ARCHIVÉE DR 2008-008

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Le 10 avril 2008 (Révisée le 21 avril 2009)

OBJET : Dépôt direct de la paye régulière et des paiements supplémentaires

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir aux ministères clients et aux bureaux de paye des renseignements concernant la possibilité de recourir au dépôt direct (DD) pour la paye régulière et les paiements supplémentaires.

1.2 La présente comprend un avis d'information à l'intention des employés à ce propos.

2. CONTEXTE

2.1 Depuis le lancement du DD , on ne pouvait déposer directement que la paye régulière des employés payés à la quinzaine sur une base courante (cycles 7C et 6C). Jusqu'à maintenant, la paye régulière des employés payés en arrérages et les paiements émis à l'ensemble des employés dans le cadre des passages de paye supplémentaire étaient versés sous forme de chèque émis par le Receveur général.

2.2 Après avoir consulté le Secrétariat du Conseil du Trésor (CT) et les syndicats, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) apporte les changements nécessaires aux systèmes afin de permettre que la plupart des paiements supplémentaires soient déposés directement dans les comptes bancaires des employés et pour offrir ce même service à de nombreux employés payés en arrérages.

2.3 Grâce à ce nouveau processus, on s'attend à réduire davantage le volume de chèques ainsi que les coûts de traitement inhérents à l'émission de ceux-ci.

2.4 La Chambre des communes (CDC), bureau de paye 22, et l'Agence du revenu du Canada (ARC), bureau de paye 03, ne sont pas visés par ce processus puisque les protocoles d'entente distincts signés avec ces organisations prévoient d'autres dispositions.

3. POLITIQUE

3.1 En vertu de la Circulaire du CT 1992-6 diffusée le 28 août 1992, le DD est facultatif pour les employés actuels portés à l'effectif avant le 1er septembre 1992. Le DD est obligatoire pour toute personne nommée pour la première fois dans la fonction publique pour une période indéterminée ou pour une période déterminée de plus de six mois ou se prolongeant au-delà de six mois, à compter du 1er septembre 1992 ou après.

3.1.1 En vertu de la Circulaire du CT 1992-6, le DD des paiements supplémentaires est obligatoire de la même façon que le DD des paiements réguliers.

3.2 Il arrive souvent que des nouveaux employés sont, à l'origine, embauchés à la fonction publique pour de courtes périodes et que leurs horaires soient irréguliers. Pour cette raison, les clients peuvent choisir de verser la paye régulière de ces employés en arrérages. Compte tenu des contraintes des systèmes, jusqu'à maintenant, il n'était pas possible de déposer directement la paye des employés payés en arrérages.

3.2.1 Dans le même ordre d'idées, par le passé, le DD des paiements supplémentaires était impossible. Le nouveau processus permettra aux employés d'obtenir le DD de ces paiements et offre la possibilité de les faire déposer dans un compte différent de celui utilisé pour la paye régulière.

3.3 À compter du 30 avril 2008, le DD est obligatoire pour la paye régulière et les paiements supplémentaires pour les employés dont la paye est traitée selon le cycle 7A ou 7B, et qui sont embauchés pour une période indéterminée ou pour une période déterminée de plus de six mois ou se prolongeant au-delà de six mois.

3.3.1 En outre, les paiements supplémentaires de tous les employés qui reçoivent actuellement leur paye régulière par DD seront déposés directement dans le même compte où leur paye régulière est versée, ou dans un compte différent. Tous les ministères pour lesquels le Conseil du Trésor agit à titre d'employeur, ainsi que les employeurs distincts, seront assujettis à ce processus.

3.3.2 Les employés dont la paye est traitée selon les cycles 7C (à la quinzaine, courant), 6C (mensuel, courant), 7A (à la quinzaine, arrérages positifs) et 7B (à la quinzaine, arrérages négatifs) pourront maintenant profiter du DD de leur paye régulière et leurs paiements supplémentaires.

3.3.3 Cette politique s'applique à tous les ministères et agences dont l'employeur est le Conseil du Trésor.

3.4. EXCEPTIONS

3.4.1 Certains types de paiements seront exclus du processus de DD , comme les paiements de cessation d'emploi, les remboursements de cotisations, les indemnités de départ transférées dans un régime enregistré d'épargne-retraite (REER) et les paiements liés au décès en cours d'emploi. Ces paiements continueront à être émis sous forme de chèque.

| 3.4.2 Les paiements rétroactifs découlant de la signature de conventions collectives ou de régimes de rémunération et traités par TPSGC (révisions automatiques) ou par les ministères clients (saisie manuelle) seront aussi versés sous forme de chèque pour permettre aux ministères d'en vérifier les montants et de coordonner la date de leur émission à l'interne.

| NOTA : Lorsqu'un mouvement de révision (CIP 09) est saisi afin de rajuster le salaire d'un employé le jour de la signature de la convention collective ou après cette date , le paiement seraest émis sous forme de DD. Toutefois, si la date d'entrée en vigueur du mouvement est antérieure à la date de signature, le système produirat un chèque.

3.5. EXIGENCES POUR LE DÉPÔT DIRECT DES PAIEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

3.5.1 Les employés ayant des droits acquis tel que stipulé dans la Circulaire du CT 1992-6, et qui préfèrent que leurs paiements supplémentaires soient déposés directement, doivent d'abord choisir de recevoir leur paye régulière par DD.

3.5.2 À la mise en oeuvre, les paiements supplémentaires de tous les employés dont la paye régulière est actuellement versée par DD seront automatiquement déposés dans le compte bancaire utilisé pour leur paye régulière.

3.5.3 Les employés qui souhaitent désigner un compte distinct pour leurs paiements supplémentaires doivent communiquer avec leur conseiller en rémunération pour prendre les mesures nécessaires à cette fin.

Il incombera aux conseillers en rémunération de gérer les renseignements sur le compte bancaire des employés qui désignent un compte distinct pour le dépôt de leurs paiements supplémentaires.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1 Comme par le passé, il faut remplir le formulaire Demande d'inscription au dépôt direct (PWGSC-TPSGC 8437 Publiservice) pour inscrire les nouveaux comptes au DD. Le formulaire a été modifié de façon à permettre la désignation d'un compte bancaire distinct pour le versement des paiements supplémentaires, au besoin.


4.2. RENSEIGNEMENTS BANCAIRES

4.2.1 Au moment de la mise en œuvre, le DD des paiements supplémentaires sera automatiquement activé pour tous les employés qui reçoivent actuellement leur paye régulière par DD. Au début, les renseignements bancaires seront les mêmes que ceux de la paye régulière du 29 avril 2008, enregistrés dans le système de paye. Les employés qui désirent faire déposer leurs paiements supplémentaires dans un compte distinct doivent faire parvenir à leur conseiller en rémunération un formulaire d'inscription renfermant les renseignements pertinents.

4.2.2 Les conseillers en rémunération établiront les interventions nécessaires afin d'inscrire ou de modifier les renseignements bancaires et l'état de la fonction du DD pour la paye régulière et les paiements supplémentaires, et ce, en fonction des renseignements fournis par les employés. On peut trouver les directives concernant l'entrée de données à partir d'un formulaire à la section 4-4-12-2 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) et à la section 14-12-1 du même guide pour l'entrée de données en direct.

4.3. MISE À JOUR DES SYSTÈMES

4.3.1 La fonction de DD sera automatiquement désactivée pour la paye régulière et les paiements supplémentaires dès qu'un compte est rayé de l'effectif (RE) ou que celui-ci fait l'objet d'une mutation de sortie (MUS). La fonction DD des paiements supplémentaires sera désactivée uniquement pour les comptes temporairement rayés de l'effectif (T-RE) après le 29 avril 2008.

4.3.2 Lorsque la raison du T-RE est « K » (congé de maternité) ou encore « R » ou « S » (congé parental), le conseiller en rémunération pourra réactiver de nouveau l'indicateur de DD des paiements supplémentaires pour permettre le versement des paiements complémentaires.

4.3.3 Au retour du congé non payé (reporté à l'effectif [RE- PE ]), un message sera généré à l'intention du conseiller en rémunération pour lui indiquer que l'employé est admissible au DD de la paye régulière ou des paiements supplémentaires, comme suit :

  • WF2, « PAIE REG EMP PAR DEPOT DIRECT»

    et/ou

  • WF4, « PAIE SUPP EMP PAR DEPOT DIRECT »

4.4 Si, pour quelque raison que ce soit, le Système normalisé des paiements (SNP) ne peut traiter un paiement devant être versé dans le compte bancaire d'un employé, il génère un mouvement qu'il achemine au Système régional de paye (SRP) pour faire passer l'indicateur de DD de la paye régulière et des paiements supplémentaires à « 2 », si les renseignements sur le compte bancaire inscrits dans les éléments 950 et 979 sont identiques.

4.4.1 Puisque la fonction de DD est désactivée lorsqu'un mouvement de RE est traité, tous les paiements de cessation d'emploi, y compris ceux qui ont été précisés à la section 3.4, continueront d'être émis sous forme de chèque.

4.5. POSTDATATION DES PAIEMENTS

4.5.1 Dès le 30 avril 2008, tous les paiements émis par le SRP seront postdatés. La paye régulière des comptes 7C continuera d'être postdatée de dix jours ouvrables, tandis que la paye régulière des comptes 7A et 7B sera postdatée de six jours ouvrables. Les paiements supplémentaires seront désormais postdatés de sept jours ouvrables. Par exemple, la mise à jour des paiements supplémentaires (chèques et DD) du 30 avril 2008 seront datés du 9 mai 2008.


4.6. INTERCEPTIONS DES DÉPÔTS DIRECTS

| 4.6.1 Les conseillers en rémunération des ministères clients et des organismes distincts jouissant d'un accès de type « PAB » et/ou « Enquête » auront la possibilité d'intercepter des paiements versés par DD. Ainsi, on devrait réduire le nombre de paiements versés en trop et de chèques annulés retournés à la Division des finances et de la comptabilité de la paye (DFCP).

| 4.6.1.1 Il est à noter que, puisqu'une interception annule le paiement, cette mesure ne devrait être envisagée que lorsque l'employé N'A PAS DROIT au paiement.

4.6.2 Cette nouvelle option sera offerte à partir du menu d'enquête en direct appelé Base des données du registre (BDR). Une fois sélectionnée, la BDR affichera les données du SNP de sorte que les conseillers en rémunération puissent déterminer si un paiement doit être intercepté. NOTA : Les interceptions peuvent être traitées jusqu'à trois jours ouvrables avant la date d'échéance.

4.6.3 Par la suite, un menu secondaire sera affiché. L'utilisateur pourra sélectionner des paiements récents selon le ministère, la liste de paye et le code d'identification de dossier personnel (MIN / LP / CIDP). S'il n'existe aucune donnée, le message « DONNÉE NON DISPONIBLE » sera affiché.

| NOTA : Lorsqu'un état des gains à solde zéro est produit à partir de données erronées, le paiement peut être annulé par le ministère qui retourne le relevé à la DFCP. Sur demande, cette dernière annulera le paiement à sa date d'échéance.

4.6.4 Lorsque l'option «  MIN / LP / CIDP  » est sélectionnée, seuls les enregistrements associés au compte en question seront affichés à l'écran « NUMÉRO DE DEMANDE DE PAIEMENT ».

4.6.5 Par « paiement récent », on entend : un paiement supplémentaire dont la date d'échéance est d'au plus sept jours ouvrables dans le futur; une paye régulière de cycle 7C dont la date d'échéance est d'au plus dix jours ouvrables dans le futur; une paye régulière de cycle 7A ou 7B dont la date d'échéance est d'au plus six jours ouvrables dans le futur. Exemple : Date de passage de paye supplémentaire : 30 avril 2008;

Date du paiement : 9 mai 2008;

L'interception peut s'effectuer du 1er au 6 mai 2008. Une fois la date d'échéance atteinte, le paiement n'est plus affiché à cet écran.

4.7. PROCÉDURES RELATIVES À L'INTERCEPTION

|4.7.1 Si un employé n'a pas droit au paiement et que celui-ci doit être intercepté, le conseiller en rémunération le sélectionnera à partir de la liste des paiements à l'écran « NUMÉRO DE DEMANDE DE PAIEMENT » en inscrivant un « S » à côté de ce paiement. L'écran « DÉTAILS DE PAIEMENTS » sera alors affiché. Le conseiller en rémunération inscrira un « I » à côté du message-guide « SI VOUS VOULEZ INTERCEPTER CE PAIEMENT, INSCRIRE 'I' ». Le SNP établira que le paiement peut encore être intercepté, et le message suivant sera immédiatement affiché : PD660 DEMANDE D'INTERCEPTION COMPLÈTE Enfin, un registre de paye sera produit démontrant le paiement qui a été intercepté.

| NOTA : L'interception (annulation) du paiement ne devrait être envisagée que si l'employé n'y est pas admissible. Si les renseignements bancaires de l'employé ont changé, il incombe à ce dernier de prendre les dispositions nécessaires auprès de son institution financière.

4.7.2 Si le paiement ne peut plus être intercepté (c'est-à-dire que la date à laquelle l'interception est demandée est postérieure à la date d'échéance moins trois jours ouvrables), le message suivant sera affiché : PD661 INTERCEPTION IMPOSSIBLE. VOIR PROCÉDURE DE RAPPEL.

4.7.3. RAPPEL

4.7.3.1 Pour empêcher le paiement d'être crédité au compte du bénéficiaire à la suite d'une intervention RE, T-RE , en CNP ou pour tout autre motif de non-versement, les conseillers en rémunération doivent suivre les directives relatives à une demande « d'interception » ou de « révocation » exposées aux sections 7-5 , 7-5-1 et 7-5-2 du GEPP.

4.7.3.2 Lorsqu'une succursale bancaire NE PEUT déposer le paiement par dépôt direct au compte de l'employé, la succursale soumet un bordereau de crédit pour effets retournés au site responsable de l'enregistrement du paiement au Système normalisé des paiements (SNP). Un chèque de remplacement sera alors émis. Pour prendre connaissance du processus associé aux révocations, veuillez consulter la section 7-5-1 du GEPP.

4.8. RESPONSABILITÉS DES BUREAUX DE PAYE

4.8.1 Puisque les ministères clients auront directement accès au processus d'interception du SNP, les bureaux de paye ne seront plus tenus d'intervenir pour le compte de ces derniers.

4.8.2 Comme par le passé, les bureaux de paye continueront de traiter les demandes de révocation. Pour prendre connaissance du processus associé aux révocations, veuillez consulter la section 7-5-1 du GEPP.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,


B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

 

Référence(s) : CJA 9015-6