ARCHIVÉE DR 2009-004

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Le 5 mars 2009

OBJET : Diverses interventions de dotation en personnel (INT) et automatisation des rajustements salariaux liés à la rémunération de base et la rémunération intérimaire

1. BUT

1.1. La présente directive vise à fournir des renseignements sur les modifications qui ont été apportées au Système régional de paye (Système régional de paye SRP).

2. CONTEXTE

2.1. Dans le cadre du rôle de gérance de Travaux publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), un projet de correction des données a été mis sur pied afin d'assurer que toutes les données entrées par les ministères et qui figurent dans les systèmes existants sont exactes.

En 2005, on a mis sur pied une équipe chargée de vérifier l'exactitude des données sur les pensions en comparant le salaire et le service ouvrant droit à pension avec les cotisations versées. Cet examen a permis à TPSGC d'identifier les erreurs les plus communes et l'importance d'améliorer l'intégrité des données. Par conséquent, afin d'appuyer les ministères, TPSGC améliorera ses communications, et automatisera certains processus ainsi que la mise en oeuvre du contrôle de validation quand celà est possible.

3. POLITIQUE

3.1. Congé de réadaptation

Lorsqu'un employé retourne au travail dans le cadre d'un programme de réadaptation approuvé et qu'il travaille temporairement selon un horaire réduit pour cause de maladie, il peut décider de ne pas verser ses cotisations de retraite jusqu'à ce qu'il reprenne son horaire de travail normal.

Dans ce cas, il est nécessaire d'effectuer un mouvement INT code d'intervention de paye (CIP) 05, à compter de la date à laquelle l'employé retourne au travail dans le cadre d'un programme de réadaptation, pour attribuer un code de type de pension « 62 » afin d'assurer que cette période d'emploi continue d'ouvrir droit à pension, sans toutefois entraîner la retenue à la source des cotisations (ou des insuffisances de cotisations) de retraite pendant la durée de la réadaptation.

En plus d'indiquer le bon code de type de pension pour les employés qui participent à un programme de réadaptation approuvé, un mouvement de modification de situation (CSI)/CIP 12 doit être saisi pour modifier l'indicateur relatif à l'assurance-invalidité (AI), à l'assurance-invalidité de longue durée (AILD) et au régime de prestations supplémentaires de décès (RPSD).

Lorsque l'employé reprend son horaire de travail normal, un mouvement INT/CIP 05 doit être saisi pour remplacer le code de type de pension « 62 » par le code initial à compter de la date en vigueur qui a été utilisée à l'origine pour suspendre les retenues à la source au titre de la pension. Il faut également modifier l'indicateur relatif à l'AI, à l'AILD et au RPSD afin de recommencer à prélever les primes.

Congé d'études

Lorsqu'un employé prend un congé d'études et qu'il a droit à une indemnité de congé d'études à la place de son salaire normal, il peut décider de verser ses cotisations de retraite dès son retour au travail.

Dans ce cas, il est nécessaire d'effectuer un mouvement INT/CIP 05, à compter de la date de début du versement de l'indemnité de congé d'études, afin d'attribuer le code de type de pension « 62 », et un mouvement CSI /CIP 12 pour modifier l'indicateur relatif à l'AI, à l'AILD et au RPSD.

Lorsque l'employé reprend ses fonctions, un mouvement INT/CIP 05 doit être saisi pour remplacer le code de type de pension « 62 » par le code initial, à compter de la date en vigueur qui a été utilisée à l'origine pour suspendre les retenues à la source au titre de la pension. Il faut également modifier l'indicateur relatif à l'AI, à l'AILD et au RPSD afin de recommencer à prélever les primes et les cotisations.

Actuellement, dans certains cas de congé de réadaptation ou d'études, la date « en vigueur du » indiquée lors du mouvement INT, qui vise à remplacer le code de type de pension par le code initial, correspond souvent au premier jour de la période de paye en cours ou à la date à laquelle l'employé reprend son travail (dans le cas d'un congé d'études), plutôt qu'à la date « en vigueur du » utilisée à l'origine pour suspendre les retenues à la source au titre de la pension. En outre, la date « en vigueur du » indiquée lors du mouvement SIT visant à modifier l'indicateur relatif à l'AI, à l'AILD et au RPSD, correspond souvent au premier jour du mois en cours ou est parfois omise.

Par conséquent, le montant des cotisations de retraite et des primes d'AI, d'AILD et du RPSD prélevées est incorrect et nécessite des opérations supplémentaires de la part des conseillers en rémunération et des bureaux de paye pour rectifier les erreurs et prélever les cotisations de retraite exactes après coup.

Traitement des modifications apportées à la rémunération de base et la rémunération intérimaire en vigueur durant la période de paye en cours

Lors du traitement de divers mouvements de modification de salaire dans le SRP et lorsque la date en vigueur de la modification tombe durant la période de paye en cours, mais pas le premier jour de cette période, un deuxième mouvement doit également être traité, soit pour recouvrir des versements, soit pour émettre un paiement supplémentaire.

Le mouvement lié au recouvrement de salaire ou au paiement supplémentaire est lancé par le conseiller en rémunération ou par le bureau de paye. Dans les deux cas, il représente une charge de travail supplémentaire, et il est possible que les versements ne soient pas recouvrés ou que le paiement ne soit pas émis.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. Avant de saisir les codes correspondants aux cotisations de retraite, aux primes d'AI et d'AILD et aux cotisations au RPSD dans le SRP lorsqu'un employé en congé de réadaptation ou d'études reprend son horaire de travail normal, les conseillers en rémunération devraient s'assurer que les dates « en vigueur du » sont les bonnes et que les données sur l'AI, l'AILD et le RPSD contenues dans le SRP sont exactes.

4.1.1. Pour s'assurer que cette règle est respectée, de nouveaux contrôles de validation seront ajoutés au SRP à compter du 3 mars 2009.

4.1.2. Le message d'avertissement PB/PDWG9 « Verify DB DI/LTD eligibility codes/Vérifier les codes admissibilité PD & AI/AILD » sera affiché pour le mouvement INT/CIP 05 et le code de type de pension « 62 » ou lors du remplacement du code « 62 » par le code de type de pension initial (01, 02, 03, 04, 10, 13, 18 ou 19).

4.1.3. Le message d'avertissement PD/PBWJ1 « VERIFY EFF DATE FOR PENSION STATUS CHANGE/VERIFIER DATE VIG. POUR CHANG. SIT. PENSION » est affiché lorsque le type de mouvement est INT/CIP 05 et que le code de type de pension est 01, 02, 03, 04, 10, 13, 18 ou 19 et lorsque la valeur de la zone 39 dans le fichier maître est « 62 » ou « 66 ».

4.2. MODIFICATIONS APPORTÉES AU SRP

4.2.1. Traitement des modifications apportées à la rémunération de base et à la rémunération intérimaire en vigueur durant la période de paye en cours

Des modifications ont été apportées aux zones des écrans REP, INT, PRO, AUM, REV, TPS, RTB et RTG afin de tenir compte de l'automatisation des rajustements salariaux.

Lorsque la modification entre en vigueur durant la période de paye en cours, les zones 67 et 68 doivent obligatoirement être remplies. Le message 214 « HRS/DAYS/WKS NUMBER & INDICATOR MUST BOTH BE FILLED/NOMBRE ET INDICATEUR DE H/J/S DOIVENT TOUT DEUX ETRE REMPLIS » est affiché si ces zones ne sont pas remplies.

En outre, la zone 69 a été ajoutée aux écrans RTB et RTG et doit, de ce fait, obligatoirement être remplie.

Le message Q46 « FORMER RATE AMOUNT DOES NOT MATCH SAL/SER LINE/ANCIEN TAUX MONTANT NE CORRESPOND PAS LIGNE SAL/SER » est affiché si la valeur saisie dans la zone 69 ne correspond pas au taux de l'historique salaire-service.

4.2.2. Le système générera automatiquement le mouvement de rajustement salarial correspondant, en fonction des données figurant dans les zones 66, 67, 68 et 69.

Pour AUGMENTER le taux de rémunération de base, un mouvement VRR/CIP18R est généré pour recouvrir la rémunération versée en trop lors du prochain cycle de paye normale.

Pour RÉDUIRE le taux de rémunération de base, un mouvement VSU/CIP 71 sera généré pour payer le rajustement salarial à titre de paiement supplémentaire.

Nota : Pour les mouvements effectués pour une période « FERMÉE », aucun rajustement salarial ne sera généré, et le processus actuel se poursuivra.

Exemple 1 :

• PRO 22/09/08 1 9 Z66 = 60 000,00 Z67 = 'D' Z68 ='2' 
• Z69 = 50 000,00
• Dans cet exemple, le compte de l'employé affiche un trop-payé correspondant à la différence entre 60000,00$ et 50000,00$, entre le 18/09/08 1 et le 19/09/08 2 (2 jours).

Un mouvement de recouvrement de salaire sera généré automatiquement comme suit :

• Z60 = 18
• Z61 = R
• Z62 = 001
• Z63 = 18/09/08 1
• Z64 = 19/09/08 2
• Z65 = 9
• Z66 = 10 000,000
• Z67 = D
• Z68 = 2

Exemple 2 :

• RTB 001 20/09/08 1 9 Z66 = 50 000,00 Z67 = 'D' 
• Z68 = '2' Z69 = 60 000,00
• Dans cet exemple, le compte de l'employé affiche un versement insuffisant correspondant à la différence entre 60000,00$ et 50000,00$, entre le 18/09/08 1 et le 19/09/08 2 (2 jours).

Un mouvement de paiement de salaire sera généré automatiquement comme suit :

• Z60 = 71
• Z62 = 182
• Z63 = 18/09/08 1
• Z64 = 19/09/08 2
• Z65 = 9
• Z66 = 10 000,000
• Z67 = D
• Z68 = 2

4.2.3. Exceptions

Aucun rajustement de salaire ne sera généré pour les comptes suivants :

• Compte avec le statut « congé avec étalement du revenu » ou « congé de préretraite »
• Compte avec le statut « temporairement rayé de l'effectif » ou « rayé de l'effectif »
• Compte avec le statut « en attente de retrait de l'effectif »
• Compte de cycle courant (cycle 7A)
• Compte de cycle mensuel (cycle 6C)
• Comptes dont la semaine désignée de travail ou la semaine normale de travail est modifiée
• Compte pour lequel la période de rajustement s'étend sur deuxannées civiles

Dans ces cas, le mouvement VRR/CIP 18R ou VSU/CIP 71 ne doit pas être généré, et le processus actuel s'applique.

5. RESPONSABILITÉS DES BUREAUX DE PAYE

5.1. Lorsqu'un mouvement est traité dans le SRP pour modifier le salaire d'un employé, le système générera le rajustement salarial correspondant en vue de recouvrer le trop-payé ou de payer le salaire dû sous la forme d'un montant forfaitaire au prochain cycle de paye normale.

5.1.1. En raison de cette modification, les agents chargés de la paye et des pensions n'auront plus à traiter ces mouvements. Les exigences définies concernent uniquement les modifications apportées à la rémunération de base et d'intérim qui ont été saisies dans le SRP au moyen des mouvements INT 001/002, PRO, RTG, AUM 001/002, REV 001/002, TPS 001/002, RTB (rémunération intérimaire uniquement) et REP, pour les comptes actifs (X) de cycles 7B et 7C.

Exceptions :

Dans tous les cas où le rajustement salarial s'étend sur deuxannées civiles, le message d'information NA5 «  SAL.ADJ.OVERLAPPING CALENDAR YEARS - ACTION MANUALLY /RAJ. SAL. CHEVAUCHES ANNEES CIVILES - INT.MAN.REQUISE » est affiché afin que le bureau de paye prenne les mesures qui s'imposent.

Nota : Le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) sera mis à jour afin de tenir compte des modifications figurant dans la présente.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

Tammy Labelle
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9001-01