ARCHIVÉE DR 2008-022

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Le 20 novembre 2008

OBJET : Tâches à exécuter à la fin de l'année 2008

1. BUT

1.1. La présente directive est un guide et document de référence qui vise à fournir aux clients et aux bureaux de paye des informations sur les tâches de fin d'année qu'ils doivent exécuter.

2. ANNULATION

2.1. Le présent document remplace la Directive sur la rémunération 2007-018 du 20 novembre 2007.

3. CONTEXTE

3.1. Chaque fin d'année, il faut exécuter les mêmes tâches manuelles. Pour aider les clients et les bureaux de paye, il a été décidé de diffuser chaque année une directive sur ces tâches à titre de rappel.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. Rappel à l'intention des clients

Les clients doivent communiquer avec leur bureau de paye pour connaître la date limite à laquelle l'information décrite ci-après doit parvenir aux bureaux de paye, de sorte que les montants signalés par les clients puissent être inclus dans les états de rémunération originaux.

Nota : Les feuillets T4 sont émis en fonction de la province ou du territoire de travail. Un feuillet T4 supplémentaire sera imprimé pour les résidents du Québec qui travaillent dans une province autre que le Québec. Tout employé ayant changé de province ou de territoire de travail au cours de l'année recevra plus d'un feuillet T4. Dans les cas décrits dans le paragraphe (a) et (g) de la section 4.1 de la présente directive (utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles et congés autofinancés), les clients doivent envoyer au bureau de paye un avis par écrit dans lequel figurent les montants se rapportant à chaque province ou territoire, et ce, afin que les feuillets T4 correspondants en tiennent compte.

  1. Utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles

    Veuillez consulter la procédure décrite dans la Directive sur la rémunération 2004-009 du 9 juillet 2004. Celle-ci stipule que les clients doivent envoyer au bureau de paye un avis par écrit dans lequel est indiqué le montant annuel d'allocation imposable qui doit figurer sur le feuillet T4 et le Relevé 1 de l'employé. L'avis écrit doit parvenir aux bureaux de paye au plus tard à la date prescrite par les bureaux de paye, afin que les états de rémunération (feuillet T4 et Relevé 1) en tiennent compte.

  2. Facteur d'équivalence (FE)

    Les clients doivent fournir au bureau de paye pertinent des renseignements sur certaines situations particulières comme les cas de double emploi (employé qui est en congé non payé ouvrant droit à pension et qui occupe un poste de durée déterminée l'autorisant à verser des cotisations au Compte de pensions de retraite de la fonction publique (CPRFP), tel que dans les cas de la réinstallation du conjoint), les cas de congé d'études non payé ouvrant droit à pension et les cas de congé non payé aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat). Veuillez consulter les documents suivants :

    • la Directive sur la rémunération 1994-012 du 23 mars 1994 dans les cas de double emploi et de congé d'études;
    • le bulletin spécial 1999-003 du Guide sur l'administration des pensions de retraite du 15 février 1999 dans les cas de congé non payé aux fins de service rémunéré à titre de cadre de permanent d'un agent négociateur (syndicat).

    De plus, en ce qui a trait aux employés qui, à un certain moment au cours de l'année civile, étaient en congé de réadaptation et pour lesquels un code de type de pension 62 a été indiqué dans la zone 39 , le FE pour la période du congé susmentionné ne sera pas calculé automatiquement. Afin que le FE soit calculé pour cette période, les clients doivent envoyer au bureau de paye un avis par écrit dans lequel figurent le nombre de périodes de paye ouvrant droit à pension et le montant des gains ouvrant droit à pension pour la période où le code 62 était indiqué dans le compte de l'employé dans le Système régional de paye (SRP). Nota : Cette période commence à la date où le code 62 a été entré dans le SRP , et non à la date d'entrée en vigueur du congé de réadaptation.

  3. Exemption en raison de difficultés financières et autres crédits d'impôt

    Au début d'une année civile, les clients doivent, s'il y a lieu, faire le nécessaire pour modifier ou arrêter l'exemption en raison de difficultés financières et les autres crédits d'impôt (p. ex. : congés autofinancés, lettres d'autorisation de l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou du ministère du Revenu du Québec (MRQ) pour exonération d'impôt à la source, retenues pour le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (FSTQ), retenues pour Fondaction [le Fonds de développement de la Confédération des syndicats nationaux pour la coopération et l'emploi], retenues de pension alimentaire pour conjoint et enfants, etc.). Veuillez consulter les documents suivants :

    Afin d'aider les clients dans l'exercice annuel de révision des montants inscrits dans les éléments 43 (Exemption impôt fédéral préjudice), 44 (Montant d'exemption additionnelle d'impôt du Québec), 82 (Montant du crédit d'impôt fédéral additionnel), 85 (Montant du crédit d'impôt du Québec non remboursable) et 88 (Montant du crédit d'impôt provincial additionnel), on leur distribuera des listes indiquant les noms des employés pour lesquels un montant est inscrit dans l'une de ces zones.

  4. Feuillets T4 et T4A ainsi que les Relevés 1 et 2 concernant des employés décédés

    Conformément à la Directive sur la rémunération 2007-015 du 22 août 2007, les clients doivent conserver au dossier personnel de l'employé, les feuillets T4 et T4A ainsi que les Relevés 1 et 2 générés par le système, pour lesquels des exemplaires remplis à la main ont déjà été remis.


  5. Feuillet T4 de 2008 -- Indien inscrit

    Les clients doivent continuer à envoyer, à leurs employés étant Indiens inscrits, une lettre précisant le montant du revenu gagné se rapportant à un emploi dans une réserve. En outre, étant donné que l'ARC tient compte des sommes retenues à titre de cotisations syndicales et de cotisations de retraite lorsque l'Indien inscrit travaillait dans une réserve, les clients doivent également préciser dans cette lettre le montant du revenu gagné, ainsi que les sommes retenues à titre de cotisations syndicales et de cotisations de retraite lorsque l'employé travaillait dans une réserve.

  6. Relevé 1 de 2008 -- Indien inscrit

    Les clients doivent calculer le revenu (ce qui comprend les avantages imposables) gagné par un Indien inscrit et qui a trait à un emploi dans une réserve au Québec, à condition que l'employé n'ait pas travaillé exclusivement dans une réserve au Québec durant l'année, et l'indiquer par écrit à leur bureau de paye. Pour plus de renseignements, voir la Directive sur la rémunération 1996-053 du 25 novembre 1996.

  7. Congé autofinancé

    Conformément à la Directive sur la rémunération 1994-048 du 8 décembre 1994, les clients doivent envoyer au bureau de paye un avis par écrit dans lequel figurent les sommes retenues au cours de l'année pour un congé autofinancé.

    En raison de la loi en vigueur au Québec, les clients doivent calculer séparément le montant retenu pour un congé autofinancé durant la période au cours de laquelle l'employé travaillait au Québec et le montant retenu durant la période au cours de laquelle l'employé ne travaillait pas au Québec , et en faire état séparément.

  8. Paiements d'aide accordée au titre des voyages pour congé annuel

    Les clients qui ont émis ces paiements par l'entremise de leur section de finances devront émettre les feuillets T4 correspondant au montant des paiements. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne mettra pas manuellement à jour les T4 des employés qui reçoivent de tels paiements par l'entremise de leur section de finances.

  9. Paiement forfaitaire des cotisations pour le service passé à partir des allocations de retraite

    Les clients doivent préparer une lettre pour les employés pour faire état des montants admissibles d'allocations de retraite transférés à un régime de pension agréé (RPA) et les montants non admissibles servant au rachat des années de service passé. Pour plus de renseignements, voir la Directive sur la rémunération 2006-002, section 4.4 du 5 janvier 2006.

  10. Paiements effectués après la clôture de la période de paye 26 mais avant l'ouverture de la période de paye 01 -- comptes 7A

    On rappelle aux clients l'importance de créer, de vérifier et d'autoriser des mouvements de récapitulation du temps avant la clôture de la dernière période de paye du cycle 7A de l'année civile.

    Les mouvements associés à la dernière période de paye qui sont saisis après la clôture prévue de la période de paye du cycle 7A mais avant le report de fin d'exercice (dernière mise à jour supplémentaire de l'année) seront inscrits dans le fichier principal de l'employé (FPE) et ne seront pas traités avant l'exécution de la première période de paye du cycle 7A de la nouvelle année. Aucun message de validation sera produit pour avertir le client ou le bureau de paye à propos de cette situation.

    Lorsque la première période de paye du cycle 7A de la nouvelle année est exécutée, les mouvements non traités et les nouveaux mouvements relatifs à la récapitulation du temps seront traités ensemble.

    Dans ce cas, non seulement le dernier paiement de l'année civile antérieure est retardé, mais les retenues à la source au titre de l'impôt seront prélevées selon le taux de la nouvelle année. Conformément aux règlements de l'ARC sur l'impôt sur le revenu, le bureau de paye ne peut pas rajuster le taux d'imposition dans ces situations. Veuillez consulter le Calendrier national de traitement de la paye pour 2008.

  11. Impression des adresses sur les états de rémunération

    En ce qui concerne la Directive sur la rémunération 2005-007 du 17 mai 2005, les clients qui profitent de cette fonction devraient s'assurer que l'adresse postale de leurs employés qui figure dans le SRP est à jour.

  12. Cotisations syndicales

    En ce qui concerne la Directive sur la rémunération 2005-008 du 19 mai 2005, les clients devraient consulter la section 4.2.2, qui porte sur le remboursement à partir du système financier, et la section 4.3.3, qui a trait au recouvrement des cotisations syndicales au moyen du code de retenue 540.

  13. Changement d'employeur

    Les clients devraient s'assurer de réaliser, au cours de l'année d'imposition se rapportant à l'année durant laquelle l'employé a été rayé de l'effectif (RE), tous les mouvements de type RE pour motif 19 (code qui correspond à l'employé d'une organisation où le Conseil du Trésor est l'employeur officiel, qui travaille désormais pour une organisation où le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur officiel, et inversement). Si le compte n'est pas traité comme il se doit, les gains indiqués sur l'état de rémunération remis à l'employé par le nouvel employeur seront inexacts. Pour plus de précisions concernant les procédures relatives au changement d'employeur, veuillez consulter la Directive sur la rémunération 2002-017 du 27 juin 2002 et la Directive sur la rémunération 2005-017 du 29 septembre 2005.


4.2. Rappel à l'intention des bureaux de paye

  1. Utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles

    Sur réception d'une note de service envoyée par le client à propos d'un employé qui a touché pendant l'année civile un avantage relatif à l'utilisation d'une automobile et considéré comme un avantage imposable, le bureau de paye doit ajouter à l'élément 732 le montant annuel qui est indiqué dans cette note. Comme ce montant doit faire l'objet d'une retenue au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) ou du Régime de rentes du Québec (RRQ), il faudra l'ajouter aux éléments 700 (gains bruts -- cumul de l'année[CDA]) et 706 (gains -- RPC) ou 707 (gains -- RRQ) selon le cas.

  2. Facteur d'équivalence (FE)

    Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 1994-012 pour ce qui est des mesures à prendre dans certains cas de double emploi et de congé d'études.

    Veuillez consulter le bulletin spécial 1993-003 du Guide sur l'administration des pensions de retraite dans les cas de congé non payé aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat).

    Sur réception d'une note de service envoyée par le client, à propos d'un employé en congé de réadaptation pour lequel un code de type de pension 62 a été indiqué dans la zone 39, le bureau de paye doit ajouter à l'élément 734 le montant des gains ouvrant droit à pension et rajuster l'élément 118 en fonction du nombre approprié de périodes de paye ouvrant droit à pension.

  3. Relevé 1 de 2008 -- Indien inscrit

    Sur réception d'une note de service envoyée par le client, le bureau de paye doit ajouter à l'élément 744 le montant indiqué dans cette note, conformément à la Directive sur la rémunération 1996-053.

  4. Congé autofinancé

    Sur réception d'une note de service envoyée par le client, le bureau de paye doit mettre à jour les éléments appropriés en débitant les éléments 700 (gains bruts - CDA), 706 (gains - RPC) et 707 (gains - RRQ). De plus, le bureau de paye doit créditer l'élément 756 (congé autofinancé) pour les employés travaillant au Québec. Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 1994-048 pour de plus amples renseignements.

  5. Paiements d'aide accordée au titre des voyages pour congé annuel

    Veuillez consulter le paragraphe (h) de la section 4.1 de la présente directive. Les bureaux de paye ne mettront plus à jour les T4 des employés en fonction des paiements effectués par la section des finances du ministère pour l'aide accordée au titre des voyages pour congé annuel.

  6. Cotisations syndicales

    À la réception de l'avis écrit du client demandant le rajustement du feuillet T4 ou du Relevé 1 de l'employé des années d'imposition touchées, le bureau de paye doit mettre l'élément 717 (cotisations syndicales) à jour selon le montant indiqué par le client. Le bureau de paye devrait consulter les sections 4.2.2 et 4.3.3 de la Directive sur la rémunération 2005-008.

5. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

5.1 États de rémunération (p. ex., T4, T4A, Relevé 1, etc.) non émis par le Secteur de la rémunération

Les clients qui émettent des feuillets pour le revenu doivent utiliser les numéros de compte de paye que leur ont attribué l'ARC et le MRQ, et non pas les numéros de compte de paye que l'ARC et le MRQ ont fournis au Secteur de la rémunération de TPSGC qui sont utilisés aux fins de rapports des paiements émis au moyen des systèmes de rémunération de TPSGC.

5.2. Facteurs de redressement fiscal

Si vous avez des employés qui travaillent dans la province de Québec (dans la région de la capitale nationale) et résident en Ontario, ou qui travaillent dans la province de Québec et résident en Nouvelle-Écosse ou au Nouveau- Brunswick, leur cotisation fiscale provinciale du Québec est calculée selon un facteur de redressement appliqué à sa cotisation fiscale fédérale. Ce facteur (exprimé en pourcentage), qui est fourni chaque année par l'ARC, est calculé en fonction du taux d'imposition de base pour refléter la situation des contribuables à revenu moyen. Le facteur de redressement fiscal sera appliqué à la cotisation fédérale du Québec et le montant calculé devient le montant de la cotisation fiscale provinciale du Québec. Des représentants de l'ARC ont indiqué que le facteur est raisonnablement exact. Cependant, il est très difficile d'établir un facteur de redressement fiscal qui peut convenir à toutes les situations. Il est donc possible que dans certaines situations, le montant des retenues d'impôt à la source ne soit pas suffisant, particulièrement en ce qui concerne les contribuables à revenu élevé. Si un employé croit que ses cotisations sont insuffisantes, il peut demander qu'on augmente le montant de ses retenues d'impôt à la source.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.


La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,


Brigitte Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin


Référence(s) : CJA 9007-10-2 et
9007-10-3