ARCHIVÉE DR 2006-012

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Le 28 juin 2006

OBJET : Nouvelles exigences en matière de présentation - Congé avec étalement du revenu et congé d'études

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir aux conseillers en rémunération des renseignements sur les nouvelles exigences en matière de présentation pour les congés avec étalement du revenu (CER) et les exigences modifiées en matière de présentation pour les congés d'études afin d'assurer la conformité avec le Règlement sur la pension de la fonction publique (RPFP) et la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR) à l'égard de la disposition relative à la limite de cinq ans de congé non payé (CNP) ouvrant droit à pension.

2. CONTEXTE

2.1 La LIR prévoit certaines restrictions à l'égard de la période totale de Congé non payé (CNP) pouvant être traitée à titre de service ouvrant droit à pension au cours de la carrière d'un employé, dans le cadre d'un régime de pension agréé (RPA). L'article 8.5 du RPFP, qui est entré en vigueur le 1er janvier 1996 (voir le Bulletin spécial 2000-06 du Guide sur l'administration des pensions de retraite [APR]), a été adopté pour assurer la conformité à la LIR.

2.2 Comme l'indique le Bulletin spécial 2000-006 de l'APR, la limite fixée pour la période totale de CNP ouvrant droit à pension pris depuis le 1er janvier 1996 inclusivement est de cinq ans d'équivalent temps plein de CNP, en excluant les CNP pris en raison de maladie et les cas de CNP pour les employés « en détachement ». En plus de cette limite de cinq ans, les employés peuvent prendre jusqu'à trois ans d'équivalent temps plein en congés parentaux. Dans le cas des étalement du revenu (CER) et des congés d'études, les périodes réelles de CER et de congés d'études doivent être comprises dans la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension.

2.3 En raison des exigences uniques en matière de présentation associées aux congés d'études au cours desquels une indemnité de congé d'études est versée, le Système régional de paye (SRP) et le Système des cotisants ne sont pas en mesure de cerner les périodes de CNP. Pour ce qui est des CER, puisqu'aucune raison de CNP n'est indiquée dans le SRP, le Système des cotisants ne peut pas les définir.

3. POLITIQUE

3.1. CONGÉ AVEC ÉTALEMENT DU REVENU

Le 27 juin 2006, des modifications seront apportées au SRP et au Système des cotisants de façon à rendre possible l'enregistrement et le suivi des périodes réelles de CNP prises au cours d'un CER.

3.2 Une nouvelle zone a été créée à l'écran CEN pour le code de raison de CNP. Par conséquent, à compter du 27 juin 2006, il sera obligatoire de remplir cette zone sur cet écran pour toutes les nouvelles périodes de CER.

3.3 Le code de raison de CNP « 10 » a été créé pour faire état des périodes de CNP des employés prenant un CER qui n'ont pas encore atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension. Ce code ne sera pas affiché dans le fichier principal de l'employé (FPE); il figurera toutefois dans l'historique salaire-service (HSS) et sera extrait aux fins de la mise à jour du Système des cotisants.

3.4 Il faut utiliser le code de raison existant « W » (CNP -- CNP n'ouvrant pas droit à pension dépassant la limite de 5 ans ou de 3 ans) pour enregistrer toute période de CNP dans le cadre d'un CER qui s'étend au-delà de la limite de cinq ans. Ce code de raison sera également affiché dans l'HSS, dans le SRP, et sera extrait aux fins de la mise à jour du Système des cotisants.

3.5 Le SRP a également été modifié de façon à accepter un mouvement CEN A 306 (15A306) lorsque l'employé a atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension au cours d'une période de CER. Il incombe aux conseillers en rémunération de modifier le code de raison de CNP dans le SRP. Lorsque le code de raison de CNP est modifié, un message est produit pour informer le bureau de paye régional qu'un mouvement de CEN a modifié la situation de pension associée à la période de CNP déclarée au mouvement CEN.

3.6. CONGÉ D'ÉTUDES

Lorsqu'un employé prend un congé d'études et qu'il a droit à une indemnité de congé d'études, la période réelle de CNP n'est pas inscrite dans le SRP, ce qui signifie que le SRP et le Système des cotisants ne renferment aucun enregistrement de la période réelle de CNP. Toutefois, il est nécessaire de faire état de la période de congé d'études dans le Système des cotisants afin de s'assurer que la limite de cinq ans de CNP n'est pas dépassée. Le Système des cotisants sera modifié de façon à produire un enregistrement de CNP pour congé d'études pour chaque enregistrement d'indemnité de congé d'études (code 077) figurant dans l'enregistrement de salaire du Système des cotisants. L'enregistrement de CNP sera généré au moyen des dates de début et de fin de l'indemnité de congé d'études, et le code de raison « B » (Formation ou perfectionnement, y compris les congés d'études) sera imposé.

3.7 Les conseillers en rémunération doivent cesser de prélever les cotisations de retraite dans le cas des employés qui ont atteint la limite de cinq ans avant de prendre un congé d'études ou pendant un tel congé. Le code de type de pension « 66 » a été créé à cette fin. Par conséquent, si le SRP renferme un enregistrement d'indemnité de congé d'études (code 077) et que le code de type de pension associé à la même période est « 66 », le Système des cotisants produira un enregistrement de CNP et inscrira le code de raison « W ».

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. CONGÉ AVEC ÉTALEMENT DU REVENU

Pour amorcer un nouveau CER, le conseiller en rémunération doit examiner l'historique des CNP de l'employé pour déterminer si la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension a été atteinte ou si elle le sera au cours de la période de congé demandée.

4.2. MOUVEMENTS À SAISIR DANS LE SYSTÈME RÉGIONAL DE PAYE

4.2.1 Après avoir effectué les calculs liés aux CER, conformément à la Directive sur la rémunération 1995-047, le conseiller en rémunération doit saisir un mouvement de CEN (15C306) et un mouvement CER C (18C306) dans le SRP. Pour prendre connaissance des exigences de présentation détaillées pour cette situation, veuillez consulter les sections 4-4-15-5-1 et 4-4-18-7-1 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

4.2.2. Écran en direct

Comme il est indiqué à la section 3.2 de la présente directive, une nouvelle zone a été ajoutée à l'écran CEN pour faire état de la raison de CNP. Si la période de CNP ouvre droit à pension, le nouveau code de raison « 10 » doit y être inscrit. Toutefois, si la période de CNP excède la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension, c'est le code de raison « W » qu'il faut utiliser.

La nouvelle zone, « CODE DE MOTIF DE CNP », sera située sous l'indicateur H/J/S (présentée en rouge dans l'écran ci-dessous).

PDLIW09D-001(245) TRAVAUX PUBLICS ET SERV. GOUV. CANADA 06/06/22 PAYE CONGE ETALEMENT REV. CNP ENTRETIEN DU COMPTE

SUIV < PAY CYC: 7C PP: 09 200406 / 030506 CUT OFF 030506 1111 / 10 006 656 BG MILNE 85 SVC SEQ: / 000000

*** INSERER LA PERIODE DE CONGE NON PAYE ***

MODIFICATEUR: VIGUEUR DU: VIGUEUR AU: IND H/J/S: NOM H/J/S: .00

MOTIF CNP: NOM D'HEURES NON-ASSUR - PREM PER DE PAYE: .00 DERN PER DE PAYE: .00

***SE SERVIR DE L'ECRAN VRM AFIN DE REDUIRE LES VERSEMENTS CONTINUS***

4.2.3. PRÉSENTATION EN LOT

Pour ceux qui utilisent des formulaires papier pour saisir le mouvement 15C306, le nouveau code de raison « 10 » doit être inscrit immédiatement après le nombre d'heures de CNP dans la période de paye initiale et le nombre d'heures de CNP dans la dernière période de paye, à la zone 71 du formulaire PWGSC-TPSGC 2517 ou 2549.

Le nouveau code de CNP pour les CER devait être saisi comme suit :

• Z60 Z61 Z62 Z63 Z64 Z67 Z68 Z71
• 15 C 306 26 06 06 1 28 07 06 2 D 25.00 0215001500 10

Si l'employé a dépassé la limite de cinq ans, la zone 71 doit comprendre les données suivantes :

• 0215001500 W
• Les données de la zone 71 correspondent à : caractères 1 à 5 - nombre d'heures non assujetties à l'assurance-emploi (AE) dans la première période de paye caractères 6 à 10 - nombre d'heures non assujetties à l'AE dans la dernière période de paye
• caractères 11 et 12 - code de raison de CNP

4.3. CONTRÔLES DE VALIDATION DU SYSTÈME

4.3.1 Deux nouveaux contrôle de validation ont été ajoutés au SRP pour veiller à ce que les bons codes soient entrés pour les CER. Les messages : M-01 « ZONE OBLIGATOIRE MANQUANTE » et X-00 « SUR UN RDC , SI RET/VER = 306 ALORS LE CODE DE RAISON DU CNP DOIT ÊTRE PRÉSENT ET = W OU 10 » seront produits.

Si le code de raison entré n'est pas « W » ou « 10 », le système affichera le message suivant : PD 654 « SEULEMENT RAISONS W OU 10 ACCEPTÉES SUR UN 15 306 »

4.3.2 Puisqu'il est possible que l'employé atteigne la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension au cours de la période de CER, le SRP a été modifié de façon à permettre au conseiller en rémunération de remplacer le code de raison de CNP « 10 » par « W » en saisissant un mouvement CEN A (15A306). Le cas échéant, le conseiller en rémunération doit également inscrire le nombre de jours n'ouvrant pas droit à pension au cours de la période, c'est-à-dire la période à laquelle le code « W » s'applique.

Un nouveau contrôle de validation a été ajouté au SRP pour assurer que les dates de début et de fin du mouvement CEN A (15C306) correspondent à une période de CEN existante. Lorsque les dates ne correspondent pas, le message suivant est affiché : PB/PD 655 « DATE DU / JUSQU'AU NE SONT PAS DANS LA PÉRIODE ORIGINALE »

4.4. INDICATEUR DE RETENUES AU TITRE DU RÉGIME DE PENSION DE RETRAITE DE LA FONCTION PUBLIQUE (RPRFP)

Auparavant, l'employé avait le choix de verser des cotisations de retraite selon son salaire réduit au cours d'une période de CNP. À la suite de changements à la politique sur les CER, cette option n'est plus offerte. Par conséquent, lorsque les conseillers en rémunération saisissent un mouvement LIA C (18C306) dans le SRP, ils doivent inscrire le code « 1 » pour indiquer que les cotisations seront prélevées sur le salaire entier.

Toutefois, si l'employé a atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension, ils doivent être en mesure d'indiquer qu'aucune cotisation de retraite ne devrait être prélevée de la partie du salaire qui n'est pas assujettie au RPRFP, c'est-à-dire que lorsqu'un employé a atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension, aucune cotisation de retraite ne devrait être prélevée pour cette période. Cependant, pour ce qui est de la période au cours de laquelle l'employé reçoit un salaire (salaire réduit), des cotisations de retraite doivent être prélevées. C'est pour cette raison que le code « 2 » a été rétabli; on doit l'utiliser lorsque le mouvement CEN (15C306) comporte le code de raison de CNP « W ». On s'assurera ainsi que les cotisations seront prélevées du salaire réduit seulement.

| 4.4.1 L'écran sur la paye CER en ligne a été modifié de façon à afficher le message suivant :

« ***INSERER '1' SI L'EMPLOYE(E) DOIT COTISER AU LPFP 1/2 SUR LE PLEIN SALAIRE OU '2' ** SI L'EMPLOYE(E) A ATTEINT LE MAXIMUM 5 ANS DE CNP OUVRANT DROIT A UNE PENSION (CER RAISON W) ET DOIT PAYER LPFP1/2 SUR LE SALAIRE REDUIT »

Un contrôle de validation inter-élément a été ajouté pour la saisie en ligne et en lot. Ce contrôle comparera le code de la caisse 1 ou 2 du RPRFP saisi dans le mouvement CER C/A (18C/A306) et le code de raison de CNP figurant dans le mouvement CEN C/A (15C/A306) pour veiller à ce que le code approprié soit associé au type de CNP. Si les codes ne correspondent pas, le message suivant sera affiché, pour la saisie en ligne et en lot : PD 657 « RAISON NE PEUT ÊTRE 10 »

4.4.2 L'historique salaire-service du SRP a également été modifié pour séparer une ligne existante de l'écran CEN de façon à faire état du nouveau code de raison « W ». Le SRP fermera l'enregistrement original une demi-journée avant la date d'entrée en vigueur du mouvement CEN A (15C306) et créera une nouvelle ligne qui comportera les mêmes dates de début et de fin que l'enregistrement de CNP modifié. Si les dates sont identiques, le nouvel enregistrement écrasera l'ancien enregistrement.

4.5. ENREGISTREMENTS DE CER EN COURS ET PRÉCÉDENTS

Pour ce qui est des comptes qui renferment des périodes de CER en cours, les conseillers en rémunération devront déterminer si les employés ont atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension. Ils devront aussi modifier les enregistrements de CNP et faire passer le code de raison de « 10 » à « W ». En outre, les conseillers en rémunération devront vérifier les codes de raison des périodes de CER précédentes et les modifier, si la limite de cinq ans a été atteinte. De plus amples renseignements seront diffusés à l'égard de l'exigence relative à l'examen et à la correction des enregistrements de l'historique.

4.6. MISE À JOUR DU SYSTÈME DES COTISANTS

En conséquence des changements apportés à la présentation des données sur les CER dans le SRP, le Système des cotisants sera mis à jour, et les données sur les CNP figureront à l'écran CNP.

4.7. CONGÉ D'ÉTUDES

Lorsque l'employeur approuve le versement d'une indemnité de congé d'études, un mouvement VRC 077 (18C077) est saisi dans le SRP et met à jour l'élément 101 (rémunération de base) du FPE. On ne fait donc état d'aucun CNP dans ce cas.

4.8. MOUVEMENTS À SAISIR DANS LE SYSTÈME RÉGIONAL DE PAYE

4.8.1 Les employés en congé d'études ont la possibilité de verser leurs cotisations de retraite et leurs primes au titre des prestations supplémentaires de décès (PSD) et de l'assurance-invalidité (AI) au cours de leur CNP ou de reporter le paiement jusqu'à leur retour au travail. Dans le cas des employés qui n'ont pas encore atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension, les conseillers en rémunération doivent saisir un mouvement de Diverses interventions de dotation en personnel « INT » (05A) et modifier le code de type de pension pour « 62 » si l'employé a choisi de reporter le paiement de ses cotisations de retraite et de ses primes de PSD jusqu'à son retour au travail. Si l'employé choisit de continuer de faire prélever les retenues à partir de son salaire entier tandis qu'il reçoit une indemnité de congé d'études, il faut saisir un mouvement VRS 202 (18C202) pour tenir compte de l'écart entre le salaire entier et l'indemnité. Pour prendre connaissance de l'ensemble des exigences relatives aux mouvements à saisir, veuillez voir la remarque 1 de la section 4-4-18-3-1 du GEPP.

4.8.2 Le nouveau code de type de pension « 66 » a été créé pour identifier les employés en congé d'études qui reçoivent une indemnité pour congé d'études et qui ont atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension. Les conseillers en rémunération doivent saisir un mouvement d'INT (05 A) pour modifier le code de type de pension dans le SRP, à compter de la date à laquelle l'employé atteint la limite de cinq ans. Ce nouveau code de type de pension sera affiché dans l'écran de l'HSS du SRP.

4.8.3 Au retour au travail de l'employé, le conseiller en rémunération doit réactiver la rémunération de base ou d'intérim de l'employé en saisissant un mouvement de Retour à la rémunération de base « RTB » (18C) et un mouvement d'INT (05A) pour modifier le code de type de pension de façon à reprendre les cotisations de retraite, le cas échéant. Si, au cours du congé d'études, le code de type de pension « 62 » était utilisé (CNP sous la limite de cinq ans), le mouvement d'INT (05A) entrera en vigueur à la date de début du congé d'études.

Si le code de type de pension « 66 » a été utilisé pour l'ensemble de la période de congé d'études, le mouvement d'INT (05A) visant à modifier le code de type de pension entrera en vigueur à la date du retour au travail. Les conseillers en rémunération recevront un message d'avertissement en ce sens. Lorsqu'ils saisissent un mouvement de RTB pour faire passer la rémunération d'un employé de l'indemnité de congé d'études (code 077) à la rémunération de base ou d'intérim (code 001 ou 002), les conseillers en rémunération verront le message d'avertissement suivant :

PB/PD « WG1 M039 = 66 L'EMPLOYÉ N'EST PAS EN CONGÉ D'ÉTUDES »

Toutefois, si l'employé a atteint la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension au cours du congé d'études et que les codes de type de pension « 62 » et « 66 » ont été utilisés, les conseillers en rémunération devront saisir un mouvement d'INT (05A) pour une période fermée en vue de modifier le code de type de pension de la période pour laquelle le code de type de pension « 62 » a été utilisé, c'est-à-dire que les dates de début et de fin doivent correspondre aux dates auxquelles le code de type de pension « 62 » s'applique. Les conseillers en rémunération devront saisir un autre mouvement d'INT (05A) en faisant état de la date du retour au travail de l'employé pour faire passer le code de type de pension à « 01 ». Par conséquent, le code de type de pension « 66 » s'appliquerait à la période comprise entre ces dates et puisque cette période ne compte pas à titre de service ouvrant droit à pension, aucune cotisation de retraite ne devra être versée pour cette période.

4.9. SYSTÈME DES COTISANTS

Le 27 juin 2006, le Système des cotisants sera modifié de façon à reconnaître les nouveaux enregistrements de VRS 077 (18C077) reçus et à produire un enregistrement de CNP ouvert. Environ deux semaines après cette date, les enregistrements de congé d'études en cours comportant le code de raison « B » et les enregistrements de l'historique faisant état d'une indemnité de congé d'études (code 077) seront extraits. Dans tous les cas, un enregistrement de CNP sera créé, et le code de raison « B » sera imposé. Ces enregistrements figureront dans l'écran de mise à jour des CNP. Les dates de début figurant dans les enregistrements produits seront identiques aux dates de début de l'enregistrement de l'indemnité de congé d'études. Dans les cas où les congés d'études sont en cours, l'enregistrement de CNP sera produit à titre de période ouverte. Lorsqu'un mouvement d'INT (CIP 05) sera saisi pour modifier le code de type de pension de l'employé, le Système des cotisants se servira de la date d'entrée en vigueur du mouvement d'INT (CIP 05A) pour fermer la période de CNP. Si un mouvement d'INT (CIP 05A) est saisi et que le code de type de pension est « 66 », le Système des cotisants modifiera et fermera la période de l'enregistrement de CNP existant au moyen de la date d'entrée en vigueur du mouvement d'INT et produira un autre enregistrement de CNP comportant le code de raison « W ». Les enregistrements de CNP figureront à l'écran de mise à jour des CNP.

Puisque le calcul du salaire moyen est toujours fondé sur le salaire entier réel, et non sur le montant d'une indemnité de congé d'études, le mouvement VRS 077 (18C077) ne sera pas extrait et il ne figurera pas dans les enregistrements de salaire du Système des cotisants.

5. Un message à diffusion générale à l'intention des conseillers en rémunération confirmera la mise en œuvre de ces changements.

Le GEPP et le Guide des procédures du bureau de paye (PBP) seront mis à jour en fonction des changements dont la présente directive fait état.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9001-1