ARCHIVÉE DR 2007-008

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Le 4 avril 2007

OBJET : Relevé d'emploi sur le Web

Notez : Cette application est seulement disponible aux ministères et organismes agences dans lesquels les applications Web de la rémunération ont été mises en œuvre.

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir des renseignements sur une nouvelle application qui permettra aux membres de la communauté de la rémunération de créer et de transmettre des relevés d'emploi (RE) à Ressources humaines et Développement social Canada (RHDSC). Cette application sera offerte à compter du 30 avril 2007 aux conseillers en rémunération (CR) des ministères et organismes clients dans lesquels les applications Web pour la rémunération ont été mises en œuvre.

1.2 L'objectif de l'application RE sur le Web est d'offrir un processus électronique entièrement automatisé permettant de compiler les données des RE transmises par les employeurs et de réduire le fardeau administratif des ministères et des organismes fédéraux, ainsi que des responsables du programme d'assurance-emploi (AE).

2. CONTEXTE

2.1 Le RE sur le Web est une initiative de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) menée en partenariat avec RHDSC et l'Agence du revenu du Canada (ARC), en réponse aux membres de la communauté de la rémunération qui demandent depuis longtemps que le processus de création des RE soit automatisé. Les ministères clients profiteront de RE exacts, d'un processus de traitement et de transmission des RE des employés plus rapide qui sera de bénéfice aux employés en leur permettant de faire leurs réclamations plus tôt, de l'élimination des processus manuels qui demandent beaucoup de temps et d'une réduction des demandes de renseignements de RHDSC.

2.2 Les ministères, organismes et employeurs distincts du gouvernement fédéral dont la paye est traitée par le biais du Système régional de paye (SRP) de TPSGC pourront utiliser l'application RE sur le Web. La mise en œuvre de cette application, qui permet l'impression des RE en version définitive, fera en sorte que les ministères clients n'auront plus à commander, à entreposer et à utiliser les formulaires papier en trois exemplaires actuels de RHDSC pour les RE, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

2.3 La mise en œuvre de l'application RE sur le Web signifie le transfert électronique des relevés à RHDSC et élimine le besoin, pour les CR, de soumettre par la poste les exemplaires papier des RE à RHDSC. De ce fait, les clients réaliseront des économies à l'égard des frais d'affranchissement et de manutention qu'ils encourent à l'heure actuelle. Une copie papier du RE continuera à être fournie aux anciens employés.

3. POLITIQUE

3.1 Le RE est le document le plus important dans la détermination du droit aux prestations d'AE. La Loi sur l'assurance-emploi et ses règlements stipulent que tous les employeurs doivent établir un RE en cas d'interruption des gains d'un employé. Il y a interruption des gains lorsqu'une période d'emploi prend fin ou qu'un employé prend un congé de maternité, un congé d'adoption, un congé pour cause de blessure ou de maladie ou encore un autre congé non payé. En règle générale, un RE doit être émis à l'intention de l'employé dans les cinq jours civils suivant l'interruption des gains ou la date à laquelle l'employeur est mis au courant de l'interruption des gains. Il est obligatoire de conserver les RE pendant sept ans.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

Les CR ayant accès au SRP utiliseront l'application RE sur le Web. Leur accès sera restreint aux comptes pour lesquels ils sont les principaux responsables de la gestion, ou pour lesquels ils assument une responsabilité de suppléance à cet égard, en fonction de leur catégorie et de leur profil d'utilisateur figurant dans le tableau de Top Secret Security (TSS), dans la base de données du SRP.

Les RE créés au moyen de l'application Web seront stockés dans une base de données pendant sept ans. Les CR autorisés auront accès à cette base de données pour extraire, modifier et imprimer les RE déjà créés.

4.1. Accès et sécurité

Les membres de la communauté de la rémunération pourront accéder à l'application RE sur le Web en cliquant sur le lien « Conseiller en rémunération » situé dans la page d'accueil du Secteur de la rémunération. Ils devront ensuite cliquer sur « Outils liés à la rémunération ». Les dispositions relatives à la sécurité en place pour les autres applications Web sur la paye s'appliquent également à cette application. Autrement dit, les membres de la communauté de la rémunération doivent détenir un code d'utilisateur et un mot de passe de l'infrastructure à clés publiques (ICP) ainsi qu'un code d'utilisateur et un mot de passe de TSS pour accéder au site. L'application RE sur le Web sera ajoutée à la liste des applications de la rémunération.

L'accès à l'application sera accordée en fonction de la catégorie d'utilisateur de TSS et du code d'utilisateur saisi. La structure d'unité attribuée par le SRP au code d'utilisateur de TSS déterminera l'accès à des comptes précis. À partir de l'application RE sur le Web, les utilisateurs autorisés (responsables principaux et suppléants) pourront ajouter, modifier, finaliser et imprimer des RE, ainsi qu'effectuer des recherches dans la base de données des RE déjà créés au moyen de l'application Web.

Le RE sera transmis à RHDSC dans le cadre d'un processus protégé de transfert de fichiers, qui assure l'authentification et le chiffrement. Ce processus sera exécuté tous les jours, après la fermeture des bureaux (après 18 h, heure d'Ottawa).

4.2. Application RE sur le Web

Lorsque le CR ouvre une session et sélectionne l'application RE sur le Web, la page d'accueil s'affiche; cette page renferme des renseignements généraux. Pour naviguer dans l'application, il suffit d'utiliser les options du menu latéral. Le CR peut établir un nouveau RE en sélectionnant « Créer un RE » ou encore modifier un RE existant grâce au lien « Rechercher un RE », qui lui permettra d'extraire le RE original. Le CR peut également sélectionner un des nombreux autres liens, par exemple « RHDSC », qui offre de plus amples renseignements sur la façon de remplir un RE.

4.2.1. Créer un RE

Pour créer un RE, le CR devra entrer le code d'identification de dossier personnel (CIDP) de l'employé. L'application validera le CIDP et vérifiera si le CR est autorisé à travailler sur ce compte et si le compte est inactif. Lorsque l'application aura validé ces renseignements, la première page Web sera affichée. Le RE renferme trois pages Web : la page des détails du RE sur le Web, la page du total des gains assurables et des autres données sur la paye et la page des renseignements divers.

Le CR désirant établir un RE devra faire l'entrée des données dans les cases diverses, conformément aux exigences de RHDSC. Si les données nécessaires figurent dans les entrepôts de données du Secteur de la rémunération de TPSGC et que l'application Web peut y accéder, ces données seront remplies au préalable, selon les exigences de RHDSC. Certains éléments de données remplies au préalable seront protégés (c'est-à-dire que le CR ne pourra pas les modifier). S'il y a lieu, un menu déroulant offrira au CR un choix d'éléments à entrer dans les cases.

Les renseignements entrés ou modifiés par le CR seront validés par l'application Web chaque fois qu'il cliquera sur le bouton « Suivant » pour passer à la page suivante. Si une des cases contient des données erronées, un message sera affiché dans la partie supérieure de la page, dans un cadre jaune.

Le CR pourra obtenir des renseignements supplémentaires sur chaque case en sélectionnant son numéro. Une page d'aide générale pourra également être consultée en sélectionnant l'icône « ? » dans la partie supérieure droite. Cette page d'aide fournira les caractéristiques de chaque case à remplir, de même que des renseignements généraux sur l'application elle-même.

Il incombera au CR de vérifier les données remplies au préalable et d'y apporter des modifications, le cas échéant.

4.2.1.1 Dans la page des détails du RE sur le Web, le CR devra entrer l'adresse et le code postal de l'employeur. Une fois ces renseignements sauvegardés, l'application les affichera automatiquement dans tous les relevés associés au même ministère et au même CR. Le CR devra également indiquer le prénom et l'adresse de l'employé, ainsi que le code de rappel et la date de rappel prévue, s'il y a lieu. Le poste de l'employé sera rempli au préalable selon son code indicatif d'unité de négociation (IUN) et le CR pourra le modifier.

4.2.1.2 Les données de la page du total des gains assurables et des autres données sur la paye seront remplies au préalable selon les données figurant dans la base de données du registre. Pour prendre connaissance des codes de versement et des montants associés aux gains assurables ainsi que du nombre d'heures prises en considération dans une période de paye précise, le CR peut sélectionner le symbole « + » situé à côté du numéro de la période de paye voulue. Le CR peut supprimer le montant des gains ou le nombre d'heures inscrit pour une période de paye précise et entrer une nouvelle valeur. Le total des gains assurables sera rempli au préalable en fonction des données entrées dans les autres cases, comme celles qui portent sur les périodes de paye, les indemnités de vacances et les autres sommes. Ce total, qui sera protégé, sera modifié en fonction des changements apportés par le CR lorsqu'il aura sélectionné le bouton de « recalcul ».

4.2.1.3 À la page des renseignements divers, le CR devra inscrire l'objet du RE, les coordonnées de la personne-ressource, ses propres coordonnées, la langue de préférence, les données sur les congés payés et des commentaires, au besoin. Les coordonnées de la personne-ressource et la langue de préférence, une fois entrées dans un premier relevé, seront remplies au préalable dans les relevés subséquents, mais peuvent être modifiées en tout temps.

Le CR peut sauvegarder le RE en version provisoire en tout temps. Il pourra par la suite extraire cette version au moyen de la fonction de recherche et une fois extraite, elle peut être modifiée et/ou sauvegardée en version définitive avant d'être transmise à RHDSC. Les versions provisoires des RE sont conservées dans la base de données pendant 15 jours civils à partir de la date la plus récente à laquelle elles ont été sauvegardées. Après cette période, à défaut d'avoir été modifiées ou sauvegardées en version définitive, elles seront automatiquement supprimées.

Si le CR choisit d'imprimer la version provisoire d'un RE, le CIDP figurera à la suite de la case 6 au lieu du numéro d'assurance sociale (NAS), et l'exemplaire papier portera la mention « Ébauche » en filigrane.

4.2.2. Version définitive des RE

Après que le CR a vérifié tous les renseignements du relevé, il doit sauvegarder ce dernier en version définitive. Tous les renseignements entrés dans le relevé feront l'objet de contrôles de validation. Ces contrôles ont été inspirés des directives sur la façon d'établir un RE et créés en consultation avec RHDSC. Lorsque le RE est validé et sauvegardé en version définitive, un numéro de série lui est attribué.

Le CR pourra imprimer le RE à partir de la version en format de document portable (PDF) dans la langue de son choix afin de remettre un exemplaire papier à l'employé. Le RE sera imprimé sur du papier bond ordinaire au moyen de l'imprimante locale. Le NAS de l'employé, plutôt que son CIDP, sera affiché dans la version imprimée du fichier PDF du RE. Le CR ne pourra pas voir le NAS dans la version Web du RE.

Les numéros de série seront automatiquement attribués aux RE au cours du processus de validation final de l'application RE sur le Web.

4.2.3. Transmission des RE

Les versions définitives des relevés seront extraites et transmises à RHDSC cinq fois par semaine. Le NAS de l'employé, plutôt que son CIDP, figurera dans ces RE. Si le traitement du RE réalisé par RHDSC mène à une erreur, le RE sera retourné, et son état passera à « rejeté ». RHDSC informera par courriel ou par téléphone les personnes-ressources dont les coordonnées figurent dans les RE à propos de tous les RE rejetés. Ces relevés peuvent être corrigés et sauvegardés en version définitive, corrigés et sauvegardés en version provisoire ou encore supprimés. Si aucune mesure n'est prise à l'égard d'un RE rejeté dans les 30 jours civils suivant la date d'émission, ce RE sera automatiquement supprimé de la base de données. Si aucune erreur de traitement n'est associée au RE, son état passera à « transmis ».

4.2.4. Rechercher un RE en particulier

Un RE sauvegardé peut être extrait au moyen de la fonction de recherche de l'application Web. Pour utiliser cette fonction, le CR doit entrer des critères selon un des trois types de renseignements. Le premier type représente l'identification de l'unité, soit le numéro du bureau de paye, le ministère et la liste de paye. Le deuxième correspond au CIDP, tandis que le troisième porte sur le numéro de série. L'état du RE peut également être entré pour restreindre les résultats de la recherche. La liste des relevés qui correspondent aux critères entrés sera affichée. Le CR peut réorganiser les renseignements donnés à la page des résultats de recherche en sélectionnant une des en-têtes qui figurent devant les résultats. Il peut aussi consulter les détails d'un RE précis en sélectionnant le CIDP de l'employé voulu. L'état du RE sera affiché à la page des détails, après la case 3.

Les versions définitives des RE seront conservées dans la base de données pendant sept ans et peuvent être extraites à tout moment au moyen de la fonction de recherche de l'application Web.

4.2.5. Modification d'un RE

À la page d'affichage, diverses options seront offertes au CR en fonction de l'état du RE. Un RE déjà transmis peut être modifié et sauvegardé de nouveau en version définitive de façon à ce que la modification soit transmise à RHDSC. Le numéro de série du relevé original sera rempli au préalable dans le RE modifié, lequel se verra également attribuer son propre numéro de série une fois qu'il aura été sauvegardé en version définitive. Lorsqu'un RE est modifié, le RE original ne sera accessible qu'en mode lecture seulement, et il ne sera plus possible de le modifier. Pour apporter d'autres modifications au RE, il faudra utiliser le RE modifié.

4.2.6. Directives spéciales

4.2.6.1 Congé de maternité ou congé parental pour les résidents du Québec

En vertu de la loi, il est obligatoire d'émettre un deuxième RE à l'intention des résidents du Québec en congé non payé (CNP) et de faire passer leur code de CNP à celui du congé de maternité ou du congé parental de sorte qu'ils puissent présenter une demande de prestations de maternité ou de prestations parentales dans le cadre du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP). Pour les employés visés, les CR devront indiquer le nombre d'heures assurables et le montant des gains assurables des 52 dernières semaines dans la case 18, « Commentaires ». Cette fonction ne sera pas intégrée à l'application RE sur le Web. Par conséquent, les CR devront établir ce deuxième RE manuellement.

4.2.6.2. Enseignants

Dans le cas des codes IUN 20902, 41401, 41404, 41403 et 99700, seules les données portant sur les « gains assurables » seront importées dans le RE. Toutefois, en vertu des règlements sur l'AE, le CR devra appliquer manuellement la formule d'établissement de la moyenne associée aux enseignants. Il devra également indiquer à la case 18, « Commentaires », qu'une telle formule a été utilisée.

4.2.6.3 Congé avec étalement du revenu (CER)

Les gains et les heures assurables doivent être calculés de façon différente pour les employés ayant pris un CER au cours de la période d'emploi couverte par le RE puisqu'un tel congé ne donne pas droit aux prestations de l'AE. Pour ce qui est de la période d'emploi actif, les gains assurables doivent représenter le traitement de base et les allocations assurables de l'employé plutôt que le traitement réduit et les allocations assurables. Pour la période de CNP, les heures et les gains assurables doivent correspondre à 0,00. En outre, le CR doit inscrire manuellement dans la case 18, « Commentaires », que l'employé a pris un CER.

4.2.6.4 Congé de transition à la retraite (CTR)

Les heures assurables doivent être calculées différemment pour les employés en CTR. Le CR doit manuellement réduire le nombre d'heures payées selon le nombre d'heures de CNP prises chaque semaine par les employés. Les heures assurables pour chaque période de paye visée doivent être réduites sur le RE.

4.2.6.5. Heures de mise en disponibilité

Puisque les heures de mise en disponibilité ne sont pas des heures travaillées, elles ne sont généralement pas considérées assurables. Ces heures sont considérées assurables si elles font l'objet d'un taux de rémunération égal ou supérieur au taux de rémunération normal de l'employé ou encore si l'employeur exige que l'employé se rende au lieu de travail au cas où ses services seraient nécessaires, pourvu que l'employé soit rémunéré, peu importe le taux de rémunération. Comme on ne peut d'aucune façon déterminer si les codes de versement relatifs à la mise en disponibilité sont associés à des situations respectant ces conditions (ces renseignements n'étant pas stockés dans le SRP), il a été décidé que ces montants seront intégrés aux heures et aux gains assurables, qui pourront ensuite être modifiés par le CR, au besoin.

4.2.6.6 Prestations et allocations au titre du logement, de la chambre et de la pension

Les prestations et les allocations au titre du logement, de la chambre et de la pension ne sont pas assurables à moins qu'elles ne soient versées à même le traitement. Il a été décidé que ces versements seront traités comme assurables peu importe s'ils sont intégrés ou non au traitement. Dans la négative, le CR devra modifier les gains assurables de la période de paye pertinente.

4.2.6.7. Mutations

Dans le cas des employés ayant été mutés d'un ministère à un autre et pour lesquels un RE doit être émis par le premier ministère, l'application extraira les données de la base de données du registre jusqu'à la dernière période de paye rémunérée, inclusivement. Les gains et les heures indiqués dans le RE pourraient correspondre à une période s'étendant au-delà de la date officielle de la mutation. Puisque RHDSC doit prendre connaissance de ces gains et de ces heures, ils doivent être inclus dans le RE.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CR P0338