ARCHIVÉE DR 2009-002

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Le 12 février 2009

OBJET : Administration des régimes d'assurance collective et des autres programmes d'avantages sociaux de la fonction publique

1. BUT

1.1. La présente directive a pour objet de renforcer les responsabilités relatives à l'administration des régimes d'assurance que doivent assumer les conseillers en rémunération (CR) et le personnel chargé des services d'assurances du Centre des pensions de la fonction publique (CPFP), auparavant connu comme le Secteur des Pensions de retraite, Regroupement des pensions et Services à la clientèle, de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

1.2. Cette directive a une incidence sur l'administration des régimes d'assurance suivants : le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), le Régime d'assurance invalidité (RAI), le Régime d'assurance-invalidité de longue durée (RAILD) et le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP).

2. CONTEXTE

2.1. TPSGC a entrepris un examen de ses pouvoirs et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour s'assurer que les ressources et les activités liées à l'administration des assurances sont conformes au mandat de TPSGC et au cadre stratégique du SCT. Jusqu'à récemment, le personnel chargé des assurances du CPFP modifiait les renseignements erronés contenus dans les formulaires de demande d'adhésion reçus par les CR des ministères. En plus de retourner les formulaires aux CR en précisant les modifications, on informait les administrateurs des régimes d'assurances de ces changements afin d'éviter les retards relatifs aux demandes d'indemnisation des employés.

2.2. À la suite de l'examen, on a conclu que cette pratique n'est pas conforme au mandat de TPSGC. Les CR des ministères sont responsables de l'exactitude, de l'intégrité, de la vérification et de la réalisation en temps opportun des mouvements liés à la paye et aux assurances. De plus, les ministères et les organismes ont la responsabilité de payer les frais engagés et les indemnisations perdues à la suite d'une erreur administrative se traduisant par le non-remboursement de frais admissibles ou le non-versement d'une indemnisation admissible en vertu d'un régime d'assurance collective ou d'un programme d'avantages sociaux au profit du participant. Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les conséquences associées au manquement à ces responsabilités, veuillez consulter la section 8 de la Politique sur l'administration du Régime de pensions de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du SCT, à l'adresse suivante : Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1 Nouvelles procédures - Traitement des formulaires d'assurance

3.1.1. Conformément au mandat de TPSGC, le personnel chargé des assurances du CPFP ne modifiera plus les formulaires d'adhésion à un régime d'assurance contenant des renseignements erronés. Pour permettre au personnel du domaine de la rémunération dans les ministères d'élaborer des mesures de contrôle visant à assurer l'exactitude et la vérification des renseignements contenus sur les formulaires d'adhésion à un régime d'assurance, la modification des procédures se fera graduellement comme suit :

1. Dorénavant, tous les formulaires d'adhésion à un régime d'assurance contenant des renseignements erronés pouvant entraîner des répercussions ou des obligations financières seront retournés aux CR des ministères. Ces derniers seront alors chargés de corriger les renseignements, de saisir l'information exacte dans le Système régional de paye (SRP) et de retourner le formulaire corrigé au CPFP. Le tableau ci-après présente l'information contenue dans les formulaires de demande d'adhésion à un régime d'assurance pouvant avoir des répercussions financières.

   Type d'assurance	Zones clés des formulaires de demandes d'adhésion aux régimes d'assurance dans lesquelles des erreurs pourraient avoir des ré percussions financières.
   Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP)	Date d'entrée en vigueur des retenues Date d'entrée en vigueur de la protection Date d'admissibilité Niveau de protection Protection individuelle ou familiale
   Assurance-invalidité (AI) et assurance-invalidité de longue durée (AILD)	Traitement Traitement d'intérim Traitement rajusté Dernière journée de travail Fin de la période d'attente Date d'entrée en vigueur de la protection Nombre d'heures de congé de maladie Poste exclu ou non exclu
   Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP)	Date d'exclusion

   Nota : L'unité des services d'assurance du CPFP continuera de corriger les renseignements erronés sur les formulaires d'adhésion au Régime d'assurance-vie à la retraite et au Régime de services dentaires pour les pensionnés puisque le participant est un pensionné au moment où les documents sont reçus à Shediac.

2. Jusqu'au 31 mars 2010, le personnel chargé des assurances du CPFP continuera de soutenir les CR en modifiant les renseignements non financiers erronés (c.-à-d. numéro de certificat, nom du participant au régime, date de naissance, bureau de paye et liste de paye). L'administrateur du régime d'assurances et le ministère recevront un exemplaire du formulaire de demande d'adhésion et une note d'accompagnement précisant les renseignements qui y ont été corrigés. Les CR seront chargés de saisir l'information exacte dans le SRP (s'il y a lieu), de modifier le formulaire et de renvoyer ce dernier aux services d'assurances du CPFP.
3. À compter du 1er avril 2010, les CR seront entièrement responsables de la vérification de l'exactitude de tous les renseignements (financiers ou non) présents sur les formulaires d'assurance et dans le SRP.

3.2. Exactitude des renseignements

Les CR jouent un rôle clé pour ce qui est de s'assurer que les employés reçoivent les indemnités d'assurance auxquelles ils ont droit. Un renseignement erroné pourrait avoir des répercussions sur la demande d'indemnisation d'un employé et entraîner des difficultés indues. Par conséquent, il est crucial que les renseignements saisis dans le SRP et inscrits sur les formulaires d'adhésion à un régime d'assurance soient exacts et vérifiés. Lorsqu'une correction est requise, il est essentiel qu'elle soit effectuée rapidement. Les renseignements exacts permettent d'éviter les retards associés à la réception d'indemnités d'assurance, les demandes de renseignements et les plaintes de clients; on élimine ainsi la charge de travail des CR liée à la correction de données.

Dans le cadre de ses responsabilités, TPSGC fournira des indicateurs au SCT pour que ce dernier puisse surveiller les progrès qu'il réalise relativement à l'intégrité des renseignements sur les assurances.

3.3. Formation

TPSGC offre des cours sur les assurances adaptés aux besoins des CR. Non seulement ces cours sont-ils avantageux pour les nouveaux employés, mais ils servent également de mise à jour pour les employés chevronnés. Le calendrier des cours figure dans le site Web du Secteur de la rémunération de TPSGC, à l'adresse suivante : Bienvenue à la formation en rémunération

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 3060-1