ARCHIVÉE DR 2006-010

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Le 23 mai 2006

OBJET : Processus de paye dans les cas d'opposition de l'agent négociateur à l'exclusion d'un poste

1. BUT

1.1 La présente directive vise à donner aux conseillers en rémunération des renseignements sur les processus de paye dans les cas d'opposition de l'agent négociateur à l'exclusion d'un poste.

2. ANNULATION

2.1 La présente directive annule la Directive sur la rémunération 2005-006 datée du 19 avril 2005.

3. CONTEXTE

3.1 La Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP), projet de loi C-25 a reçu la sanction royale le 7 novembre 2003. Elle modifie la Loi sur les relations de travail de la fonction publique (LRTFP) en ce qui a trait au traitement des retenues à la source de cotisations syndicales des employés dont le poste fait l'objet d'une demande d'exclusion en vertu de la Loi.

3.2 En avril 2005, un nouveau code de situation syndicale « 99 » a été ajouté à la zone 26 (consulter la section 9-2 du Guide d'entrée personnel-paye [GEPP]) afin d'identifier une personne nommée à un poste qui fait l'objet d'une demande d'exclusion mais pour lequel une opposition à l'exclusion a été déposée par l'agent négociateur. Les modifications au Système régional de paye (SRP) pour le traitement des retenues de cotisations syndicales selon la LRTFP seront mises en oeuvre le 13 juin 2006.

4. POLITIQUE

4.1 L'article 76 de la Loi prévoit que lorsque l'agent négociateur dépose un avis d'opposition à une demande d'exclusion de poste, les cotisations syndicales de l'employé concerné doivent continuer d'être prélevées de son salaire, mais doivent être conservées par l'employeur jusqu'à ce que le cas soit réglé. Lorsque l'avis d'opposition est réglé ou retiré, le montant des cotisations conservées depuis la date d'entrée en vigueur du statut d'instance d'exclusion, est, soit remboursé à l'employé, soit versé à l'agent négociateur.

5. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

5.1 Le SRP sera modifié de la façon suivante :

Les zones suivantes seront créées au fichier principal de l'employé (FPE) pour garder l'historique et accumuler les montants des cotisations syndicales conservées par l'employeur :

  • Zone M810 « cotisations syndicales retenues pour l'année courante »;
  • Zone MP810 « cotisations syndicales retenues pour l'année précédente »;
  • Zone M811 « cotisations syndicales retenues à jour »;
  • Zone MP811 « cotisations syndicales retenues à jour pour l'année précédente ».

Ces nouvelles zones seront visibles à l'écran de détails « Recouvrement de salaire et cotisations en suspens ».

Les exigences de la saisie du mouvement Diverses interventions de dotation en personnel (INT) code d'intervention de paye Code d'intervention de paye (CIP) 05 ont changé afin de traiter les comptes avec un indicateur de situation syndicale « 99 ». Lors du traitement du INT, le SRP prélèvera, mais ne remettra pas à l'agent négociateur les cotisations syndicales. Le SRP accumulera les montants de cotisations syndicales à être conservées dans les zones M810 et M811 du FPE. Lorsque la Commission des relations de travail de la fonction publique (CRTFP) rend sa décision à propos de l'exclusion, la saisie d'un second INT produira soit une requête de remise à l'agent négociateur ou un remboursement à l'employé des cotisations syndicales conservées par l'employeur. Les détails sont expliqués dans les sections 5.4 et 5.5 de cette directive.

Le traitement des remboursements de cotisations syndicales saisi dans le SRP à l'aide d'un mouvement de paye Retenues-Rembourser (RTR) CIP 16R pour l'année précédente sera dorénavant automatisé au SRP. Le montant forfaitaire du remboursement sera émis par chèque supplémentaire et le SRP émettra aussi le T4/Relevé 1 modifié. Les détails sont expliqués à la section 5.9 de cette directive.

Nota : Le T4/Relevé 1 ne sera pas modifié lorsque le remboursement concerne la Fraternité internationale des ouvriers en électricité (code 637) ou l'Association canadienne du contrôle du trafic aérien (code 643).

5.2 Les nouveaux rapports suivants seront produits par le SRP :

Rapport en instance de décision d'exclusion  : Ce rapport indiquera tous les comptes avec un indicateur de situation syndicale « 99 » dont les cotisations syndicales sont conservées par l'employeur. Ce rapport est destiné aux agents négociateurs et à la Division des finances et de la comptabilité de la paye (DFCP) de Travaux publique et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Rapport des cotisations syndicales retenues, remises au syndicat  : Ce rapport sera produit pour communiquer à la DFCP le montant des cotisations conservées par l'employeur qui sont à remettre à l'agent négociateur lorsque la CRTFP a rendu une décision confirmant que le poste est NON EXCLU.

Rapport des cotisations syndicales retenues, remboursées à l'employé  : Ce rapport sera produit pour communiquer à la DFDCP le montant des cotisations remboursé à l'employé lorsque la CRTFP a rendu une décision confirmant que le poste est EXCLU.




5.3 Procédures que le conseiller en rémunération doit suivre lorsqu'il reçoit l'avis d'opposition à une demande d'exclusion d'un poste :

Avant de saisir le INT pour changer l'indicateur de situation syndicale de la zone 26 à « 99 », s'assurer que des cotisations syndicales sont bien prélevées du salaire de l'employé concerné, sinon le système affichera un message d'erreur.

Créer un INT pour remplacer l'indicateur de situation syndicale par un code « 99 » (une personne nommée à un poste qui a été proposé pour être exclu mais pour lequel une objection à l'exclusion a été déposée par l'agent négociateur). La date « en vigueur du » à être utilisée pour ce mouvement sera indiquée dans la liste de contrôle de la situation de l'exclusion (avis) transmise par le SCT.

Seules les cotisations prélevées en se servant des codes courants de retenues de cotisations syndicales seront conservées; les cotisations traitées en utilisant les codes d'arrérages de retenues de cotisations syndicales seront remises à l'agent négociateur, même si l'indicateur de situation syndicale de l'employé est « 99 ».

Si le INT n'est pas effectué dans le SRP en conformité avec la date « en vigueur du », le bureau de paye (BP) traitera les arrérages.

Il n'y a aucune autre mesure à prendre tant que le cas n'a pas été réglé ou retiré.

5.4 Procédures que le ministère doit suivre lorsque la CRTFP prononce que le poste est EXCLU ou que l'agent négociateur retire l'avis d'opposition :

La date « en vigueur du » du INT par lequel on modifie l'indicateur de situation syndicale à EXCLU est le premier jour du mois suivant la date de la décision de la CRTFP.

Créer un INT pour remplacer l'indicateur de situation syndicale dans la zone 26 du FPE par le code correspondant à la situation d'exclusion de l'employé. Dans la zone 71 CODE COMPTE du INT, inscrire DECISION en lettres majuscules suivi du code courant de retenue des cotisations syndicales à rembourser à l'employé.

Exemples des renseignements à inscrire dans la zone 71 CODE COMPTE du INT :

  • Si les retenues syndicales ont été prélevées pour l'Alliance de la fonction publique du Canada - code 644, on doit inscrire DECISION644 à la zone 71 CODE COMPTE.
  • Si les retenues syndicales ont été prélevées pour l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada - code 642, on doit inscrire DECISION642 à la zone 71 CODE COMPTE.

Le système arrêtera les retenues de cotisations syndicales à la date « en vigueur du » du INT, soit le premier jour du mois suivant la décision de la CRTFP. Ceci veut dire que le conseiller en rémunération ne doit pas saisir un mouvement Retenues-Arrêter (RTA) pour arrêter les retenues de cotisations syndicales.

Le remboursement des cotisations syndicales pour l'année en cours sera un montant forfaitaire ajouté sur la paye régulière de l'employé.

Le remboursement des cotisations syndicales pour l'année précédente sera un montant forfaitaire émis par un chèque supplémentaire. Le BP émettra le remboursement pour les années précédentes par une demande de chèque.

Le SRP émettra le remboursement en tant que paiement supplémentaire si le compte est rayé de l'effectif (RE) ou temporairement rayé de l'effectif (T-RE), exception faite des comptes T-RE pour la raison « Y » (en attente du T-RE ou du RE).

Les montants des remboursements de l'année en cours et des années précédentes seront ajustés dans la case du T4/Relevé 1 contenant les cotisations syndicales. L'employé recevra un T4/Relevé 1 modifié pour les années précédentes.

Nota : Le T4/Relevé 1 ne sera pas modifié lorsque le remboursement concerne la Fraternité internationale des ouvriers en électricité (code 637) ou l'Association canadienne du contrôle du trafic aérien (code 643).

5.5 Procédures que le ministère doit suivre lorsque la CRTFP rejette la demande d'exclusion c'est-à-dire que le poste demeure NON EXCLU :

La date « en vigueur du » du INT par lequel on modifie l'indicateur de situation syndicale à NON EXCLU est le premier jour du mois suivant la date de la décision de la CRTFP.

Créer un INT pour remplacer l'indicateur de situation syndicale dans la zone 26 du FPE par le code non-exclu correspondant.

Dans la zone 71 CODE COMPTE du INT, inscrire DECISION en lettres majuscules suivi du code courant de retenue des cotisations syndicales à verser à l'agent négociateur.

Exemples des renseignements à inscrire dans la zone 71 CODE COMPTE du INT :

  • Si les retenues syndicales étaient prélevées pour l'Alliance de la fonction publique du Canada - code 644, on doit inscrire DECISION644 à la zone 71 CODE COMPTE.
  • Si les retenues syndicales étaient prélevées pour l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada - code 642, on doit inscrire DECISION642 à la zone 71 CODE COMPTE.

La DFCP remettra à l'agent négociateur le montant des cotisations syndicales conservées par l'employeur soit le montant à jour figurant dans la zone M811 du FPE.

5.6 Les messages suivants seront générés par le SRP :

5.6.1 Messages destinés au conseiller en rémunération

U47 Code courant de retenue syndicale manquant : Ce rejet sera produit lorsque le conseiller en rémunération saisit un INT pour changer l'indicateur de situation syndicale à « 99 » alors que des cotisations syndicales ne sont pas prélevées sur le salaire de l'employé.

U48 Date en vigueur de doit = 1er jour d'un mois : Ce rejet sera produit lorsque la date « en vigueur du » INT par lequel on modifie l'indicateur de situation syndicale à EXCLU ou NON EXCLU n'est pas le premier jour du mois.

U50 Code ret. dans zone 71 invalide : Ce rejet sera produit lorsque le code de retenu indiqué dans la zone 71 du INT n'est pas un code valide pour identifier une cotisation syndicale.

WG2 Rémunération double - à traiter par le Bp : Ce message sera produit afin que le BP vérifie la validité de l'indicateur de la rémunération double.

WA4 Automatisation impossible raj. requis par le BP : Ce message destiné au conseiller en rémunération sera produit lorsque le SRP ne peut pas générer le remboursement des cotisations syndicales pour l'année courante ou l'année précédente. Il est à noter que le SRP continuera de traiter le RTA (CIP 16S) et les cotisations syndicales arrêteront sans intervention du conseiller en rémunération ou de l'agent de la paye et pension de TPSGC. Le BP émettra le remboursement par demande de chèque.




5.6.2. Messages destinés au bureau de Paye

UA4 Ded genere causerait cer ele de l'année cour a dev neg : Ce rejet destiné au BP sera produit lorsque le SRP tente de rembourser les cotisations et le montant du remboursement est supérieur au montant de la zone M717 (cotisations syndicales cumul de l'année) ou lorsqu'un RTR (CIP 16R) est saisi et le montant du remboursement est supérieur au montant des zones M717, M810 ou M811.

UA5 Ded genere causerait cer ele de l'année prec a dev neg : Ce rejet destiné au BP sera produit lorsque un RTR est saisi et le montant du remboursement est supérieur au montant des zones MP717, MP810 ou MP811.

U78 Element deviendrait negatif : Ce rejet destiné au BP sera produit lorsque le BP saisit un remboursement de cotisations syndicales en se servant d'un CIP 77R et le montant est supérieur à la zone M717.

2A9 CDA COTISATIONS SYNDIC. < CDA COTISATIONS SYNDIC. RETENUES : Ce rejet destiné au BP sera produit lorsqu'un chèque de paye contenant une retenue de cotisation syndicale est annulé et la zone M717 devient inférieure à la zone M810.

NP9 Ajust. manuel de $XXX requis : Ce message sera produit lorsque le montant $XXX de la zone M811 (cotisations syndicales retenues à jour) du FPE est supérieure à la somme de la zone MP810 (cotisations syndicales retenues pour l'année précédente) et la zone M810 (cotisations syndicales retenues pour l'année courante). Cette situation se présentera lorsqu'il y aura des cotisations syndicales à rembourser qui retournent à l'année avant l'année précédente. Le BP émettra un remboursement par chèque pour le montant forfaitaire du remboursement identifié sur le message et modifiera le T4/Relevé 1 manuellement.

NQ3 CHAMPS cot. syndi. retenues neg - ajustements requis : Ce message destiné au BP sera produit lorsque le montant du remboursement des cotisations syndicales généré par le SRP est supérieur à la zone M810 ou M811.

NQ4 AP CHAMPS cot. syndi. retenues neg - ajustements requis : Ce message destiné au BP sera produit lorsque le montant du remboursement des cotisations syndicales émis par le SRP est supérieur au montant dans les zones M811, MP810 ou MP811.

NQ5 Compte en instance d'exclusion - rajust. man. peut etre requis : Ce message destiné au BP sera produit lorsqu'un chèque contenant une retenue de cotisation syndicale est annulé dans le SRP et le compte est en instance d'exclusion. Le BP devra vérifier que le rajustement des gains de l'employé tel qu'effectué par le SRP est exact parce que la date du chèque annulé est avant la situation d'instance d'exclusion. La DFCP devra aussi ajuster le rapport de remise des cotisations syndicales, si nécessaire.

NQ7 Rémunération double - à traiter par le Bp : Ce message sera produit afin que le BP vérifie la validité de l'indicateur de la rémunération double.

WA4 Automatisation impossible raj. requis par le BP : Ce message est expliqué à la section 5.6.1 de cette directive.

5.6.3 Les procédures pour traiter les corrections peuvent être trouvées à la section 7-3-3-2 du GEPP.

5.7. Changement de poste

Si, grâce à une promotion, un déploiement, une transposition, une affectation intérimaire ou une mutation à un autre ministère, l'employé est affecté à un nouveau poste avant que la CRTFP rende sa décision sur l'ancien poste, ces nouvelles procédures doivent être suivies :

  • Inscrire dans la zone d'indicateur de situation syndicale, l'indicateur de situation syndicale correspondant au nouveau poste lors de la saisie de cette promotion, ce déploiement, cette transposition, cette affectation intérimaire ou cette mutation dans le SRP.
  • Créer un RTA pour arrêter, un RTC (CIP16C) pour commencer ou un RTM (CIP16A) pour modifier le prélèvement des cotisations syndicales en fonction de la situation syndicale du nouveau poste.

5.7.1 Lorsqu'une décision concernant l'ancien poste est rendue, le conseiller en rémunération doit créer un INT pour changer l'indicateur de situation syndicale à EXCLU ou NON-EXCLU en fonction de la décision de la CRTFP, même si la situation syndicale de l'ancien et du nouveau poste sont les mêmes.

Dans la zone 71 CODE COMPTE du INT, il est obligatoire d'inscrire DECISION en lettres majuscules suivi du code courant de retenue des cotisations syndicales qui seront remises à l'agent négociateur ou remboursées à l'employé tel qu'expliqué aux sections 5.3 et 5.4 de cette directive.

Le traitement du INT produira soit un remboursement à l'employé, soit une requête de remise à l'agent négociateur.

5.7.2 Si l'indicateur de situation syndicale du nouveau poste doit être ensuite corrigé, le conseiller en rémunération doit saisir un second INT pour la prochaine mise à jour du SRP mais avant la fermeture de la période de la paye courante afin d'assurer l'exactitude de la zone 26.

Il ne faut absolument pas inscrire DECISION et le code de retenue à la zone 71 code compte lors de la saisi de ce deuxième INT.

5.7.3 Si l'employé est transféré à un autre ministère du CT ou un autre BP, TPSGC remettra ou remboursera les cotisations syndicales conservées manuellement. Un T4/Relevé 1 modifié sera émis du ministère ou BP où l'employé était en statut d'instance d'exclusion.

5.8. Double rémunération

Créer un INT pour remplacer par « 99 » l'indicateur de situation syndicale dans la zone 26.

Dans les cas de double rémunération au sein du même ministère, le SRP ne peux pas déterminer si le montant des cotisations syndicales prélevées sur le salaire de l'employé représente uniquement le poste qui fait l'objet d'une opposition de l'agent négociateur à une demande d'exclusion. Les ministères devront informer le BP du montant spécifique de la cotisation syndicale qui doit être conservé par l'employeur en envoyant un courrier électronique ou une télécopie. Le BP ajustera le montant des cotisations syndicales créditées par le SRP aux zones M810, MP810 et M811 du FPE, si nécessaire.

Suite à la décision de la CRTFP sur la demande d'exclusion, les ministères devront créer un INT conformément aux critères mentionnés aux sections 5.3 et 5.4 de cette directive.

5.9 Automatisation du traitement des remboursements (RTR) de cotisations syndicales pour l'année précédente

TPSGC profite de l'opportunité amenée par les changements au système pour la mise en oeuvre de l'article 76 de la LRTFP pour automatiser d'avantage le processus de remboursement de cotisations syndicales indépendamment du processus de statut d'instance d'exclusion.

Le SRP sera modifié afin d'émettre automatiquement un chèque supplémentaire pour tous les remboursements de cotisations syndicales pour l'année précédente qui seront rapportées avec un mouvement RTR et un montant forfaitaire du remboursement. Le T4A/Relevé 1 de l'année précédente sera aussi modifié sans intervention manuelle du BP de TPSGC.

Nota  : Le T4/Relevé 1 ne sera pas modifié lorsque le remboursement concerne la Fraternité internationale des ouvriers en électricité (code 637) ou l'Association canadienne du contrôle du trafic aérien (code 643).

Il est à noter que la saisie du mouvement RTR pour le remboursement des cotisations syndicales doit toujours être répartie par année civile.

5.10 Veuillez consulter les sections 5-4, 9-2, 4-4-05, 14-4-3 et 18-3-4-4 du GEPP pour prendre connaissance des exigences en matière d'entrée des données sur la paye.

5.11 Le GEPP et le Guide des procédures du bureau de paye (PBP) seront mis à jour de façon à intégrer tous les renseignements pertinents de la présente directive.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,


B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin


Référence(s) : CJA 9006-13-30