ARCHIVÉE DR 2008-020

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Le 30 octobre 2008

OBJET : Recouvrement de versements et de trop-payés nets à partir de paiements supplémentaires

1. BUT

1.1. La présente directive vise à fournir des renseignements sur les nouvelles procédures que les conseillers en rémunération doivent appliquer pour recouvrer les versements lorsque le recouvrement est effectué à partir d'un paiement.

1.2. De plus, des changements ont été apportés pour s'assurer que les retenues obligatoires sont prélevées correctement lorsque le Système régional de paye (SRP) doit recouvrer un trop-payé « net » à partir d'un paiement supplémentaire.

2. CONTEXTE

2.1. Actuellement, lorsqu'un conseiller en rémunération met fin à une allocation avec effet rétroactif en plus de reclasser ou de promouvoir un employé, le paiement rétroactif sur le traitement de base est réalisé sous forme de paiement supplémentaire correspondant à la différence entre les deux taux de traitement de base, et le mouvement de paye visant à recouvrer l'allocation doit être saisi en tant que recouvrement sur la paye régulière.

2.2. On a remarqué, dans le cadre du projet de correction des données sur les pensions, que ce processus entraîne une plus grande charge de travail, car il nécessite des investigations supplémentaires sur les divergences touchant les cotisations de retraite. Il arrive souvent que des allocations sont payées en trop et que, subséquemment, les versements doivent ensuite être recouvrés, ce qui alourdit également la charge de travail des conseillers en rémunération, car ces derniers doivent expliquer le processus aux employés touchés. Par conséquent, cette amélioration facilitera l'administration des recouvrements en question.

2.3. De plus, lorsqu'un montant à recouvrer est affiché dans la zone «Trop-payé net» (zone 953 ou 954 du fichier principal de l'employé (FPE), qui se rapportent respectivement à l'exercice en cours et à l'exercice précédent) et qu'un paiement supplémentaire est effectué, le SRP pourrait ne pas être en mesure de prélever de façon exacte les retenues obligatoires (Régime de pensions du Canada (RPC), Régime de rentes du Québec (RRQ), Régime d'assurance-emploi (RAE), Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) et Caisse de retraite de la fonction publique (CRFP)) sur le paiement s'il n'y a pas suffisamment de fonds pour à la fois recouvrer le trop-payé et prélever les retenues.

3. POLITIQUE

3.1. Recouvrement de trop-payés

Selon la politique du Conseil du Trésor relative au recouvrement des montants salariaux et des versements payés en trop, ces montants doivent être recouvrés en entier à l'aide des premiers fonds payables à l'employé disponibles. Dans certains cas particuliers, la politique prévoit que l'administrateur général d'un ministère ou le chef d'un organisme peut recouvrer le montant sur une période prolongée, en retenant au moins 10% du traitement brut de l'employé touché.

REMARQUE : Les difficultés financières, qui DOIVENT être certifiées par l'administrateur général ou le chef de l'organisme, constituent la seule raison permettant la réduction du recouvrement.

3.2. Prélèvement des retenues obligatoires

Selon les règles régissant le prélèvement de retenues en vertu du RPC, du RRQ, de AE, du RQAP et de la CRFP, si les fonds sont insuffisants, les montants devraient être recouvrés à même les paiements à venir.

3.2.1. Si un trop-payé net figure dans la zone 953 (exercice en cours) ou 954 (exercice précédent) du FPE, le système recouvrera ce montant dans la mesure du possible à partir de toute somme versée dans ce compte, et ce, avant de prélever les retenues obligatoires.

3.2.2. Il est possible que les retenues obligatoires qui doivent normalement être prélevées du paiement soient insuffisantes lorsqu'un trop-payé est recouvré du paiement, en totalité ou en partie.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1 Recouvrement de trop-payés à partir de paiements supplémentaires

Jusqu'à présent, les conseillers en rémunération n'étaient pas en mesure de recouvrer un versement comprenant un trop-payé à partir d'un paiement effectué concurremment et émis à la suite d'une mesure de dotation.

4.1.1. À compter du 18 novembre 2008, le SRP permettra aux conseillers en rémunération de signaler, au moment de créer un mouvement visant à recouvrer un versement (code d'intervention de paye (CIP)18R/VRR),qu'ils souhaitent effectuer lerecouvrement à partir du paiement supplémentaire tenant lieu de rajustement qui s'y rattache. Les conseillers enrémunération devraient s'assurer que le recouvrement ne surpasse pas le montant du paiement supplémentaire,car le montant restant sera entièrement recouvré à partir de la paye régulière suivante. Ils devraient également s'assurer que les deux mouvements sont traités durantla même mise à jour.

4.1.2. Pour que le SRP puisse effectuer un recouvrement à partir d'un paiement supplémentaire, les conseillers en rémunération doivent inscrire le code « OV » aux troisiè me et quatrième caractères de la zone 71 pour la saisie en lot ou dans la nouvelle zone du système en direct de la paye (voir ci-après), qui s'affichera au bas de l'écran de saisie de ce système.

*** COMPLÉTER SI LE RECOUVREMENT EST POUR ÊTRE PRIS DU SUPPLÉMENTAIRE***
ENTRER « OV » SI LE RECOUVREMENT SERA PRIS DU SUPPLÉMENTAIRE :

4.1.3. Toute valeur autre que « OV » entraînera le rejet du mouvement, et le message suivant s'affichera : « R83 CODE INVALIDE »

4.1.4. Lorsque la valeur affichée dans la nouvelle zone indique que le recouvrement sera effectué à partir d'un paiement supplémentaire, mais qu'aucun paiement correspondant n'est trouvé, le mouvement CIP 18R/VRR sera rejetéet le message suivant sera produit :

« R84 18R PAYE SUPP NON ACCOMPAGNÉ D'UN PAIEMENT »

4.1.5. Le recouvrement de versements à partir de paiements supplémentaires est réservé aux codes autres que ceux désignant la rémunération de base ou ses équivalents. Le message suivant s'affichera si le mouvement CIP 18R/VRR et un code de rémunération de base sont saisis :

R85 CODE NE DOIT PAS ÊTRE 001, 002, 027, 077, 127, 132, 216, 217, 218, 219 OU 232

4.1.6. Si un mouvement CIP18R/VRR période ouverte est traité avec le code OV, le mouvement CIP18R/VRR en cours sera rejeté et le message suivant sera produit :

« R86 INDICATEUR OV PEUT SEULEMENT ETRE ENTRE SUR UNE PÉRIODE FERMEE »

4.1.7. Example

Le 20 août 2007, un employé est promu au niveau AS-2 (poste non bilingue offrant un traitement de 48252$). Il occupait auparavant un poste de CR-4 et gagnait 43 286 $, en plus de bénéficier d'une prime au bilinguisme correspondant à 800 $. Les mouvements de paye sont traités pour la période de paye 20, qui porte sur la période du 20 septembre au 3 octobre 2007.

La période rétroactive totale est de 23 jours pour le rajustement du traitement et de 13 jours pour le recouvrement de la prime de bilinguisme (l'employé a occupé le poste bilingue pendant plus de 10 jours en août).

Données requises

GEPP 4-4-18-6-1 / En direct 14-4-1 CIP 06/PRO 001 - Date d'entrée en vigueur (zone 63) : 20/08/07 1, taux de rémunération de base (zone 65) : 9, nouveau taux (zone 66) : 48 252

Ancien taux (zone 69) : 43 286, nombre de H/J/S : 23 jours

GEPP 4-4-18-6-1 / En direct 14-6-3

CIP 18S/VRA 141 - Date d'entrée en vigueur (zone 63) : 01/09/07, nouveau taux (zone 66) : 800, montant du trop-payé (zone 69) : 39,87*

*La zone 69 ne doit pas être remplie dans le Système de paye en direct. Ceci s'appliquera seulement aux mouvements en lots.

GEPP 4-4-18-4-1 / En direct 14-6-4

CIP 18R/VRR 141 - Date d'entrée en vigueur (zone 63) : 01/09/07, date de fin (zone 64) : au 19/09/07, taux de rémunération de base (zone 65) : 0, nouveau taux (zone 66) : 39,87, code OV « OV » aux troisième et quatrième caractères à partir de la gauche (zone 71), si le montant est recouvré à partir d'un paiement supplémentaire

En direct - Saisir « OV » s'il faut recouvrer le trop-payé à partir d'un paiement supplémentaire.

Le système effectuera un rajustement de la rémunération de base correspondant à 437,82 $ et procédera au recouvrement d'un montant de 39,87 $ au titre de la prime au bilinguisme.

4.2 Recouvrement d'un trop-payé net - Cotisations en souffrance produites

Lorsqu'un «trop-payé net» est produit par le SRP et figure dans une des zones «TROP-PAYÉ NET» (soit 953 pour l'exercice en cours, ou 954 pour l'exercice précédent) du FPE, le montant indiqué dans la zone sera déduit de tout paiement effectué à l'aide du Système. Dans certains cas, le montant du trop-payé est si élevé qu'il est impossible de recouvrer le trop-payé et de prélever les retenues obligatoires à même le premier paiement effectué.

Dans ces cas, le SRP a calculé les montants exigibles pour les retenues obligatoires et envoyé au bureau de paye l'état détaillé de traitement, qui faisait état des montants calculés, mais non déduits. Les autres montants qui avaient été calculés, mais non déduits, devaient être traités manuellement par l'agent chargé de la paye et des pensions pour qu'ils soient recouvrés à partir d'une paye régulière subséquente.

4.2.1. Selon le nouveau processus, le SRP générera automatiquement un mouvement de paye CIP 17C/ARR pour recueillir les autres montants qui ont été calculés, mais non déduits. Ces montants seront affichés dans la case « allocations » et retenues du FPE à des fins de recouvrement à partir de la paye régulière suivante pour les retenues ci-après :

Retenue	Code
RPC SANS ASSURANCE-SALAIRE	730
RPC AVEC ASSURANCE-SALAIRE	575
AE AVEC ASSURANCE-SALAIRE	656
AE SANS ASSURANCE-SALAIRE	654
LPFP TAUX RÉDUIT	760
LPFP TAUX ÉLEVÉ	761
RQAP	5C5
RRQ	576
CR	783

4.2.2. Le ministère ou l'organisme client recevra le message d'avertissement suivant :

« PDWT2 RETENUE CALCULÉ NON DÉDUIT - CIP 17 CRÉÉ »

4.2.3 Responsabilité du bureau de paye - Rapports de fin d'exercice

Comme vous le savez, il y a des maximums annuels pour les cotisations en souffrance en vertu du RPC, du RRQ, du RQAP et du AE. Si un CIP 17 relatif à ces retenues figure toujours dans le FPE à la fin de l'exercice,il sera automatiquement éliminé au moment où les processus de fin d'année civile seront effectués.

Par ailleurs, les cotisations en souffrance en vertu de la CRFP sont également assujetties à des maximums annuels. Les codes qui se rapportent au taux réduit des cotisations en souffrance seront automatiquement remplacés par le code au taux élevé lorsque les processus de fin d'année civile sont effectués.

Étant donné que le bureau de paye demeure responsable du recouvrement de ces cotisations en souffrance, deux nouveaux rapports de fin d'exercice seront produits à la fin de l'exercice pour déterminer le montant de ces cotisations en souffrance.

Un rapport portera sur les retenues en vertu du RPC, du RRQ, du RQAP et du AE, et l'autre portera sur les retenues en vertu de la CRFP. Ces rapports seront produits en deux exemplaires. Chaque rapport sera envoyé au bureau de paye responsable qui fournira un exemplaire à la Division de la comptabilité de la paye.

Rapport de fin d'exercice de tous les CIP 17 (575, 576, 654, 656, 730 et 5C5)

Comptes actifs

Un CIP 17C794 sera créé pour chacune des retenues éliminées (codes 575, 730, 576, 654, 656 et 5C5). La zone principale appropriée sera mise à jour automatiquement. Le bureau de paye n'aura aucune mesure à prendre relativement aux comptes actifs.

Comptes inactifs

Aucun CIP 17C794 ne sera produit et aucune zone principale ne sera mise à jour pour les comptes inactifs. Le rapport énumérera les retenues éliminées. Par conséquent, le bureau de paye devra mettre à jour le texte non imposé (TNI) pour que les mesures appropriées soient prises au moment du reporté à l'effectif (RE-PE) ou du rayé de l'effectif (RE) de l'employé (c'est-à-dire au moment de la saisie du CIP 17C/77 794).

Rapport de fin d'exercice des CIP 17C760 remplacés par CIP 17C761 et des CIP 17C605 remplacés par CIP 17C581

Comptes actifs et inactifs

Le code 760 (taux réduit) sera automatiquement remplacé par le code 761 (taux élevé). Le code 605 (taux réduit) sera remplacé par le code 581 (taux élevé).

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA9015-18, CJA9001-13 et CJA9006-1