONS

4.1 Le SRP en direct a été modifié de façon à intégrer une nouvelle zone obligatoire au bas des écrans pour les mouvements suivants :

  • Diverses interventions de dotation en personnel (INT) -- code d'intervention de paye (CIP) 05
  • Promotion (PRO) -- CIP 06
  • Rétrogradation (RTG) -- CIP 07
  • Augmentation statutaire ou au mérite (AUM) -- CIP 08
  • Révision (REW) -- CIP 09
  • Transposition (TPS) -- CIP 10
  • Rémunération intérimaire/nomination intérimaire (REP) -- CIP 18C
  • Retour à la rémunération de base (RTB) -- CIP 18C

La nouvelle zone obligatoire sera accompagnée du texte suivant : « EST-CE QUE LA COTISATION SYN. DE L'EMPLOYE DOIT CHANGER O/N ? »

4.2 Lorsque l'agent négociateur change, la procédure à suivre est la suivante :

  • Répondre « oui » à la question. 
  • Appuyer sur la touche « Entrée ». Le mouvement sera créé.
  • Inscrire « SUIV » dans la zone de commande. Les écrans suivants seront affichés en séquence : Retenues-Arrêter (RTA), Retenues-Commencer (RTC) et Retenues-Modifier (RTM). La commande « SUIV » sera affichée automatiquement à chaque écran. 
  • Si l'écran affiché n'est pas requis pour le mouvement, appuyer sur « Entrée » pour passer à l'écran suivant.
  • Si l'écran affiché doit être utilisé pour le mouvement, remplacer la commande « SUIV » par « CREE ».
  • Entrer les données pertinentes.

4.3 Lorsqu'aucun changement ne doit être apporté aux cotisations syndicales la procédure à suivre est la suivante :

  • Répondre « N » et appuyer sur la touche « Entrée ».
  • La séquence des écrans RTA, RTC et RTM ne sera pas affichée.

Le SRP enregistrera les mouvements pour lesquels une réponse « N » a été choisie ainsi que l'ID d'utilisateur de l'auteur et la date de la réponse. La Division du contrôle des systèmes intégrés produira un rapport trimestriel sur lequel figurera tous les mouvements associés aux réponses négatives. Ce rapport sera transmis, à titre d'information, aux bureaux des services de la rémunération de tous les organismes clients. Ces derniers peuvent également en faire la demande, le cas échéant.

4.4 En ce qui a trait aux mouvements de saisie en lots et en bloc, le nouveau message WE9 « TRANS PEUT EXIGER UN CHNGEMNT COTIS SYND. - AUTRE CIP REQ O/N? » sera affiché à titre d'avertissement pour tous les mouvements mentionnés. Ce message figurera dans le rapport ministériel d'analyse des erreurs.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande d'information sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.


La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Finance, comptabilité, gestion bancaire et rémunération,


R. Jolicoeur
a signé l'original

R. Jolicoeur


Référence(s) : CJA 9006-13-4